淺析如何做好檔案保密工作

楊慶蓮

摘要：檔案資源作為國家資源的重要組成部分，其保密工作極為重要。本文針對怎樣做好檔案保密工作，保證檔案安全提出了一些建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案；保密；措施

1 強化檔案保密意識

檔案部門應(yīng)逐步提高做好檔案保密工作的使命感和責任感，站在國家安全的高度，不斷強化和切實重視檔案保密工作。應(yīng)加強檔案保密宣傳工作的力度，經(jīng)過對《保密法》、《檔案法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，全方位、多渠道地宣傳檔案保密工作，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，強化保密法制觀念，增強保密工作的責任感和自覺性，自覺執(zhí)行堅守國家秘密的義務(wù)。對涉密磁性介質(zhì)、紙質(zhì)檔案的銷毀、保管、借閱等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格遵守保密制度，保證萬無一失，將安全責任意識始終貫穿于檔案工作。此外，應(yīng)堅決貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，認真克服和防止僥幸心理和麻痹大意的思想。應(yīng)定期開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講明、講清，把泄密的后果和危害講透、講足，使安全意識真正深入人心。

2 涉密檔案保管工作的重要前提是檔案的庫房管理

首先應(yīng)增強庫房的硬件設(shè)施管理，涉密檔案保管工作的重要前提是庫房的管理。總而言之，檔案庫房要按照國家相關(guān)規(guī)定單獨興建，檔案室的庫房門一定要是專用的保險防盜門，庫房內(nèi)外都應(yīng)安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊，窗戶應(yīng)專門加固。還要最大可能做到辦公室與庫房分開，閱覽室與庫房分開。檔案庫房要制定嚴格的庫房管理制度，指定專人負責管理，閑雜人員一律禁止進入，從檔案庫房內(nèi)外部的硬件保管條件上保證單位涉密檔案的安全。

此外，還應(yīng)提高單位涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理。單位非涉密檔案應(yīng)與涉密檔案分別保管。應(yīng)注意把非涉密文件和涉密級文件分開提供、分開保管、分開組卷利用，以免造成混合易擴散機密的泄漏。單位涉密檔案科學(xué)管理應(yīng)貫徹近年來國檔發(fā)文精神，落實室藏涉密檔案解密劃控工作，對以前大量混訂有針對性地在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在今后通常查檔中僅提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；對外提供使用時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進行密封等措施。今后對涉密級文件尤其是絕密級文件必須單份盒裝保存，徹底解決非涉密與涉密的文件材料混卷問題，以及涉密檔案文件不集中分散，之后不便調(diào)密的問題。應(yīng)根據(jù)立檔單位檔案中的文件密級編制目錄卡片，設(shè)立涉密文件存放地點索引和統(tǒng)計臺帳，為科學(xué)管理，有效保密，準確掌握，及時地提供使用創(chuàng)造條件。實踐證明，做好檔案維護、保密檔案安全的基本保障是檔案庫房的軟硬件科學(xué)管理。

3 檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的安全與完整。這不但是檔案保管工作的目的，也是檔案保管工作的基本任務(wù)。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不亂、不散、不丟、不壞。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有目可查，有規(guī)可循。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至導(dǎo)致檔案丟失或損壞等嚴重情況。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案被竊或遺失，不但保證檔案內(nèi)容的安全，也要保證檔案實體安全。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，應(yīng)及時搶救。檔案保管工作的任務(wù)是光榮的，也是艱巨的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員應(yīng)時刻警惕，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

4 完善保密檔案借閱管理

加強保密檔案借閱制度建設(shè)至善重要。應(yīng)制定細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項檔案借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫撮單，由直接領(lǐng)導(dǎo)、項目負責人簽字，認真履行登記、簽字手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查、維護與安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，及時向檔案部門報告，進行補救。保密檔案的借閱時間不得超過一年，因項目周期長而不能及時歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。對長年欠檔，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責任，按國家規(guī)章制度嚴肅處理。此外，因工作調(diào)離、離退休和長期病休的，出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閱的檔案，由檔案室簽字后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。屬借調(diào)工作人員借閱保密檔案時，必須由項目負責人代借，當其離院時由代借人還清檔案。

（黑龍江省農(nóng)墾總局交通運輸局 150036）