人事檔案材料的收集方法

王黽

（黑龍江省肇源縣社區管委會，黑龍江 肇源 166500）

人事檔案材料的收集方法

王黽

（黑龍江省肇源縣社區管委會，黑龍江 肇源 166500）

人事檔案材料的收集工作必須保質保量、主動及時、安全保密、客觀公正。要明確人事檔案材料收集的范圍，疏通人事檔案材料的來源渠道。掌握人事檔案材料形成的規律，掌握收集工作的主動權，高效率地做好收集工作。建立人事檔案收集工作制度，鞏固和加強收集工作。

人事檔案；材料；收集方法

1　明確人事檔案材料收集的范圍

人事檔案材料的收集必須有明確的范圍。每個人在社會實踐活動中形成的材料是多方面的，有的屬于文書檔案或其他專業檔案的范圍，只有一部分屬于人事檔案。根據各類檔案的特點與屬性，準確劃分各自的收集范圍，可以避免錯收、漏收，這是做好收集工作的先決條件。

收集范圍是依據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》總結的法定收集范圍，隨著形勢的發展，還可能產生以前沒有的新材料，不同類別人員檔案材料收集的側重點也有所差異。因此，對新形成或未列入以上范圍的材料要做認真分析，若屬于記載員工情況且對考察了解員工有一定參考價值的應積極向上級組織部門反映，以便對收集歸檔規定進行修改和補充。

2　疏通人事檔案材料來源的渠道

2.1單位形成的人事檔案材料

組織、人事、勞動部門。這是人事檔案材料形成的主渠道。組織部門的主要職責是貫徹執行黨的干部路線與干部政策，搞好干部管理與培訓，合理調整和使用干部，加強干部隊伍建設；人事部門是各級政府和企事業單位綜合管理干部的職能機構，承擔人事工作的計劃管理、工作人員的考試錄用、教育培訓、任免調動、工資福利、專業技術職稱評聘、離休退休、軍轉安置、獎勵懲戒、考察考核等工作任務；勞動部門是政府綜合管理企業勞動工作的職能部門，承擔企業勞力管理、工人錄用聘用、調配培訓、勞動工資、勞動安全、勞動保險和福利、勞動政策的貫徹執行和調查研究等。通過組織、人事、勞動部門收集個人的履歷表、簡歷表、登記表等反映個人經歷的材料。

黨團組織和政府機關。收集個人的入黨團申請書、志愿書、轉正申請書；黨內外表彰等材料。

紀檢、檢察院、法院等部門。收集個人違犯黨紀國法而形成的黨內、外處分，取消處分，甄別復查平反決定，判決書復制件及撤銷判決的通知書；個人檢查以及判決書等方面的材料。

科技、業務部門。收集反映個人業務能力的材料，包括評聘專業技術職務（職稱）的申報表、評審表、審批表。

統戰部門。收集干部參加人民政協、民主黨派的有關材料。

衛生部門。收集健康檢查和處理工傷事故中形成的有關材料。

通過個人原工作單位收集有關文件明確規定的應該歸入個人人事檔案的材料；通過親屬和社會關系所在單位收集有關落實政策情況的材料。

（6）日常管理。每天堅持早、晚各巡塘一次，早上觀察有無魚類浮頭現象。如浮頭過久，應適時加注新水或開動增氧機。下午檢查魚類吃食情況，以確定次日投飼量。另外，酷熱季節，天氣突變時，應加強夜間巡塘，防止意外。

2.2個人形成的人事檔案材料

指通過人事檔案相對個人形成的檔案，因主體不同，材料內容也有差別。

疏通收集渠道：要做好聯系和指導工作。人事檔案工作人員應主動與上述有關單位保持聯系，向他們宣傳收集工作的意義、收集范圍及注意事項。

3　掌握人事檔案材料形成的規律

3.1時間規律

許多人事檔案材料的形成具有一定的時間規律。例如，每年“五一”勞動節，各級工會組織要表揚一批勞動模范、先進生產者；每年“五四”青年節，各級團委要表彰一批優秀團員、青年積極分子；每年“七一”建黨節等節日，表彰一批優秀黨員；每學期末或教師節，學校要評選和表彰一批三好學生、優秀教師或先進教育工作者；每年年終，不少單位會結合總結工作，評選年度優秀員工、先進工作者。上述活動中，必然形成一批反映個人先進事跡的材料。每到畢業季，必然形成一批有關大、中專畢業生的畢業就業材料；每當機構重組、職務變動、工資調整，必然形成一批人員任免和工資調整的材料；每當黨代會、人代會的換屆選舉，也會產生一批人事檔案材料。若能掌握人事檔案材料形成的時間規律，就可以在此時間之后，及時將所形成的人事檔案材料收集起來，防止因時過境遷而造成人事檔案材料遺失或損壞。

3.2變化規律

3.3建立人事檔案收集制度

人事檔案材料的收集是貫徹始終的經常性工作，將行之有效的做法用制度的形式加以固定，可以鞏固并加強收集工作。

歸檔制度。歸檔制度是關于將辦理完畢的人事檔案材料移交人事檔案管理機構或檔案專管人員保存的規定。其內容包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。歸檔制度已成為黨和國家用法律法規形式固定下來的一項制度，必須貫徹執行。

催要制度。催要制度是指人事檔案管理部門在日常工作中，應經常與有關部門進行聯系，主動催促并索要應歸檔的人事檔案材料，以防漏收某些材料。

聯系溝通制度。“干部人事檔案部門應建立聯系制度，及時掌握形成人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人等收集干部檔案材料”。督促材料形成部門按時送交應歸檔材料。

檢查核對制度。為了對所管人事檔案材料心中有數，人事檔案管理部門必須按所管轄人事檔案的數量狀況，如果發現由于同名同姓或張冠李戴而錯裝錯收的材料，應及時加以糾正；因人員工作調動或管理權限變動，應予轉出的材料及時轉至有關部門；不符合歸檔要求的材料，退回形成單位重新制作或補辦手續。

3.4及時登記制度

現行的收集登記有兩種：一是登記；二是移交清單。人事檔案管理部門留下一份保存起來，年終裝訂成冊，以便檢查核對。

3.5隨時補充制度

在利用信息系統時，應把收集到的材料及時補充錄入，更新系統信息；信息系統收到重要的人事檔案時，也要將電子檔案制成紙質稿打印保存。這樣的雙向過程，可使系統的信息管理和實體檔案管理基本保持同步。

［1］方德生.干部人事檔案工作理論與實踐［M］.北京：光明日報出版社，2015：4.

［2］ 朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法［M］.武漢：武漢大學出版社，2011∶11.

［3］李曉婷.人事檔案管理實務［M］.上海：復旦大學出版社，2015：9.

The collection method of personnel files materials

WANG Min
（Zhaoyuan Community Management Committee，Zhaoyuan 166500，China）

The collection of personnel files materials must guarantee quality and quantity，and should be timely，secure，objective and impartial.It should clarify the scope of personnel files collection and material sources.To grasp formative law and initiative of personnel files can effectively complete collection work.And to establish personnel files collection system can consolidate and strengthen collection work.

Personnel files；Material；Collection methods

G27

A

1674-8646（2016）12-0084-02

2016-04-14

王黽（1980-），男，黑龍江肇源人，從事社區文件與檔案管理工作。