醫院風險管理檔案的規范化管理及應用探究

程燕

濟南市傳染病醫院檔案管理科，山東濟南250021

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醫院風險管理檔案的規范化管理及應用探究

程燕

濟南市傳染病醫院檔案管理科，山東濟南250021

醫院檔案是醫院領導以及醫護人員信息的來源，是展開有序日常工作的依據，是進行管理工作的憑證。良好的檔案管理可以增強醫院管理體系的有序性，保障正常醫護人員工作效率，提高醫療質量，對于醫院信息化建設也具有積極意義。風險管理檔案作為檔案管理工作中的重要組成部分，規范化的管理有助于醫院業務水平的提高，安全系數的增加，有效促進醫院的持續穩定發展。該文從醫院風險管理檔案內容出發，就其在規范化管理當中存在的問題、相應的改善措施在實際中的應用以及重要意義等方面進行論述。

醫院；風險管理檔案；規范化管理；應用

隨著社會經濟以及科學技術水平的不斷發展，醫療衛生事業也得到不斷的發展和進步，伴隨著醫療事業的壯大，醫院的醫療衛生安全隱患壓力也隨著增大。醫院風險管理檔案，通過對風險管理過程的全紀錄，有助于醫院領導對相關不良事件的發生原因進行分析，從而降低同類型事件事故的發生率。通過對實際工作中醫院風險管理檔案存在的問題提出相應的解決措施，如提高管理人員的專業素養、建立完整的風險管理部門、統一檔案記錄方式以及檔案管理要求等方法，有利于醫院提高醫療質量和水平，保障醫療安全，促進醫院持續性發展。醫院檔案作為醫院各類活動的歷史記錄，是醫院的重要信息資源和寶貴財富，規范管理對于提高醫護人員工作積極性、協調各項工作具有促進意義。隨著醫療衛生事業的進步與發展，醫院也面臨著醫療風險加大的問題。規范化的風險檔案管理能夠有效提升醫療安全保障，促進醫院系統性和科學性工作開展。

1　醫院風險管理檔案內容

醫院風險管理檔案主要分為三個部分，首先第一個部分是管理性文件。管理性文件是指可以保持醫院風險管理有效性的文件資料，包括法律文件、風險管理程序和管理目標制定的文件、醫院委員會和各分會的變動以及責任授權文件、事故報告文件、任務表文件等。這些文件的存在使得醫院可以全面地記錄風險管理過程使其有據可查，及時的進行過期與無效文件的清理，能夠提高管理風險檔案的效率。

第二部分是操作性文件。操作性文件又分為資料性收集檔案、指標檔案、確定風險和改進措施檔案、實施改進檔案、測量有效性檔案以及風險報告培訓資料。第一，資料性收集檔案是指發生在醫院內的所有事件報告、病人資料、風險調查和安全監測等資料與風險管理相關的資料，事件包括員工傷害事件、藥物不良事件、物品丟失事件以及暴力事件。第二，指標檔案是指由醫院統計、國家統計或者最新文獻確定的風險指標檔案。第三，確定風險和改進措施檔案是指醫院的管理部門進行質量安全情況、趨勢以及預期目標評審的資料。第四，實施改進檔案是對確認的評審資料進行改進并落實的策略。第五，測量有效性檔案是指對醫院風險管理程序進行每年一次的評審，確定資料的有效性。第六，風險報告培訓資料是保障醫院進行持續改進的有效途徑。

第三部分是決策性文件。風險管理委員會在與醫院其他部門進行溝通時，對發現的問題、結論、建議以及有效的改進措施、措施的有效性測量等方面的資料進行記錄，定期向有關科室報告風險趨勢，并提出評價和改進措施報告。

2　醫院風險管理檔案存在的問題

醫院風險管理檔案的規范化不僅可以為醫院領導層掌握醫院發展狀況提供資料依據，從而保證決策的科學性和準確性，而且通過風險檔案對醫療過程的全紀錄，還能對醫院安全進行保障。目前，我國醫院風險管理檔案的管理尚存在一些問題，給醫院的管理質量帶來一定的影響。

2.1醫院風險管理檔案的管理人員缺乏專業度

醫院風險管理檔案作為醫院“軟實力”內容建設，沒有得到領導相應的關注，致使管理人員的整體素質下滑。一方面，檔案管理人員缺乏相應的專業知識，部分從業人員對檔案管理工作的理解只停留在保管和整理上，對工作的重要性和價值沒有正確認識。而且一些檔案管理人員專業技能匱乏，缺少專業訓練，導致管理隊伍素質差異大，管理效率降低。另一方面，檔案管理人員隊伍流動性較大，轉崗、輪班等現象帶來的后續問題也影響了檔案管理的規范化進程。另外，檔案設備的落后，致使檔案檢索、存儲等方面耗時耗力，影響檔案使用效率。

2.2醫院風險管理檔案的管理制度缺乏健全性

醫院風險管理檔案根據不同的內容分散在不同的部門管理，而不同的部門之間管理方式也存在著差異性，造成檔案的不完整性，風險管理檔案的記錄整理需要消耗更多的精力。而且，分部門管理時，由于部門人員在承擔本職工作的同時還要進行檔案管理，記錄內容的及時性受到影響。另外，有些部門管理風險管理檔案采取輪換制的方式，不同時間不同管理人員，而不同管理人員的檔案記錄方式也不同，易導致檔案內容記錄不規范、交接過程中內容出現遺漏和缺失。風險管理檔案制度的不健全，降低其資料的完整性和全面性，對于后期更新產生不利影響，從而降低了風險管理檔案的安全性和系統性，不利于規范化管理。

3　規范化醫院風險管理檔案的應用措施

由于風險管理檔案存在的問題，導致醫院風險管理檔案管理水平降低，影響了醫院的穩定可持續發展。醫院風險管理檔案的規范化，有利于醫院提高風險管理水平，提高醫院的業務水平和服務質量，保障醫院的醫療安全。

3.1提高風險檔案管理人員專業素養

由于檔案管理人員專業素養的缺失，易造成檔案管理水平下降，提高風險檔案管理人員的素質從而提高檔案管理效率具有重要意義。首先，醫院領導應加強對風險管理檔案的認識，提高重視程度。為了提高管理人員素質，可以進行專門的課程培訓，通過網絡平臺對全國頂級醫院進行檔案管理方面的專業知識進行學習吸收，從而達到管理人員專業和技能的提升。另外，可以引進一批專業的檔案管理人才，進一步推動風險管理檔案的規范化。

3.2建立健全風險管理檔案管理組織

為了減少因醫院風險管理檔案分散部門進行管理而造成的檔案記錄不完整、不系統等缺點，醫院內部需要建立一個完整的風險管理檔案組織。由院長擔任風險管理部門的主任，主持部門內的各項事宜，各科室的員工組成風險管理成員。風險管理部門進行醫院風險管理條例的制定，并對管理工作進行定期的評估，提出相應的改善措施。風險管理部門進行定期的風險評估會議，對醫院內一定時期的不良事件進行調查并分析其根本原因，及時對該風險提出相應處理策略。從不同部門管理不同內容的風險管理檔案轉變為專門的風險管理部門，有助于提高風險檔案管理的效率，也有利于檔案內容的集中分析處理，更加系統規范化。

3.3明確醫院風險管理檔案記錄方式

不同的檔案記錄方式易造成檔案內容的不規范，在交接過程中易出現內容的遺漏現象，不利于風險管理檔案后期的分析和評估工作展開。因此，醫院在進行了完整的風險管理檔案組織之后，還應統一風險管理檔案的記錄方式。在進行檔案記錄時應用黑色碳素筆或鋼筆在檔案專業用紙上書寫；不良事件記錄提供的復印件文字內容應清晰，且不能出現缺頁或者漏頁現象；對風險管理檔案進行紙質資料管理的同時還應進行電子備份。

除了統一的記錄方式要求，對于風險管理檔案的內容記錄上也需要進行明確規定，詳細、明確的風險管理檔案內容可以有效提高管理人員的后期評定工作。首先，醫院風險管理檔案因以不良事故的管理作為基礎記錄，然后對醫院內部的管理性文件進行明確記錄，提高檔案的利用價值；其次對風險管理檔案中的操作性文件進行記錄，包括風險指標、改進措施以及實施改進的方案。最后，對風險管理部門發現的問題、結論進行記錄，并與各科室進行溝通。

3.4加強醫院風險管理檔案的管理要求

在進行風險管理檔案的歸檔過程中，應以其事件發生的部門、類型以及嚴重程度作為分類的標準。首先，醫院風險管理檔案以部門為單位進行組卷，然后各部門再以不良事件的分類進行二次組卷。為了區分不同程度的事件，各部門在進行風險管理檔案組卷過程中可以采用不同的顏色進行標記。醫院風險管理檔案應按照QSHE的管理原則采取明確統一的編號，便于規范管理和檢索。目錄首先要用阿拉伯數字進行逐件編號，文件名稱和責任者應按醫院統一規范抄錄；其次頁號欄編寫每卷均從頁號1開始；最后，醫院風險管理檔案的排序應以文字材料為先，其次是圖表和聲像；程序文件為先，執行性文件為后；報告和調查資料為先，風險評估和分析資料在后。

4　醫院風險管理檔案規范化意義

醫院風險管理檔案記錄了醫院從建立至今的各種醫療事件，包括醫療事故、器械使用情況、患者藥物事件以及醫護人員業務水平等。首先，醫院可以通過對風險管理檔案中的不良事件根本原因分析，確定具體的改進措施，降低同類事件發生的風險。其次，醫院風險管理檔案的規范化可以有效提高所有醫護人員的風險管理意識，促進醫院安全文化的推廣，避免風險的隨機性。另外，醫院風險管理檔案的規范化，可以有效對各部門進行科學管理，提高領導層決策的科學性。總之，醫院風險管理檔案的規范化管理有助于醫院降低醫療風險，保障醫療安全性，提高醫院服務水平并保持穩定持續的發展。

5　結語

隨著社會經濟以及科學技術水平的不斷發展，醫療衛生事業也得到不斷的發展和進步，伴隨著醫療事業的壯大，醫院的醫療衛生安全隱患壓力也隨著增大。醫院風險管理檔案，通過對風險管理過程的全紀錄，有助于醫院領導對相關不良事件的發生原因進行分析，從而降低同類型事件事故的發生率。通過對實際工作中醫院風險管理檔案存在的問題提出相應的解決措施，如提高管理人員的專業素養、建立完整的風險管理部門、統一檔案記錄方式以及檔案管理要求等方法，有利于醫院提高醫療質量和水平，保障醫療安全，促進醫院持續性發展。醫院風險管理檔案，能夠促進醫院對現代化醫療建設的適應力，且在醫療事故或醫療糾紛中可以成為有力的法律憑證，有效協調患者、醫院以及保險公司三者間的溝通。

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Study on Standardized Management and Application of Hospital Risk Management Files

CHENG Yan
Department of File Management，Jinan Infectious Disease Hospital，Ji，nan，Shandong Province，250021 China

Objective The hospital file is the source of hospital leader and medical staff information，a basis of carrying out the orderly daily work and a certificate of conducting the administration work.Methods The good file management can enhance the order of hospital management system，ensure the work efficacy of normal medical staff and improve the medical quality，which is of positive significance to the hospital information construction.Results The risk management file is an important component of file management work，and the standardized management contributes to improving the hospital business level，increasing the safety factor and effectively promoting the sustainable and steady development of hospitals.Conclusion The paper elaborates the issues，corresponding improvement measures，application in practice and important significance existing in the standardized management from the hospital risk management file contents.

Hospital；Risk management file；Standardized management；Application

G271

A

1672-5654（2016）09（a）-0168-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.25.168

2016-06-02）

程燕（1974.5-），女，山東濟南人，本科，檔案管員，主要從事醫院檔案管理。