業務管理信息系統使用及電子文件管理情況調查

孔曉

摘 要：調查發現，業務管理信息系統的普遍使用，業務管理信息系統多樣化與檔案人熟悉系統數量有限形成的反差，非文本電子文件種類與數量的激增和電子文件多頭管理短期內難有改變，均增加了電子統一管理的難度，對檔案人的信息化素養提出了更高要求。因此，應當開展調查或建立年報制度；進行必要的通用業務信息系統培訓；推行形成部門保存電子文件，業務信息系統信息檔案化管理；嘗試在信息中心等業務信息系統集中管理與維護機構建立電子文件管理中心的對策。

關鍵詞：業務信息系統；業務管理系統；業務管理信息系統；配備；使用；調查

為了解市直機關各單位業務信息系統的使用和電子文件形成、備份、歸檔情況，進行了一次問卷調查。調查收回問卷48份。

1 基本情況

1.1 業務信息系統已在大多數單位普遍使用。在問及您所在的單位是否配備使用有業務信息系統時， 回答“有”42人，占 87.5%； 回答“沒有”2人，占 4.17%； 回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.2 半數單位使用業務信息系統數量不超過6種。在問及所在單位配備使用的業務信息系統的數量時，回答“1種～3種”11人，占 22.92%；回答“4種～6種”14人，占 29.17%；回答“7種～9種”8人，占 16.67%；回答“10種～12種”7人，占 14.58%；回答“13種～15種”4人，占 8.33%；回答“16種～18種”3人，占 6.25%；回答“>19種”1人，占 2.08%。

1.3 不同層級統一使用的系統中，市級占比最高。在問及所在單位使用的業務信息系統中各層級所占數量時，回答“全國統一使用”29人，占 60.42%；回答“全省統一使用”33人，占 68.75%；回答“全市統一使用”40人，占 83.33%；回答“單位統一使用”35人，占 72.92%；回答“部門單獨使用”27人，占 56.25%；回答“其他”8人，占 16.67%。

1.4 公文管理系統占比最高，賬務管理次之，人事管理第三。在問及所在單位使用的業務信息系統涉及的具體業務類型時，回答“公文管理”46人，占 95.83%；回答“檔案管理”26人，占 54.17%；回答“賬務管理”40人，占 83.33%；回答“人事管理”36人，占 75%；回答“資產管理”31人，占 64.58%；回答“車輛管理”18人，占 37.5%；回答“招投標管理”22人，占 45.83%；回答“其他一” 9人，占 18.75%；回答“其他二”8人，占 16.67%；回答“其他三” 7人，占 14.58%。

1.5 多數單位設有專門負責管理與維護全部業務信息系統的部門。在問及所在單位是否有專門負責管理與維護全部業務信息系統的部門（如信息中心）時，回答“有”34人，占 70.83%；回答“沒有”10人，占 20.83%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.6 數據庫文件和電子表格文件已超過文本文件，成為電子文件的主要類型。在問及所在單位使用的業務信息系統產生的電子文件格式時，回答“文本文件”39人，占 81.25%；回答“電子表格”45人，占 93.75%；回答“電子郵件”11人，占 22.92%；回答“數據庫文件”48人，占 100%；回答“視頻文件”10人，占 20.83%；回答“音頻文件”12人，占 25%；回答“圖像文件”18人，占 37.5%；回答“圖形文件”19人，占 39.58%；回答“網頁文件”5人，占 10.42%；回答“其他”32人，占 66.67%。

1.7 對電子文件進行備份已經成為共識。在問及所在單位使用的業務信息系統產生的電子文件是否進行了備份時，回答“是”44人，占 91.67%；回答“否”0人，占 0%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.8 電子文件多頭管理，仍然沒有得到根本改變。在問及所在單位使用的業務信息系統產生的電子文件由哪個部門管理時，回答“產生部門自行管理”44人，占 91.67%；回答“系統專門管理機構（如信息中心）”30人，占 62.5%；回答“檔案室”12人，占 25%；回答“辦公室”22人，占 45.83%；回答“其他”3人，占 6.25%。

1.9 只有半數人會使用本單位的業務信息系統數據庫。在問及對單位使用的業務信息系統采用的數據庫是否了解或會使用時，回答“會使用”25人，占 52.08%；回答“了解但不會使用”16人，占 33.33%；回答“不了解也不會使用”7人，占 14.58%。

2 反映出的問題

綜上，反映出如下四個方面的問題：一是電子文件的形成、產生，涉及不同層次的多個系統已是普遍情況，統一管理難度大增。二是業務信息系統的多樣化與使用人員熟悉系統數量有限形成反差，將影響到電子文件的收集、歸檔與保管。三是專門負責管理與維護業務信息系統部門的設立，有助于從源頭上對電子文件實施管理。但非文本電子文件種類與數量的激增，對檔案管理人員的信息化素養提出了更高的要求。四是雖然電子文件備份已成為絕大多數人的共識，但電子文件多頭管理的情況短期內難有根本性改變。

3 對策與措施

3.1 開展調查或建立年報制度，掌握轄區內業務信息系統的變化情況。增量電子文件多數來自各種業務信息系統，但檔案行政管理機構對各單位使用的業務信息系統的數量、層級、類別了解較少。心中無數，家底不清，監管自然費勁。因此，應當通過定期調查，或者建立業務信息系統作用情況年報，來掌握行政轄區內各單位，特別是行政及公共事業單位、國有企業使用業務信息系統的情況。

3.2 有針對性地對檔案工作者進行必要的通用業務信息系統培訓，提高檔案工作者的信息化素養與運用信息技術的能力。業務信息系統種類繁多，要求檔案管理人員全部熟悉是不現實的。通過調查和年報，我們可以梳理出某一區域內使用頻率最高的若干種通用或公共業務信息系統，請相關機構與部門的專業人士對檔案管理人員進行培訓，從而使檔案管理人員對本單位的主要業務信息系統有所了解、掌握和熟悉。通過培訓提高檔案管理人員的信息化素養和運用信息技術的能力。

3.3 推行形成部門保存電子文件，業務信息系統信息檔案化管理，并使之制度化。在信息技術環境下，電子文件形成后及時保存是電子文件管理最有效、最便捷、最安全的方法。但各業務信息系統對電子文件，或者稱之為數據的保管有自己的一套程序與方法，與檔案管理部門所要求的電子文件管理方式方法不完全相同。在這種情況下，實行業務信息系統信息（數據）檔案化管理，是較為可靠的解決方案。要實施這一方案，需要檔案行政管理機構與單位檔案管理人員密切配合，一個業務信息系統、一個業務信息系統地摸清該系統的特點，重點是信息數據的格式、結構、類型，再根據電子文件歸檔管理的原則，制定出較為科學，重點是方便有效的業務信息系統信息數據檔案化管理的方法。

3.4 嘗試在信息中心等業務信息系統集中管理與維護機構建立電子文件管理中心，使之成為與檔案室并列的電子文件與電子檔案保管地。從理論上和習慣上，檔案室都應當是集中管理檔案的地方。電子文件歸檔后成為電子檔案，也應當由檔案室集中管理?，F實是檔案室基本上不接觸單位的業務信息系統，檔案工作者對業務信息系統知之不多，有些甚至根本不了解。部分單位設立的專門集中管理與維護本單位業務信息系統的機構，為我們提供了一個全新的集中管理電子文件的思路。這就是在這種專門集中管理與維護本單位業務信息系統的機構建立單位電子文件管理中心。這種思路如果能夠得以實施，檔案室工作人員就可以從與多個業務信息系統的使用者打交道，變為只與這專門機構打交道；從多點控制，變為一點控制。溝通的成本將明顯下降，管理的難度將明顯降低。

（作者單位：河南省新鄉市委黨校 來稿日期：2015-08-16）