高校學院辦公室人員素養提升初探

◆葉 艇

(浙江大學)

高校學院辦公室人員素養提升初探

◆葉 艇

(浙江大學)

高校學院辦公室是保證學院正常運轉的中樞機構，承擔著輔助決策、調查研究、協調事務、督辦檢查、信息處理、來訪接待等各項工作，辦公室人員的政治素質、業務素質、身體素質、責任意識、大局意識、創新意識、廉政意識等素養的高低，對學院各項工作的順利開展有著重要影響。提升高校學院辦公室人員素養，對辦公室工作和學院中心工作的推進，將起到非常重要的作用。

高校 學院辦公室 人員素養

高校學院辦公室是保證學院正常運轉的中樞機構，承擔著輔助決策、調查研究、協調事務、督辦檢查、信息處理、來訪接待等各項工作，為學院的教育教學、科學研究、學科建設、人才培養、對外交流、社會服務等方面工作提供非常中央的協調和服務作用。隨著高校行政管理改革的不斷發展，在行政管理服務工作中，重視提升師生、來訪者的用戶體驗和滿意度，成為辦公室工作的一種新常態，并對辦公室人員的素養提出了新的要求。在這樣的背景下，提升高校學院辦公室人員素養，對辦公室工作的順利開展和學院中心工作的有效推進，將起到非常重要的作用。

一、高校學院辦公室工作的特點

1.地位重要。辦公室工作與學院全局工作密切相關，是學院的窗口科室，工作涉及面廣、影響面大。辦公室對上與校部機關職能部門溝通，對外與兄弟院系單位聯系，對內與學院師生交流，代表學院機關的形象，在日常工作中地位至關重要。

2.事務繁雜。辦公室工作，在宏觀上涉及學院發展規劃、重大決策，在微觀上包含辦公用房維修、師生矛盾處理；上至接待院士外賓，下至關心離退休老教師；內至保密文件，外至師生輿情，什么都要參與了解。與其他職能科室沒有明確相關的工作，都由辦公室兜底負責，牽頭予以落實。

3.工作辛苦。辦公室工作任務量大、時間要求緊、質量要求高、突發事件多的特點，決定了辦公室工作是非常辛苦的。與其他職能科室工作相對獨立、職能明確相比較，辦公室工作協調性要求高，突發情況應對能力要求強的特點，也決定了辦公室人員需要具備“召之即來、來之能戰、戰之能勝”的能力，加班加點是辦公室工作的必然現象。

4.難度很大。辦公室工作是全方位、全過程、開放型的。在領導、同事、師生、訪客等不同的服務對象的工作發生交疊時，甚至很難分出輕重緩急。不同領導對同一工作發出不同指示時，要妥善予以溝通協調，既統一領導意見又要注意不產生矛盾。后勤保障類工作順利時，默默無聞，在遇到問題時，會成為矛盾焦點，甚至代人受過。

二、高校辦公室工作人員的要求

1.要有強烈的責任感。辦公室工作人員首先應該從思想上認同“一流管理、服務師生”的理念，以強烈的責任感服務教學、科研等中心工作，本著吃苦耐勞、腳踏實地、愛崗敬業的工作態度全心全意為師生服務。辦公室工作人員要以強烈的責任感和主人翁精神，對工作中發現的缺失環節及時改善，協助學院領導再各項工作開展過程中查漏補缺，為學院的整個運行系統及時打補丁。

2.要有較高的工作效率。首先，要求要有清晰的語言表達能力和較強的領悟能力，提高溝通的效率；其次，要求要有較強的文字表達能力和材料撰寫能力，提高行文的效率；再次要求熟悉現代化辦公室設備、互聯網通訊技術軟件等，提高辦事的效率。

3.要有較強的協調能力。學院辦公室工作多、雜、亂、繁，日常工作量大，很多時候好幾個上級機關部處同時下達工作任務，且要求在較短的時間內幾乎同時完成，很多情況下還涉及到學院下屬各科室、系所的協同配合。這就要求辦公室工作人員具備很強的協調能力，不但要能夠將工作按照“重要緊急、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要”的等級梳理排序，還需要辦公室人員對工作有較強的預判，并且在平時多做準備，從而實現“多做防火工作，少做救火工作”的良性循環。

三、辦公室人員素養提升途徑

1.要加強理論學習，提高政治素質。可靠的政治素質是辦公室人員的核心綜合素質，作為辦公室人員，隨時隨地都要加強學習，學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”等重要思想，學習黨的路線、方針、政策，學習時事熱點，牢固樹立全心全意為人民服務、為師生服務的服務意識，堅定正確的政治立場，不斷提高自己的理論水平和政治素質。

2.要注重實踐鍛煉，提升業務素質。較高的業務素質是辦公室人員做好工作的必要條件，包括執行能力、協調能力、自我調控能力等方面。辦公室人員要善于把學院領導的想法變成行動，把行動變成結果，確保各項任務按時順利完成。要善于在紛繁復雜的工作關系中妥善協調梳理，從而實現領導滿意、同事配合、師生支持的工作局面。

3.要保持體育鍛煉，增強身體素質。良好的身體素質是開展一切工作的保障條件。辦公室人員往往因為工作忙忽視了體育鍛煉。在日常生活中，保證規律性的體育鍛煉，對在日常工作中提高工作效率，在困難工作中拓寬思路、破解瓶頸，在高強度工作中保持清醒的頭腦有著不可替代的作用。

4.要強化主人翁精神，鞏固責任意識。辦公室的日常工作中，幾乎沒有轟轟烈烈的大事，都是瑣事和小事。所謂“大象無形、大音希聲”，正是這種包攬瑣事和小事的工作內容，決定了辦公室工作的重要程度。因而也只有以主人翁的心態，鞏固責任意識，才能做好這些雖繁瑣，但極重要的工作，實現學院各項工作順利發展的根本目標。

5.要拓寬戰略視野，培養大局意識。辦公室工作人員在日常工作中要注意學習，勤于思考，既能夠腳踏實地的“低頭拉車”，又善于耳聰目明的“抬頭看路”，時刻注意拓寬自己的戰略視野，圍繞學院、學校的中心任務，既能做好眼前工作的計劃和落實，又能做好長遠工作的規劃和安排。培養大局意識要從日常抓起，平時要注意學習黨的方針政策、學校各職能部處的文件、工作要點，深入實際開展調查研究，不斷提升對各項工作內在聯系的洞察力和把握能力。

6.要積極探索研究，強化創新意識。辦公室工作具有一定的重復性，這就要求辦公室人員要善于“在不變中求變化”，積極探索研究，勇于開拓創新，強化創新意識，創新工作思路、方法，提高工作效率，保證工作質量；更要求辦公室人員要善于“在變化中求不變”，認真總結經驗，勤于思考，提煉概括不同工作的相通之處，形成屬于自己的方法論。

7.要堅持廉潔自律，加強廉政意識。辦公室工作涉及面廣，打交道的人多，被身邊形形色色的名、利、財、色等糖衣炮彈侵襲的概率也大。在建立完善的黨風廉政規章制度的同時，更要堅持廉潔自律、克己奉公、加強廉政意識，時刻保持清醒的頭腦，扛得住艱苦，耐得住寂寞，抵得住誘惑。

總而言之，學院辦公室作為承上啟下、聯系內外，協調左右、溝通各方的樞紐機構，是踐行“一流管理、服務師生”的關鍵科室，辦公室人員只有正確認知自我價值與作用，科學找準自身定位，努力提高各方面素質和意識，重視個人素養的提升，才能在建設世界一流大學的道路上發揮更好的作用。

[1]王德祥.淺談高校學院辦公室主任的素質培養.秘書之友，2007，(04).

[2]東方.高校學院辦公室管理工作探討.經營管理者，2013，(04).

[3]肖文輝.高校學院辦公室隊伍建設的探討.管理觀察，2009，(8).

[4]習近平.秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心.1990.

[5]辛敏英.高校學院辦公室人員素質要求淺談.廣東工業大學學報， 2005，(09).

[6]田芳.高校學院辦公室主任應具備的素質和意識.人力資源管理，2012，(12).