淺析事業(yè)單位的檔案管理工作

◆杜 紅

(吉林長白朝鮮族自治縣人才交流服務(wù)中心)

淺析事業(yè)單位的檔案管理工作

◆杜 紅

(吉林長白朝鮮族自治縣人才交流服務(wù)中心)

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國事業(yè)單位的數(shù)量不斷增多，其中很多事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)量也逐漸增多，隨之而來，會有大量的文字資料、影像資料等需要?dú)w檔保存，這些資料記載著事業(yè)單位的發(fā)展歷史，也有一些重要的發(fā)展數(shù)據(jù)和信息，這些信息的保存非常重要。因此，很多事業(yè)單位越來越重視檔案管理工作，對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行了具體分析，希望對實踐工作有所幫助。

事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

1事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1重視程度不足

目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作面臨的主要困難之一就是人們不重視，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是職員都沒有重視起檔案管理工作，沒有人重視，工作開展就比較困難。很多人都認(rèn)為檔案管理工作，就是保存資料、抄抄寫寫，不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要做好資料的保存工作，對付檢查，就萬事大吉。這樣，就造成很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，致使檔案管理部門在整個事業(yè)單位處于比較低的地位，甚至造成從事檔案管理工作的人員都不再重視自己的工作，只是形式上歸歸檔，越來越不能發(fā)揮出自身的價值，檔案也逐漸失去了作用。

1.2信息化程度不高

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大，檔案資料也逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代事業(yè)單位發(fā)展的需求，還用原來傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠?qū)Ξ?dāng)今的檔案進(jìn)行有效的分檔和保存。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)手段已經(jīng)逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，但是一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒得到充分的發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛應(yīng)用，一些單位僅僅將檔案目錄錄入計算機(jī)，而資料檢索和調(diào)閱等還采用手工操作，并沒有實現(xiàn)無紙化閱檔，這樣就造成檔案管理工作的效率降低，質(zhì)量也沒得到保障。

1.3檔案資源再利用率低

檔案管理工作的重要目的之一是對檔案的利用，然而，大部分事業(yè)單位的檔案管理工作就是對資料的保存，基本上保存起來的檔案資料再也沒有被利用起來，沒有利用價值的檔案資源當(dāng)然不會被重視。然而，這些珍貴的檔案資源由于沒有被整理、被加工，當(dāng)然成了封存的珍寶，無法發(fā)揮出它應(yīng)有的作用，無法體現(xiàn)出它本身的價值。這與檔案管理工作的有效開展密不可分，沒有進(jìn)行有效的整理和利用，是檔案管理工作的疏忽。

1.4檔案管理不規(guī)范

檔案在歸檔保存之前，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的制作，然而我國很多事業(yè)單位都沒有按照標(biāo)準(zhǔn)制作檔案，造成查閱不方便、很混亂的情況發(fā)生，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料破損、褶皺、缺失等情況。這些基本的要求，是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。應(yīng)該認(rèn)真對待。

1.5檔案管理工作人員素質(zhì)較低

很多事業(yè)單位檔案管理工作人員并不是專業(yè)人員，很多都是其他部門人員兼職，由于本身不是專業(yè)出身，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，同時由于兼職，責(zé)任感又不會太強(qiáng)，造成檔案管理工作質(zhì)量的下降。

2解決對策

2.1提高重視程度

要想做好事業(yè)單位的檔案管理工作，首先要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，可以通過經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作相關(guān)情況等引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時也要加強(qiáng)對檔案的整理與利用工作，將檔案資源的利用情況多匯報給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作的重要作用和意義，從而引起領(lǐng)導(dǎo)的重視；其次，也要提高事業(yè)單位所有職員的重視，可以通過大力宣傳檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容，提高大家對檔案工作的認(rèn)識，例如，舉辦講座、分發(fā)傳單、板報宣傳等方式，將檔案管理工作的內(nèi)容、重要性、作用等進(jìn)行全面的宣傳，從而營造一個全單位都重視檔案管理工作的一個氛圍，只有這樣才能有效促進(jìn)檔案管理工作的開展與發(fā)展。

2.2建立檔案管理制度

制度的建立是做好檔案管理工作的保障，使檔案管理工作能夠有制度可循，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。一切工作都以制度為標(biāo)準(zhǔn)，從而避免檔案的丟失、遺漏等情況發(fā)生。一是可以用規(guī)章制度嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的操作流程；二是可以用規(guī)章制度對檔案管理工作的進(jìn)行過程嚴(yán)格審查。經(jīng)過規(guī)章制度的嚴(yán)格規(guī)范，可以避免很多錯誤操作，也能夠提高管理質(zhì)量，為檔案管理工作的發(fā)展提供制度保障。

2.3加強(qiáng)檔案管理信息化程度

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了適應(yīng)新時期事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，要加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理逐漸實現(xiàn)無紙化操作，這樣既能夠提高工作效率，也能夠保證工作質(zhì)量。同時，也方便檔案資料的檢閱和利用。

2.4提高工作人員素質(zhì)

工作人員素質(zhì)的高低是決定事業(yè)單位檔案管理工作是否順利開展的關(guān)鍵因素。因為，工作人員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，他們素質(zhì)的高低直接影響工作質(zhì)量。因此，提高工作人員的綜合素質(zhì)，是重中之重。提高工作人員素質(zhì)，可以通過定期培訓(xùn)或者講座的方式，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)及愛崗敬業(yè)的意識。同時為了激勵工作人員自我學(xué)習(xí)成長，可以通過考核的方式進(jìn)行獎勵，對于工作比較突出、責(zé)任心強(qiáng)的員工給與獎勵，從而激勵員工自我學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)工作需要。另外，檔案管理部門應(yīng)該多引進(jìn)一些專業(yè)的人才，從而保證檔案工作的有效開展。

3事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位的檔案管理工作是隨著近些年事業(yè)單位的不斷發(fā)展而產(chǎn)生出現(xiàn)并發(fā)展的，很多相關(guān)人員還沒有深刻理解檔案管理工作的重要意義，以下通過檔案的3個重要作用，闡述事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義。

首先，對于事業(yè)單位來講，檔案記錄著事業(yè)單位的成長過程，它能夠完整的記錄下單位的發(fā)展歷程，有最原始、最真實、最基礎(chǔ)的記錄。其次，檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進(jìn)行科學(xué)合理的評價。檔案記錄著事業(yè)單位的每一階段業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，記錄著每一階段的成果和經(jīng)驗。管理人員可以通過這些數(shù)據(jù)，進(jìn)行總結(jié)和分析，從而制定出單位的發(fā)展規(guī)劃。再次，檔案可以提供方便的查詢服務(wù)。

4結(jié)語

檔案是珍貴的資源，是一種能產(chǎn)生巨大作用的資源，在我國事業(yè)單位發(fā)展的過程中，離不開檔案管理工作，檔案管理工作的有效開展，會促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。因此，一定要根據(jù)實際情況，有序開展檔案管理工作，建立一支強(qiáng)大的檔案管理隊伍，提高檔案管理的信息化水平，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。目前來看，雖然我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有很多需要改進(jìn)的地方，但是通過上下級的共同努力，檔案管理工作一定會走上正軌。

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