高校校園修繕信息化管理決策淺析

◆楊芳　孫明濤　吳隆禮

高校校園修繕信息化管理決策淺析

◆楊芳孫明濤吳隆禮

10.3969/j.issn.1671-489X.2016.16.015

高校修繕管理是一項繁雜的工作，面對校內(nèi)大小的項目、項目資金的有序執(zhí)行，如何掌控項目的整體實施，是一項重要且細致的工作。在分析校園修繕工作流程后，提出建立一套符合高校修繕管理邏輯的信息化的管理平臺，解決修繕管理過程涉及的人和事務。

高校；修繕管理；信息化管理平臺

伴隨著我國高校改革的深化，不同校區(qū)間在水電氣暖等基礎設施的整體規(guī)劃的沖突日漸突出。如何做好修繕改造的工作流程，實現(xiàn)信息化的工作流，對有效地控制修繕的進度和資金流，對提高工作效率，具有重要的意義。

1　高校后勤修繕管理現(xiàn)狀

修繕管理信息化流程的建設，需要對修繕工程的各個環(huán)節(jié)進行分析，從而制定和完善修繕管理制度，建立信息公開化，有效地規(guī)避風險，保證施工質(zhì)量，提高資金的使用效益。首先分析高校修繕管理普遍存在的現(xiàn)狀。

制度缺失大部分高校普遍存在修繕工程管理制度不完善，信息公開化程度低，操作規(guī)范程度低等問題。

周期性針對高校公用房資源和配套設施等方面的修繕改造，由于自然原因而造成的損耗，需要周期性地進行水、電、氣、暖、門窗及室內(nèi)外裝飾等出現(xiàn)的維修。

復雜性修繕改造的涉及面比較廣，一是涉及的部門、人員比較多；二是修繕工程的種類比較繁雜，涉及的專業(yè)技術較多，三是修繕的施工面廣，組織計劃性較隨意。

矛盾性基礎設施建設的投入與修繕管理經(jīng)費投入成反比，部分修繕工程由多個部門管理，部門間缺乏信息溝通，容易造成矛盾。

突發(fā)性為了保證學校的教學、科研和師生生活的正常運轉(zhuǎn)，一方面突發(fā)的情況需要及時處理，另一方面修繕改造的時間相對集中。

計劃性差雖然在年末收集計劃修繕項目，但依然存在一段時間內(nèi)反復修繕某一工程的情況，在管理過程中缺乏計劃性。

2　高校修繕管理的信息化建設

針對修繕管理過程中存在的問題，結(jié)合華北電力大學的修繕管理經(jīng)驗，本文提出修繕管理信息化的管理理念，具體實施框架如下。

建立健全修繕管理制度，規(guī)范審計部門的監(jiān)管流程

這樣有利于保持修繕管理的集中性、統(tǒng)一性，從而克服工作過程中的復雜性和隨意性，提高工作質(zhì)量和工作效率。管理制度的細化要貫穿于管理過程的各個階段，從項目的論證分析、可行性報告、領導審批、項目立項、現(xiàn)場踏勘、工程量清單的確定、招投標、簽訂合同、施工組織、變更洽商、隱蔽工程驗收、竣工驗收、工程結(jié)算、資金支付、工程質(zhì)保等環(huán)節(jié)，制定詳細的規(guī)章和定期檢查的規(guī)范。

過程中應該建立審計部門的跟蹤制度，跟蹤監(jiān)督體現(xiàn)在工程的前期、中期、后期。在前期的現(xiàn)場踏勘中，要與使用單位、審計部門共同確定工程量和施工圖紙等；在招標和評標中，都有審計監(jiān)察和紀檢部門的人員參與；在合同簽訂和工程洽商及隱蔽工程施工過程中，都應邀請審計部門參與現(xiàn)場管理，這樣審計能掌握現(xiàn)場的第一手資料，對控制工程造價起到審定作用；在工程驗收合格后，需要施工單位提供工程結(jié)算書，連同施工過程中的相關資料提交審計部門，對工程管理進行總結(jié)性的檢驗；最終在審計部門出具工程審結(jié)單的情況下，按照合同進行工程資金的支付。

統(tǒng)一申報、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實施修繕管理是一項系統(tǒng)的聯(lián)動工作，需要多部門的協(xié)調(diào)配合。工程本身又是一個循環(huán)的過程。針對這一現(xiàn)象，應在遵循制定的修繕管理制度的前提下，建立信息化的管理平臺，形成一種工作的聯(lián)動機制。以資金為主線，在審批和監(jiān)管的流程中增加控制權(quán)限，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。作為學校負責管理修繕的部門，是在學校的授權(quán)范圍內(nèi)，負責實施與修繕相關的工作，將修繕管理工作列為部門的主要工作內(nèi)容，在學校的總體后勤體制約束下，堅持領導負責制，將年度修繕工程列為部門工作計劃，定期調(diào)研、討論、監(jiān)督。

設置專門的修繕管理崗，此崗位的職責在于以維護信息平臺為主線開展工作，在工程的日常事務管理、各方交流協(xié)調(diào)、跟蹤管理修繕過程、學習專業(yè)知識、理解實踐技術等方面發(fā)揮監(jiān)管作用；加強對施工單位的管理和指導，在項目立項及審批、準備資料、合同簽署、管理施工、組織驗收、核定結(jié)算及提交審計資料等方面起咨詢作用；在與審計部門的工作聯(lián)系、與施工單位的工程量認定、核定結(jié)算等方面起協(xié)調(diào)作用。

首先應當加強流程化管理，根據(jù)實際的修繕工程管理理念，本文參照具體的工作流程，將修繕工程的工作流程進行細化，依據(jù)計劃內(nèi)、計劃外的修繕項目進行前期預算，然后按照相應的規(guī)章制度進行修繕管理。

其次應建立修繕工程信息化管理平臺。建立信息化管理平臺，主因是信息及檔案資料匯總的要求，其目的是信息公開、接受監(jiān)督。隨著信息化的發(fā)展，為了克服部門之間信息溝通不順暢的困難，搭建統(tǒng)一的修繕管理信息平臺有助于信息資源共享，督促工程資料及檔案的歸檔及查詢，及時交流信息并處理突發(fā)事件，利用信息平臺的權(quán)限控制協(xié)調(diào)各部門之間關系。

作為修繕管理的主導部門，基礎的工作就是檔案資料的整理。在信息平臺建設工程中，要求將所有的紙質(zhì)檔案資料電子化，按照工程項目類別、性質(zhì)、結(jié)算等情況，將電子檔案集中存儲在信息平臺的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)修繕工程整個過程的無紙化縮影。當需要查詢某一工程時，其從計劃到完結(jié)的過程及其中產(chǎn)生的資料都會展現(xiàn)在對應的人機界面中，進而提高工作效率。在每一個用戶登錄及操作的過程中，通過用戶權(quán)限控制，各級用戶對信息資料的提交過程都有一個全程的記錄。主導部門應該對學校的基礎設施、房屋狀況等充分掌握，做到電子信息的動態(tài)更新，為以后的房屋管理、基礎維修等工作計劃的制訂和落實打下基礎。

提高管理者的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技術水平在現(xiàn)代化的管理理念中，管理出效益，管理創(chuàng)造價值，在修繕管理中涉及許多專業(yè)性很強的工作。作為學校正常運行的修繕管理，還要爭取各級領導的重視，在崗位職責設定、人員架構(gòu)組織等基礎方面加強管理，始終保持工作人員的積極態(tài)度和思維的創(chuàng)新性。體現(xiàn)在修繕管理信息平臺的建設上，就是要求運用互聯(lián)網(wǎng)技術，實時掌握人工、材料、機器設備等的市場行情，能夠熟練操作概預算軟件估算出工程造價，學習運籌學的基礎原理并在實際施工管理中加以應用，綜合管理工程進度及各項事務。

3　總結(jié)

作為保障基礎教學、科學研究，保障學校各項基礎設施正常運行的修繕工程，不僅零碎繁雜，而且涉及的資金數(shù)量較大，牽扯的部門眾多，所以在項目的總體思路中，應該根據(jù)學校發(fā)展的大局，有序有效地開展工作，樹立服務觀念和效益理念。加強學習各項規(guī)章制度，提高職業(yè)素養(yǎng)，提高科學管理水平，高效廉潔地做好學校的基礎修繕工程。

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1671-489X（2016）16-0015-02

作者：楊芳，中國電力工程顧問集團華北電力設計院有限公司（100000）；孫明濤，華北電力大學工程師，研究方向為校園管理；吳隆禮，華北電力大學工程師，研究方向為校園管理（102206）。