淺析高校檔案信息化建設

李媛媛

（遼寧省交通高等專科學校 110122）

淺析高校檔案信息化建設

李媛媛

（遼寧省交通高等專科學校 110122）

隨著現代社會中信息化的高速發展，高校應該積極的推進檔案的信息化建設，這也是高校檔案發展的必然趨勢。在高校檔案信息化建設的過程中可能會遇到各種各樣的問題，這些問題也嚴重影響了高校檔案信息化建設的發展進程以及發展水平。檔案信息化建設中存在的問題與應對的措施是高校檔案工作者在現在和未來中勢必要關注的問題，本文主要討論了在檔案信息化建設的現狀以及對策。

高等院校 檔案信息化 建設

高校檔案是指高等院校在進行招生、教學、科研工作、管理工作等活動之中直接形成的對于學校、學生、社會具有保存價值的各種文字、聲像、圖標等以不同形式或是載體的歷史記錄。

一、高校檔案信息化建設的背景

高校檔案信息化建設就是利用現代信息技術開發檔案的信息資源，保護檔案資料，做好檔案的管理工作，提高檔案在當今這個信息化時代的利用率，高校檔案的重要意義不言而喻，它在多方面都起著不可替代的作用。

在當今不斷發展的社會之中，高校的檔案工作也應隨著信息化技術的不斷發展而做出不斷的相應的調整，高校檔案信息化建設是國家信息化建設的最為重要的組成部分之一，也是高校檔案適應于新社會發展需求的表現。高校檔案信息化建設將用戶的需求作為導向，將校園網絡作為平臺，將檔案數字化和電子文件管理作為信息化建設工作的重點，以便能夠促進高校檔案事業的發展以及信息資源共享為目標的系統性的建設。當前高校檔案管理部門正在積極的利用計算機技術來提高信息化建設以及檔案管理工作的自動化，借助互聯網技術促進信息資源的共享，積極的尋找和開拓檔案信息服務的創新模式。

二、高校檔案信息化建設中存在的問題

1.在理解上存在偏差

在社會進行發展的過程中傳統的檔案管理工作、整理工作、紙質檔案的保存方法以及人工查詢等一系列的工作已經被信息化逐漸的取代了，這不僅節約了存儲空間還更加易于工作人員的操作，所以高校檔案信息化建設的價值是非常高的。在信息化建設中存在的問題就是高校檔案管理人員對于檔案信息化建設的認識程度不夠，對于信息化建設必要性的認識也不夠明確，在工作中也缺乏積極性和熱情，并沒有將高校檔案信息化建設放入日常的工作計劃之中，并且在檔案管理人員之中缺乏具有高校檔案信息化建設基本理論的人員，直接阻礙了高校檔案信息化建設的進程。

2.高校檔案的利用效率低下

在高校檔案信息化建設中出現的比較嚴重的問題就是資源的投入與使用產出之間不平衡，高校檔案館中保存的一些檔案的保存成本以及遠遠地超過其自身的使用價值，利用檔案的人員也是比較少。正是因為如此高校更是要充分的注意在高校檔案信息化建設中的投入與利用不平衡的問題，不能夠消極應對，或者不進行高校檔案的信息化建設。

3.設備比較落后

高校檔案信息化建設是由互聯網技術以及電子技術設備支撐起來的，但是高校中存在一些硬件跟不上、軟件技術落后的問題。在高校檔案信息化建設的過程中是需要多數網絡連接、快速訪問、能盡快的傳輸文件，但是硬件設備跟不上的話就不能滿足大量的電子文件的傳輸速度一信息量大的要求，另外在信息化之中為了檔案安全著想，需要建立使用者身份證系統。管理工作人員的工作系統。查詢系統、各個單位之間的互相聯絡等，但是如果軟件技術落后可能會制約高校檔案信息化建設或阻礙高校檔案信息化建設的進程。

三、高校檔案信息化建設的應對措施

1.完善高校檔案信息化建設的思路

完善高校檔案信息化建設主要應該從三方面進行：第一，就是要加大高校檔案信息化建設的經費投入，以此保障高校檔案信息化建設因為資金不足而停止，想要加大經費的投入，檔案館自身也應該增加收入，讓高校領導能夠充分的認識到檔案工作的重要性，就更應該聽過網絡建設檔案館，增添高校檔案信息化建設所必須的設備。第二，就是應該積極地開展技術競賽，這樣能夠有效地提高高校檔案管理人員對于檔案信息化建設的基本理論和知識，拓展檔案館信息化的途徑。當然想要增強現代化高校檔案信息化的建設就應該對于紙質檔案的保存方法進行創新和研究，積極的開展電子文件的保存和轉化，將一些紙質的文字以及檔案、照片、圖像、音頻等轉化為電子的文件，并且通過定期的知識競賽促進高校檔案館內部積極活躍的學習氛圍，更好更快的實現檔案資源的網絡化的發展。第三，就是應該加強高校檔案管理人員的業務培訓，經過對于管理人員的培訓，讓管理人員掌握更多更先進的文件保存方法以及正確的管理步驟，改變長期以來高校檔案管理人員習慣于傳統的手工管理對于檔案工作的專業要求并不高的問題，經過培訓，讓檔案管理業成為高校管理中的一個部分，進而逐漸的養成良好的合理的專業化管理隊伍，培養高校信息化建設的骨干力量，確保高校檔案信息化建設工作更好更快的進行。

2.建立高校數字，變被動為主動

高校檔案信息化建設中的焦點話題就是檔案數據庫的建立，在一定程度上來講，現在的檔案用戶利用高效檔案的情況與以前相比來說發生了很大的改變，但是還存在有待改進的地方。在數據庫建立的過程中，高校檔案館應該積極主動的向用戶提供檔案，在高校檔案的開發以及利用之中，高校檔案館也應該使用計算機系統來分析并且實現用戶的需求，這樣才能夠為高校檔案信息化的建設提供支持和導向作用。在高校檔案信息化建設的過程中，檔案館惡意建立高校數字檔案數據庫，并且將數字檔案進行共享，并且通過用戶權限設置來科學合理的分配數據庫中的各種信息。另外在建立數據共享的同時還需要針對于用戶的各種不同的續期定制不同的檔案服務，滿足用戶的各種需求，最后，還應該建立高校檔案服務中心，為用戶提供幫助，這樣節約了檔案館中的服務成本還簡化了檔案利用的手續，方便了用戶的檔案利用，提高了檔案的用效率，同時也節約了社會成本。

四、結語

綜上所述，高校檔案的信息化建設是一項以非常煩瑣復雜的工作過程，我們不能僅僅只是簡單地對檔案進行詮釋，而是要在檔案信息化建設的過程中不斷發現問題，總結經驗，直至問題解決，不斷的提高高校檔案信息化建設的建設水平，實現高校檔案的利用效率最大化。

［1］徐潔《論高校檔案信息化建設存在的問題及改進思路》，［J］辦公室業務，2012.08.05

［2］邱艷《高校檔案信息化建設的問題及對策探析》，［J］宿主學院學報，2009.12.15

［3］李澤玉《論高校檔案信息化現狀及對策分析》，［J］南昌教學學院學報，2012.01.30