鐵路檔案創新管理模式之探析

姚 琳

北京鐵路局石家莊職工培訓基地，河北 石家莊 050000

鐵路檔案創新管理模式之探析

姚 琳

北京鐵路局石家莊職工培訓基地，河北 石家莊 050000

干部人事檔案管理工作是干部人事工作的重要基礎，干部人事檔案管理工作的水平直接影響著干部人事工作的效率和質量。目前鐵路干部人事檔案的管理模式較為單一，在電子時代的背景下，鐵路干部人事檔案管理工作也要與時俱進，在管理意識上與管理方式上不斷創新，逐漸實現干部人事檔案管理的傳統化與電子化融合共存。文章主要論述了鐵路干部人事檔案檔案管理模式的現狀與原有紙質檔案管理模式的優缺點，提出了新形勢下創新鐵路干部人事檔案的相關對策，以期為鐵路干部人事管理工作提供更全面、準確的參考價值 。

鐵路人事檔案管理；創新管理；電子化管理 ；自動化—一體化管理模式

鐵路干部人事檔案是記錄鐵路企業歷史發展與現實情況的真實、重要的信息資源，屬于鐵路企業重要的無形資產。隨著物聯網、云計算等信息化技術的不斷發展，原有的鐵路干部人事檔案管理體系與制度已經不再能適應新時代的發展需求，應在分析現有人事檔案管理存在問題的基礎上，加強對鐵路人事干部檔案的管理創新，加速鐵路干部人事檔案信息化改革步伐。

1 干部人事檔案管理工作的重要意義

（一）干部人事檔案室是考察、選拔干部的重要依據

干部人事檔案室組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作愛表現、工作實績等內容的文字材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

（二）干部人事檔案管理直接影響干部人事工作的效率和質量

干部人事檔案管理工作，是干部人事工作不可缺少的一個重要組成部分，是為貫徹黨的干部路線、方針和政策服務的，是做好干部人事工作的基本條件之一。這項工作做好的好壞，直接影響到干部人事工作的效率和質量。

2 鐵路干部人事檔案管理模式現狀

（一）領導重視不足

干部檔案管理工作需要領導的高度重視，但在實際工作中還存在著一些認識誤區：一是認為比起干部檔案來說，更看重干部的現實表現；二是認為干部人事檔案管理工作就是簡單的收存資料，不需要親自抓；三是認為干部人事檔案管理不是火燒眉毛的事情，只要保管好，能通過檢查即可。

因此，實際工作中就存在：一是管檔人員配備不到位，沒有按規定比例配備專職檔案管理人員，一方面由于非專職人員本身缺乏檔案管理專業技能，另一方面非專職人員忙于其他工作，檔案管理工作效率低下。即使是配備了專職檔案管理人員，仍有許多其他工作安排，影響檔案管理的效率；二是檔案管理人員隊伍不夠穩定，變化較大；三是干部檔案人員政治經濟待遇不高。這些問題既影響干部檔案管理人員的積極性，又在一定程度上制約了干部人事檔案管理工作的水平。

（二）檔案管理模式較為單一

目前，鐵路干部人事檔案管理采取紙質管理的模式，由檔案管理人員對各部門形成的紙質歸檔材料進行甄別、收集、歸檔、整理、保管及保護，并負責檔案的查借閱、轉遞移交、接收等管理工作。

（三）干部檔案管理方法較為落后

鐵路干部人事檔案目前多數處于手工操作階段，程序煩瑣，效率低下。有些檔案管理人員服務意識淡薄，缺少創新觀念，整體水平有待進一步提高。雖然目前已經使用人事信息系統，但隨著數字化進程的不斷加速，對鐵路干部人事檔案管理數字化信息化水平提出了更高的要求。

3 原有紙質檔案管理模式的優缺點

（一）紙質檔案管理模式的優點

1.原始性

質檔案體現了檔案的本質屬性—原始記錄性。它所記錄的信息不易被修改，具有憑證參考價值，是第一手資料。

2.載體穩定性

紙質載體穩定，保管壽命長。

3.憑證性

檔案所記錄的內容信息是客觀、可靠的，這些檔案材料所記載的內容可以印證過去發生的事件和活動。

（二）紙質檔案管理模式的不足

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1.紙質檔案的管理總體的工作量大

紙質檔案保管條件要求高和保管任務較重，檔案管理人員需要對每一份收集的歸檔材料進行分類、排序、折疊、剪裁、縫紉、裱糊、裝訂等工作，手工操作工作量大，直接影響到管理人員的工作效率。

2.紙質檔案管理易損性大

檔案中每添加一份歸檔材料，就要對整本檔案重新進行裝訂，且單位各部門對干部本人檔案查借閱，都增加了檔案中原始材料的磨損度和易損性。

3.查閱檢索耗時長

查閱檔案中相關材料，需要到檔案室查找，耗時較長，降低檔案材料的利用效率。

4 新形勢下創新鐵路干部人事檔案的相關對策

（一）提高領導的重視程度

要做好干部人事檔案管理工作，首先，需要上級部門加大宣傳力度，進一步提高領導對干部人事檔案管理工作重要性的認識，加強對檔案工作的領導；其次，對各單位檔案管理人員的工作部署提出更嚴格的要求；三是關心管檔人員的政治、生活待遇，從而從整體上提高干部檔案管理的工作水平。

（二）加強檔案管理人員培訓，完善檔案管理規范

進一步加強現有檔案管理人員基本能力培訓，強化管理人員責任意識，提升檔案管理人員的整體服務水平，創新檔案管理流程，從而不斷提升鐵路干部人事檔案管理質量與效率。

（三）建立電子檔案管理模式

隨著物聯網、云計算等現代信息技術的不斷發展，鐵路干部人事檔案管理信息化已然成為未來發展的必然。所謂電子檔案是由電子文件（ElectronicRecords）轉化而來，是指通過計算機磁盤等設備進行掃描、存儲，與紙質檔案相對應、相關聯的通用圖像文件綜合，通常以案卷為單位，是具有歸檔保存價值的電子文件。電子檔案優于紙質檔案的表現為海量存儲記錄信息、查詢檢索效率高、保護了紙質檔案原件、節省保管空間、不受時空限制、隨時隨地可以利用等。它迅速成為檔案信息現代化管理的重要內容。

（四）實現紙質檔案與電子檔案共存的創新管理模式

通過以上論述，可以看出紙質檔案和電子檔案都具有自身的優點和不足，采取任何一種單一的管理模式，都有不利于干部人事檔案管理。因此，進行鐵路檔案管理模式創新，將紙質檔案與電子檔案融合共存，二者相互補充、取長補短、并行不悖，各取所長，使電子檔案紙質化，紙質檔案電子化，進行雙模式管理，為鐵路干部人事檔案的管理提供更有效的管理模式，為鐵路干部人事工作提供更有力地效率和質量保證。

（五）建立自動化—體系化檔案管理模式

鐵路干部人事干部檔案自動化包含信息數據的自動收集、自動篩選、自動檢索等。鐵路干部人事檔案自動化管理模式可以實現人事檔案信息資料的自動處理與批處理功能。同時結合體系化檔案管理，實施檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內部流程一體化等體系化建設過程。

5 小結

綜上所述，針對目前鐵路干部人事檔案管理現存在的問題和新形勢下數字化信息化社會發展的需求，鐵路干部人事檔案管理模式創新勢在必行。

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