高中學籍檔案網絡信息化管理芻議

文/唐風華

高中學籍檔案網絡信息化管理芻議

文/唐風華

實行網絡信息化管理，是實現學籍檔案管理現代化的必由之路。為學籍檔案的利用和服務提供了一個嶄新的平臺，可以實現資源共享，可以輕松完成學生成績統計工作。所以，高中學籍檔案管理一定要走網絡信息化之路

學籍檔案是指學生在校學習過程中，直接形成的具有保存價值的文字、照片、成績和其他活動的資料，也反映了學校教學工作的開展情況，是學校檔案的重要組成部分。隨著教育事業的快速發展，高中階段尤其是重點高中學生的各種信息量大幅增長，學籍檔案管理工作日趨復雜和繁瑣。要實現學籍檔案管理工作的科學化、標準化、現代化，就必須通過網絡信息化的渠道，使之在便捷、準確、高效方面產生質的變化和提高。

一、學籍檔案網絡信息化管理的必要性

實行網絡信息化管理，是實現學籍檔案管理現代化的必由之路，也是順應時代發展的必然需求。檔案的數量總是與經濟和社會的發展同步增長的。當前，檔案產生的領域越來越廣，檔案的分類越來越細，檔案所包涵的信息量越來越大，社會對檔案信息的需求也越來越高。作為一所學校，學生學籍檔案管理是日常管理工作的一個重要組成部分，具有工作量大、時間周期長、技術性強的特征。面對日積月累的學生檔案，用傳統手工目錄去查詢資料，顯然難以適應快節奏、高效率的新形勢，縱使具備了完整的索引檢閱工具，查全率和查準率也是比較低下的，而且耗時費勁。譬如在每個學生的學籍檔案中，有學籍卡、成績單、思想品德考核表、健康卡、體育合格卡、會考成績、畢業生登記表等等，這些檔案不以個人為單位立卷，而是以年級或班級為單位裝訂成冊，高一下半學期還要進行文理分班，學生畢業時的班級未必就是進校時的班級，故而要查找某一學生在校時期的各種信息就不可能是一件容易的事了。網絡信息化工作啟動后，我們將學生的個人信息輸入數據庫中，建立學籍檔案網絡信息化管理系統，這樣就能夠快速查詢、瀏覽和檢索所有學生的學籍檔案了。

與此同時，學籍檔案網絡信息化管理也是方便學校和公眾利用檔案的必然發展趨勢。檔案資源只有獲得最大限度的利用，才能充分體現檔案工作的價值和作用。學籍檔案的利用率正在不斷提高，特別像一些歷史悠久的老校，學籍檔案又是研究學校發展軌跡的重要參考資料，只有將紙質檔案數字化，實行網絡信息化管理，才能克服傳統紙質、照片本身屬性所造成的保管和利用難題，實現學籍檔案利用價值的最大化。信息網絡化為學籍檔案管理突破了傳統管理的桎梏，為充分利用檔案資源提供了良好的手段和條件，真正做到了一次投入，多次產出。

二、學籍檔案網絡化管理的優點

首先，實行網絡化管理，可以實現資源共享。網絡化是檔案工作步入現代化的關鍵性技術手段之一，學籍檔案網絡信息化則是一項可由多部門協作、多臺計算機同時操作的系統工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入，同時也實現了各部門之間的資源共享。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，按以往慣例，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等歸教務處，健康卡歸醫務室，思想品德考核表歸政教處，黨團關系歸校黨團組織，所有資料等到學生畢業后再按班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此分散管理，勢必造成信息分割與資源浪費。校園網信息管理系統建立后，學籍檔案網絡信息化管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創造了必要的條件。

其次，實行網絡化管理，可以及時、準確、全面地掌握校、班、生動態。信息技術為學籍檔案的利用和服務提供了一個嶄新的平臺，利用者可以超越時空和機構，無論在任何一個部門、任何時間，只要使用聯網的電腦，就能自如地進入檔案管理系統，查閱自己需要的檔案信息。教師無論在家中還是辦公室，都能通過計算機，快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數據和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，制訂好下一階段的教學計劃。教務處則可以迅速了解各門課程的教學質量，成為開展教學質量評估和教學管理考核的重要依據。學籍檔案網絡信息化，更是班主任的得力幫手，他們能隨時檢索調閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能得心應手地開展工作。學生家長也從網絡信息化管理中得到了實惠，家長足不出戶，就能夠借助網絡查閱孩子在校的基本表現和各課各次考試成績。

再次，實行學籍檔案網絡化管理，可以輕松完成學生成績統計。學生成績管理是學籍檔案工作最核心的部分，伴隨著學生在校期間的全過程，包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統計是通過Excel進行簡單操作的，每次考試結束后，任課教師將學生成績上報教務處，由教務員集中錄入數據，再由班主任經過校對，最后作出總分和平均分統計。這個過程非常繁雜，不僅耗時長久，而且很容易出現差錯。如今，通過校園網管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務員一匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節省了時間，極大地提高了工作效率。

三、網絡化管理學籍檔案的信息安全管理

在推行學籍檔案網絡信息化的進程中，信息檔案的安全管理也是其中不可或缺的一個環節，必須同步跟進。高中學生學籍信息的保密級別固然不及政府機關、科研機構以及某些重要經濟部門，但學籍信息在相對范疇內、在一定程度上，同樣存在著隱私權的保護問題。至于學籍信息的完整性、準確性，更不容許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。實行教務信息權限管理，在學籍檔案信息的安全管理中至關重要，其基本操作方式是：教務處負責設置各級權限，在“系統維護”的“權限管理”中對各用戶進行分組，授予校長、教務主任、年級組長、班主任、任課教師以不同級別的權限，內容主要包括對各個模塊進行查詢、新增、修改、刪除等等。教務信息權限設置后，既能遏制某些人惡意涂改數據，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。

四、檔案人員的業務能力要適應檔案網絡化管理的需求

當代高科技的廣泛應用，以計算機、新材料、信息等技術為重要內容的新技術革命，使檔案工作的技術環境正在發生著質的變化與飛躍，同時也對檔案管理人員的業務知識、科技知識、相關學科知識以及管理能力等諸多方面提出了新的更高的要求。在這種情形之下，作為學校高層管理者，應該認真貫徹國家、省、市檔案主管部門關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見和實施意見，高度重視檔案人才隊伍建設，切實抓好檔案管理人員的教育、培訓和管理，采取“走出去”與“請進來”相結合的辦法，抑或聘請市局專家前來授課，鼓勵專職、兼職人員參加培訓；抑或開展橫向聯系，向先進達標的兄弟單位學習取經，為造就高素質的學籍檔案信息化管理隊伍提供便利，創造條件。作為學籍檔案管理人員，必須積極主動地開展自學和繼續教育，不斷優化自己的知識結構，堅持不懈地充實自己，完善自己，使自己具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應當前學校對學籍檔案網絡信息化管理正常運行的需求，為促進學校的發展，提高學校的知名度和聲譽發揮出檔案工作的作用。

（作者單位：銅川礦務局一中）