新形勢下做好高校檔案工作的思考

張忠良

當(dāng)下，全國檔案界在中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指引下，面對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，高校檔案部門和檔案管理人員將如何揚(yáng)帆起航、創(chuàng)造事業(yè)的輝煌？這將是當(dāng)前高校檔案工作者最迫切的期盼。

1 新時期高校檔案工作面臨的形勢和特點(diǎn)

高校檔案工作正進(jìn)入傳統(tǒng)檔案形態(tài)與電子檔案形態(tài)的“雙元并存”時代。當(dāng)今是信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用使諸多領(lǐng)域的工作效率得到了很大程度的提升。在這個背景下，難以計(jì)數(shù)的電子文件出現(xiàn)在人們的視野之中，電子檔案隨之產(chǎn)生。檔案的存儲正在由傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)向如今的電子光盤、U盤之類的形式存儲。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存，高校檔案管理部門和檔案管理人員一定要做好這一特殊時期的檔案管理工作，保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化電子檔案時代的完美過渡。

從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子信息的特點(diǎn)來看，這兩種檔案各具優(yōu)勢，各存不足，這一點(diǎn)不容置疑。在實(shí)際工作中，高校檔案部門與檔案管理人員只有盡可能地雙向結(jié)合，揚(yáng)長避短，才能保證檔案管理工作高效安全。

（1）高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到高校檔案數(shù)字化的必然趨勢。電子檔案從起草、修改、存儲再到印發(fā)離不開計(jì)算機(jī)，極其便于修改、復(fù)制和轉(zhuǎn)移，這一特點(diǎn)使得電子檔案獲得了以往傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)無可比擬的開放性，也使得電子檔案具有了極強(qiáng)的檢索性，能夠使檔案工作走向社會，服務(wù)于社會民眾。電子檔案體系使檔案信息用戶無需親自跑到檔案管理單位進(jìn)行檔案信息借閱，擺脫了時空限制，在世界的任何地點(diǎn)只要有計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)目標(biāo)檔案的查閱。同時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)在檔案管理工作中的應(yīng)用，使得檔案管理進(jìn)入一個全新的工作時代，大大提高了檔案工作人員的工作效率。

（2）強(qiáng)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理力度。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著極強(qiáng)的穩(wěn)定性、安全性、不可替代性。在法律意義上，傳統(tǒng)檔案中的字體、字跡、圖像、印章等信息，有助于檔案內(nèi)容的鑒別，大學(xué)生在就業(yè)、升職、學(xué)歷認(rèn)證、留學(xué)等方面信息利用，有關(guān)部門都以高校檔案部門紙質(zhì)憑證作為依據(jù)采納；傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以作為法律憑證，有著電子信息不能比擬的法律效力，在司法實(shí)踐中有非常的權(quán)威性，而電子檔案因其轉(zhuǎn)移方便使得其在這點(diǎn)劣勢盡顯。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以紙張為主要存儲載體，形式上簡單直觀，而且可識別性強(qiáng)，因此，在當(dāng)前廣泛倡導(dǎo)數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的背景下，高校檔案部門以及檔案管理人員更須進(jìn)一步強(qiáng)化自身的對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理力度。

通過傳統(tǒng)檔案形態(tài)與電子檔案形態(tài)的比較，我們對傳統(tǒng)檔案形態(tài)與現(xiàn)代電子檔案形態(tài)有了進(jìn)一步了解。在信息領(lǐng)域，任何先進(jìn)的只是暫時的，所有的信息技術(shù)檔案今后將不斷地完善和發(fā)展。

2 突出高校檔案部門的雙重職能，強(qiáng)化行政管理

當(dāng)前形勢下，個別高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)還不夠重視，其部門的地位相對其他職能部門較低，可以用“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”來概括有些高校檔案部門在高校中的地位。在學(xué)校組織的改革，檔案部門位置往往削弱，只看到了它的服務(wù)功能，而忽視其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)職能。要把檔案工作作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門，根據(jù)《檔案法》及27號令《高校檔案管理辦法》賦予檔案管理人員的職責(zé)，明確規(guī)定了高校檔案館（室）具有檔案行政管理、檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)職能。因此，高校檔案部門在積極做好檔案工作的同時，要主動和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)溝通，得到主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。檔案工作不僅是簡單地做好歸檔、保管和利用，還要依法開展檔案工作，“對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時還要“負(fù)責(zé)保管本校的檔案”。高校檔案部門應(yīng)具有雙重性，作為職能部門，負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能；作為業(yè)務(wù)部門，具有“保管”的職責(zé)。因此，在學(xué)校工作中高校檔案部門要理直氣壯地強(qiáng)調(diào)所做檔案工作的雙重職能。

3 更新觀念，促進(jìn)高校檔案工作創(chuàng)新

習(xí)近平總書記在2015年5月29日指出，綜合國力競爭說到底是創(chuàng)新的競爭。要深入實(shí)施創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，推動科技創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新、 企業(yè)創(chuàng)新、市場創(chuàng)新、產(chǎn)品創(chuàng)新、業(yè)態(tài)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等，加快形成以創(chuàng)新為主要引領(lǐng)和支撐的經(jīng)濟(jì)體系和發(fā)展模式。足見“創(chuàng)新”對于事業(yè)發(fā)展、對于國家昌盛、對于民族復(fù)興的重大作用。在高校檔案管理中，創(chuàng)新同樣有著舉足輕重的作用。

首先，要更新檔案工作人員的觀念。由于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案館工作人員思想僵化，接受新事物、新方法遲緩，難以適應(yīng)新的檔案管理工作發(fā)展的新時代的要求。在新形勢下，高校檔案工作人員要與時俱進(jìn)、更新觀念，要把封閉保守的觀念，轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的理念；把滿足現(xiàn)狀的觀念，轉(zhuǎn)換成為敢闖敢干、開拓進(jìn)取的觀念；把就檔案論檔案的單純業(yè)務(wù)觀念，轉(zhuǎn)換成密切關(guān)注改革發(fā)展新情況，為學(xué)校和社會服務(wù)的觀念；把被動利用檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成為主動創(chuàng)造條件為學(xué)校發(fā)展和一線師生服務(wù)的觀念；將開展自己經(jīng)驗(yàn)的檔案工作理念，轉(zhuǎn)化為社會和經(jīng)濟(jì)效益的概念；把因循守舊，無所作為變成勇于實(shí)踐、大膽創(chuàng)新的理念。

其次是實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新。

①制度創(chuàng)新。有的高校檔案管理體制和制度不夠完善和健全，高校要依據(jù)《檔案法》、《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本學(xué)校的實(shí)際情況，制定出本校檔案管理的規(guī)章制度和規(guī)范性文件，使高校檔案部門對檔案工作的開展有法可依，有章可循，從而使高校的檔案工作步入法制化、規(guī)范化管理的軌道。

②機(jī)制創(chuàng)新。第一，高校檔案工作要建立責(zé)任制，明確學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作管理的職責(zé)。要把學(xué)校的檔案工作納入本校的議事日程。學(xué)校各部、系、院等職能部門相對也要建立檔案工作管理的職能，各負(fù)其責(zé)，有了明確的檔案管理職責(zé)，就能改變高校檔案工作責(zé)任不明，進(jìn)一步使學(xué)校的檔案工作落到實(shí)處。第二，要建立和完善各項(xiàng)檔案工作的程序、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。第三，要建立健全學(xué)校檔案工作機(jī)構(gòu)，落實(shí)檔案部門編制和人員，明確責(zé)任和權(quán)利，為學(xué)校檔案工作的開展提供組織保證。

③工作創(chuàng)新。工作創(chuàng)新首先就是服務(wù)創(chuàng)新，檔案人員應(yīng)自覺服從和服務(wù)于學(xué)校的中心，在擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域的實(shí)踐中，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，提升服務(wù)功能，積極拓寬檔案工作為學(xué)校工作服務(wù)的渠道和領(lǐng)域。要以檔案利用為中心，大力宣傳館藏檔案信息，積極參與國際“檔案日”宣傳活動，不斷拓展參與范圍和活動內(nèi)容。編制必要的檢索工具；注意檔案信息的二次加工和分析研究，搞好編研工作；收集和整理專題信息；充分挖掘、收集對檔案價值的編制研究。

4 適應(yīng)形勢，加快高校檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)

①建立現(xiàn)代化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。現(xiàn)代高校普遍建立了完善的校園網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為高校各類信息的傳遞中心。高校檔案管理工作也要充分利用這一有利條件建立自己的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。因此，第一步是建立一個網(wǎng)絡(luò)采集系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立一個可行的軟件系統(tǒng)，建立檔案信息存儲在互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)站，涵蓋高校需要的所有檔案材料。讓學(xué)校有關(guān)人員可以隨時利用相應(yīng)的檔案材料。其次是網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)的建立，內(nèi)容涵蓋了所有的信息已經(jīng)被存儲，網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地為學(xué)校的教師和學(xué)生提供所需的信息使用。這不僅將提高檔案管理機(jī)構(gòu)的效率，也有利于形成檔案信息的收集、存儲、處理、傳輸和利用，更好地為教學(xué)、科研、管理等服務(wù)，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為學(xué)校檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)中心。

②實(shí)現(xiàn)檔案管理辦法和手段的現(xiàn)代化。高校檔案館（室）應(yīng)盡可能配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案部門計(jì)算機(jī)管理。設(shè)置科學(xué)的文件編號系統(tǒng)、編排系統(tǒng)、歸檔系統(tǒng)。廣泛應(yīng)用更多更好的計(jì)算機(jī)管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息交換網(wǎng)絡(luò)、咨詢業(yè)務(wù)情報、檔案管理、檔案工作程序規(guī)范化。應(yīng)用光盤技術(shù)和微編技術(shù)擴(kuò)大信息存儲量，配備現(xiàn)代化設(shè)備必要的攝影、錄音、錄像、掃描和復(fù)制，使檔案能更好地為學(xué)校的改革和發(fā)展服務(wù)。

5 提高自身素質(zhì)，建立一支穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍

在傳統(tǒng)檔案形態(tài)與電子檔案形態(tài)的“雙元并存”的時代，對檔案管理人員提出更高的要求，要做到五個適應(yīng)：知識結(jié)構(gòu)要適應(yīng)，人員配備要適應(yīng)，管理理念要適應(yīng)，工作能力要適應(yīng)，服務(wù)態(tài)度要適應(yīng)，造就一支專業(yè)的復(fù)合性人才隊(duì)伍，擔(dān)負(fù)起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時代的檔案管理重任。

（作者單位：鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來稿日期：2015-10-16）