信息化技術(shù)在疾控中心檔案管理中的運用

柳楊吉林省通化市疾病預(yù)防控制中心財務(wù)科，吉林通化 134001

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信息化技術(shù)在疾控中心檔案管理中的運用

柳楊
吉林省通化市疾病預(yù)防控制中心財務(wù)科，吉林通化 134001

［摘要］近幾年，隨著人們生活水平的提高，人們對自身的健康關(guān)注度也越來越高，然而正是由于生活的優(yōu)越性，出現(xiàn)了許多新型的疾病。針對這種現(xiàn)狀，對疾病防控的要求越來越嚴(yán)格，同時關(guān)于疾病中心的資料也非常多，目前在疾病中心檔案管理中也存在著許多問題，所以要根據(jù)現(xiàn)存問題制定改進(jìn)措施，以提高疾病中心對檔案的管理。該文主要介紹了信息化的技術(shù)在疾病中心檔案管理方面的應(yīng)用，以期對疾病中心的檔案管理建設(shè)加以改進(jìn)，提高在檔案管理方面的水平。

［關(guān)鍵詞］疾控中心；信息化技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

疾病檔案作為某個地區(qū)在對當(dāng)?shù)丶膊〉姆揽氐幕A(chǔ)資料，是對疾病傳染和發(fā)生過程的詳細(xì)記錄，在對疾病進(jìn)行控制時，離不開對疾病檔案的應(yīng)用。現(xiàn)階段，我國疾控中心在會計檔案、人事檔案等方面關(guān)注的力度很大，然而往往忽視了對疾病檔案的管理［1］。在信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也應(yīng)用到了對疾病中心的檔案管理工作中。接下來從信息技術(shù)在疾病中心檔案管理應(yīng)用的現(xiàn)狀入手，分析問題，并提出了具體的改進(jìn)措施。

1 我國疾控中心在檔案管理方面的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員的素質(zhì)不高

目前我國已經(jīng)出臺了許多對疾控中心的檔案管理的相關(guān)的法律條文，但是具體的操作內(nèi)容和方法并沒有得到落實，究其原因，是檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高。作為疾控中心檔案管理的工作人員，需要很高的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，不僅要有足夠的專業(yè)知識對檔案資料進(jìn)行整理，還要有很高的道德素質(zhì)。然而該崗位的工作人員在上崗之前，基本沒有經(jīng)過完備的系統(tǒng)培訓(xùn)，對疾控的相關(guān)知識不夠了解，不能夠充分了解到疾控工作的重要性，對預(yù)防工作不夠重視，成為制約檔案管理工作的重要因素。伴隨著對信息技術(shù)的應(yīng)用的加深，一些學(xué)習(xí)熱情不高的工作人員也面臨被淘汰，因為信息技術(shù)的融入，減少了日常工作的繁瑣，大大降低了工作人員的工作難度，如果不具備現(xiàn)代化的知識，將不符合作為檔案管理人員的要求［2］。

1.2 檔案管理人員的態(tài)度不端正

我們都知道疾控中心檔案資料的重要性，但是要發(fā)揮它的重要作用首先需要檔案工作人員的高度重視。只有對疾病的預(yù)防和控制的檔案的管理人員高度負(fù)責(zé)，才能提高每類檔案的準(zhǔn)確率、完整率以及歸檔率。檔案管理人員在這之中起到了基礎(chǔ)性作用，該項工作能否做好，直接影響到相關(guān)人員對相關(guān)資料的查詢和研究。然而目前我國對疾控中心檔案管理的工作不夠重視，對于該項工作的時間和精力的投資也很少，同時，疾控部門也抱著“事不關(guān)己，高高掛起”的態(tài)度，總想著利用現(xiàn)成資料，不想負(fù)責(zé)任，花費時間和精力去處理這些資料，所以，對于這些資料的整理通常是雇傭臨時工，做好簡單的分類工作就草草了事。臨時工連事情的重要性都不知道，也沒有相關(guān)的專業(yè)知識，整理出來的資料的價值不高。

1.3 檔案資料的質(zhì)量偏低

如果對現(xiàn)有的，已歸檔的資料進(jìn)行抽查，就會發(fā)現(xiàn)很多資料的價值并不高，這并不是資料本身沒有意義，而是檔案資料的質(zhì)量普遍不高，基本失真。比如，圖紙不夠整齊或者不夠清潔，導(dǎo)致有效信息不能夠準(zhǔn)確或者完全地提取，也就因此失去了它的利用價值。甚至許多保存下來的圖紙都是復(fù)印件，而不是原件，復(fù)印件上還有任意涂改的現(xiàn)象，對于涂改后的內(nèi)容也無法辨別真?zhèn)巍Ａ硗猓畔⒒潭纫膊粔蛲耆钊耄芏噘Y料并沒有錄入到電腦中，或者只是錄入了目錄，卻沒有具體內(nèi)容，比如要檢索某一項內(nèi)容，可能只會檢索到目錄，點不開里面的具體內(nèi)容。甚至有一些疾控中心沒有在部門間形成立卷制度，只是單純地把材料交上去，還需要檔案部門另外整理［3］。

1.4 基礎(chǔ)設(shè)施不完備

大多數(shù)疾控中心在基礎(chǔ)設(shè)施方面的工作只是浮于表面，并沒有具體的有價值的用處，不管是對硬件還是軟件的使用都沒有相應(yīng)的保障措施。設(shè)施不夠完備，直接導(dǎo)致了整個疾控中心的檔案管理工作不能夠迅速有效地展開，一部分對信息技術(shù)不夠重視或者偏遠(yuǎn)地區(qū)的疾控中心更是忽視了網(wǎng)絡(luò)的作用，更不用說發(fā)揮信息技術(shù)資源配置的作用了。另外，在信息技術(shù)中對于視頻和音頻的管控、檔案的歸檔掃描等工作不到位，往往使人們不能將電子檔案充分利用起來，從而對整個檔案管理的信息化工作產(chǎn)生不好的影響。在疾控中心的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的建設(shè)過程，不能夠結(jié)合具體的實際情況，導(dǎo)致整個檔案管理的進(jìn)度非常緩慢［4］。

1.5 檔案管理的保障力度不夠

我國雖然已經(jīng)出臺并實施《檔案管理辦法》許多年了，但是大多數(shù)疾控中心自身并沒有形成相關(guān)檔案管理的管理、收集制度；或者有的疾控中心雖然也有相關(guān)的政策或者制度，但也只是條條框框，并沒有具體的內(nèi)容和細(xì)則，使得整個疾病檔案管理工作得不到足夠的重視，沒有納入到年度的工作計劃中，也不屬于考核范圍和崗位責(zé)任制度中；甚至有些疾控中心因為各自的政策不同導(dǎo)致彼此的檔案管理工作沒有一致的標(biāo)準(zhǔn)，從而降低了可用性。

2 信息技術(shù)在疾控中心檔案管理的改進(jìn)措施

信息化技術(shù)的應(yīng)用是輔助檔案管理工作的一項基礎(chǔ)性的工作，是現(xiàn)代化的管理水平向前邁進(jìn)的一個標(biāo)志。將信息化技術(shù)應(yīng)用到疾控中心的檔案管理中，不但要求管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，還要求設(shè)備配置的信息化、管理思想以及管理技術(shù)的信息化。目前我國大部分的疾控中心對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大提高，在檔案資料的用房面積上也增加了面積，并對檔案室里面資料的設(shè)置做了重新的布置，考慮到當(dāng)?shù)丶部刂行馁Y金的短缺，購置了許多必要的設(shè)備，并引入了電腦等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料文件大部分都是以印刷或書寫記錄的形式在具體的物質(zhì)上記錄下來相關(guān)的符號、文字或語言，存儲和表現(xiàn)形式都較為簡單和直觀；但是在如今的大數(shù)據(jù)和數(shù)字化的建設(shè)中，電子文件得到更為廣泛的應(yīng)用，而且一定要借助計算機(jī)為載體直觀地通過電腦屏幕表現(xiàn)在人們眼前或者打印成紙質(zhì)內(nèi)容。從電子文件的基本原理和產(chǎn)生過程不難發(fā)現(xiàn)，這樣的文件形式易于拷貝、查詢、修改、移動、剪切、粘貼以及復(fù)制等。目前我國疾控中心建立了由專職檔案人員、分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室的檔案人員為負(fù)責(zé)人的管理團(tuán)隊，把檔案室作為管理的中心，各科室作為管理的主體，對檔案資料進(jìn)行歸檔和管理。在我國已有的相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，各個單位制定具體的章程，在對檔案管理人員進(jìn)行關(guān)于疾控和信息化的培訓(xùn)和試崗后，使每個工作人員各司其職，加大對信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用［5］。

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于信息技術(shù)和疾控工作的迅速發(fā)展，各個地區(qū)及其各個部門的知識要與時俱進(jìn)，不斷更新原有思想和觀念，緊跟時代和技術(shù)前進(jìn)的步伐和方向，這便要求疾控中心的檔案管理人員借助信息技術(shù) （包括通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及傳感技術(shù)）對檔案資料進(jìn)行分類整理，以便進(jìn)行管理。所以，檔案管理相關(guān)的工作人員一定要從自身的角度出發(fā)，“活到老、學(xué)到老”，時刻關(guān)注并掌握該行業(yè)的動態(tài)發(fā)展和最前沿的技術(shù)，加強(qiáng)對新知識（尤其是計算機(jī)知識和疾控知識）的學(xué)習(xí)，以提高自身的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。通過對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，精確掌握疾控中心的檔案管理工作的方法和業(yè)務(wù)流程，并在電腦上以文字或照片的形式記錄下來，為以后進(jìn)一步的工作或者其他人員尋找資料做參考。

2.2 改變檔案管理思想

傳統(tǒng)的檔案管理的思想重點在管理上，對實際的運用往往重視不夠，這種思想在如今看來，似乎不能和疾控中心與時俱進(jìn)的要求接軌。所以，要轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，從思想上與時俱進(jìn)，就要從傳統(tǒng)的被動的管理模式中解放出來，摒棄思想，采取主動的管理模式，緊跟時代的潮流。各地疾控中心要根據(jù)傳染病的實際傳染和散播情況，借助信息化的技術(shù)把參考數(shù)據(jù)提供給疾控機(jī)構(gòu)，再利用信息化技術(shù)通過檔案管理對資源進(jìn)行整合，在致力于提高自身管理水平的同時，對疾病預(yù)防和控制工作的順利展開提供保障，并使各項預(yù)防工作能夠持續(xù)性的發(fā)展和使用［6］。

2.3 加快信息化技術(shù)建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度和發(fā)展形式都有很大的優(yōu)越性，信息技術(shù)的主要形式互聯(lián)網(wǎng)已逐漸成為專家們研究的重點。因為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和成熟，已經(jīng)出現(xiàn)六百多個大型圖書館，一百萬個信息源以及四百多個文獻(xiàn)庫，形成了一個龐大的信息系統(tǒng)，大大減少了人們在網(wǎng)上查閱資料的時間，方便了人們的生活和學(xué)習(xí)。疾控中心作為使用信息化技術(shù)的受益者，該項技術(shù)的使用大大提升了疾控中心檔案管理工作的效率，幫助工作人員對檔案的歸檔和整理，是查詢工作方便又快捷。具體實例比如：當(dāng)H7N9爆發(fā)時，我國在此之前并沒有先例，所以對該項疾病的控制和治療會無從下手，然而沒信息化技術(shù)的引用意味著全球的疾控形成了互聯(lián)互通的狀態(tài)，檔案管理的工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢其他國家關(guān)于這項疾病的發(fā)病歷史、人群、特征和治療等情況，同時，我國對該項疾病的開展工作也會作為新的成果寫入檔案資料中，為以后的疾控工作提供依據(jù)［7］。又或者：疾控中心在系統(tǒng)資料比較完備的情況下，可以對社區(qū)居民的健康狀況作調(diào)查并形成檔案資料保存下來，當(dāng)疾病來襲時，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，根據(jù)居民健康狀況表鎖定發(fā)病的人群，這樣不僅大大提高了疾控工作的效率，還體現(xiàn)了疾控中心檔案管理工作的重要價值。

2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

疾控中心對檔案管理的信息化技術(shù)建設(shè)是一個完整的系統(tǒng)，要同時以硬件和軟件作為支撐。但是，目前我國大部分疾控中心對檔案管理的信息化建設(shè)的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不比不上對醫(yī)療設(shè)備的投入，甚至有的地區(qū)會刻意削減其信息化投入。從硬件設(shè)備上看，很多檔案管理工作室沒有配備抽濕機(jī)、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施，對防盜竊和防火災(zāi)的監(jiān)管系統(tǒng)也不健全、不重視；從軟件設(shè)備上看，缺乏信息化管理所必須的存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)電腦及其配套設(shè)施。這樣的態(tài)度和現(xiàn)狀不僅影響檔案管理工作的效率，也降低了工作人員使用信息化技術(shù)的機(jī)會和熱情。因此，疾控中心必須要合理的對資源進(jìn)行配置，不能只注重醫(yī)療設(shè)備，多購置一些辦公自動化和其他的基礎(chǔ)設(shè)施，投入必要的資金加強(qiáng)對疾病的預(yù)防和控制工作，保證信息化工作能順利展開［8］。另外，建立一個檔案管理的信息庫，將于疾控工作相關(guān)的信息資源分類整理起來，當(dāng)面臨疾病爆發(fā)時，能夠迅速及時地獲取相關(guān)資料，控制疫情的發(fā)展。在購買檔案管理相關(guān)的信息化軟件時，疾控中心的工作人員要事前對軟件的使用情況進(jìn)行調(diào)查和分析，挑選較完備的軟件進(jìn)行采買。并隨著對軟件嫻熟的使用，形成一套符合自己單位的信息化方法。同時，檔案管理工作人員要足夠重視對原始檔案資料的保存、統(tǒng)計資料的保存和備份、視頻和音頻的管理、數(shù)據(jù)庫的建立，還要針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分級管理。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，做好對疾控中心的檔案管理工作，已經(jīng)并將持續(xù)成為我們工作和研究的重點。然而目前我國各個省市的疾控中心對檔案管理工作都不夠重視，尤其在一些落后的偏遠(yuǎn)地區(qū)，管理方法也不到位，就使得疾控管理工作落后一大截，不能緊跟時代前進(jìn)的步伐。疾控中心的檔案管理人員要響應(yīng)國家的號召，時刻關(guān)注國內(nèi)外檔案管理的方法，借助信息化技術(shù)加強(qiáng)對檔案的管理工作，將新時代的信息技術(shù)既作為一種契機(jī)，又作為一種考驗，應(yīng)用到檔案管理中。

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［8］朱莉.淺談疾病預(yù)防控制中心檔案信息化建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：158.

［中圖分類號］R19

［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A

［文章編號］1672-5654（2016）05（b）-0113-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.14.113

收稿日期：（2016-02-11）

［作者簡介］柳楊（1972.6-），女，吉林通化人，大專，館員，主要從事檔案管理工作。

Application of Information Technology in the File Management in the Center for Disease Control and Prevention

LIU Yang
Financial Department，Tonghua Center for Disease Control and Prevention of Jinlin Province，Tonghua，Jilin Province，134001 China

［Abstract］In recent years，with the improvement of people’s living standards，people are paying more and more attention to their own health，but many new types of diseases occur due to the superiority of life.The requirement for prevention and control of disease is stricter and stricter aiming at the status，the data related to disease center are most，at present，there are many problems in the file management of center for disease control and prevention，therefore，we should make improvement measures according to the existing problems in order to improve the file management of disease center.The paper mainly introduces the application of information technology in the file management in the center for disease control and prevention in order to improve the file management construction of disease center and improve the file management level.

［Key words］Center for disease control and prevention；Information technology；File management；Application