新時(shí)期高校特色教學(xué)檔案管理

湖北 宋灼蓉

新時(shí)期高校特色教學(xué)檔案管理

湖北 宋灼蓉

實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的特色化，是高校教學(xué)檔案管理人員的重要任務(wù)，運(yùn)用傳統(tǒng)的方法去管理海量的教學(xué)檔案是極其不科學(xué)的，也是不符合時(shí)代發(fā)展需要的，高職教學(xué)檔案管理工作至關(guān)重要，提出目前教學(xué)檔案管理上存在的一些問(wèn)題，提出新時(shí)期教學(xué)檔案管理工作的策略。

高職 教學(xué)檔案 管理

一、新時(shí)期高職教學(xué)檔案管理存在問(wèn)題

（一）目前高職院校往往為收集教學(xué)檔案

抓教學(xué)檔案管理，未能做到教學(xué)檔案管理隊(duì)伍與院校管理隊(duì)伍的有機(jī)融合，往往是為應(yīng)付教學(xué)檔案管理而臨時(shí)組建一支教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，未能做到院校管理與教學(xué)檔案管理合二為一，無(wú)法做到工作的系統(tǒng)化，在管理工作中協(xié)同效應(yīng)不強(qiáng)、凝聚力不夠。熟悉教學(xué)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行教學(xué)檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的人才十分匱乏。

（二）高職院校的教學(xué)檔案管理往往被視為非技術(shù)性工作，專職教學(xué)檔案管理人員由于其工作不被重視，長(zhǎng)期充當(dāng)院校管理中的配角，經(jīng)常還兼做教學(xué)檔案管理外的一些雜事，工作枯燥乏味，思想壓抑，其專業(yè)才能得不到充分發(fā)揮，因而缺乏工作激情；教學(xué)檔案管理人員被視為普通行政后勤人員，個(gè)人利益與其專業(yè)貢獻(xiàn)沒(méi)有直接掛鉤，不能體現(xiàn)其價(jià)值。

（三）對(duì)教學(xué)檔案管理統(tǒng)一管理

由于沒(méi)有對(duì)教學(xué)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)教學(xué)檔案管理也沒(méi)有給出固定的要求。國(guó)家在教學(xué)檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺乏管理。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的變遷，國(guó)家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代教學(xué)檔案管理工作了，因此，在地方的一些機(jī)構(gòu)中，他們自己制定了一些教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這就使教學(xué)檔案的管理工作更加混亂，增加了教學(xué)檔案管理工作的難度。

二、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

加強(qiáng)教學(xué)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加教學(xué)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)教學(xué)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛(ài)教學(xué)檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職教學(xué)檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，教學(xué)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢。要充分地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上教學(xué)檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的教學(xué)檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字教學(xué)檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向廣大師生服務(wù)，方便師生檢索和查詢資料。

（二）解決傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理的不足

之所以高職在教學(xué)檔案管理過(guò)程中還存在許多缺點(diǎn)，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)高職還意識(shí)不到高職對(duì)教學(xué)檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，教學(xué)檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下教學(xué)檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該唄營(yíng)運(yùn)到教學(xué)檔案管理工作中，而做到二者的有機(jī)結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過(guò)被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對(duì)教學(xué)檔案管理工作人員進(jìn)行強(qiáng)化。

（三）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

教學(xué)檔案在我國(guó)的發(fā)展過(guò)程中起著收藏和保護(hù)國(guó)家各個(gè)歷史時(shí)期所形成的教學(xué)檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項(xiàng)重要的任務(wù)，因?yàn)樗鸬奖Ｗo(hù)文化財(cái)富的作用，同時(shí)更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，教學(xué)檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項(xiàng)工作都能順利進(jìn)行，教學(xué)檔案就必不可少，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，只有充分發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值才有可能科學(xué)有效地對(duì)社會(huì)的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)力量。

（四）增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，健全管理制度

增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，健全管理制度，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，把教學(xué)檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，深入持久地組織好《教學(xué)檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳，結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《教學(xué)檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使工作者增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，形成良好的人事教學(xué)檔案工作氛圍；健全制度，規(guī)范人事教學(xué)檔案管理。建立完善教學(xué)檔案制度，是教學(xué)檔案管理工作逐步規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證；建立健全教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證教學(xué)檔案工作順利開(kāi)展。

為了提高教職工的教學(xué)檔案意識(shí)，從二方面著手：一是通過(guò)利用，促進(jìn)教學(xué)檔案意識(shí)的提高。在平時(shí)各種檢查、驗(yàn)收中通過(guò)教學(xué)檔案利用，使教師們看到教學(xué)檔案實(shí)實(shí)在在的作用。二是進(jìn)行培訓(xùn)， 通過(guò)教學(xué)檔案培訓(xùn)班普及教學(xué)檔案知識(shí)，使一線教師了解教學(xué)檔案、重視教學(xué)檔案;同時(shí)利用其它培訓(xùn)班機(jī)會(huì)，講解教學(xué)檔案知識(shí)，如：利用輔導(dǎo)員黨建、黨務(wù)工作培訓(xùn)會(huì)議，講解如何做好基層支部黨建、黨務(wù)教學(xué)檔案工作;在畢業(yè)生班主任會(huì)議上，講解如何做好學(xué)生教學(xué)檔案工作等。同時(shí)，把整個(gè)學(xué)年材料收集完整，制作規(guī)范的系部教學(xué)檔案帶到現(xiàn)場(chǎng)，使教職工有比較直觀、感性的認(rèn)識(shí)。二是強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提升現(xiàn)代管理手段，形成網(wǎng)絡(luò)管理。隨著高職院校科研教學(xué)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，科研教學(xué)檔案隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高，為高職院校科研教學(xué)檔案工作正常開(kāi)展提供了可靠的組織保障；圍繞學(xué)校科研中心工作和重點(diǎn)科研項(xiàng)目，根據(jù)科研教學(xué)檔案需求信息，編制適合當(dāng)前科研研究發(fā)展的教學(xué)檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎(chǔ)上主動(dòng)服務(wù)，深化科研教學(xué)檔案編研的層次；管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設(shè)備得以及有效利用，人員和科研管理技術(shù)得以顯著提升。

（五）推進(jìn)高職院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是高度信息化的社會(huì)，大量文件材料不斷產(chǎn)生，教學(xué)檔案也不斷地綿延增多。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的單一的教學(xué)檔案載體形式必然導(dǎo)致教學(xué)檔案數(shù)量不斷膨脹，館場(chǎng)建設(shè)永無(wú)休止。另一方面，文件的歸檔、組卷等一系列傳統(tǒng)的手工操作流程，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)之一就是信息革命。因此，面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的教學(xué)檔案工作必須加快現(xiàn)代化步伐，必須因勢(shì)利導(dǎo)，與現(xiàn)代化建設(shè)接軌。運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的教學(xué)檔案工作，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理、檢索、利用的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，加速教學(xué)檔案信息高速公路建設(shè)。

（六）加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在高職院校教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)用的步伐

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行教學(xué)檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，實(shí)行文檔一體化管理。所謂的文檔一體化管理，就是將文件從形成之時(shí)起，到文件辦結(jié)歸檔以至教學(xué)檔案管理形成一條流水線的操作過(guò)程。通過(guò)文檔一體化管理，可達(dá)到一次輸入，反復(fù)利用的目的，提高了文件立卷的效率和教學(xué)檔案的質(zhì)量。同時(shí)，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)教學(xué)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，以機(jī)讀目錄、卡片。通過(guò)建立教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的密集存貯和快速檢索功能，這是教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。

7.要建立健全并認(rèn)真貫徹執(zhí)行新時(shí)期教學(xué)檔案管理制度。制定教學(xué)檔案管理制度，是為了保證和促進(jìn)教學(xué)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，充分發(fā)揮新時(shí)期教學(xué)檔案的作用。有了教學(xué)檔案管理制度，可以使新時(shí)期人員有章可循，有利于齊全、完整、系統(tǒng)的教學(xué)檔案的形成。教學(xué)檔案管理制度的內(nèi)容主要包括五個(gè)方面：一是立卷制度，主要規(guī)定由誰(shuí)立卷、何時(shí)立卷、采取什么方法立卷、案卷質(zhì)量應(yīng)達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等；二是歸檔制度，主要規(guī)定歸檔的范圍、時(shí)間和要求以及應(yīng)當(dāng)履行的手續(xù)；三是保管制度，主要規(guī)定教學(xué)檔案保管應(yīng)當(dāng)具備的物質(zhì)條件、安全措施、注意事項(xiàng)等；四是查閱利用制度，主要規(guī)定查閱新時(shí)期教學(xué)檔案的手續(xù)、審批權(quán)限、保密守則等；五是鑒定銷毀制度，主要規(guī)定鑒定新時(shí)期教學(xué)檔案的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，教學(xué)檔案銷毀的審批、執(zhí)行和監(jiān)銷等。教學(xué)檔案管理制度根據(jù)具體情況可單獨(dú)制定，也可與其它教學(xué)檔案共同制定。制定好后按照正式文件印發(fā)各有關(guān)部門和人員周知，以便于貫徹執(zhí)行。

[1]高職院校科研教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策 ,2011-7

[2]高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及作用，2010-3

宋灼蓉，女，館員，黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室 研究方向：教學(xué)檔案管理

(作者單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院)