新時期如何做好高校檔案管理工作

李佳欣（黑龍江信息技術職業學院，哈爾濱 150025）

新時期如何做好高校檔案管理工作

李佳欣
（黑龍江信息技術職業學院，哈爾濱 150025）

以新時期的高校檔案管理工作為主要出發點，對新時期高校檔案管理工作所面臨的調整做出論述，從檔案管理觀念及管理方式入手，對高校檔案管理工作創新做出分析和探討。

新時期；高校；檔案管理工作；創新；分析

1　新時期我國高校檔案管理工作面臨的挑戰

1.1工作理念

第一，傳統的封閉發展觀需要作出有效的轉變。雖然傳統的高校檔案管理工作可以滿足基本的工作要求，但是檔案管理卻很難有進一步的發展空間。在我國傳統的發展理念中，高校檔案管理存在規劃不完整，各自為政的現象。各個高校之間的檔案管理工作缺乏有效的合作，因此，很難對自身的特點進行深度挖掘，而這種現象也極大阻礙了高校檔案資源的共享，降低了高校檔案資源的利用率。

第二，在我國高校檔案管理工作中，要及時轉變重藏輕用的服務觀念。高校檔案要想得到認可，實現自身價值，就要提高高校檔案資源的利用率。但是傳統的高校檔案服務觀念是以重視檔案收藏為主的，對檔案的使用情況基本是處于忽視的狀態。在這種大環境下，高校檔案管理工作的服務性和主動性得到了很好的體現，但是積極性和創造性有所欠缺，且競爭意識和參與意識也不高，這些管理問題對我國高校檔案管理工作的發展產生了極大的影響，嚴重限制了高校檔案資源的利用。

1.2工作方式

不管是在社會生活還是在學習中，各種資料和信息所發揮的作用是不容小覷的，信息技術還為人們提供了非常便捷的信息處理渠道。但信息會出現短暫的生命周期，這就要求高校檔案管理工作利用檔案資料為高校和社會的發展提供方便快捷的檔案信息服務。但是，我國部分高校檔案管理工作始終沿襲著傳統的管理方式，檔案資料的簽發、歸檔、鑒定等工作還使用傳統的手工操作方法，不僅利用率低，還會導致工作效益的降低。

雖然我國很多院校在檔案管理工作中使用了計算機網絡技術，檔案管理也實現了網絡化，但是很多計算機網絡并沒有真正發揮作用，這也制約了高校檔案資料網絡化的實現。在全新時期，高校檔案管理工作方式一定要與社會的實際發展需求相適應。

2　新時期高校檔案管理工作的創新研究

2.1推進高校檔案管理工作觀念的創新

2.1.1要充分肯定高校檔案管理工作的地位

高校的檔案不僅可以對高校的發展和創新成果進行記錄，還能進一步推廣知識的應用范圍，在推動高校知識創新的基礎上，進一步推進高校的可持續發展。高校也是科學研究和科技發展的陣地，高校的檔案館更是高校科研知識的匯集地，因此，一定要充分認識高校檔案工作的重要性。

2.1.2要樹立標準的競爭意識

知識經濟時代的不斷發展要求高校檔案管理部門引入競爭機制，通過發揮競爭機制作用，提高檔案管理工作效率。我們可以將高校檔案管理工作中的崗位職責、工作績效及社會效益進行有機整合，打破傳統高校檔案管理模式中的平均主義，運用責任到人、競爭上崗的管理模式，給管理者施加壓力。還要充分調動工作人員的積極性，不斷提高工作人員的業務水平。

2.1.3充分開拓進取發展觀

在信息技術發展的大背景下，我國高校檔案管理工作也不能安于現狀，一定要對傳統的管理模式進行創新，在創建進取發展觀的同時，對檔案管理工作者的創新意識進行深度挖掘，充分激發工作人員的積極性和創造潛能，這樣才能真正提高我國高校檔案管理部門的發展能力。

2.2實現高校檔案管理工作的現代化發展

2.2.1重視計算機技術在高校檔案管理工作中的應用

現階段的高校檔案管理工作，已將計算機技術應用到檔案信息的收集、整理、保管和統計中，實現了高校檔案管理工作的一體化。在一體化管理中，高校檔案資料信息可以反復利用，這對我國高校檔案的立卷效率和檔案管理質量提升都有著非常重要的作用。為了讓我國高校檔案資料能夠通過計算機網絡進行傳輸，高校檔案管理工作人員還要對紙質檔案進行電子形式上的轉換，通過建立高校檔案信息數據庫逐步提高高校檔案管理工作的檢索效率，從而為高校檔案管理工作的現代化發展奠定堅實的基礎和保證。

2.2.2推動高校檔案管理工作的標準化建設

在我國高校檔案管理工作中，資料信息處理的標準化和規范化是對檔案資料信息開展網絡化和智能化管理的有效前提。從我國大部分高校的檔案管理工作情況來看，檔案管理的標準化工作還不是特別完善。在高校的檔案管理中，雖然檔案的標引和統計等方面已經具備了國家制定的標準，但是這些標準在實際的高校檔案管理工作中，并沒有得到真正的落實。

在現代檔案管理設備與管理技術領域，檔案信息的格式、轉換標準及軟硬件設施等也都沒有相對統一的標準。因此，推動高校檔案管理工作的標準化建設是非常有必要的。要嚴格遵守、認真執行已經實行的國家標準，在執行國家標準的基礎上，還要根據高校的實際發展情況和真實發展需求創建地方性標準，創造的標準要切合地方高校的發展，這樣高校信息資源數據庫在建設的時候也能有所參考，高校檔案資料的共享性也能夠得到極大的提升。

3　加強高校檔案管理工作的建議

3.1完善檔案管理工作機制

高校檔案管理工作涉及各個專業的信息資源，因此，我們在對其進行管理時，一定要遵循科學規范的管理原則，建立相對完善的檔案管理工作機制，對其進行規范化的管理。尤其是要在檔案管理的信息化建設上建立健全的制度，為我國高校檔案工作的數字化和信息化奠定基礎。

3.2建設高素質的檔案管理人才隊伍

高校檔案管理人員隊伍素質的高低會直接決定高校檔案的管理水平。因此，我們要不斷加強高校檔案管理人員隊伍建設，對新進的檔案管理人員進行專業知識培訓，在培訓的同時引入競爭機制，全方位鍛煉檔案管理人員，從而保證高校檔案管理人才隊伍素質的穩步提升。

4　結語

社會在不斷發展，社會經濟建設對我國高校檔案管理工作的要求也有了進一步的提高，我們應提高對高校檔案管理工作的重視，運用現代化的管理手段提升我國高校檔案管理工作的整體質量，從而為我國高校發展貢獻力量。

［1］ 閔素芬.探索高校檔案館一種新職能——指導檔案專業學生實習［J］.北京檔案，2010，（03）：136-137.

［2］ 邵建華，蔡灶林.試論高校檔案館的德育功能［J］.合肥工業大學學報（社會科學版），2014，（02）：63-64.

［3］ 賈增男.高校檔案館秘書的政治思想修養［J］.中山大學學報論叢，2014，（02）：128-129.

How to complete colleges'archives management in new era

LI Jia-xin
（HeilongjiangInfotech Profession College，Harbin 150025，China）

Taking college archives management in the new era as the main starting point，this paper discussed on facing adjustments of college archives management，and analyzed college archives management innovation from the concept of archives management and management mode.

Newera；Colleges；Archives management；Innovation；Analysis

G647.24；G271

A

1674-8646（2016）11-0136-02

2016-03-25

李佳欣（1976-），女，黑龍江哈爾濱人，副研究館員，在黑龍江信息技術職業學院人事處工作。