信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

文/李 岱

信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

文/李 岱

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，推動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)也逐漸進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，在此基礎(chǔ)上就要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，這也是做好自身工作的前提及基礎(chǔ)。在信息環(huán)境下，檔案管理工作在新形勢(shì)中也面臨著新問(wèn)題，改革傳統(tǒng)檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式、形式、機(jī)制，構(gòu)建具有創(chuàng)新能力及意識(shí)的人才隊(duì)伍，可以有效提高檔案管理工作效率及水平，使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要求檔案管理進(jìn)行全面創(chuàng)新，同時(shí)也為檔案管理創(chuàng)新提供了途徑及條件，擴(kuò)展了檔案管理工作的渠道，使檔案管理工作邁向全新的領(lǐng)域。那么如何在信息環(huán)境背景下進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，使傳統(tǒng)的工作模式與全新的工作模式互相融合及促進(jìn)，這是檔案管理工作者面臨的一個(gè)問(wèn)題。本文就基于此問(wèn)題進(jìn)行全面探討，在信息環(huán)境背景中，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略。

一、樹(shù)立信息化檔案理念

目前大多數(shù)人們對(duì)檔案管理還停留在紙質(zhì)化的管理模式中，傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類整理、保存等。隨著社會(huì)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電腦、打印機(jī)、掃描儀這些先進(jìn)設(shè)備的廣泛運(yùn)用，人們也從傳統(tǒng)的工作模式變?yōu)闊o(wú)紙化辦公，所以檔案管理也朝著信息化的方向發(fā)展。

信息化檔案簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是電子檔案，其存儲(chǔ)量巨大，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更好管理。最常見(jiàn)的存儲(chǔ)電子檔案的載體就是U盤(pán)，其有不同規(guī)格的存儲(chǔ)量，相當(dāng)于一千冊(cè)的漢字圖書(shū)及一百多張打印紙上的文字信息，所以說(shuō)電子檔案存儲(chǔ)信息的量是非常大的。并且電子檔案還可以有多種保存形式，比如文字、圖片、視頻等，使檔案中的內(nèi)容更加豐富。由于電子檔案的便于存儲(chǔ)，對(duì)于外界因素沒(méi)有較大的要求。但是紙質(zhì)檔案管理易受潮，也怕曬，受到了多種因素的限制，會(huì)由于存放時(shí)間的長(zhǎng)短發(fā)生不同程度的損壞。電子檔案占用空間小，且可以長(zhǎng)期保存，不受任何因素的影響。

電子檔案還具有較高的安全性，其中的內(nèi)容信息經(jīng)過(guò)加密處理及壓縮，外界不能對(duì)其任意讀寫(xiě)，其保密安全性比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保密性要高。所以要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，首先就要樹(shù)立信息化的檔案理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作，使檔案信息可資源共享。

二、樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念

理念是人類思考問(wèn)題的意識(shí)形態(tài)，可以引導(dǎo)人們的行為及習(xí)慣。傳統(tǒng)的檔案管理中工作人員對(duì)其的認(rèn)知嚴(yán)重不足，沒(méi)有了解到檔案管理工作的重要性，對(duì)其還有誤解，還由于工作人員對(duì)自身沒(méi)有服務(wù)意識(shí)，這就使檔案管理工作中的服務(wù)功能沒(méi)有發(fā)揮出自身的作用。所以在信息化的背景下，就要合理運(yùn)用科學(xué)的檔案管理理念，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作并對(duì)其進(jìn)行重視，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作中的形式、內(nèi)容都進(jìn)行重新的全面思考，積極認(rèn)真的對(duì)待工作，由原先的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。對(duì)檔案資料進(jìn)行重新處理，充分挖掘其中具有價(jià)值意義的信息，提高檔案管理工作的效率。

三、創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

檔案管理工作企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和保障，由于涉及的范圍較廣，也容易受到多方面因素的影響，所以就需要企業(yè)對(duì)其進(jìn)行重視，進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，使檔案管理工作人員具備優(yōu)秀的工作素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，就使得工作人員在工作中缺乏責(zé)任意識(shí)及安全意識(shí)，最嚴(yán)重的可能會(huì)泄露企業(yè)中的機(jī)密及隱私。由于沒(méi)有科學(xué)、有效的考評(píng)制度，對(duì)工作人員也沒(méi)有公平、公正的獎(jiǎng)勵(lì)制度和懲罰制度，就嚴(yán)重暴漏了檔案管理機(jī)制中的不足，也使檔案管理的工作效率受到了制約。要想能夠全面有效的解決這些問(wèn)題，就要對(duì)檔案管理機(jī)制制定高效的制度，采用競(jìng)爭(zhēng)模式，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行工作考評(píng)，在其中使用公平公正的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施。這樣就會(huì)最大限度的提高檔案管理工作人員的積極性，檔案管理工作人員也會(huì)在工作中進(jìn)行自我激勵(lì)，提高檔案管理的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的目的。

四、統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€(gè)信息傳輸?shù)闹行摹?duì)每一份檔案的管理不再是傳統(tǒng)的案卷為單位管理，而是以每份為單位進(jìn)行管理。所以就要利用信息技術(shù)創(chuàng)建科學(xué)、合理的電子檔案管理制度。并且統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案保管的價(jià)值可以最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。在信息時(shí)代背景下，就要對(duì)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使用的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)、檔案著錄格式的閱讀都要進(jìn)行統(tǒng)一。創(chuàng)建檔案管理信息的系統(tǒng)，使所有檔案的運(yùn)作都根據(jù)此系統(tǒng)進(jìn)行，每一份檔案都要經(jīng)過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行控制、查閱、傳遞、歸檔，對(duì)檔案進(jìn)行全程跟蹤。還可以運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)建一體化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員可以將檔案的信息輸入到流程中，當(dāng)每產(chǎn)生一份文件的時(shí)候，都要經(jīng)過(guò)一系列的過(guò)程對(duì)其進(jìn)行著錄，使每個(gè)環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程開(kāi)展進(jìn)行，最后可以歸檔，這就是一個(gè)程序化、統(tǒng)一的檔案管理工作流程。

五、加強(qiáng)電子檔案的安全性

在信息環(huán)境中創(chuàng)建信息檔案管理系統(tǒng)，首先就要加強(qiáng)其的安全性，這是最基礎(chǔ)也是最重要的。其一，對(duì)計(jì)算機(jī)中檔案管理系統(tǒng)管理的安全性進(jìn)行加強(qiáng)，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是一定安全的；其二，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息內(nèi)容進(jìn)行加密，并且對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，保障其中信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性；其三，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行備份，保障檔案是完善且安全的，另外還要對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并且對(duì)其進(jìn)行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全體系。

六、創(chuàng)建檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍

要想使檔案管理工作發(fā)揮出自身的作用，那么創(chuàng)建檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍是其前提和保障，也是創(chuàng)新檔案管理的基礎(chǔ)。首先就要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，使檔案管理人才不僅具有專業(yè)知識(shí)，還要具備專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)，并且擁有正確的價(jià)值觀和職業(yè)道德觀；然后就要提高方案管理人才的責(zé)任意識(shí)及創(chuàng)新能力，保障今后在檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)人才可以及時(shí)解決這些問(wèn)題并且對(duì)新事物進(jìn)行出謀劃策；其次就要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)的管理，使其具有良好的道德思想，使檔案管理人才可以自覺(jué)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的知識(shí)及技能，提高自己的文化水平，了解社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，能夠使用全新的科技；最后要求檔案管理人才可以積極地學(xué)習(xí)他人的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并且堅(jiān)持做好自己的工作，不斷的豐富自己的閱歷及思想，提高自己的工作質(zhì)量及效率，使其能夠在檔案管理中實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

總而言之，檔案管理工作就要跟上社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，改變傳統(tǒng)的工作模式，提高自身的工作質(zhì)量及效率，使檔案管理工作可以發(fā)揮自身的作用及目的，這也是在信息環(huán)境下企業(yè)檔案創(chuàng)新的途徑。創(chuàng)新檔案管理模式及理念，對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，運(yùn)用先進(jìn)的手段及技術(shù)，創(chuàng)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，并且培養(yǎng)及創(chuàng)建檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。全面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新及完善，使其能夠滿足新社會(huì)的發(fā)展需求，也使檔案管理工作可以在信息環(huán)境下有一個(gè)新的突破。

(作者單位：北大方正集團(tuán)有限公司)