使用檔案管理軟件的體會與思考

劉麗平

目前市面上有種類繁多的檔案管理軟件，雖然基本功能都大同小異，但仔細比較，各種檔案管理軟件在設計上各有千秋。

1 筆者使用的不同檔案管理軟件比較

1997年開始使用原煤炭部推行的Dos版檔案管理軟件，這款軟件在Dos界面下操作，需要使用Dos命令操作軟件，要牢記各種命令，使用起來不但麻煩，而且功能十分單一，只能進行檔案的初級錄入和簡單檢索查詢，目錄打印等工作都無法實現。2002年引進原煤炭部與博陽公司聯合開發的GE2000好易檔案管理軟件，這套單機條目版的檔案管理軟件在Windows98操作系統（也適用于后來的WindowsXP操作系統）中運行，進一步提高了軟件的穩定性和簡便性，檔案數據庫設置、檔案檢索、各種目錄的打印非常便利，可以實現一次錄入、多次輸出的目的。2012年以來，開始使用量子公司局域網版檔案管理軟件系統，這套檔案管理軟件在WindowsXP操作系統中運行，可以把檔案全文掃描掛接進檔案管理系統，實現所有掛接進檔案管理系統的檔案資料的全文檢索，對檔案的查閱利用特別方便，可以不用去庫房取檔案實物來提供檔案信息的拷貝、傳送、打印等利用服務。

2 檔案管理軟件設計的優點

2.1 強大的數據庫和表格設計功能。如博陽公司的GE2000好易系列檔案管理軟件，其特別突出的一項功能就是軟件使用人員可以根據自己的需要，隨意地設計、更改檔案數據庫的結構、字段名稱類型和各種檢索目錄的格式，而且非軟件專業人員設置起來也非常方便，不需要特別專業的知識就能很容易地掌握，這非常有利于及時適應檔案工作的要求和隨心所欲設置打印各種檢索目錄，極大地方便了用戶的使用。

2.2 強大的數據排序功能。如量子公司的PDE系列檔案管理軟件的排序功能十分強大。界面簡單，操作方便，對于輸入軟件系統的各個條目，在條目列表時就可以對數據庫中的任意字段，用鼠標點擊來實現自動排序，這個對檔案的查詢和目錄的打印非常有用，不像有些軟件，需要在菜單中先選擇數據排序字段，進行相關操作后才能進行排序，程序上麻煩多了。

3 檔案管理軟件設計的不足

3.1 局域網版軟件操作程序麻煩。首先，局域網版的檔案管理軟件數據存放在一臺配置較高的主機（俗稱“工程機”）上，這臺主機采用的是專業的操作系統（Windows Server 2003），這不同于平時用的WindowsXP操作系統，單是開關機就較一般電腦時間要長得多。不僅如此，使用這種操作系統的電腦“開機要輸密碼、關機要選理由”，不選關機理由都關不了機，很麻煩。其次，從開機到啟動檔案管理軟件程序需要輸入數次不同的賬號密碼：比如我們用的這種軟件，開機啟動電腦后，需要先按Ctrl+Alt+Delete組合鍵，輸入一次賬號密碼，才能打開電腦，然后再輸入一次不同的賬號密碼后啟動pde服務，之后，打開一個程序Startup.bat，然后再點擊開啟檔案管理軟件，再輸入不同的賬號密碼才能進入檔案管理系統，如果要全文檢索，還要再次輸入不同的賬號密碼進入全文檢索的網頁。整個過程需要四次輸入不同賬號密碼的操作，相當麻煩，遠不如單機版檔案管理軟件啟動、使用方便。

3.2 檔案管理軟件系統不穩定。當時用的單機條目版軟件經常出現“內存不足”的提示，按軟件系統配置要求重新配置電腦后，提示依舊，不過好在對軟件的使用沒什么影響；還有就是加密鎖驅動不好安裝的問題，安裝加密鎖后系統經常不能識別，造成好幾個單位由于加密鎖安裝不上，只能使用軟件的演示功能。后來使用局域網版的檔案管理軟件，更是經常出現開機服務器啟動不了、全文檢索網頁打不開的情況，顯然是系統不穩定造成的；有時還出現掃描掛接后的檔案檢索不到的情況，軟件公司解釋說是往檔案系統掛接的全文文件格式最好是雙層PDF格式的，原先掛接的TIF格式的文件會出現全文檢索不完全的情況，需要把掃描后的TIF文件格式轉換成雙層PDF格式后再掛接，才能實現完全的全文檢索。但從軟件本身的功能上看，這個理由顯然不成立，很有可能是軟件設計的缺陷：既然有的TIF格式文件能檢索到，說明軟件自身的功能是能對TIF文件格式進行全文檢索的，之所以檢索不完全，恐怕還是軟件設計的原因。況且，掃描儀掃描的文件都是TIF格式文件，如果掛接PDF格式的文件，還需要再做文件格式的轉換。加一道工序不說，誰又能保證轉換后的文件與原始文件完全一致呢？

3.3 不能實現某個文件字的精確批量檢索。這個問題的麻煩在檔案數據統計和打印二套檔案（發文匯集）目錄時表現得格外突出。由于在輸機時通常先輸入一套檔案（編有檔號的文件），大部分文件已分類到一套檔案中，文件條目信息也已經輸入檔案管理系統，打印二套檔案目錄時，只需把某一個文件字的全部文件找出打印即可。但檔案管理軟件只能實現模糊批量查詢，比如要查詢“中平”文件字的文件，檢索出來的結果往往是“中平”、“中平文”、“中平辦”等所有帶“中平”的文件編號，對打印某一文件字的二套檔案目錄造成不便，需要在打印目錄或統計數據時再做數據選擇。

3.4 數據排序需要補足位數。有的檔案管理軟件在排序時，需要在數字前加0補足最大位數才能實現正常排序，如排序字段已輸入的最大數據是4位數，需要把之前輸入的該字段的所有數據前加0補足4位，才能實現正常排序，不然會出現混亂的排序。建議軟件設計者能讓使用者根據需要改變數據庫字段的類型，來實現自然數的正常排序。

3.5 文件編號檢索時軟件不認括發文年度的符號。文件編號由發文字、發文年度和發文代號三部分組成，發文年度項在輸機時一般用“[ ]”括住，有的檔案管理軟件檢索時不認識括文件發文年度的符號“[ ]”，需要用“%”來代替，才能檢索出來相關文件，這樣極易造成初用者利用文件編號檢索時查找不出文件的情況，我們集團本部和基層單位人員在開始使用軟件時都曾碰到這樣的問題，給檔案檢索帶來不便。

3.6 全文檢索程序煩瑣且不能實現精確查找和排序。以筆者使用的軟件為例，全文檢索不能在檔案管理軟件系統中直接進行，需要另外打開專門的網頁，才能開始全文檢索。而且全文檢索時只支持模糊查找，比如要查找“2014年干部任職”方面的文件，系統會快速查找出所有包含“干部任職”字符的內容，而不能只把2014年的相關內容檢索出來，然后還需要從眾多檢索出的文件中再進行二次手工檢索。另外，檢索出的條目也不能實現選擇相關字段來進行自動排序的功能。

4 各種版本檔案管理軟件的選擇使用

4.1 檔案管理軟件的不同版本。一般來說，檔案管理軟件有單機條目版、單機全文版、小型局域網版、互聯網版等不同版本，對于不同版本的軟件，除了單機條目版的軟件只能錄入檔案的條目信息而不能掛接原文，不具備全文檢索的功能外，其他各版本的軟件在檔案錄入、檢索等基本功能上都是一樣的，不同的是，單機版的只能供單臺電腦使用，局域網版的可供連接在一個局域網內的多臺電腦同時使用，互聯網版的軟件一般沒有什么限制，只要有用戶和密碼，有Internet網絡，在何時何地都可以實現軟件及信息資源的共享。不同版本的檔案管理軟件與錄入存儲數據的容量沒有關系，錄入存儲數據的容量與電腦主機（或服務器）的配置有關。

4.2 不同版本軟件的選用。選用什么版本的軟件，需要結合自己單位的性質、單位整體情況、檔案部門的情況等綜合考慮。

4.2.1 互聯網版軟件的適用對象。管理大量社會公眾檔案信息的公共事業性單位和大型跨地域的集團單位可以考慮選用互聯網版的檔案管理軟件。由于前者檔案受眾廣泛，檔案信息社會公眾查閱量大，有必要實行網絡查詢；后者下屬單位地域分布廣，區域限制大，來往查閱檔案極不方便，有必要在互聯網上實現檔案信息的傳播和共享。

4.2.2 檔案管理軟件不是越高級越好。如果不是公共事業性單位，也不是跨地域的集團單位，本單位的檔案不面向社會大眾，主要供自己單位內部的人員來查閱，這樣的單位不論規模大小、檔案數量多少，不建議使用互聯網版的檔案管理軟件。因為檔案都有一定的保密性，如果選用互聯網版的軟件，檔案信息安全和保密問題是必須考慮的一項重要內容，由于這些單位檔案受眾比較單一，互聯網版軟件根本發揮不了作用，相反檔案人員還要花費大量的時間和精力在數據維護和網絡信息的安全防護上，有點得不償失。

4.2.3 巧用單機全文版軟件。對于一般的機關和企事業單位，建議選用單機全文版的軟件即可滿足使用。單機全文版的軟件唯一不足就是不能實現多臺電腦的共同錄入和查詢，而多臺電腦共同錄入也就是在檔案集中整理時才用得上，平時基本派不上用場，而且局域網版的軟件系統不穩定，平時開機、關機特別煩瑣，遠沒有單機版軟件查閱程序簡便，而且“多臺電腦共同錄入”這個局限對于現在的檔案軟件功能和操作人員來說根本不算是問題，完全可以通過其他途徑來實現。因為現在的檔案軟件一般都能實現Excel等數據的導入、導出，如果需要多人、多部門共同錄入，可以把檔案管理軟件里設置好的數據庫結構以Excel表格的形式導出，讓不同部門錄入相關檔案內容，然后再把Excel數據導入檔案管理系統，這樣，“多臺電腦共同錄入”的問題就迎刃而解。因此，單機全文版的檔案管理軟件完全能夠滿足工作的需要，但要注意安裝檔案管理軟件的電腦最好不要連接互聯網，并隨時做好檔案數據的備份工作。

（作者單位：中國平煤神馬集團綜合辦公室 來稿日期：2015-10-11）