創新高職院校系級辦公室管理的對策建議

張 宏

創新高職院校系級辦公室管理的對策建議

張 宏

隨著我國高等職業技術教育的迅猛發展，傳統的系辦公室管理已不能適應新時代的需要，成為制約系級辦公室管理成效甚至是高職院校發展的重要因素。文章從樹立“以人為本”的管理理念、建立以師生為導向的辦公室管理制度、搭建信息化管理平臺、提升辦公室工作人員綜合素質、實施績效管理等五個方面提出了對策建議。

高職院校；系級；辦公室管理；對策建議

一、創新高職院校系部辦公室管理的必要性

1.高職院校系辦公室在系部管理體系中居于中心地位

系辦公室是系部領導決策的重要參謀，是其管理教學、科研、日常事務的得力助手，也是系領導聯系上下、協調左右、統籌全局，保證系部各項事務正常運轉的重要樞紐。由于系辦公室工作的內容具有廣泛性和綜合性，使得系辦公室實際上處于系部管理系統的參謀中心、信息處理中心和組織機構中心的地位。因此系辦公室工作只有不斷地創新管理理念，改進管理方法，才能滿足復雜的日常工作需要。

2.高職院校系辦公室在系部管理體系中居于“窗口”地位

系辦公室是系部的服務窗口，是對外聯絡、溝通的“窗口”，也是廣大師生員工聯系領導的“窗口”。一般無論是校外來訪還是校內師生來系部辦事，首先都會先去系辦，系辦公室工作人員的精神面貌、服務質量、工作效能，都能從側面反映出整個系部管理層的思想作風、黨群關系和機關工作效率。因此，切實改進和創新系辦公室的管理和服務方式，對于全面、及時貫徹上級指示、樹立良好的社會聲譽和保證系部各項事務圓滿完成，都有重要的意義。

二、創新高職院校系部辦公室管理的對策建議

1.以科學發展觀為指導，樹立“以人為本”的管理理念

高校的管理理念決定了其管理成效和發展前景。黨的十八大明確要求要繼續深入學習和落實科學發展觀，其第一要義是發展，要求高職院校要解放思想，與時俱進，不斷更新系辦公室的管理方式，樹立現代化的管理理念，實現信息化、高效化、無紙化辦公。所以高職院校要堅持以發展的眼光看待問題，注重了解國內外最新的辦公室管理成果，突破傳統經驗的限制和束縛。

“以人為本”是科學發展觀的核心和本質特征，是培養現代化管理人才，調動管理人員工作積極性、創造性，提高系辦公室管理水平的關鍵，是當前高職院校系辦公室管理的最新、最有效的管理理念。在實際執行中，它包含兩個方面的內容：一是領導者要加強對辦公室工作人員的人文關懷，滿足他們的尊重需要，為辦公室工作人員的自我實現創造條件。二是辦公室工作人員也應該合理定位，強化服務意識，“以人為本”對他們來說，實際上就是以領導、教師和學生為本，從學校的領導和師生員工的實際需要出發，不斷提高自身的服務意識、服務水平和辦事效率，做事不推諉，真正在工作中做到能夠全心全意為學校各級師生員工服務。

2.運用新公共服務理論，建立以師生為導向的辦公室管理制度

新公共服務理論是以美國羅伯特·B·登哈特為代表的公共行政學者們提出的一種新的公共行政范式。其核心理念在于“充分重視民主、公民權和為公共利益服務”，[1]以凸顯服務和回應性為其標志，反對傳統公共行政利用控制來實現效率，強調授權和承諾的重要性，鼓勵民眾參與，并為實現政策目標而共同努力。這種以公民為中心的服務原則，有別于中國傳統的行政管理思想，為我們創新高職院校系辦公室的管理提供了很好的借鑒價值。

借鑒新公共服務理論，一方面要求高職院校的系部領導要更新管理觀念。領導在管理過程中要樹立民主與法制觀念，行事不能獨斷專行、剛愎自用，而是要努力營造民主、平等的人際氛圍，讓辦公室工作人員參與到管理和決策當中來，提高他們管理的積極性和主動性，提高辦公室的工作效率。另一方面，系部辦公室管理要以保障師生的合法權益為根本。在高校的師生權利、行政權力和學術權力三種權利(力)體系中，師生才是最根本，后兩種權力都應為其服務。因此，系辦公室工作人員應轉變思維，建立以師生為導向的服務體系和管理制度。鼓勵師生參與辦公室管理，建立人人參與的民主管理體制，這樣既增強了師生對系部辦公室管理的認同感，減少執行阻力，又為實現真正的管理民主化、制度化、科學化打下基礎。

3.搭建信息化管理平臺，提升辦公室工作的效率

當前我國高等職業技術教育蓬勃發展，各學校的辦學規模日益擴大，傳統的系辦公室管理模式不利于工作信息的交流與溝通，容易造成辦公室工作忙于應付，越來越不能滿足日常的管理需要。特別隨著以微電子技術為代表的第三次科技革命的深入發展，“人們逐漸意識到，改變傳統的辦公模式，將辦公業務的處理、流轉、管理過程電子化、信息化，從而實現辦公自動化已經勢在必行”。[2]搭建一個信息化的系辦公室管理平臺，不僅可以實現信息資源共享互通，增強決策的科學性，還可以提高管理水平和效率，使辦公室職能、辦公程序、辦公方式都發生深刻的積極變化。

高職院校要搭建信息化系辦公室管理平臺，應著重做好以下三點：首先，要為辦公室配備現代化的辦公硬件設施，主要包括：辦公電腦、通訊設備以及資料輸出、儲存、檢索設備等，這就需要高職院校加大對系辦公室硬件設備的資金投入。其次，高職院校還要保證能對辦公硬件設備定期加以維修與更換，對于使用時間超過規定年限的設備要及時加以更新，進而提高辦公效率。最后，高職院校還要能對辦公室工作人員進行必要的信息化辦公培訓，以確保其能夠正確使用新的設備，減少因操作失誤而損壞設備以及因不會使用而導致的設備閑置和資源浪費。

4.多管齊下，努力提升辦公室工作人員綜合素質

第一，廣開辦公室人員的招募渠道。采用公開招聘、公平競爭的方式，挖掘更多優秀的具有管理學、心理學知識或是具備與教學管理相關專業知識的人員進入到系辦公室的隊伍當中來。第二，要重視對已有辦公室人員的培訓，提高他們的各方面素質，要求他們具有良好的思想政治素質、良好的心理健康素質、良好的知識結構、過硬的業務素質和勇于求實及改革創新的素質。第三，要幫助辦公室人員建立良好的職業晉升機制和有進有出的競爭淘汰機制。讓那些工作兢兢業業，有服務意識和工作能力的人，通過踏踏實實工作一步步走上更高的工作崗位，而對于那些工作懶散，既無上進心又無敬業心的不合格員工要及時淘汰出系辦公室的管理隊伍。

5.實施績效管理，建立合理的考核評價機制

績效管理是目前國內外企事業單位在人力資源管理過程所普遍使用的管理方法之一?！八且环N提高員工的績效和開發團隊、個體的潛能, 使組織不斷獲得成功的管理思想和具有戰略意義的、整合的管理方法”。[3]對于高職院校系辦公室的管理來說，加強辦公人員的績效管理，引入競爭機制與合作機制，通過優化分配激勵制度，有利于提高辦公室人員素質，優化管理隊伍，提升辦公室管理的水平。一方面，在績效管理的過程中可以引入目標管理。將任務、目標和責任掛鉤，在任務的層層分解過程中，將辦公室每個成員的工作目標具體化、明確化，使他們有自己的清晰的目標，對完成目標的給予獎勵，對未完成目標的必須給予懲罰，這樣就能很好地調動每個成員的工作積極性和主動性。另一方面，要規范績效考核的評價機制，做到公平公正，考評不能只是填個表，走走形式，所以要做好以下三點：首先，要有考評制度和具有廣泛代表性的考評組織；其次，考評要科學，內容要全面、完整，包括“德、勤、績”等多方面；最后，考評的結果要反映到獎優罰劣激勵行為當中，要與被考核人的薪酬、職稱評定和職級晉升掛鉤，讓系辦公室人員對工作充滿希望，堅定其通過愛崗敬業、自強不息的努力勞動來實現自己人生價值的信念。

[1][美]珍妮特·V·登哈特，[美]羅伯特·B·登哈特，丁煌.新公共服務：服務而不是掌舵[M].北京：中國人民大學出版社，2004：164.

[2]彭媛媛. 新形勢下高校院系辦公室管理職能的拓展[J].辦公室業務，2010(12).

[3]劉燕.實施績效管理 提升高校系辦公室管理水平[J].中國成人教育，2007(3).

責任編輯：陳興安

張宏，常州輕工職業技術學院講師，主要從事教育教學管理、學生思政教育研究(江蘇 常州 213164)。

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