重點工程項目檔案歸檔與管理難點分析——以寧波市江東區為例

□寧波市江東區重點工程辦公室　朱建紅

重點工程項目檔案歸檔與管理難點分析——以寧波市江東區為例

□寧波市江東區重點工程辦公室朱建紅

如何保證重點工程項目檔案的及時歸檔和管理，不僅是保護重點工程項目有價值的文件資料和原始數據檔案的完整性，更是要規范性地編制重點建設項目檔案，為保障項目工程檔案與工程建設同步利用服務能力。但在具體的工作中，由于檔案管理人員不足，管理方法不夠科學，使檔案管理存在些許問題，影響重點建設項目檔案的實際利用價值。以下將從項目檔案管理與利用服務出發來探討檔案的歸檔和管理，以及相應對策。

一、目前重點工程項目建設檔案的管理情況闡述

重點工程項目檔案的管理既是整個項目建設工程中所有的數據、圖紙、資料的總結與歸檔，又是建設項目的重要組成部分，在項目建設完成竣工驗收、以及投產使用后的維修、管理、改擴建等提供重要依據。近年來寧波市江東區在社會經濟發展和城市建設進程飛速發展的情況下，著重建設推進“三江六岸”拓展提升的多個項目，以及配合全市的城市軌道交道建設。重點工程項目檔案的管理與利用服務成為整個重點項目建設過程中不可缺失的一部分。根據近年來江東區重點項目建設過程中檔案管理中的情況，進行分析歸納總結。

1.重點工程項目檔案現狀

加快城市建設腳步，一方面是創新發展，建設新的工程項目，重新規劃新的藍圖，另一方面是實施舊的項目改造、維護。江東區是寧波市發展較快的轄區之一。近年來在城市建設中承擔著重任。就2015年天平保險總部大樓等11個項目開工建設，天倫廣場等8個項目建成，全年重點工程完成投資167億元。軌道交通3號線江東段各站點全面開工，4號線江東段征地拆遷工作全面啟動。江東區發揮了重要的作用。重點工程項目檔案管理作為這些重點項目建設中的重要環節，具有十分重要的意義。從利用檔案的目的來看，主要在于已竣工項目的維修、改造居多。市級重點項目建設前期資料都由江東區的重點工程辦公室負責編制、歸檔，集中統一管理。在前期建設過程中，主要在資料的登記和收集方面做了許多工作，但前期的利用率不高，利用服務主要在后期。一些項目因為自然的損壞，以及使用壽命限制等多方面的原因需要進行修改和擴改，這時需要利用原始的數據資料和圖紙進行可行性分析論證。完整的重點項目建設檔案，是整個項目使用、維護和管理過程中不可少的依據，尤其對于后期幾年，甚至幾十年時間里的維護和改造都有重要的價值。如果資料不夠完善，內容不夠集中，以及數據不夠明確，將會影響到后期檔案的服務利用效率。

2.檔案管理人員觀念意識與業務水平要求高

受一些傳統觀念和認知的影響，人們對工程檔案管理重視不到位，認為檔案工作可有可無的也大有人在，整個社會的檔案意識越來越淡泊，檔案部門的社會地位也越來越低下，檔案工作與社會嚴重脫節。檔案的利用服務不積極，一直處于被動的狀態下，檔案的使用情況也可想而知。目前，從項目檔案利用服務中人員的參與程度來看，主要還是以被動為主。所有項目檔案管理主要以提供實體的原件為主，但這只能是短暫可行的，對于一些重點項目的檔案仍有許多不足。因為重點項目建設一般時間周期都長，后期修改、維護的過程中需要用到檔案資料的時候很多，如果長期提供原件服務，很容易造成原件的破損、缺失，同時歸檔不及時也可能造成資料不完善，致使后期使用過程中發現檔案資料不足時已經來不及補充完善。另外，在重點項目建設檔案管理過程中，需要將所有檔案進行實體管理，還要對檔案所承載的信息內容也需要妥善保管，這就要求檔案人員加快提高管理水平。

3.檔案的利用信息與歸檔的信息資源差異較大

重點工程建設時間都很長，一到兩年，三到五年，甚至更長時間，并且是分期進行的，因此檔案的卷宗較多，數目較大，整個編制和管理過程需要消耗更多的時間。但從檔案利用率來看，項目檔案信息資源與檔案的利用率之間有很大的差異。主要存在兩個方面。一是檔案管理還沿用傳統的管理方式，手工紙質檔案資料整理時間緩慢，檢索起來比較困難，影響了使用速度和效率。二是利用方法不方便。所有的重點項目工程管理都是采用的集中管理的方式，無論是誰要查閱工程資料都必須到指定的資料室進行調閱。但對于一些工程項目的建設者來說，一般工作比較繁忙，如果要多次重復使用到某項檔案資料，由于檔案室調閱資料的一些要求限制，往往無法滿足長期的借用需求。重復性的借閱與歸檔，讓檔案的使用者產生了疲倦感。有時候就干脆一次借閱后，進行復制留用，如此一來使檔案的用戶不斷減少，影響了利用率，而這些重點項目檔案也基本上處于很少借閱的狀態中了。

二、重點工程項目檔案管理難點

與普通的項目檔案管理相比，重點工程項目檔案管理具有其獨特性，需要進一步提升檔案管理的水平。通過研究發現，重點工程項目檔案管理主要存在以下幾項難點。

1.檔案資料收集的不完整，導致檔案編制困難

重點項目檔案的收集涉及到工程建設的各個方面，圖紙多、文件多、要求多，在收集的過程中往往容易漏掉和丟失，造成檔案資料收集的不完整，給檔案編制帶來很大的困難。這是重點項目建設檔案管理中十分普遍的現象，也是重點項目檔案管理的難點。在重點項目建設中由于參與主體的多元性，施工工期分多個階段，施工材料來源的多方面性，以及工程建設的成套性等特點，給檔案的收集帶來了巨大的困難。如目前正在建設的寧波市軌道交通建設工程，為期12年，分為七條線，在江東區域范圍內的每一條線都涉及到道改、綠化遷移、土建、盾構等基本項目，同時每一條線都可以實現獨立的研究、設計、施工、竣工驗收形成的各自工程建設文件材料，不僅內容各種各樣，而且數量很是壯觀。所有的項目并不是按順序分批分次進行的，還有一些是同步進行的，多個項目施工的過程可能都需要這些檔案資料作為施工的依據，而且所有的施工單位和監理、籌建辦公室都是在一起臨時性的辦公，無法完全做到檔案的及時歸檔，嚴格管理，因此給檔案管理帶來很大的困難。

2.重點項目分期建設，造成檔案整理過程繁瑣

所有的重點項目工程一般都比較巨大，一次性無法完成工作。而實施分期建設，每一個項目除了主體工程外，還有其他配套性建設。每一個項目又分為多個類別，同時每一個類別的檔案都會有工程前期文字資料、招投標資料，以及竣工驗收資料，設計圖紙等等資料。例如項目的立項文件、竣工驗收合格資料等，都是唯一的資料，在整理歸檔的過程中，必須要歸納到某一個類別的資料中，但因為涉及到另一個工程的內容，沒有辦法保留同一內容的文件資料，容易出現交叉，造成檔案管理過程繁瑣。

3.項目檔案的動態性強，增加檔案管理的難度

重點項目的建設不是一氣呵成的，而是隨著情況變化而不斷調整的，具有很強的動態性。近年來在城市快速發展中，江東區作為寧波市的重點形象提升區域建設了多個大型重點項目，如世紀東方、國際航運中心。這些重點建設項目都不是孤立存在的，而是經過多方面科學論證和規劃的。從開始到動工建設呈現動態性的變化，項目檔案必須保持一致。如果出現項目施工與設計不符時，需要進行不斷地動態調整，但由于檔案管理人員參與項目建設不夠，專業知識水平不足，增加了管理的困難，也影響了后期的利用。

三、完善重點項目檔案及促進檔案管理發展的對策

要進一步增加重點項目檔案管理工作的有效性，提升其服務利用率，只有從根本出發，強化管理。

1.完善重點項目檔案制度，加強重點項目檔案的收集

在“十三五”規劃啟動之年，城市建設腳步快速發展，重點項目建設越來越多，為了進一步做好重點項目建設，必須要不斷改革重點項目檔案管理工作。健全和完善重點項目檔案制度，加強重點項目檔案的收集、整理工作，是當前重點項目建設檔案管理工作的重點。要根據工程的性質、運用的經濟手段、施工進程，掌握檔案的整理歸檔時間，確保檔案資料收集過程的有序進行和完善性。檔案材料的整理過程中要按類別，進行細致整理，不僅要注明建設單位、材料來源、設計單位、施工單位等相關情況，責任分工、建設資料，數據對比等方面，對于可以存在的技術人員流動，資料的動態變化都要如實登記，確保資料的完整性和可使用性。

2.針對重點項目的配套性建設，加強檔案資料的科學管理

城市建設重點項目涉及到各個方面，不僅有舊城改造、新城建設、交通工程，還有商業工程建設等。每個項目既有分期建設的，也有同步建設的，但每個重點項目都具有配套性建設的特點。針對重點項目的配套性建設，要采用科學的方法進行管理。如對于重點項目建設中比較重要的資料原件進行復印，采用原件與復印件雙重歸檔管理，出借時用原件復印件，保證重點檔案資料的完整性。

3.調整動態檔案管理的方法，做到檔案管理與動態同步，注重檔案管理的延伸服務

從重點項目建設的動態性來看，雖然給檔案管理帶來了很大的困難，但也帶來了一定的機遇。檔案管理的過程中，必須要時刻關注內、外部變化，及時調整管理思路和管理對象，實現檔案管理與動態同步。要加強檔案管理專業人員的培養與吸收，使工作人員能夠從專業的角度來進行重點項目檔案管理。要強調施工資料的追蹤和收集，根據每個項目的設計、施工環境與施工建設中的變化，以及項目驗收的最終結果進行科學管理，確保歸檔資料的完整、系統。