淺析檔案的現(xiàn)代化管理

程亞新

（牡丹江市衛(wèi)生和計劃生育委員會，黑龍江 牡丹江 157001）

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淺析檔案的現(xiàn)代化管理

程亞新

（牡丹江市衛(wèi)生和計劃生育委員會，黑龍江 牡丹江 157001）

檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的趨勢，但是，從目前的檔案管理來看，在現(xiàn)代化的管理過程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低、缺乏專業(yè)人員的問題，有的地區(qū)對檔案管理的投入不足，因此，有必要通過加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化來培養(yǎng)專業(yè)人才。

檔案管理；現(xiàn)代化；分析

1　檔案現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理是以當(dāng)前的管理科學(xué)為指導(dǎo)，利用現(xiàn)代化的管理模式，先進的管理技術(shù)和管理設(shè)備來發(fā)揮檔案管理人員的積極性和主動性的一種管理形式?，F(xiàn)代化的檔案管理形式還可以對傳統(tǒng)的檔案管理進行改革，這樣，可進一步實現(xiàn)檔案的智能化管理，而且現(xiàn)代化的檔案管理還可以完善傳統(tǒng)的檔案管理方式，進一步實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和智能化。除此之外，檔案的現(xiàn)代化管理還具有存儲信息量大、占用空間小、速度快等特點，從而提高了檔案的使用效率。電子文件的出現(xiàn)，必定會成為一種全新的載體出現(xiàn)在檔案管理中，并且，隨著這種管理模式的發(fā)展而取代紙質(zhì)檔案的管理。

檔案的現(xiàn)代化管理是社會發(fā)展的結(jié)果，現(xiàn)代化管理不僅體現(xiàn)在檔案管理中，在其他的管理領(lǐng)域也是非常關(guān)鍵的。隨著電子計算機的普及和發(fā)展，電子軟件等相關(guān)技術(shù)的品種逐漸增多，而檔案管理實現(xiàn)計算機化已成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個非常重要的途徑，檔案現(xiàn)代化管理具有速度快，資源共享等性能。現(xiàn)代化的檔案管理是一個動態(tài)的概念，它是隨著社會的變化而發(fā)展的，在發(fā)展的同時與動態(tài)的管理需求相統(tǒng)一。

2　檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

2.1標(biāo)準(zhǔn)化程度低

對檔案進行現(xiàn)代化管理是當(dāng)前檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的一個非常關(guān)鍵的條件，我國開始實行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，但是，由于我國檔案管理自身存在的復(fù)雜性，導(dǎo)致我國的檔案管理體系變得極其復(fù)雜，再加上一些歷史性的原因，使得我國的檔案管理逐漸走向了各自為政、自給自足的發(fā)展道路，檔案管理的各個單位也根據(jù)自己的經(jīng)濟實力來選擇合適的硬件設(shè)備。現(xiàn)階段，我國研發(fā)的檔案系統(tǒng)軟件是非常多的，但是，絕大多數(shù)軟件都沒有很好的遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，整體的檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平偏低，檔案數(shù)據(jù)也不是特別的完整，大部分的檔案沒有主題標(biāo)引，直到現(xiàn)在，我國也沒有形成統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案的管理工作存在著很大的盲目性。這種情況一直持續(xù)下去的話，將會給我國的檔案管理和檔案的資源共享造成非常大的損害，而檔案管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化程度過低，也會嚴(yán)重的影響到檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進程，而且還會造成大量的重復(fù)性建設(shè)，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)仍停留在輔助管理的位置上。

2.2缺乏專業(yè)的管理人員

當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理人員基本分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理人員。其中，高級檔案管理人員所具備的政治覺悟和政策水平都是非常高的，而且現(xiàn)代管理技術(shù)水平也是非常高的，這一部分專業(yè)人員可以設(shè)計出檔案科學(xué)發(fā)展的規(guī)劃，同時還具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，并且在學(xué)術(shù)理論研究上有著極高的造詣。隨著社會的不斷發(fā)展，人們對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，但是，在實際檔案管理工作當(dāng)中，管理人員的學(xué)歷層次普遍較低，普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人員，由于檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，導(dǎo)致一些新的管理技術(shù)和管理方法很難在檔案管理工作中得到應(yīng)用，沒有辦法從根本上解決實際工作中遇到的問題，此時，檔案管理人員在配置上也不合理，從而導(dǎo)致整個檔案管理人員的素質(zhì)偏低，上述這些情況都會影響到各單位各項工作的順利開展。

2.3檔案管理投入欠缺

在所有的檔案管理中，經(jīng)費缺乏問題始終是非常重要的部分，同時，也是我國檔案管理向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變的障礙。在實際的檔案管理當(dāng)中，嚴(yán)格的資金投入比例是非常重要的，但是，從實際的檔案管理工作來看，很多單位沒有經(jīng)濟能力購買現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，一些基層單位的檔案管理室建設(shè)非常簡陋，安全措施也沒有落到實處。總體來看，資金投入不足已經(jīng)成為當(dāng)前檔案現(xiàn)代化發(fā)展的障礙。

3　檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)舉措

3.1改善標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是我國檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案現(xiàn)代化管理是建立在先進的技術(shù)基礎(chǔ)上的，而檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)溝通在很大程度上是依賴于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，各種檔案數(shù)據(jù)之間的交換，檔案信息與信息之間的傳遞都要制定現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有將這些標(biāo)準(zhǔn)都準(zhǔn)備充足之后，才可以保證實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案的管理工作，與此同時，在檔案管理中，我們常常還會遇到一些單位，用一特殊的理由來更改管理的方式，這種做法對于檔案的管理是非常不利的，因為檔案的現(xiàn)代化管理所制定的標(biāo)準(zhǔn)都是根據(jù)實際情況合理制定的，一旦進行更改，勢必會耗費大量的人力、物力、財力，這不僅會涉及檔案管理數(shù)據(jù)的格式問題，還會受到運行環(huán)境等多方面因素的限制，所以，檔案管理本身就是一項極其復(fù)雜的課題，我們要做到集中力量、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，只有這樣，才能不斷推進檔案管理發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2培養(yǎng)復(fù)合型人才

在培養(yǎng)檔案管理人才時，要求檔案管理人員要具備檔案管理方面的理論知識和實踐知識，還要求檔案管理人員具備一定的經(jīng)濟、技術(shù)等方面的知識，要以提高檔案工作人員的素質(zhì)為基礎(chǔ)，不斷加強檔案管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，將具備復(fù)合型知識的人才有效的融入到檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，不斷優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)出現(xiàn)代化的技術(shù)操作管理人才。在現(xiàn)代化檔案管理進程中，要求我們的檔案管理人員具備勇于奉獻、全心全意為人民服務(wù)的意識，還要做好現(xiàn)代化檔案管理工作中所需要的知識結(jié)構(gòu)和現(xiàn)代化管理能力，多組織開展一些多層次的教育培訓(xùn)活動，加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐，進一步促進現(xiàn)代化檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.3強化檔案管理意識

首先，進一步做好現(xiàn)代化檔案管理工作，加大現(xiàn)代化檔案管理的資金投入力度，配置全新的檔案管理設(shè)備，不斷培養(yǎng)創(chuàng)新型的高素質(zhì)的檔案管理人才，將現(xiàn)代化的檔案管理有效的納入到工作當(dāng)中。其次，要求各級部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，及時了解檔案管理工作的現(xiàn)狀，并針對所出現(xiàn)的問題進行分析和探討，及時解決檔案管理工作中存在的問題，有效的指導(dǎo)檔案管理部門更好的開展工作。再次，檔案現(xiàn)代化工作的經(jīng)費要預(yù)算好，尤其要預(yù)算好檔案維護工作所需的費用，這樣，才能有效保障現(xiàn)代化檔案管理工作的順利開展。最后，各單位還要按照自身的實際情況來設(shè)定與之相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)好規(guī)范化的檔案室，配備好相應(yīng)的檔案管理設(shè)施，以此來保證現(xiàn)代化檔案管理的安全性和穩(wěn)定性。

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G271

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1674-8646（2016）01-0082-02

2015-10-25

程亞新（1974－），女，黑龍江牡丹江人，主任，主要從事檔案研究與管理工作。