關于文書檔案管理發展的幾點回顧

陳劍云

文書檔案是由文件從形成到收集、立卷、整理，最終形成的一種檔案門類。是一種記載歷史性文書材料的重要憑證，主要由文字組成，在一定的時期內具有現行法律效力。是一種極具有參考利用價值的檔案門類。

文書檔案的載體一般由紙質材料組成，傳統立卷的方式也是手工立卷，抄寫目錄，打頁碼等，借閱的方式則由檔案借閱者上門借閱或復印，利用起來極不方便。

自從計算機廣泛應用于辦公自動化以來，文書檔案的形成、立卷直至借閱利用均發生了非常大的變化。從一開始使用電腦時的檔案目錄電腦化，直到今日的全文掃描，電子原文共享，網上借閱檔案等，電子文件信息技術發展不斷更新換代。

文書檔案從形成的紙質文件，發展為電子信息存儲歸檔。與原來的傳統文書檔案管理相比，使用電子文件信息進行文書檔案管理具有不少優勢。

首先是，提高了文檔在流通中的效率及可靠性。以往辦理公文過程中，須由專人送閱及收回文件，傳閱時周期長，且有時難免有延誤或丟失等情況，影響了辦文質量。使用辦公自動化后，這樣的情形大大減少，一般都能及時從電腦收到電子文件，極大提高了辦文質量及歸檔質量。

其次，電子文件歸檔比紙質文件更方便快捷。以往紙質文件一般需在文件形成后第二年的年初由文書部門向檔案部門移交，采用電子文件歸檔后，文件隨辦隨歸，檔案人員可提前收到已辦結的電子文件并將其歸檔，提高了歸檔速度。

在文書檔案的立卷方面也采用了電腦自動立卷的方式，提高了立卷的速度及準確性，使檔案工作人員在立卷過程中更為快捷，所立案卷排序更為科學合理，提高了工作效率。

再有就是電子文件的借閱利用也較比紙質檔案更方便快捷。檔案利用者可使用電話調卷，網上借閱，電子文件傳遞等多種渠道進行電子檔案借閱。檔案信息資源的共享已成為現實。借閱人員可以方便地從網絡借到檔案，也可直接在電腦上剪貼利用，或打印成紙質材料，節省了檔案利用人員上門借閱的人力物力，并且可多人同時借用同一冊檔案，提高了檔案利用的效率，使檔案能更大限度地發揮出憑證參考的作用。

文書檔案的數字化存貯還具有穩定性好的特點。電子文件可由U 盤或移動硬盤備份或電腦網絡專用終端服務器進行遠方存貯，極大提高了電子檔案的存貯安全性。紙質文件由于紙質纖維含有酸性，很容易被細菌侵食，紙張上的字跡也易褪色，長霉。例如：在高溫高濕的環境下，紙張易變質，字跡模糊，發生種種化學反應，以致出現難以彌補的損失。例如：蟲蛀或長菌等，致使許多珍貴的檔案材料難以長期完好保存。而電子文書檔案卻不同，隨著電子信息技術的發展，電子文件的保存條件日漸成熟穩定，不僅可用U盤、光盤、VCD、DVD等，還有服務器專門存貯，具有存貯穩定性好的特點。

電子文件網絡信息技術還使檔案人員擁有一種橫向交流平臺。檔案人員通過網絡終端可了解到共他內網單位的檔案管理的狀況，也可使各不同單位檔案管理工作人員之間有了一定的交流和資源的共享，使檔案人員開拓了視野。

此外，電子文件網絡信息技術還有安全保密性好的優點。在采用掃描儀或數碼相機等設備對紙質材料檔案進行數字化加工后，檔案數據的安全性由系統軟件的加密功能進行重要文件的加密處理。使重要文件的借閱得到控制，必須經過審批方可進行。計算機的網絡還被分為檔案數據專網及企業局域網，這樣檔案的數據專網即與互聯網互相隔離，加強了檔案數據的安全性。對于檔案電子設備如：掃描儀、數碼相機等，必須對其進行全面的安全監控和輸出管理。有效防止了電子檔案的泄密。為保證檔案數據安全，還設立了電子檔案數據保護模塊，對重要文件檔案進行加解密管理，水印管理等操作控制，通過管理與技術相結合的手段，提高了電子檔案的管理的安全性。而傳統紙質檔案的安全管理僅限于紙質材料的外借審批，歸還時的檢查，采用防盜門窗及監控設施等，相比之下，電子文件管理具有更高的安全性及保密性。

縱觀文書檔案管理從紙質向電子文件飛躍發展的過程，筆者認為這是現代科技信息化技術發展的一個縮影。也透視出我們當代社會向高科技不斷發展的方向，也許在不遠的將來，還會有更方便快捷的科技手段的出現，比如：高智能計算機等。這種種變化使我們檔案工作者們更應該積極面對，勤加學習，在時代發展的洪流中不斷地去適應新的現代科學技術，跟上時代的步伐。