淺談高等院校大型活動的舉辦

◆靳燕

淺談高等院校大型活動的舉辦

◆靳燕

從管理學(xué)的角度入手，使科學(xué)的管理方法與活動實(shí)踐相結(jié)合，探索出一套符合我國高校特色和教學(xué)需要的大型活動組織流程，使高校大型活動效果達(dá)到良好預(yù)期。

高等院校；大型活動；工作流程

10.3969/j.issn.1671-489X.2016.16.059

1　高校大型活動的意義

如今，順應(yīng)國際高等教育發(fā)展趨勢，以及適應(yīng)國際學(xué)術(shù)交流的需要，我國各高等院校以教學(xué)實(shí)踐為目的，結(jié)合自身學(xué)科建設(shè)發(fā)展，積極策劃組織各類大型活動的需求日漸增多，活動整體水平和規(guī)模也逐漸提升。此類活動的舉辦，一方面可作為展示高校在某一領(lǐng)域的學(xué)術(shù)科研成果，為國際對話交流提供平臺；另一方面可以為在校師生共同協(xié)作參加社會實(shí)踐提供良好的契機(jī)，無論對高校自身發(fā)展，還是學(xué)生能力的培養(yǎng)，都是益事。

一般來講，高校大型活動通常是指經(jīng)過主辦方（通常是高校）精心策劃和組織，以一定目標(biāo)為指導(dǎo)的某個(gè)特定的儀式、講演、演出或慶典，在預(yù)定時(shí)間和地點(diǎn)范圍內(nèi)實(shí)施完成的相對獨(dú)立的集體活動任務(wù)。活動的舉辦通常標(biāo)志著某個(gè)特殊意義或達(dá)到特定的社會、文化、社團(tuán)目的。學(xué)院辦公室（黨委辦公室、院長辦公室）作為高等院校行政平臺和機(jī)關(guān)中樞，通常是各類重要活動的總體組織、協(xié)調(diào)部門。大型活動項(xiàng)目的策劃、組織、管理和實(shí)施，是高校辦公室必須面對和重視的一項(xiàng)重要工作。因此，研究此類活動的管理方式，對于各高校行政管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

2　高校大型活動的特殊性

高校的活動組織不同于一般社會上的商業(yè)機(jī)構(gòu)。高校是以教書育人為目的，提供教學(xué)和研究條件并授權(quán)頒發(fā)學(xué)位的高等教育機(jī)構(gòu)，兼有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化交流等多重職能。因此，高校舉辦的大型活動更多是作為教學(xué)實(shí)踐、展示教學(xué)成果的一部分，而不同于社會上其他帶有營利性和商業(yè)目的的活動［1］。高校大型活動的核心指向是促進(jìn)教學(xué)和科研水平，并不以盈利為目的，這是它區(qū)別于一般意義上商業(yè)活動的顯著特征。

以藝術(shù)類戲劇院校為例，每年定期舉辦的院級和各系學(xué)術(shù)交流活動類型多樣，既有國際戲劇院校的演出交流項(xiàng)目，也有舞臺美術(shù)、電影電視、戲劇管理等專業(yè)大賽論壇等活動。這些活動除了能夠提升師生鑒賞水平和專業(yè)素養(yǎng)，也可為管理專業(yè)的學(xué)生提供活動組織的實(shí)踐機(jī)會，使這門理論與實(shí)踐結(jié)合很強(qiáng)的專業(yè)在校內(nèi)發(fā)揮作用，也使教學(xué)和實(shí)踐實(shí)現(xiàn)良好互動。高校的大型活動組織，在經(jīng)費(fèi)籌劃、參與人員、組織分工、流程設(shè)計(jì)等幾個(gè)方面都有著自身的特殊性。因此，其活動的組織工作需要針對自身的特性，因地制宜進(jìn)行策劃、組織和實(shí)施，將各方面資源合理調(diào)配，為活動服務(wù)。

3　活動策劃的重要性

前期策劃是高校舉辦大型活動的關(guān)鍵因素之一，也是前提保障。

首先，要明確活動舉辦的意義，大原則上要符合國家政策導(dǎo)向、結(jié)合高校的辦學(xué)思路，多為突出高校本身專業(yè)特色及所在地域的文化特色，做到在活動安排計(jì)劃中有所側(cè)重、突出重點(diǎn)，把握正確方向。

其次，要將學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)與深入的社會實(shí)踐相結(jié)合，或是學(xué)生的課余生活與校園文化相結(jié)合，立足于促進(jìn)學(xué)院的專業(yè)學(xué)科發(fā)展，同時(shí)創(chuàng)造機(jī)會提升學(xué)生的組織能力、實(shí)踐動手能力、交流能力，把專業(yè)教育與能力培養(yǎng)全方面統(tǒng)籌考慮，將活動目的恰當(dāng)?shù)伢w現(xiàn)在策劃中，使之主題鮮明、特色突出，確保能夠把學(xué)生的第二課堂與所學(xué)專業(yè)緊密結(jié)合在一起，從而達(dá)到活動舉辦的真正目的。

最后，因?yàn)楦咝４笮突顒又懈嗟氖菄@教學(xué)和科研并為其服務(wù)，為了使活動與教學(xué)及科研的結(jié)合更緊密，更突出學(xué)科的專業(yè)特長，所以要設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)沫h(huán)節(jié)，為各個(gè)專業(yè)共同探討、共同進(jìn)步、相互協(xié)作提供交流平臺。

4　工作流程科學(xué)管理

從管理學(xué)的角度出發(fā)，建立一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒蹋瑢M織工作進(jìn)行有效分工，這是確保大型活動正常有序完成的重要保障。可借鑒項(xiàng)目管理制度，使職責(zé)清晰、流程精準(zhǔn)、執(zhí)行到位，從策劃到執(zhí)行再到最后的總結(jié)，形成一套規(guī)范化的流程。在活動立項(xiàng)之初，應(yīng)對活動整體進(jìn)行籌劃布局，研究整體流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，結(jié)合學(xué)校對活動的

整體預(yù)算、人員投入、時(shí)間安排等要素制定一套合理的工作流程，同時(shí)注意執(zhí)行過程中對投入資金的有效管理，并建立起相應(yīng)的工作機(jī)制。

組織分工要根據(jù)設(shè)計(jì)好的工作程序，對整個(gè)大型活動的策劃和組織工作進(jìn)行科學(xué)合理分解，將整個(gè)工作部署分解為不同的工作小組。一般情況下，學(xué)校的活動參與者大都是各個(gè)教學(xué)和行政部門的教師，各專業(yè)學(xué)生志愿者共同參與。人員分工上可根據(jù)各院系職能部門特點(diǎn)，組建專業(yè)小組，明確各個(gè)工作組的職能和負(fù)責(zé)人，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

要定期召開全體協(xié)調(diào)會以及各個(gè)小組工作會議，使參與人員了解整體活動安排，明確自己的崗位在整個(gè)活動流程中的位置和重要性。在一定程度上保證參與活動策劃與組織的人員能夠各司其職，彼此之間相互緊密配合，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的合作精神。

在團(tuán)隊(duì)信息溝通上，有賴于通信和科技手段的進(jìn)步，可有選擇地使用電子郵件、微信或其他互聯(lián)網(wǎng)方式的便捷有效的聯(lián)絡(luò)工具，這是提高團(tuán)隊(duì)工作的有效手段之一。

預(yù)算管理與執(zhí)行高校在經(jīng)費(fèi)預(yù)算方面的管理都十分嚴(yán)格，活動能否按照預(yù)期順利實(shí)施，預(yù)算的管理工作是相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)。首先，在活動立項(xiàng)階段，需要參照以往活動經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)上，對活動所需資金進(jìn)行科學(xué)預(yù)判，形成一套符合實(shí)際需要的預(yù)算。其次，根據(jù)制度完成校內(nèi)審批程序后，需要活動負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，依照預(yù)算管理制度進(jìn)行嚴(yán)格把控，既要保證活動所需資金到位，還要根據(jù)活動不斷變化的情況，靈活掌握機(jī)動部分。在保證活動進(jìn)度正常推進(jìn)的前提下，使活動資金得到合法合規(guī)合理的使用。

倒排期時(shí)間管理活動的倒排期時(shí)間安排表是時(shí)間管理的重要措施，也是確保活動順利舉起的關(guān)鍵。活動參與人員往往只注重自身職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)度，而忽視活動整體安排，出現(xiàn)只見樹木不見森林的局限性。為使各個(gè)工作組在工作整體進(jìn)度上實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，需要對活動整體進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃，其規(guī)劃的內(nèi)容應(yīng)包括從籌備到活動結(jié)束的階段劃分，各階段的時(shí)間如何分配，每階段要完成的主要工作，以及活動需要到位的各種人員和物資準(zhǔn)備（如場地、設(shè)備、宣傳、演出、嘉賓邀請等）。倒排期計(jì)劃的提前量要根據(jù)活動規(guī)模、參與范圍等具體情況而定。根據(jù)活動組織慣例，時(shí)間計(jì)劃可長可短，有些國際活動的倒排期計(jì)劃要提前一年以上進(jìn)行籌備，有些院內(nèi)小規(guī)模的學(xué)生活動在一個(gè)月左右進(jìn)行準(zhǔn)備亦可。

統(tǒng)籌管理大型活動組織工作千頭萬緒、出口眾多，需要在管理上設(shè)置統(tǒng)籌職能。完成各個(gè)工作組之間的橫向銜接，實(shí)現(xiàn)各主要職能上的環(huán)環(huán)相扣、上下貫通，盡可能避免盲區(qū)和進(jìn)度不一致的情況出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)之間的最佳協(xié)作。統(tǒng)籌內(nèi)容大致包括工作進(jìn)度、預(yù)算執(zhí)行、場地安排、主題活動流程、嘉賓邀請等方面的工作對接。尤以活動銜接為例，把握好活動各個(gè)流程與交通、住宿、餐飲等環(huán)節(jié)上的對接，一方面要強(qiáng)調(diào)信息變化的同步性，另一方面應(yīng)安排機(jī)動人員及時(shí)補(bǔ)位，確保流程進(jìn)度準(zhǔn)確高效。

5　活動的總結(jié)與反饋

在活動結(jié)束后，組織者和參與者應(yīng)認(rèn)真對活動進(jìn)行總結(jié)，這一環(huán)節(jié)至關(guān)重要，又往往被主辦者忽略。總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括對活動的整體評估、宣傳成效、資料保存以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面。一方面，要將活動涉及的各種文字、圖片、多媒體等資料進(jìn)行歸檔和備案［2］，作為學(xué)院重要檔案留存；另一方面要召開專項(xiàng)總結(jié)會議，活動主責(zé)部門與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與者還應(yīng)該對活動策劃組織過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，交流經(jīng)驗(yàn)，找出不足，并將這些成果進(jìn)行文字化的留檔，為今后的活動實(shí)施和舉辦提供可以參考與借鑒的資料素材。這些內(nèi)容大都具有一定的規(guī)律性和高校自身特殊性，對于高校工作往往是十分珍貴的資源和歷史資料。將總結(jié)工作完成，才是高校大型活動結(jié)束的最終環(huán)節(jié)，高校管理層在工作實(shí)施中應(yīng)對此給予充分的重視。

［1］唐陽成.如何策劃和組織職業(yè)院校的大型活動［J］.中小企業(yè)管理與科技，2013（11）：254-255.

［2］姚衛(wèi)浩.以項(xiàng)目管理視角探尋高校大型活動策劃組織方法［J］.中國高等教育，2010（18）：57-58.

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1671-489X（2016）16-0059-02

作者：靳燕，中央戲劇學(xué)院黨院辦副主任，研究方向?yàn)榻逃夹g(shù)與教育裝備（100039）。