計算機技術在自動化辦公中的應用

王 瀟

（西安翻譯學院，西安，710105）

計算機技術在自動化辦公中的應用

王 瀟

（西安翻譯學院，西安，710105）

時代的發展與社會的進步增加了企事業單位辦公事務的處理量，傳統的信息處理模式已無法與現代社會發展所需相適應，激烈的競爭對辦公機構與企業提出了新要求，自動化辦公已逐漸發展為整個社會的必然前進方向。計算機技術是自動化辦公的基礎與核心，本文對計算機技術在自動化辦公中的應用進行研究。

計算機技術；自動化辦公；應用

現代科技的不斷進步推動了計算機技術的蓬勃發展，為計算機的應用開辟了一個新時代。作為一種自動化辦公的實現技術，計算機技術貫穿在自動化辦公的各個環節與過程中，借助于計算機，自動化辦公的成效得到了顯著的提升。

1 自動化辦公及其組成要素

自動化辦公是信息化時代的產物，通過對先進計算機技術予以引進，辦公室中建立起自動化的信息處理系統，有利于自動化事務辦公的實現。借助于各種計算機軟硬件與辦公設備，工作人員可以對信息進行收集、存儲、傳輸、加工與更新等各項工作，并在計算機網絡中集中運用企業的信息處理、自動化辦公與公務管理等各個系統。在本質層面上，自動化辦公就是一種對信息進行收集、處理、傳遞與變化的過程，其構成要素分別有辦公環境與信息、技術工具、辦公制度、組織結構以及工作人員等。

（1）辦公環境會隨著計算機技術與通信技術的發展而發生很大的變化，技術進步縮短了人與人之間的時空距離，現代化通訊技術的應用提高了辦公人員自由發揮及創造的能力。

（2）辦公信息在自動化辦公中發揮著基礎性作用，將計算機技術及自身處理數字、事務以及決策的能力應用到日常工作之中是自動化辦公最主要的職能之一。

（3）自動化辦公通過對計算機與通信技術進行結合實現了對彼此獨立且存在一定相關性的辦公設備與辦公系統的連結，在統一的系統內部共享信息資源，對工作效率予以提高。

（4）制度是辦公知識與辦公經驗的一種固化形式，各個部門都需要對制度中所規定的行為規范予以嚴格遵守，借助計算機技術中的自動約束機制，自動化辦公系統可以向自身合理辦公制度的實施提供保證。

（5）組織機構對辦公模式中的層次與等級的劃分起決定性作用，在計算機系統的管理組織中，組織機構可以得到良好且充分的體現，通過引入計算機技術，組織機構的靈活可變性得到了極大的提升。

（6）辦公是人群開展的一項管理活動，其執行方是人，在自動化辦公中，人作為第一要素有著極高的地位。每個人所從事的工作有著不同的工作性質，以此為依據，可將工作人員分為專業人員、決策人員、管理人員以及輔助人員。不管劃分如何，他們都需清楚知道辦公所需具備的辦公設備及其在自動化辦公系統中的位置與功能。

2 計算機技術在辦公自動化中的應用價值及其功能實現

2.1 計算機技術在辦公自動化中的應用價值

拓寬辦公區域，優化辦公環境。計算機的引入在一定意義上可將企業從原本的一塊有限的辦公場地引領至地標寫字樓甚至全球各地，辦公人員可通過計算機網絡進行溝通與協作，借助人機信息系統進行自動化管理，從整體層面上優化辦公環境。此外，計算機技術的應用還能夠對不同行業與不同領域進行連接，推動跨行業、跨領域合作交流的實現。

降低管理成本，提高工作效率。企業對先進計算機技術的引入不僅可以有效縮減企業辦公所需材料，還能夠簡化辦公步驟，有利于管理成本投入的降低。在應用計算機技術進行自動化辦公之時，可以減少一部分辦公人員數量，在降低用人成本的同時對辦公效率及收益予以提升。

調動個體創造力，推動企業發展。企業引入計算機技術進行自動化辦公管理的目的在于標準化自身管理規范、自由化內外部交流以及簡便化辦公流程，盡可能地使辦公人員從繁雜的辦公事務與枯燥的辦公環境中得到解放，進而激發其個體創造力，這有利于提升企業收益，推動其實現健康且有序的發展。

2.2 計算機技術實現自動化辦公的功能

在自動化辦公的發展進程中，計算機技術所實現的功能主要為文字與數據處理技術、多媒體技術以及網絡技術等的運用。自動化辦公中文字處理技術主要包括World、WPS等計算機編輯排版工具，它們的使用有利于提高編輯處理、映像處理、版式設計以及打印復制等辦公活動的效率；數據處理技術主要包括Excel等計算機數據表格處理工具，其使用有利于辦公人員直接利用計算機進行表格設計、處理以及制作等各項操作，促進表格處理各個工作環節自動化的實現；多媒體技術包括圖像處理專用系統、多功能多媒體工作站、語音傳真以及綜合業務數字網絡等，借助于這類技術，辦公業務會更具現代化特征；網絡技術包括視頻會議等，通過多媒體網絡支持下視頻會議的舉辦，各級員工可以實現無時間與空間限制的面對面談話，同時借助計算機對決議的可行性進行匯總、打印與判斷，并向一人同時參與多項會議提供支持，節省費用與時間，以最大限度地提高辦公效率。

3 自動化辦公進程中計算機技術應用的應對

計算機應用在不同行業的擴展提升了行業內從業人員計算機應用能力等級的要求，在實際工作中，相關企業與人員均需以社會需求為基礎加強理論與實踐學習，進而提高各行業的工作效率及員工自身的工作質量。

3.1 加強宏觀調控

計算機技術及自動化辦公技能宏觀調控意識的強化對行業的發展至關重要，現階段，很多企事業單位的領導并未充分認識到計算機應用的重要性，加之財政資源限制及相關軟件的滯后，自動化辦公對計算機軟件的應用還存在一定的阻礙，設備購買、軟硬件投資以及人員培訓等的資金投入無法對單位的發展需求予以滿足，管理者與決策者需進一步加大對自動化辦公的宏觀調控力度，以使辦公設備與管理框架實現由上到下的完善與改進。

3.2 完善體制建設計算機技術的應用需要有客觀適用的選擇條件作支撐，雖然國外商品化軟件具有管理理論支持與開發團隊構成優勢，但是其費用大多高昂，加之應用環境的不同，導致很多國外優秀軟件在我國無法充分發揮自身應有的功能。因此，在對計算機技術及軟件進行應用之時，需對我國現有計算機技術應用環境及行業與系統性能的具體要求予以綜合考慮，制定并完善合理的自動化辦公管理體制，從自身的內部管理導向層面進行優化與配合。

3.3 改善外部應用環境

外部應用環境的改善來自于同專門教育機構的合作，這有利于企事業單位戰略制高點的打造。對于員工來說，短期的培訓無法對企業自動化辦公及計算機技術應用等方面的要求予以滿足，與專業教育機構的長期交流與合作可以發揮培訓計劃的支撐作用，讓教育機構以企事業的用人需求為依據進行課程的設置，這一措施對于良好計算機技術外部環境的營造及高質量人才培訓基地的建設來說將會十分有效。

3.4 提高技術人員專業素養

現階段，計算機技術人員素質高低不一，軟件所要求的計算機及外語基礎掌握程度也不盡相同，對計算機軟件應用方法及理論方面的理解也不深刻，這不利于計算機技術自動化辦公在實踐中的應用與推廣。因此，計算機專業技術人員需提高自身專業素養，掌握先進的技術使用手段，對企事業單位中的內部機房及辦公室等場所的物理環境提供保障，通過配備高性能防火墻、修復系統軟件漏洞、構建網絡防殺毒系統等方式使網絡實現高效、通用以及安全管理，在專業層面向自動化辦公提供先進且完善的計算機技術支持。

3.5 促進辦公人員自主學習

對于辦公人員來說，不僅應掌握電腦的正確使用方法，還要滿足計算機應用能力的要求，例如：熟練使用windows、xp等操作系統，具備安裝、啟用常用軟件的能力；熟練運用文字、表格、圖像等處理軟件；能夠對計算機病毒進行查殺，當軟件出現故障之時具備一定的故障檢測與排除能力；掌握計算機網絡通信、多媒體、文本下載與上傳等知識；在日常管理中對機箱、外設接口、主板以及電源燈硬件資源進行維護等等。在自動化辦公已初具規模的背景下，加強辦公人員自主學習，使其樹立并掌握正確的技術意識與素質能夠促進自動化辦公實現更加快速的發展。

4 結語

社會經濟與科技的發展復雜化了企事業單位的辦公事務，各單位辦公方式的革新衍生并加速了辦公自動化的發展。以計算機為基礎的文字與數字處理技術、多媒體技術以及網絡技術等提高了辦公人員的工作質量與效率，意義重大。對于未來企事業單位來說，加強對自動化辦公與計算機技術應用的重視是其綜合競爭力不斷提升的關鍵所在，計算機技術在自動化辦公中的應用勢必會有更為廣闊的發展空間。

[1]魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術應用[J].赤峰學院學報：自然科學版，2013（22）：28-29.

[2]林安娜.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].東方企業文化，2012（20）：57-58.

[3]甘露，雷梁.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].山東工業技術，2016（13）：145，215.

王瀟，女，1983，陜西省西安市，本科，講師，計算機應用

Application of the computer technology in office automation

Wang Xiao
（Xi 'an Fanyi university，Xi'an，710105）

The development of times and social administration increase the enterprise and public institutions’ office issues throughput.Traditional information processing model has been unable to meet the needs of social development.The highly competitive era of offices and business put forward new demands. Office automation has become the inevitable heading of whole society. Computer technology is the foundation and kernel of office automation,the paper analysis the application of computer technology in the office automation.

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