探討高校檔案管理的創新及其優化

孔 菲

（湖南城市學院 湖南 413099）

探討高校檔案管理的創新及其優化

孔 菲

（湖南城市學院 湖南 413099）

新時期發展下，各高校要想要做好檔案管理工作，則需要對檔案管理進行創新優化，提高其影響力，將檔案管理全面融入高校工作中，作為衡量各校工作的效率，同時也是進行檔案管理的落腳點，本文主要對高校檔案管理的優化措施和創新發展，進行簡單的闡述。

高校檔案管理 創新發展 優化策略

近些年來，高校檔案管理成為高校教育工作的一部分，而在新的發展形勢下，想要完善檔案管理工作，則需要不斷的擴大規模，健全制度，優化檔案管理模式，創新體制建設發展，進而提高工作效率，使檔案管理發揮真正的作用。［1］

一、優化檔案管理

1．優化檔案管理理念

優化檔案管理理念的首要任務，吸取新理念、創新思維發展，同時也是優化檔案管理的基礎，優化思維發展，離不開創新管理。所以，各部門要堅持“為人民服務”的工作宗旨，將復合高校管理理念為發展方向，在檔案管理上，以優化和創新發展為管理目標。

2．完善管理內容

各高校一般會設有檔案管理部門，建立數據庫，但有的數據并非是完整，檔案管理部門，想要將學校數據全部搜集全，是具有一定困難的，所以，要對檔案管理進行優化、調動，盡量使學校數據完善化，并且保證管理質量，要能夠進行規劃性、完整性的搜集數據，對數據進行整合優化，將其變得完整化、實效化、整合化，服務于人民群眾。［2］

3．優化創新方式

為了緊跟時代發展的步伐，檔案管理部門不僅對外在形象進行了優化，從根本上對檔案管理模式進行改革。管理工作人員要堅持以服務為宗旨，而從工作人員的表現，就能夠體現出服務效果。此外，檔案管理部門也要通過先進的科學技術，提高工作效率，實踐檔案管理機械化，打破傳統依靠人工管理的方式，不僅能夠節省時間，更能夠便于實現科學化的管理。通過多樣化的方法，將學習檔案管理落實到實處，進而實現管科學化、先進化的管理模式。［3］

4．團隊創新

培養大量的管理人才，是目前我國各高校所應履行的義務，根據管理人員自身的發展，培養一批務實、認真、高水平、高技術的管理團隊。建立全面的檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質和水平，能夠通過專業的方法，解決實際問題。

二、檔案管理工作中的問題

高校建設發展與檔案管理部門是分不開的，不僅擁有記載、影響、信息的特點，還擁有專業性和應用性，但這些特點，從目前發展形勢看，并未被體現出來，并且有一些問題，有待解決。

1．缺乏規范的管理

目前，能夠真正做到檔案規范管理的學校少之又少，有些學校從表面上看，檔案的管理井然有序，與國家相關法律規定相符合，擁有專門的檔案館，而實際上則問題百出，也有一些學校，由于受一些外界因素的影響，導致管理缺乏規范化模式，缺乏科學的管理和優化管理的方法。而對于檔案的管理，只是由各部門管理，缺少專業的工作人員管理、缺乏完善的機制、缺少完善的管理方式等一些問題。

2．基礎設施落后

優化檔案管理，首先要具備一定基礎管理條件。而一些學校的基礎建設并未達到國家相關規定要求，根本不具備相應的防范措施。例如：防火設施、防盜設施、防蟲害等，另一方面，缺乏相應的設備，致使管理室規模狹小、設施落后等。例如：2015年，一所高校由于基礎設施落后，致使一些檔案資料因天氣原因，而受潮，這給工作人員帶來了較大的麻煩。

3．綜合素質有待提高

隨著社會化進程的加快，社會各行業的工作人員要求逐漸增高，當然檔案管理人員也是其中之一，一批專業、高水平的管理人員是檔案管理工作的必然要求，目前，我國從事相關職業的人員，均在大專學歷，但現代化信息技術的發展速度驚人，現階段水平的檔案管理人員，已不能滿足行業的需要，并且管理人員的綜合素質有待提高，對于工作的責任認識不到位，缺少專業的管理方法等。尤其是在深化管理方面的人才，較為稀缺。這也是高校檔案管理模式落后的主要原因。

三、創新優化檔案管理的策略

1．提升檔案管理人員的整體水平

管理人員的水平，決定著其部門的工作效率，想要提高管理水平，有必要提升管理人員的整體水平，筆者認為：首先，提高錄取條件，在進行招聘時，要綜合每個應聘人員的自身條件，錄用一些專業水平過硬、具有相關管理經驗、責任感較強的人員，其目的是：讓他們身上的優勢能夠完全體現在工作上，對于一些錯誤，要能夠及時進行改正，將他們身上應有的年輕活力，全部灑在工作中。檔案管理工作，需要對工作內容和法律法規具有一定的掌握。其次，定期安排培訓。管理人員想要完全勝任這份工作，則需要不斷學習、強化自身能力，以跟上社會發展的步伐。因此，相關部門要進行定期培訓，不斷增加工作人員的工作能力。最后，注重培養人才。檔案管理部門可以適當建立獎懲機制，對于表現突出的員工，部門可以給予職稱評定，挖掘具有工作潛力的員工，重點培養。

2．規范工作體制

實行統一管理。由學校集中管理，避免出現混淆的想象。其二，建立管理制度。沒有規矩不成方圓，因此，檔案管理部門要健全規章制度，檔案實行分類、整合管理，從搜集檔案、保存檔案、輸入系統、整理、建檔等都要建立完善的管理制度，對于保管的材料，要進行歸納裝訂、排序、按類別劃分。職能劃分明確，避免當問題出現時，找不到責任人的情況出現。

3．優化管理模式

其一，管理人員要學會通過網絡技術，對信息實行管理，打破傳統單一的展示方法，實現檔案多樣性的管理模式。通過計算機管理，不僅能夠節省工作時間，還能夠提高工作效率，這也是傳統管理模式所不能超越的，例如：在查找某學生檔案時，即通過計算機幾秒就能夠完成，而傳統人工的方式卻要按照分類進行查找，較為繁瑣。并且計算機保存不需要空間要求、不需要大量的資金投入，最為重要的是，具有較高的保密性。

其二，創新信息升級。創新信息升級是現代檔案管理的前提條件，是優化創新管理進步的體現。加大檔案信息技術管理力度，實行信息化發展，成為現階段優化檔案管理信息的落腳點，加大經濟投資，引進先進技術設施，健全檔案管理制度。

結語

檔案管理是各高校的基本義務，也是工作的職責，新時期發展下，各高校要全面致力于檔案的管理方式，管理人員的綜合素質，優化管理，使之能夠充分發揮檔案的真正意義和作用，使檔案管理能夠跟上時代發展的步伐。

［1］關莉莉.淺析高校檔案管理創新［J］.科技風.2014(22).

［2］鐘杏梅.淺議企業檔案管理創新［J］.東方企業文化.2013(14).

［3］耿亞楠.檔案管理創新與服務模式研究［J］.辦公室業務.2013(18).