企業實行信息化存在的問題

丁曉非+劉洪達+張杰+沙雷+曾葆青

摘要：隨著全球經濟一體化帶來的商業競爭日益加劇，企業信息化已被提升到“以信息化帶動工業化”的高度，成為我國的一項基本國策，成為企業生存與發展的必由之路。本文參考企業的整個信息化完成過程，對江蘇多家大中小企業進行調研，了解企業實行信息化的需求程度、具備條件及可能遇到的問題，總結成文，以期給準備實行企業信息化的企業提供參考。

關鍵詞：信息化;工業化;大中小企業;調研

中圖分類號：G646 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2016）07-0025-02

信息技術是一種生產力工具，本身并不是生產力。雖然管理信息化可以通過減輕勞動強度、提高工作效率、降低企業成本、加速資金流動、提高客戶滿意度等提高企業核心競爭力，為企業直接或間接地帶來效益，但信息系統本身并不具有這些意義，因此，需要對管理信息化保持正確的認識和應用。

一、什么是“信息化”

企業實施信息化管理前，必須搞清楚信息技術適合解決什么問題，無法解決什么問題，“信息化的本質”到底是什么。站在員工工作的角度看，“信息化”差不多是管理流程的自動化生產線。產品生產線上加工的是產品，而管理自動化流水線上加工的是“信息”。“信息”是個難以理解的概念，在企業的日常生產和管理過程中，會產生大量信息。原始生產方式下，人們使用筆和紙來記錄、保存和傳遞這些信息，有些企業的員工會使用計算機上的軟件，如Excel來記錄和傳遞信息。生產過程越復雜，企業規模越大，生產活動中產生的信息量越多。但因為企業通過各部門的分工協作來完成生產任務，這就意味著不同部門只專注于做自己的事，每個部門對自己的工作非常了解，而對其他部門的工作了解不多。這是現代生產活動中“信息不對稱”現象產生的根源。生產規模越大，參與的人越多，部門分工越細，信息就越多，信息不對稱產生的影響就越嚴重，溝通成本就越高。

如何解決這個問題？一個相對成熟的方案是“信息化”。設想一下，如果我們有自動化生產線，各部門都在這個生產線上工作，部門工作產生的信息，通過某種方式記錄、保存、加工，自動傳送給另一個或多個有協作關系的部門，信息不對稱問題就會不再存在。部門只要完成好自己的工作，其他事情由計算機設備輔助處理，工作效率就會提高，相互之間的扯皮現象也會消失，工作變得透明，管理起來就會比較方便。當然，實際的信息管理系統，能解決更復雜的問題。

二、企業對信息化建設的認識誤區

1.把管理問題和信息管理問題混為一談。舉例來說，物料采購是一個比較復雜的過程，從物料清單的形成到采購合同的簽訂，再到物料入庫，最后是生產部領料，中間環節多，信息量大。生產部領料時，圖紙上的原始物料需求信息有可能被忽視或弄錯，形成浪費，耽誤生產進度。問題的根源在于，此過程中產生的信息量大，并且有一定的復雜性，人工管理困難。如果用信息管理系統對整個過程中產生的信息進行管理，問題就會迎刃而解，還可以提高效率（如縮短時間、節省人力）和準確性。這是典型的信息管理問題。但是，如果采購過程中發生其他人為干擾，如腐敗行為等，這就變成管理問題，而不是信息管理問題了，需要通過改變管理流程的方法來解決問題。管理流程改變，流程產生的信息也會相應發生改變，為了適應這種變化，信息系統就要做相應修改。所以，企業在進行信息化建設之前，最好先有一個相對穩定且有效的管理流程，不管這個流程是企業自己創建的，還是從其他地方借鑒來的。

由上面的錯誤認識產生的另一個誤解是，認為信息化可以解決一切問題。再次強調，信息化只能解決信息管理問題，并不是所有問題都跟信息管理有關。這就意味著，信息化并不能解決企業的所有問題。那么，可以用信息技術解決的問題都有哪些呢？這個問題沒有簡單答案，但我們會在下面給出一些指導性意見，并進行有益討論。

2.信息化是買一個管理軟件就能夠解決的問題。只要買一個信息管理軟件，或者請人開發一個，信息化就會實現。信息系統復雜度高，涉及的軟件技術和硬件技術多，需要受過專業訓練的人員進行維護管理。另外，信息系統的開發需要兩個不同行業的工作人員密切合作，才能順利進行，難度大，風險大，并不像買個家用電器那么簡單。企業要實現信息化，必須在前期管理和后期維護上做好充分準備。隨著市場的變化，企業的管理模式也會發生變化，軟件也就會跟著發生變化，由此帶來一系列影響。

3.管理軟件上的投資，與在其他機械設備上的投資一樣。管理軟件與其他機械設備的性質完全不同。機械設備的用途相對單一，在整個使用生命周期中，設備的結構不會發生改變，在生產流程中所起的作用也固定不變，采購成本是一次性的，后期需要支付耗材成本、維護成本、操作工的人工成本等。管理軟件的結構、功能、用途、維護等在生命周期中會隨著企業管理需求的不斷變化而發生改變。管理軟件的采購成本并不是一次性的，隨著管理需求的變化，企業需要支付因變化而產生的開發和其他相關費用。在整個生命周期中，后期維護費要遠遠高于第一次支付的采購費。

4.公司員工的平均素質高，大學生多，實現信息化比較容易。影響信息系統建設質量的最重要因素，是公司管理流程的成熟程度，而管理流程的成熟程度受多方面因素的影響，公司員工的平均素質是其中之一。

5.把管理水平的提高與使用管理軟件的熟練程度混為一談。（1）企業員工是計算機專業畢業，他們可以有效地幫助企業完成信息化建設與運營維護。這個結論的疑問很大，原因是中國的IT教育是應試教育，培養出來的人才對解決實際問題有多大幫助，主要取決于個人在專業課程上的興趣與努力程度。（2）買很貴的計算機，可以保證信息系統對運行速度、存儲容量和網絡環境的要求。計算機、存儲設備、網絡設備的規格、價格差異巨大，順利運行信息系統所需要的硬件設備的規格、數量以及安全特性，取決于企業的業務類型、規模大小、信息化程度高低等因素。通常，有經驗的軟件開發商，可以根據企業的實際情況做出推薦。（3）買一個功能很強的管理軟件，可以提高整個公司的管理水平。事實上，每個公司都有自己的核心業務，買一個有助于核心業務順利開展的管理軟件，基本上就夠了，這方面不必追求完美。而且，軟件功能越多，管理起來越復雜，對計算機的要求也越高，維護成本也高。

三、企業實現信息化應具備的條件

企業信息化應該以提高企業效益和核心競爭力為目標。在完成此目的之前，我們要衡量企業目前是否有能力即是否具有實現企業信息化的條件。所以，企業管理信息化應該建立規劃，逐步推進。信息化是個動態的、不斷完善的過程。這就要求我們必須有面向未來的眼光和合理分配企業資源的能力。

1.企業實現信息化的必要性。我們重新認識一下“信息化”這個概念。簡單地說，只要企業有生產活動（或者對外提供服務），就會產生信息，這些信息包括生產的產品種類、數量、消耗材料數量、材料采購成本、人力資源成本，等等。企業需要記錄、整理這些信息，為以后的工作提供參考。記錄、整理這些信息是有成本的，企業生產越復雜，規模越大，信息量越大，整理、記錄就會越麻煩，成本就越高。另外，企業內部部門越多，信息不對稱越嚴重，溝通成本越高。舉幾個信息管理出問題時，企業發生的癥狀案例：（1）想知道企業日常經營活動中的數據是件困難的事，因為透明度不夠或者管理混亂。（2）無法確切知道企業的產能。（3）無法確切知道生產成本。（4）無法確切知道企業的利潤。（5）財務部門工作人員多，統計數據時間長，而且從不同部門匯總出來的數據不一致。（6）財務部門統計出來的數據可信度不高。當信息多到用人力去管理時，成本太高，就需要考慮在企業實施信息化了。

2.如何為信息化建設做好準備？由于信息化建設難度較大，如何為信息化建設做好準備，降低風險和成本？從一個小故事說起。一個人生了病，他去看醫生，醫生為他指定檢查身體的醫療設備和藥物，病人能否順利康復取決于醫生的診斷是否正確、治療設備和藥物是否有效、病情嚴重程度等。企業生了病呢？當然應該去看醫生。這里的醫生指的是專門的管理咨詢機構。如果醫生給企業開的治療方案是實施信息化，做個類比，信息管理軟件相當于醫療設備，軟件開發商相當于醫療設備制造商，負責軟件實施的公司相當于醫療設備代理商，負責上門安裝、培訓、簡單的二次開發任務、售后服務等。上面的類比并不完全科學。因為病人的治療過程大部分是在醫療機構的幫助下完成的，而企業的治療過程要靠自己。根據我國的企業管理水平和信息化程度相對較低的特點，企業管理信息化目前要解決基礎管理問題。基礎管理是信息化的基礎性工作，也是先絕條件。

總之，企業要實行信息化，需要充分了解企業狀況，了解信息化的實質，轉變觀念，改革落后的管理體制，以適應企業信息化的實現。同時，對管理信息化軟件的購置，一定要堅持沒有最好只有適合，所以要求ERP制作公司要深入企業，量體裁衣，打造一個最適合該企業的信息化管理軟件。隨著社會的發展、科技的進步和管理的改變，必然要求管理信息軟件的變化。企業信息化管理，是一個循序漸進的過程，也是企業求發展的必經之路。

參考文獻：

[1]孫波.企業管理信息化的路向[J].管理研究，2005，（7）：15-17.

[2]邱志強.企業管理信息化探析[J].現代管理科學，2005，（11）：53-55.