數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案資源開(kāi)發(fā)的探討

彭韻楊，熊建芳△，石繼輝（柳州市工人醫(yī)院：.醫(yī)院辦公室；.信息工程部，廣西545005）

數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院綜合檔案資源開(kāi)發(fā)的探討

彭韻楊1，熊建芳1△，石繼輝2
（柳州市工人醫(yī)院：1.醫(yī)院辦公室；2.信息工程部，廣西545005）

醫(yī)院綜合檔案涉及醫(yī)院行政系統(tǒng)整體，信息容量豐富，價(jià)值巨大。但由于管理理念的限制，大多數(shù)醫(yī)院的檔案資源處于待開(kāi)發(fā)的狀態(tài)，在業(yè)務(wù)開(kāi)展、成果編研、數(shù)字化應(yīng)用、科研產(chǎn)出等方面均存在著困難與不足。在大數(shù)據(jù)時(shí)代與循證思維的醫(yī)學(xué)新常態(tài)背景下，該文通過(guò)詳細(xì)分析醫(yī)院綜合檔案在業(yè)務(wù)開(kāi)展、輔助決策、科研實(shí)踐、文化等方面存在的價(jià)值，針對(duì)性地提出精細(xì)業(yè)務(wù)、深入編研、加強(qiáng)數(shù)字化應(yīng)用等開(kāi)發(fā)醫(yī)院綜合檔案資源的詳細(xì)措施。

表格和記錄管理； 醫(yī)院管理； 醫(yī)院信息系統(tǒng)； 歸檔； 信息存儲(chǔ)與檢索

醫(yī)院綜合檔案涵蓋黨務(wù)、行政、設(shè)備、科研、人事、醫(yī)鑒等多個(gè)方面的原始資料內(nèi)容，是巨大的信息容器，具備憑證、情報(bào)的本質(zhì)價(jià)值。在當(dāng)前云計(jì)算與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的促進(jìn)下，在循證思維的醫(yī)學(xué)新常態(tài)發(fā)展下，醫(yī)院綜合檔案展現(xiàn)出巨大潛力與能量?jī)r(jià)值，通過(guò)對(duì)醫(yī)院綜合檔案的有效開(kāi)發(fā)利用，能對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)開(kāi)展、流程管理、科研實(shí)踐、決策制訂等起到有力的推動(dòng)作用。

1 目前醫(yī)院綜合檔案管理的困境

總體而言，目前我國(guó)的醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展正處于尷尬的境地，大多數(shù)的醫(yī)院檔案資源尚處于“沉睡”的待開(kāi)發(fā)狀態(tài)。

1.1 業(yè)務(wù)開(kāi)展方面 “輕檔案重經(jīng)驗(yàn)”的思想依然存在，醫(yī)院綜合檔案室工作的開(kāi)展仍存在包辦替代的現(xiàn)象，缺乏獨(dú)立作業(yè)與規(guī)范流程，制度體系的不健全導(dǎo)致了檔案收集的不完整，鑒定標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，使后期檔案統(tǒng)計(jì)利用工作開(kāi)展受阻[1]。

1.2 在成果編研方面 目前，大多數(shù)的醫(yī)院檔案室只發(fā)揮了醫(yī)院綜合檔案歸檔后保管的作用，對(duì)綜合檔案的編研力度不足，深度不夠[2]。在編制檔案上現(xiàn)存檔案零散、不便使用，在研究方面檔案精度、純度不高，價(jià)值過(guò)濾機(jī)制沒(méi)有得到體現(xiàn)。總體而言，醫(yī)院綜合檔案編研工作成果不多，水平不高，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的科研價(jià)值與決策輔助價(jià)值。

1.3 在數(shù)字化開(kāi)發(fā)利用方面 檔案信息化利用不足，雖然目前醫(yī)院綜合檔案工作已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，采用手工作業(yè)與電腦記錄并行的方式進(jìn)行[3-4]。但在檔案數(shù)字化利用方面，使用范圍僅限于文件保存，檔案共享與檢索方面的利用基本上處于空白狀態(tài)，更遑論數(shù)字化應(yīng)用與大數(shù)據(jù)分析；同時(shí)隨著圖像、聲音、視頻等新形式多媒體載體的出現(xiàn)，對(duì)檔案的數(shù)字化保存提出了新的要求與考驗(yàn)。

1.4 在科研開(kāi)展方面 在中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)上，以2016年10月1日為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，首先以“醫(yī)院檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行精確檢索，檢索出相關(guān)文獻(xiàn)3 107篇，首篇文獻(xiàn)見(jiàn)于

1987年。就研究的主題分析，主要集中在信息化系統(tǒng)的利用、問(wèn)題及現(xiàn)狀分析等方面，研究類(lèi)型方面主要集中在理論研究，實(shí)例分析少；描述性研究多，分析與干預(yù)性研究較少，實(shí)證研究少。整體而言，目前我國(guó)學(xué)術(shù)界關(guān)于醫(yī)院檔案，并無(wú)系統(tǒng)的研究體系，以醫(yī)院綜合檔案為研究對(duì)象作為切入點(diǎn)的研究幾乎沒(méi)有，科研成果產(chǎn)出少。

2 醫(yī)院綜合檔案潛在價(jià)值分析

2.1 業(yè)務(wù)開(kāi)展價(jià)值 醫(yī)院綜合檔案來(lái)源于醫(yī)院內(nèi)部行政管理系統(tǒng)的各個(gè)部門(mén)，從來(lái)源上來(lái)說(shuō)，對(duì)醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范整理、上交、保存、編研，不僅能夠清晰地展現(xiàn)出科室業(yè)務(wù)的產(chǎn)出成果，梳理工作開(kāi)展的進(jìn)程脈絡(luò)，更可以通過(guò)對(duì)檔案的分析，發(fā)現(xiàn)與分析現(xiàn)科室管理業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題、遇到的困難，進(jìn)而尋找有效的解決措施，如尋求上級(jí)支持，流程再造，增加人力等多種途徑，以檔案為事實(shí)證明材料，尋求可提升的空間，從而達(dá)到提升科室工作效率與工作產(chǎn)出。而各科室的效率提升，通過(guò)業(yè)務(wù)間的交流合作，無(wú)疑可以從整體上提升醫(yī)院整體行政系統(tǒng)的管理成效，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)[5]。

2.2 輔助決策價(jià)值 如上所述，醫(yī)院的綜合檔案來(lái)源于各個(gè)科室，因此，醫(yī)院的綜合檔案是一所醫(yī)院的發(fā)展史，記錄著醫(yī)院的過(guò)去與現(xiàn)在。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案的編研，尤其是專(zhuān)題編研，分析其歷史與現(xiàn)狀，無(wú)疑對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有利的實(shí)際參考材料。以醫(yī)改專(zhuān)題為例，形成系統(tǒng)的醫(yī)改檔案，能從整體宏觀角度縱覽醫(yī)院醫(yī)改進(jìn)程的推進(jìn)、政策實(shí)施效果與利弊得失等，為醫(yī)院實(shí)施醫(yī)改政策提供實(shí)踐依據(jù)，有利于領(lǐng)導(dǎo)層更好地把握醫(yī)院的現(xiàn)有基礎(chǔ)、經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，甚至能為政策制定者提供案例參考[6]。在此角度上，醫(yī)院綜合檔案的深入編研與分析成果，具有輔助決策的價(jià)值。

2.3 科研價(jià)值 檔案編研是一項(xiàng)系統(tǒng)而龐大的系列工程，作者認(rèn)為，通過(guò)對(duì)醫(yī)院綜合檔案的編研可以從中發(fā)掘其科學(xué)研究潛力。醫(yī)院的發(fā)展是在政策指導(dǎo)下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策戰(zhàn)略的制訂下進(jìn)行的，決策實(shí)施后產(chǎn)生的效果、帶來(lái)的效益等都能在綜合檔案中體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)綜合檔案的研究分析可以發(fā)掘出許多有價(jià)值的、值得推廣的科研命題，如醫(yī)院系統(tǒng)績(jī)效激勵(lì)機(jī)制與工作表現(xiàn)，取消藥品加成與對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的影響等。這些科研題材來(lái)源真實(shí)，數(shù)據(jù)全面，通過(guò)個(gè)案的深入探討分析，達(dá)到以小見(jiàn)大的效果，又能為決策者提供參考。由此可知，醫(yī)院綜合檔案具備科研價(jià)值。

2.4 文化價(jià)值 醫(yī)院綜合檔案一般由院內(nèi)的檔案室進(jìn)行管理，并不直接對(duì)社會(huì)公眾開(kāi)放，但也承擔(dān)著一定的社會(huì)文化職能，供機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用[7]。最常見(jiàn)的文化表現(xiàn)形式為編寫(xiě)醫(yī)院大事記、發(fā)展史，成績(jī)突出的甚至可以參與行業(yè)史的編寫(xiě)。另一方面，兼顧公立醫(yī)院的公益性質(zhì)，醫(yī)院檔案的文化價(jià)值利用可往公益性質(zhì)方向進(jìn)行發(fā)掘。如在編研選題上注重貼近百姓生活，如“非典”題材、精神衛(wèi)生題材等；舉辦檔案題材的展覽，如院史展等，甚至可以結(jié)合健康教育的形式，利用編研成果舉行健康講座等。利用檔案的文化價(jià)值，豐富醫(yī)院的文化內(nèi)涵，塑造醫(yī)院人文形象。

3 開(kāi)發(fā)醫(yī)院綜合檔案價(jià)值的途徑分析

3.1 加大對(duì)醫(yī)院綜合檔案的管理力度

3.1.1 拓寬檔案保存載體形式，提升檔案完整性 在信息容量呈指數(shù)式上升的時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)已不僅限于文書(shū)形式，照片、視頻、音頻、實(shí)物等形式的檔案已經(jīng)頻頻出現(xiàn)，這就要求醫(yī)院綜合檔案的管理要與時(shí)俱進(jìn)，首先需要配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)儲(chǔ)存檔案，并運(yùn)用合適的軟件對(duì)新載體檔案進(jìn)行管理，使之便于查找，利用與保存。鑒別需要納入歸檔范圍的新載體檔案，以使在全院范圍內(nèi)開(kāi)展工作[8]。

3.1.2 運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，促進(jìn)檔案便捷利用 檔案是大量數(shù)據(jù)、材料的匯集。過(guò)去傳統(tǒng)的人工操作已明顯跟不上檔案增加的速度，不可避免地會(huì)出現(xiàn)信息收集不全面，檢索慢，借閱不方便等缺點(diǎn)。由此，應(yīng)有效地借助信息化技術(shù)，如檔案信息系統(tǒng)等，輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作的開(kāi)展。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案在醫(yī)院內(nèi)的信息共享，從而推動(dòng)醫(yī)改、醫(yī)鑒、醫(yī)保、科研、醫(yī)療等相關(guān)科室的工作開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院層面工作效率的提高。

3.2 加大對(duì)檔案管理的研究力度 醫(yī)院綜合檔案更大價(jià)值的發(fā)掘在于編研，將被動(dòng)的保管、查閱方式進(jìn)步為主動(dòng)型的編研。尤其是在檔案管理發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)療環(huán)節(jié)、信息技術(shù)環(huán)節(jié)、科研動(dòng)態(tài)的具體環(huán)境已發(fā)生變化的新環(huán)境下，要使醫(yī)院檔案常煥活力需要加大對(duì)檔案管理的研究力度，提升編研精度與深度[9]。

3.2.1 結(jié)合科研前沿，創(chuàng)新研究角度 醫(yī)院檔案是信息量巨大，且屬于醫(yī)療專(zhuān)項(xiàng)，沿著個(gè)案分析的科研思路，結(jié)合當(dāng)前循證的科學(xué)研究新理念，大數(shù)據(jù)分析的新方法，結(jié)合檔案的本身屬性，因此，對(duì)檔案的科研角度可以有所拓寬，嘗試政策分析、專(zhuān)題發(fā)展等方向。

3.2.2 引入定量分析，升華定性分析成果 過(guò)去大多數(shù)的檔案管理類(lèi)的研究成果為對(duì)方式方法的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出不足與解決方案，成果雖然有一定的現(xiàn)實(shí)意義，但成果高度有限，未上升到形成規(guī)范制度的程度。另一方面，研究方法以定性分析為主，以邏輯分析為主要論證角度，缺乏定量分析的支撐，由此，可以引入定量分析，以事實(shí)為依據(jù)，以數(shù)據(jù)為支撐，升華科研成果。

3.2.3 進(jìn)行專(zhuān)題編研，提升檔案利用層次 醫(yī)院綜合檔案的價(jià)值編研應(yīng)結(jié)合醫(yī)療行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行，根據(jù)時(shí)代背景、地方特點(diǎn)、行業(yè)前沿自身發(fā)展等增開(kāi)檔案分類(lèi)，開(kāi)展專(zhuān)題編研，如醫(yī)改專(zhuān)題、地方病防治、行業(yè)志、抗戰(zhàn)時(shí)期醫(yī)院發(fā)展研究等，使檔案價(jià)值從被動(dòng)利用轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)，提升檔案編研層次。

3.3 加大對(duì)信息化手段的應(yīng)用 信息化是檔案價(jià)值利用的又一重要舉措，通過(guò)先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字化等手段，搭建共享平臺(tái)，擴(kuò)大檔案在面向用戶(hù)方面的便捷、有效的檢索、分析、導(dǎo)出等功能，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的戰(zhàn)略方針，及時(shí)調(diào)整檔案管理的策略，進(jìn)一步激發(fā)檔案利用的活力。

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