信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

文/李 岱

信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

文/李 岱

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，推動了信息技術(shù)的發(fā)展，我國也逐漸進入網(wǎng)絡(luò)信息時代，在此基礎(chǔ)上就要順應(yīng)時代的發(fā)展需求，這也是做好自身工作的前提及基礎(chǔ)。在信息環(huán)境下，檔案管理工作在新形勢中也面臨著新問題，改革傳統(tǒng)檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式、形式、機制，構(gòu)建具有創(chuàng)新能力及意識的人才隊伍，可以有效提高檔案管理工作效率及水平，使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要求檔案管理進行全面創(chuàng)新，同時也為檔案管理創(chuàng)新提供了途徑及條件，擴展了檔案管理工作的渠道，使檔案管理工作邁向全新的領(lǐng)域。那么如何在信息環(huán)境背景下進行檔案管理創(chuàng)新，使傳統(tǒng)的工作模式與全新的工作模式互相融合及促進，這是檔案管理工作者面臨的一個問題。本文就基于此問題進行全面探討，在信息環(huán)境背景中，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略。

一、樹立信息化檔案理念

目前大多數(shù)人們對檔案管理還停留在紙質(zhì)化的管理模式中，傳統(tǒng)的檔案管理主要是對檔案進行收集、分類整理、保存等。隨著社會及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電腦、打印機、掃描儀這些先進設(shè)備的廣泛運用，人們也從傳統(tǒng)的工作模式變?yōu)闊o紙化辦公，所以檔案管理也朝著信息化的方向發(fā)展。

信息化檔案簡單來說就是電子檔案，其存儲量巨大，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更好管理。最常見的存儲電子檔案的載體就是U盤，其有不同規(guī)格的存儲量，相當于一千冊的漢字圖書及一百多張打印紙上的文字信息，所以說電子檔案存儲信息的量是非常大的。并且電子檔案還可以有多種保存形式，比如文字、圖片、視頻等，使檔案中的內(nèi)容更加豐富。由于電子檔案的便于存儲，對于外界因素沒有較大的要求。但是紙質(zhì)檔案管理易受潮，也怕曬，受到了多種因素的限制，會由于存放時間的長短發(fā)生不同程度的損壞。電子檔案占用空間小，且可以長期保存，不受任何因素的影響。

電子檔案還具有較高的安全性，其中的內(nèi)容信息經(jīng)過加密處理及壓縮，外界不能對其任意讀寫，其保密安全性比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保密性要高。所以要對檔案管理進行創(chuàng)新，首先就要樹立信息化的檔案理念，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作，使檔案信息可資源共享。

二、樹立先進的檔案管理理念

理念是人類思考問題的意識形態(tài)，可以引導(dǎo)人們的行為及習慣。傳統(tǒng)的檔案管理中工作人員對其的認知嚴重不足，沒有了解到檔案管理工作的重要性，對其還有誤解，還由于工作人員對自身沒有服務(wù)意識，這就使檔案管理工作中的服務(wù)功能沒有發(fā)揮出自身的作用。所以在信息化的背景下，就要合理運用科學的檔案管理理念，重新認識檔案管理工作并對其進行重視，對于傳統(tǒng)檔案管理工作中的形式、內(nèi)容都進行重新的全面思考，積極認真的對待工作，由原先的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)。對檔案資料進行重新處理，充分挖掘其中具有價值意義的信息，提高檔案管理工作的效率。

三、創(chuàng)新檔案管理機制

檔案管理工作企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和保障，由于涉及的范圍較廣，也容易受到多方面因素的影響，所以就需要企業(yè)對其進行重視，進行全面、系統(tǒng)的管理，創(chuàng)新檔案管理工作機制，使檔案管理工作人員具備優(yōu)秀的工作素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中沒有競爭機制，就使得工作人員在工作中缺乏責任意識及安全意識，最嚴重的可能會泄露企業(yè)中的機密及隱私。由于沒有科學、有效的考評制度，對工作人員也沒有公平、公正的獎勵制度和懲罰制度，就嚴重暴漏了檔案管理機制中的不足，也使檔案管理的工作效率受到了制約。要想能夠全面有效的解決這些問題，就要對檔案管理機制制定高效的制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進行工作考評，在其中使用公平公正的獎勵和懲罰措施。這樣就會最大限度的提高檔案管理工作人員的積極性，檔案管理工作人員也會在工作中進行自我激勵，提高檔案管理的工作效率，從而實現(xiàn)檔案管理工作的目的。

四、統(tǒng)一檔案管理工作標準

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€信息傳輸?shù)闹行摹γ恳环輽n案的管理不再是傳統(tǒng)的案卷為單位管理，而是以每份為單位進行管理。所以就要利用信息技術(shù)創(chuàng)建科學、合理的電子檔案管理制度。并且統(tǒng)一檔案管理工作標準，使檔案保管的價值可以最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。在信息時代背景下，就要對檔案管理工作統(tǒng)一標準，使用的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)、檔案著錄格式的閱讀都要進行統(tǒng)一。創(chuàng)建檔案管理信息的系統(tǒng)，使所有檔案的運作都根據(jù)此系統(tǒng)進行，每一份檔案都要經(jīng)過檔案管理信息系統(tǒng)進行控制、查閱、傳遞、歸檔，對檔案進行全程跟蹤。還可以運用信息技術(shù)創(chuàng)建一體化的計算機管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員可以將檔案的信息輸入到流程中，當每產(chǎn)生一份文件的時候，都要經(jīng)過一系列的過程對其進行著錄，使每個環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程開展進行，最后可以歸檔，這就是一個程序化、統(tǒng)一的檔案管理工作流程。

五、加強電子檔案的安全性

在信息環(huán)境中創(chuàng)建信息檔案管理系統(tǒng)，首先就要加強其的安全性，這是最基礎(chǔ)也是最重要的。其一，對計算機中檔案管理系統(tǒng)管理的安全性進行加強，保障檔案數(shù)據(jù)庫是一定安全的；其二，對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息內(nèi)容進行加密，并且對其進行監(jiān)管，保障其中信息數(shù)據(jù)的真實性和安全性；其三，對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進行備份，保障檔案是完善且安全的，另外還要對檔案的調(diào)動全過程進行實時監(jiān)控，并且對其進行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，加強檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數(shù)據(jù)庫中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數(shù)據(jù)庫的安全體系。

六、創(chuàng)建檔案管理專業(yè)人才隊伍

要想使檔案管理工作發(fā)揮出自身的作用，那么創(chuàng)建檔案管理專業(yè)人才隊伍是其前提和保障，也是創(chuàng)新檔案管理的基礎(chǔ)。首先就要加強檔案管理人才的培養(yǎng)，使檔案管理人才不僅具有專業(yè)知識，還要具備專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)，并且擁有正確的價值觀和職業(yè)道德觀；然后就要提高方案管理人才的責任意識及創(chuàng)新能力，保障今后在檔案管理工作中出現(xiàn)問題時人才可以及時解決這些問題并且對新事物進行出謀劃策；其次就要對檔案工作人員進行科學的管理，使其具有良好的道德思想，使檔案管理人才可以自覺學習，加強自身的知識及技能，提高自己的文化水平，了解社會的發(fā)展趨勢，能夠使用全新的科技；最后要求檔案管理人才可以積極地學習他人的優(yōu)秀經(jīng)驗，并且堅持做好自己的工作，不斷的豐富自己的閱歷及思想，提高自己的工作質(zhì)量及效率，使其能夠在檔案管理中實現(xiàn)自身的價值。

總而言之，檔案管理工作就要跟上社會的進步，對檔案管理工作進行創(chuàng)新與改革，改變傳統(tǒng)的工作模式，提高自身的工作質(zhì)量及效率，使檔案管理工作可以發(fā)揮自身的作用及目的，這也是在信息環(huán)境下企業(yè)檔案創(chuàng)新的途徑。創(chuàng)新檔案管理模式及理念，對檔案管理工作重視起來，運用先進的手段及技術(shù)，創(chuàng)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，并且培養(yǎng)及創(chuàng)建檔案管理專業(yè)人才隊伍。全面對檔案管理工作進行創(chuàng)新及完善，使其能夠滿足新社會的發(fā)展需求，也使檔案管理工作可以在信息環(huán)境下有一個新的突破。

(作者單位：北大方正集團有限公司)