檔案信息化建設的問題及對策探析

劉 晶

(龍江縣便民熱線服務中心，黑龍江 龍江 161100 )

檔案信息化建設的問題及對策探析

劉 晶

(龍江縣便民熱線服務中心，黑龍江 龍江 161100 )

隨著信息化水平的不斷提升，我國的檔案信息化建設也有了針對性的要求，要改變傳統(tǒng)的檔案管理手段和管理方法。主要分析當前我國檔案信息化建設中所出現(xiàn)的問題，并提出了以人為本的服務理念及檔案信息化建設的相關對策，希望可以對我國檔案信息化工作起到一定的促進作用。

檔案信息化；建設；問題；對策；管理

計算機技術和網(wǎng)絡技術現(xiàn)已成為社會各個行業(yè)的主要發(fā)展手段，在當前的信息社會發(fā)展下，檔案管理工作要更好地適應社會的發(fā)展要求，符合社會發(fā)展規(guī)律，在此基礎上采用先進的檔案管理手段來提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。在實際的檔案管理工作中，不斷思考當前檔案管理信息化中存在的問題，并積極的探索檔案信息化建設中可運用的方法，進而全面提升檔案信息化的社會效率。

1 檔案信息化必要性分析

1.1 是電子文件產(chǎn)生和管理的真實需求

隨著信息化網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，在社會各個領域都有網(wǎng)絡技術的影子，而在實際的工作流程中，也產(chǎn)生了大量的電子文件，像館藏檔案數(shù)字化文件。怎樣更好地加快館藏檔案的數(shù)字化進程，推動檔案的電子化，如何保障檔案實體和數(shù)據(jù)的安全保存等都是當前急需解決的問題。

1.2 是知識資產(chǎn)管理的必然需求

知識資產(chǎn)是一個檔案管理部門資產(chǎn)中非常重要的組成部分，這一部分對后續(xù)的檔案管理發(fā)展也起到了非常重要的促進作用。檔案管理部門對知識資產(chǎn)的管理也是非常重視的，由于檔案管理屬于知識資源管理這一范疇，所以知識資產(chǎn)也是我國檔案管理部門主要的管理對象。再加上檔案管理是進行知識資產(chǎn)的基礎，所以進一步做好檔案管理中的電子檔案管理工作也是適應了當前社會電子信息的實際需求，也有利于我國的檔案部門更好地對知識資產(chǎn)進行管理。

2 當前我國檔案信息化建設中存在的問題

2.1 檔案管理信息系統(tǒng)功能設計上存在問題

由于我國地區(qū)與地區(qū)之間存在一定的差異，這種差異就導致地區(qū)檔案管理部門分管的任務會比較多，不同地區(qū)的檔案管理，其系統(tǒng)也一定要具備跨地域管理功能。但是從我國當前的檔案管理情況來看，大多數(shù)的檔案管理部門所制定的檔案管理系統(tǒng)都是分布式存在的，也就是說暫時沒有辦法做到統(tǒng)一管理。再加上電子文件的類型相對比較豐富，此時就需要檔案管理部門設置專門的檔案管理信息系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能夠對異構信息進行兼容處理。除此之外，還要求檔案管理系統(tǒng)具備良好的存儲能力，這樣也方便檔案管理人員后續(xù)的調查和研究。

2.2 電子信息數(shù)量日益增長

隨著當前信息化水平的不斷提升，很多的檔案管理部門也逐漸成立了不同類型的檔案管理信息系統(tǒng)，在實際的工作中就會出現(xiàn)大量的電子文件，這些文件在經(jīng)過一段時間的積累之后，電子文件的數(shù)量會越來越多，如果這些電子信息沒有及時進行管理，就很有可能會給今后的檔案管理帶來很大的問題。

2.3 檔案管理系統(tǒng)交互性差

檔案管理系統(tǒng)的封閉性非常強，但是這一點是不正確的。檔案管理系統(tǒng)應該融入到信息化管理平臺當中，還要將信息的產(chǎn)生階段以及使用階段都記錄下來，為檔案管理中的各項業(yè)務工作提供及時有效的信息服務。

3 針對檔案信息化建設的對策分析

3.1 創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡

檔案管理人員要進一步促進檔案信息與電子文件的融合，并形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，比如說對數(shù)據(jù)處理的格式標準、信息輸出標準，等等。只有嚴格規(guī)范檔案管理的標準，才能夠進一步確保我國檔案管理的數(shù)字化管理進程不受影響，數(shù)字化檔案的傳遞才能夠真正的實現(xiàn)標準化管理，進而提高檔案管理工作的質量和整體效率。

3.2 檔案的數(shù)字化加工需要考慮成本和實際所需

在檔案的數(shù)字化加工中，一定要注意地方檔案部門的實際情況，除此之外，還要結合檔案管理部門實際的加工成本來進行綜合性考慮。這樣也為確保數(shù)字化檔案管理提供了有效的幫助。檔案管理人員需要做的就是突出檔案管理的重點區(qū)域，選擇那些影響范圍較大、利用價值較高的檔案來進行數(shù)字化處理，以此來進一步促進檔案數(shù)字化的有序開展。

3.3 建立檔案采集系統(tǒng)

在對檔案采集系統(tǒng)進行建立之前，要先建立一個綜合性的檔案管理采集制度，并運用檔案管理采集制度作為檔案管理的基本依托，進一步規(guī)范檔案管理信息中的各種行為，對采集的單位、內容和時間都有非常嚴格的要求。

除此之外，由于檔案采集工作與實際的檔案管理流程之間是非常緊密的。因此，檔案管理采集系統(tǒng)要做好自身與其他檔案管理部門之間信息的有效融合。由于所涉及的檔案部門工作人員非常多，所以要堅持團結協(xié)作的精神，進一步加強檔案管理中各個部門的配合與溝通，相互促進，相互支持，有效保證檔案采集工作能夠順利實施，檔案管理中的各項規(guī)章制度也都能夠真正的落實到實處。

3.4 檔案信息化建設要做到以人為本

為廣大用戶服務是檔案工作的唯一主題，因此數(shù)字檔案的建設也一定要堅持以人為本的原則，一方面對檔案進行管理可以為領導層以及決策層提供指導性的意見和建議，另一方面還能夠為科研生產(chǎn)以及各項業(yè)務進行服務。所以，要想全面提升檔案信息管理的水平和服務水平，檔案信息化就一定要以一個全新的技術手段改變之前傳統(tǒng)的文件傳輸、接收以及加工控制等流程，而且一定要通過數(shù)字化技術和多媒體技術實現(xiàn)檔案管理信息的共享，讓檔案信息能夠真正的擺脫地域以及時間的限制，而且檔案信息化建設工作的開展是否到位，還要從其利不利于考核入手進行分析。基于此，檔案管理人員要先了解檔案管理中的核心任務，把握檔案人員的實際工作需求，并緊緊圍繞著檔案管理單位的核心任務去安排組織工作。在工作的過程中始終堅持以人為本的人本主義思想，加強對用戶需求的調查，這樣對于服務檔案管理中的各項業(yè)務也是非常有幫助的。

當前的社會是信息時代和網(wǎng)絡時代共存的社會，信息化已經(jīng)是目前社會經(jīng)濟發(fā)展的主要趨勢，也就是說檔案信息化建設也是檔案管理領域面臨信息全球化的必然選擇。同時也關系到我國檔案事業(yè)的興衰，可以說我國的檔案信息化建設的任務非常重，檔案的信息化建設成為我國主要的檔案管理發(fā)展趨勢，而檔案的信息化建設也是在適應社會發(fā)展的基礎上形成的一項長期且艱巨的建設項目。

4 結語

信息化的實現(xiàn)并不是檔案管理中的某一個部門就可以實現(xiàn)的，也不是憑借著某一個檔案管理技術人員工作就能夠實現(xiàn)的，與此同時還要求檔案管理中各個業(yè)務部門之間相互配合，進而實現(xiàn)檔案管理信息的有效采集，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

[1] 吳學倫.淺析信息時代檔案信息安全管理的對策[C]//貴州省檔案局、貴州省檔案學會“紀念貴州省檔案館成立50周年”學術交流會論文集.2010.

[2] 趙新華.文件歸檔卷改件后檔案接收進館問題的思考[C]//檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集.2011.

[3] 王強.基于核心信息資源管理理念的企業(yè)檔案管理——以中國石油天然氣集團公司為例[J].檔案學研究，2009，(01)：147-148.

[4] 傅國義.我們離檔案信息化多遠——解析西部欠發(fā)達地區(qū)檔案信息化建設的問題、原因及對策[C]//貴州省檔案學會2008年年會論文集.2008.

[5] 陳琳.淺談在工作中的實踐檔案信息化建設的幾點思考[C]//貴州省檔案學會2008年年會論文集.2008.

[6] 王燕.淺談地質檔案信息化建設[C]//貴州省檔案局、貴州省檔案學會“紀念貴州省檔案館成立50周年”學術交流會論文集.2010.

[7] 陸萍，王上琦.淺議企業(yè)檔案信息化建設[C]//貴州省檔案局、貴州省檔案學會“紀念貴州省檔案館成立50周年”學術交流會論文集.2010.

Problems and countermeasures of archival informatization construction

LIU Jing

(Longjiang County Convenience Hotline Service Center, Longjiang 161100, China)

With the continuous improvement of information technology, China′s archival information construction has also been targeted to change the traditional means of file management and management methods. This paper mainly analyzes the problems in the current information construction of archives in our country, and puts forward the people-oriented service concept and the relevant countermeasures, hoping to play a certain role in promoting the archives informationization.

Archives informatization; Construction; Problem; Countermeasure; Management

2016-09-23

劉晶(1986-)，女，中學二級教師，學士。

G270

B

1674-8646(2016)24-0072-02