互聯網環境下出版社ERP系統在編務工作中的實踐
——以高質高效為前提

2016-03-02 12:52:20施建嵐廈門大學出版社福建廈門361008

新聞研究導刊 2016年3期

施建嵐（廈門大學出版社，福建廈門 361008）

施建嵐
（廈門大學出版社，福建廈門 361008）

摘要：近些年來，計算機技術取得了前所未有的進步，基于網絡環境的信息化建設也逐步成為衡量出版單位數字化轉型的必要條件。在如此大環境下，各出版單位紛紛將企業ERP系統建設提上了日程。本文介紹了使用ERP系統來實施編務工作的意義，以及在高質高效的前提下通過ERP實施編務工作的幾點策略。

關鍵詞：互聯網環境；ERP系統；編務工作

引進先進的數字化管理系統已經成為整個行業改革的一個重要手段，ERP系統的有效實施將幫助出版社各部門實現信息溝通、數據共享，為出版社的經營決策提供及時、準確的數據參考，提高出版企業的工作效率和經濟效益。

一、使用ERP系統來實施編務工作具有十分重要的意義

首先，ERP系統的實施有助于將圖書數據串聯在一起，減少數據孤島，避免了各個部門信息的不對稱。對于編務工作而言，從選題開始，經過的三審三校、書號、CIP每個流程都相對獨立，而ERP系統可使原本獨立的編務流程的所有數據聯系在一起，甚至直到編務下游的印制、發行、財務工作等環節。

其次，使用ERP系統能提高編務與行政主管部門之間的互動質量。編務與行政主管部門的日?；又饕ㄟx題申報、書號及CIP申領。針對這三個環節，主管部門分別開發了相應的填報軟件，同時開放了相應的數據批量導入接口，出版單位可通過ERP系統與相關軟件對接，提高工作效率，也減少了人工操作所帶來的差錯。

最后，使用ERP系統還能提高市場的反饋速度，保證服務質量。具體在編務工作中，通過使用ERP系統能及時將市場、讀者反饋的信息反映給編輯和作者，這些信息能使出版單位能更好地面向市場，服務讀者。

二、ERP系統在編務工作中的實施策略

編務管理包括了以下幾大部分：選題、合同、三審、ISBN 及CIP、申請費用。

第一，選題是編務的基礎工作。在ERP系統，能夠設定選題流程的狀態，規范選題的審批流程，還能將行政主管部門對選題的審批意見反饋到系統中去，做到對選題的審核過程有據可查。選題流程還應考慮到與新聞出版總局相關系統的對接，不僅要將選題申報系統中的必填字段納入選題上報的表單中，還應考慮將ISBN及CIP系統的部分必填字段也納入進來，盡可能地減少編輯在下游編務環節的重復操作，提高工作效率。不僅如此，在完善ERP系統中圖書印刷工價信息的前提下，申報選題時可附帶加入成本預算表，再結合預估的定價，計算出大致的保本印數，用數據決策，而不是依據經驗判斷，達到對選題的選擇作出科學判斷的目的。

第二，選題列選后，出版社應與作者簽訂出版合同，而合同也是ERP系統中十分重要的環節，同時也是編輯、印制及稿酬流程申請和審核的依據。在合同填報時，應以本出版社的格式化合同作為模板，并且對部分固定格式進行校驗（數字、日期、金額等），以保證數據的正確性。在合同的執行過程中，可提取合同中的部分數據做校驗（如填寫印制單時，紙張規格須與合同一致），亦可提取合同中的時間數據做相關事務提醒（如在合同所約定支付作者稿酬時間的前3天提醒相關人員申報稿酬單）。由此可見，合同與下游流程的關聯，在很大程度上減少了因違反合同而產生的差錯，也降低了出版單位的法律風險。

第三，三審流程是編務工作中最關鍵的部分，其關系到出版物在內容層面是否能達到出版要求。責任編輯在收到稿件后，可通過ERP系統登記稿件信息，作為檔案保留，之后則可進入三審流程。ERP系統可以查找相關部門及角色，準確地定位出相關選題的復審及終審人員。在三審流程中，責編、復審及終審需將自己的審稿意見填入系統，最終由總編輯審核是否允許發稿，再由系統打印出固定格式的三審意見表作為選題的檔案附件。通過ERP系統進行三審流程，整個過程不用手寫材料，快捷便利，且信息資料保存完整，這使得三審的效率有了很大的提升。當然，三審流程并不是越快越好，ERP系統可對三審的時間做出一定的控制，杜絕出現“三審一日游”的情況。

第四，在稿件三審完成且總編輯發稿后，ERP系統可自動生成ISBN申請單，并通過任務提醒編務人員導出ERP系統的EXCEL文件，導入行政主管部門的ISBN系統中，開始申領ISBN。在取得ISBN后，ERP系統還可保存ISBN系統的條碼信息，以便印制部門使用。CIP的申請流程與ISBN申領相似，將ERP系統中導出的XML文件導入CIP申報系統。在CIP申領完成后，ERP系統將會保存CIP核準信息文件，還可自動獲取核準信息中的核準號及分類號。由于在選題申報過程中，責任編輯已經將與ISBN及CIP相關的信息填入系統中，因此，在申請ISBN及CIP時，整個操作可直接由編務完成。這減輕了責編和編務的負擔，使編輯能更專注于策劃及書稿，減少了人工差錯，同時縮短了出版周期，提高了編輯和編務的協作程度及整體的工作效率。

第五，費用申請包括了作者稿酬及編輯過程中所產生的各種勞務費用，這也是編務工作之一。對于作者稿酬，ERP系統可從合同信息中提取稿酬發放的時間、標準等來提醒責任編輯開具稿酬單。對于其他各種勞務費用，如編審費、校對費、裝幀設計費等，則可在ERP系統中設定相應發放規則（如按千字、按圖幅數、按碼數計費），由填報人員申請。使用ERP系統，可不打印費用領取單之外（財務在費用領取后需要使用該單據作為憑證附件）的其他紙質材料，同時費用審核過程中的選題信息、合同信息、作者信息等均可在ERP系統中查詢到。