新媒體技術與檔案管理信息化建設研究

王　川

南陽醫學高等?？茖W校

新媒體技術與檔案管理信息化建設研究

王川

南陽醫學高等?？茖W校

檔案管理工作必須要跟上時代的發展步伐，將新媒體、大數據等信息技術應用到管理中，從而提升檔案管理的水平，實現檔案管理的數字化、信息化。利用電子錄入、查找以及管理的方式來提高檔案管理的效率，并以新媒體技術為基礎，建立檔案管理平臺，通過建立網站、微信、微博以及官方APP，來激發檔案管理的活力，這樣檔案的受眾群體能夠更高效、及時的獲取需要的信息，使檔案管理可以在新時代發揮出其更高效的作用。

新媒體技術；檔案管理；信息化

新時期新媒體技術在檔案管理工作中的應用極大推進了檔案管理信息化建設的發展步伐，因此相關檔案管理單位要想在當前社會背景下進一步提升管理水平，就應該加強對新媒體技術的重視，以新媒體技術的開發和應用推進檔案管理信息化建設工作的開展，切實加快檔案管理信息化建設步伐，促使我國當前管理工作質量得到進一步的提升。具體而言，檔案管理部門一方面可以通過與多媒體技術的結合來提高檔案管理的服務質量，提升資料的使用率；另一方面也可以通過微信、微博以及手機APP等平臺的建立，來提升檔案資料的高效性和便捷性。

一、新媒體技術在檔案信息化管理中存在的問題

（一）數字化程度有待提升

在社會信息化的大環境下，各企事業單位都紛紛開展檔案管理的數字化改革，而且建立了很多檔案管理相關的網站以及線上檔案館等，使檔案信息的傳播和共享具有更好的平臺，但是隨著檔案管理的發展，其中的問題也不斷的突顯出來。首先，檔案管理部門的網站制作水平低，頁面布局不合理，缺乏人性化規劃，內容更新速度慢，而且不夠豐富，信息檢索出錯率高，服務器運行狀況差，無法為用戶提供良好的檔案查詢和應用體驗［1］。其次，檔案信息化管理的系統有待完善，檢索方式單一，人性化和自由化檢索方式匱乏，從而使電子檔案的使用率不高。再次，對電子檔案的宣傳力度不高，運用方式不合理，很多人不了解檔案信息網站的應用程序，從而使網站的訪問量不足。最后，檔案管理機構的領導對檔案數字化的重視度不足，認為信息傳播的網絡平臺只是檔案管理工作中的點綴，從而使得檔案信息化管理人員對工作的責任感不強，檔案信息化建設的重視度也不足。

（二）檔案管理人員的思想落后，技術水平低

雖然近幾年隨著檔案管理工作的地位有所提高，檔案業從業人員的文化水平和操作技術顯著提升，但是與其它行業相比人才隊伍的建設仍然處于劣勢。特別是在檔案管理數字化建設下，很多檔案管理人員對計算機技術以及新媒體技術的應用能力不足，使檔案管理無法與時俱進。目前來看，檔案管理中高技術、高素質人才的匱乏是其數字化管理中的難題。由于檔案管理人員中年齡結構偏于老齡化，這些人在掌握新科技時會存在一定的難度，而且主觀意識不強，從而對信息化管理產生畏懼情緒，導致檔案管理信息化建設受到阻礙。

二、新媒體時代檔案管理信息化建設的對策

基于當前新媒體技術在我國檔案管理信息化建設中存在的應用問題，運用新媒體技術對檔案管理信息化建設工作進行優化調整可以從以下幾個方面入手，全面提升檔案管理水平，為社會大眾提供更為優質的服務，促使我國檔案管理事業在當代社會獲得更好的發展。

（一）提高檔案管理水平

檔案管理工作的優化需要有較高的認知水平、技術水平以及建設水平做依托。新媒體的背景下，檔案管理的質量以及效率都影響著檔案管理的品質。所以在信息化的時代背景下，檔案管理不僅要注重技術水平的提升以及業務的建設還需要對檔案的資料庫進行豐富和充盈。畢竟技術和宣傳只能夠吸引人，而要真正留住人還需要豐富的檔案內容以及便捷、準確的檔案資料應用體驗。所以只有不斷的豐富檔案的資料庫。提升檔案資料的價值，并完善檢索管理系統，才能獲得檔案受眾群體的信賴。同時將珍貴的文獻資料利用新媒體技術進行分類管理，并對收藏的內容進行廣泛的宣傳，分次序的將這些資料展示給公眾，這樣既能夠吸引受眾群體也能更好的留住這些受眾群體。

（二）借助新媒體技術，加大宣傳力度

意識是后續工作的動力，所以在檔案管理信息化建設中，也要先解決意識問題，然后在對技術問題進行改善，這樣才不至于本末倒置［2］。首先從檔案管理人員的自身著手，提高檔案管理人員對工作的認識，轉變傳統的管理理念，改善檔案信息的管理、獲取和應用方式，從而使受眾者對檔案管理的觀念有所改變。在新媒體時代，我們需要對這一傳統的檔案資料查閱方式進行突破，多了解、應用新媒體技術，運用手機網絡等新媒體形式去宣傳關于檔案館藏的資源信息以及具體的工作狀態等，利用自媒體便捷和高效的傳播力量，使更多的群眾去了解、接觸信息化的檔案管理下的信息資源應用方式，提高檔案信息在民眾中的普及率和傳播率。

（三）提高檔案管理人員的業務素養

信息時代大環境下，檔案管理工作與新媒體技術的融合是大勢所趨，所以為了使檔案管理工作更加科學化、高效化，檔案管理人員必須要能夠適應時代的發展，與時俱進，通過學習不斷的提升自身的業務素養，從而使自身的知識和技能能夠符合當代檔案工作的需求。同時檔案管理機構也要注重對人才的培養，定期組織檔案管理人員進行學習和培訓，并根據不同的崗位和新技術進行對口的專業培訓，使檔案管理人員的技術水平得到大幅度的提升。為了激發檔案管理人員學習的動力，檔案管理機構可以建立績效考核激勵機制，定期對管理人員的專業素質和技術水平進行考核，考核成績與績效獎金掛鉤，促進管理人員能夠積極的參與到學習中，從而提升檔案管理信息化的整體水平。

綜上所述，利用信息化檔案管理技術能夠使檔案的收集、整理、存儲以及應用等方面都有很大的優勢。新媒體技術的發展使得檔案信息管理工作面臨新的挑戰和機遇，所以我們也要從全新的角度去審視檔案管理的現狀和問題，通過開展全體檔案管理人員的學習和培訓來提升檔案管理工作的服務水平，跟上新媒體時代的發展步伐，通過建立微博、微信以及手機APP等平臺來滿足人們隨時隨地查閱檔案信息的需求，為民眾提供更高效和便捷的信息獲取體驗。

［1］張曉偉.新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析［J］.新媒體研究，2015，1（18）：41-42.

［2］尹寶君.大數據時代檔案管理中新媒體與傳統紙媒的融合研究［J］.蘭臺世界，2015（23）：114-115.

王川（1982-），女，漢族，河南省南陽市人，館員，本科，碩士，研究方向：檔案管理與服務。