知識管理背景下檔案價值的形成機理與實現(xiàn)

殷世杰　張閣

摘 要：檔案的實踐活動決定了檔案的自身價值，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，知識管理背景下的檔案實踐活動也有了形式多樣的發(fā)展和變化。基于此，本文將在簡要敘述知識管理背景下重構(gòu)檔案價值的意義的基礎(chǔ)上，對知識管理背景下的檔案價值的形成機理進行了闡述，并從知識管理的視角出發(fā)，分析了檔案對企業(yè)價值的影響。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案價值；形成機理

檔案管理，顧名思義就是指相關(guān)的檔案部門對于實體的或是信息檔案等資料進行的一系列的管理和利用工作。企業(yè)內(nèi)部的知識管理是企業(yè)為了實現(xiàn)內(nèi)部的知識共享而采取的相關(guān)措施，目的在于提升企業(yè)員工的知識水平。簡單來說，企業(yè)內(nèi)部實行的知識管理背景下的檔案管理則是以提高員工和企業(yè)發(fā)展為目的而進行的企業(yè)內(nèi)部的資料檔案的管理工作，為此，本文將對這一內(nèi)容進行詳細地敘述。

一、知識管理背景下重構(gòu)檔案價值的意義

在市場經(jīng)濟體制不斷完善和現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，大量的信息資源出現(xiàn)以及人們越來越強烈的信息需求催生了知識管理意識，并逐漸的發(fā)展成為備受企業(yè)重視的一門學科，與此同時，互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展也為知識管理理論的發(fā)展創(chuàng)造了深厚的基礎(chǔ)。

在知識管理體系的不斷發(fā)展中，知識管理已經(jīng)逐漸的發(fā)展成為了組織中管理制度和體系的重要部分，在這一背景下，檔案的管理也有了新的發(fā)展契機，重構(gòu)檔案的價值也就有了更為深遠的發(fā)展和實際意義。

二、知識管理背景下檔案價值的形成機理

（一）檔案價值的實現(xiàn)基礎(chǔ)

檔案可以說是承載知識的載體，因此，檔案價值的實現(xiàn)基礎(chǔ)必須要符合社會發(fā)展的需求。在知識管理的時代，檔案的電子化、管理方式的系統(tǒng)化等變化趨勢都是為適應(yīng)社會發(fā)展的需求而產(chǎn)生的，因此，歸根結(jié)底，檔案價值的實現(xiàn)基礎(chǔ)就是為了適應(yīng)社會發(fā)展的需求，并對社會的應(yīng)用需求予以回應(yīng)。

（二）檔案價值構(gòu)成因素之間的作用關(guān)系

檔案價值構(gòu)成因素之間的作用關(guān)系可以分為兩種：一是檔案實踐環(huán)境系統(tǒng)的作用，檔案的主體、檔案和其實踐活動是檔案價值形成的客觀因素。而檔案的實踐環(huán)境對于檔案價值形成的三要素有著系統(tǒng)的作用。隨著社會的不斷發(fā)展和變化，檔案管理的理論也會發(fā)生相應(yīng)的變化，與實踐環(huán)境的發(fā)展相適應(yīng)。二是檔案主體控制和管理檔案實踐活動，是檔案價值形成中的主導性因素。在檔案實踐環(huán)境形成的基礎(chǔ)上，客觀因素要受到人的主觀意識的影響來彰顯其內(nèi)在價值，而檔案主體在檔案價值的形成機理中借助于實踐環(huán)境而有所表現(xiàn)，也就是說，如若沒有檔案主體，任何的檔案實踐也活動就沒有了意義。

（三）檔案實踐活動檢驗檔案主體技術(shù)和技能

在某種意義上說，檔案實踐活動等同于檔案的使用、服務(wù)民眾的過程，這個過程的有效與否可以直觀地檢驗檔案主體的技術(shù)技能。而檔案價值的彰顯是通過民眾的實踐活動實現(xiàn)的，而檔案價值的核心也正是在于其發(fā)展實踐是否能夠契合民眾的需求。因此，檔案價值的實現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案的使用和利用價值上，也就是實踐活動方面。所以說，有效的檔案實踐活動是在檔案主體適應(yīng)社會需求發(fā)生改變的基礎(chǔ)上而實現(xiàn)的，這能夠有效地保證檔案資源在實際工作中的科學、合理利用。

三、從知識管理視角下看檔案對企業(yè)價值的影響

（一）節(jié)約企業(yè)成本

如果將社會比喻成“無形的手”，那么企業(yè)就是社會中用于調(diào)節(jié)資源配置的“有形的手”。企業(yè)在發(fā)展的過程中能夠逐漸實現(xiàn)資源的優(yōu)化，使資源的配置得到改進以逐步地實現(xiàn)節(jié)約成本的目的，進而有效提高企業(yè)的效益。在企業(yè)的資源利用管理中，企業(yè)將自身的知識資本運用于管理的過程中，依據(jù)市場需求，借助信息技術(shù)的發(fā)展對企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展中的各個環(huán)節(jié)進行全面的規(guī)劃、安排和控制，以確保企業(yè)中的各種資源能夠得到充分合理的利用，并借助于節(jié)約成本的方式來提升企業(yè)的價值。

（二）發(fā)展企業(yè)文化

企業(yè)文化是企業(yè)在發(fā)展的過程中逐步形成的，它充分地體現(xiàn)出了企業(yè)的凝聚力，也在企業(yè)員工的價值觀和行為取向方面起到了一定的引導作用。也就是說，企業(yè)中員工的行為和價值取向都代表著企業(yè)，要與企業(yè)的發(fā)展目標相一致。所以，為了促進企業(yè)的發(fā)展和進步，企業(yè)要積極地營造出適于自己發(fā)展的企業(yè)文化氛圍，推動內(nèi)部的組織變革和發(fā)展，構(gòu)建適合于自己發(fā)展的核心價值觀體系，從精神層面和環(huán)境方面為企業(yè)的發(fā)展提供支持。企業(yè)檔案作為企業(yè)文化建設(shè)的重要部分，不僅記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程和企業(yè)文化建設(shè)，還能為將來企業(yè)文化的建設(shè)和發(fā)展提供了一定的參考和依據(jù)，有助于企業(yè)的長足發(fā)展。

（三）延長企業(yè)壽命

企業(yè)的價值更多的是體現(xiàn)在其獲利能力方面，可以說，企業(yè)的壽命影響著企業(yè)的價值，對于施工企業(yè)而言，檔案管理不僅能夠有效的發(fā)揮出分類存檔、拓展市場和發(fā)揮客戶資源的作用，還能夠有效的對企業(yè)的結(jié)構(gòu)資本進行高效的管理，有效的檔案管理在幫助企業(yè)積累客戶資本的同時，也能夠加強自身經(jīng)驗的積累，儲備成功的、有效的施工案例供日后借鑒。因此，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理也能夠在各個時期中發(fā)揮出其作用，這能在一定程度上有效的延長企業(yè)的壽命，實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營，并在以往的經(jīng)驗上實現(xiàn)新的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)的發(fā)展過程中，知識管理背景下的檔案價值的實現(xiàn)也就有了一定的依據(jù)和發(fā)展的必要性。檔案管理對于企業(yè)中文化的建設(shè)、利潤的提升和企業(yè)長足的經(jīng)營發(fā)展有著不可或缺的作用，因此，在企業(yè)發(fā)展建設(shè)的過程中，在對內(nèi)部知識、文化進行管理的基礎(chǔ)上，還要加強企業(yè)中的檔案管理工作，進而實現(xiàn)自身的持續(xù)發(fā)展。

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