做好新形勢下公路檔案管理工作的探討

陶秀芳（甘南縣農(nóng)村公路管理站，黑龍江甘南162100）

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做好新形勢下公路檔案管理工作的探討

陶秀芳
（甘南縣農(nóng)村公路管理站，黑龍江甘南162100）

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的逐漸加快，信息資源已經(jīng)成為社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的制勝法寶，科技檔案信息作為重要的信息資源，在公路管理中的作用愈加重要。以公路工程檔案管理問題為內(nèi)容，展開了一系列的分析和研究，希望通過這一舉措，不斷提升我國公路檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；經(jīng)濟(jì)建設(shè)；市場經(jīng)濟(jì)

1 公路工程檔案管理問題

1.1 檔案管理意識淡薄

合理開發(fā)和利用能夠充分發(fā)揮工程檔案的使用價(jià)值，只有不斷強(qiáng)化公路檔案管理意識，重視檔案管理工作，不斷深入工程檔案研究，才能夠不斷提升公路工程質(zhì)量。高速公路工程檔案管理有別于其他行業(yè)檔案管理，公路工程人員有著明顯的技術(shù)優(yōu)勢，檔案管理人員有著明顯的專業(yè)管理意識。公路檔案管理只有結(jié)合這兩類人員專業(yè)資源優(yōu)勢，方能將公路檔案資源管理工作達(dá)到事半功倍的作用。以實(shí)際檔案管理工作來講，在進(jìn)行橋梁路面大規(guī)模維修時(shí)，檔案管理人員需要竭盡所能為工程施工人員提供詳盡的資料，只有檔案管理人員積極參與到工程施工建設(shè)中，才能使所有人員隨時(shí)掌握工程施工進(jìn)度和進(jìn)展情況，這樣才能夠讓公路工程技術(shù)會議進(jìn)行得更加順利，給路橋施工人員圖紙繪制提供一定的信息和資料，真正參與到工程施工設(shè)計(jì)中，這樣才能充分發(fā)揮檔案資源作用，實(shí)現(xiàn)新生資料的創(chuàng)建，給施工設(shè)計(jì)人員提供更加有價(jià)值的意見和建議。目前，我國公路檔案管理最大的問題就是檔案管理人員與技術(shù)人員溝通少、檔案管理意識淡薄，二者之間缺乏一定的協(xié)調(diào)、配合。

1.2 檔案管理技術(shù)手段落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式在很多地方仍在沿用，這給我們公路檔案管理造成了一定的不便，高速發(fā)展的信息時(shí)代要求我們必須要充分利用現(xiàn)代科技資源優(yōu)勢，不斷完善工程檔案科技、設(shè)備應(yīng)用，這樣才能夠滿足人們不斷增長的信息需求。就公路檔案管理整體形勢來看，我國大多數(shù)工程檔案管理或多或少都存在一定的科技手段使用和設(shè)備等方面問題。一些企業(yè)科技設(shè)備落后、檔案管理人員對現(xiàn)代科技不了解、不熟悉，難以適應(yīng)新時(shí)期檔案發(fā)展的需要。公路檔案管理水平的滯后嚴(yán)重影響了我國工程檔案信息的利用率，造成了大量資源浪費(fèi)，給公路管理部門及其相關(guān)部門的交流與溝通造成了一定的阻礙。

1.3 信息利用率低，重復(fù)勞動多

信息交流少，人員之間缺乏一定的了解和溝通，這就造成了同一問題反復(fù)研究的現(xiàn)象。這既有檔案管理人員的問題，也有工程負(fù)責(zé)人的問題，只有使檔案管理人員參與到工程施工設(shè)計(jì)中，為設(shè)計(jì)人員提供有效的信息保證，設(shè)計(jì)人員利用這些信息不斷制造出新的信息，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息的保鮮和有效，避免重復(fù)工作和檔案管理的盲目性。相反，則會嚴(yán)重影響檔案管理工作效率，大大打消了檔案管理人員的工作熱情，浪費(fèi)大量的人力、物力。

1.4 保密性差

作為某行業(yè)的檔案管理人員，必須要認(rèn)識到保密性對其自身工作的重要性。大多數(shù)大型的路橋施工方案、方法及數(shù)據(jù)都是極為重要的信息資源，是國家機(jī)密文件。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將這些文件進(jìn)行分類整理，制定嚴(yán)格的審批程序，保證檔案在管理當(dāng)中的安全性。但就目前情況而言，我國公路檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制尚未完善，許多監(jiān)管和審批程序都是人工操作，難免會受情緒影響，產(chǎn)生一定的不規(guī)范行為。可以說，檔案登記管理制度亟待完善。

2 公路檔案管理工作的強(qiáng)化措施

2.1 重視檔案管理意識培養(yǎng)，提高檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理工作一直被忽視，在其他工作急速運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，檔案管理工作一直悶聲不響的進(jìn)行著。正是如此，檔案管理工作在人員配置和機(jī)構(gòu)設(shè)置中均有所欠缺，這都給檔案管理工作的發(fā)展造成了一定的影響。只有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能使檔案管理工作慢慢步上正軌，要想讓領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員重視檔案管理工作，應(yīng)做好以下兩點(diǎn)工作：其一，貫徹落實(shí)《檔案法》，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，對檔案管理人員進(jìn)行定期的知識崗位培訓(xùn)，將檔案工作納入到企業(yè)整體發(fā)展中，樹立科學(xué)合理的檔案建設(shè)和規(guī)劃目標(biāo)。單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)大力扶持檔案管理工作，加大多方面投入，營造良好的檔案管理工作環(huán)境。其二，利用多種宣傳途徑，提高工程人員對檔案管理的認(rèn)識，了解檔案對工程建設(shè)的作用。

2.2 加大檔案資料收集整理，不斷加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

工程施工文件都有著一定的階段性，他們有著明確的內(nèi)容劃分，檔案管理人員需要做好不同階段檔案的收集和整理。一些中小型公路工程缺乏明確的施工階段劃分，但是我們可以通過分批分期整理的方式進(jìn)行檔案收集。這就要求檔案收集人員要及時(shí)了解、掌握工程施工實(shí)踐、計(jì)劃、進(jìn)度等方面的安排，做好檔案收集規(guī)劃。維持與工程技術(shù)人員的緊密聯(lián)系，做好項(xiàng)目交接工作，實(shí)施嚴(yán)格的登記審核，避免數(shù)據(jù)漏洞的出現(xiàn)。

2.3 通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式提高檔案利用率

開展檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員使命感和責(zé)任感，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，為工程施工設(shè)計(jì)人員營造良好的檔案閱讀環(huán)境。提高檔案利用率，建立有效的檔案借閱制度，確保檔案閱覽之后能夠及時(shí)完整的歸還。借鑒路橋工程成功施工經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高檔案資源的反復(fù)利用率，對新的工程項(xiàng)目進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和修改。通常工程檔案的復(fù)用都能夠?yàn)楣こ淘O(shè)計(jì)節(jié)省大量的時(shí)間，避免很多問題的出現(xiàn)，有效提升施工效率和質(zhì)量。

近年來，我國公路事業(yè)發(fā)展較快，大多數(shù)公路施工項(xiàng)目都是在原有基礎(chǔ)上的擴(kuò)建、維護(hù)和施工，原始數(shù)據(jù)就是這些工程建設(shè)不可缺少的信息依據(jù)。因此，這部分檔案信息的準(zhǔn)確性、實(shí)用性、可靠性，將會在工程施工建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著無可替代的作用。

2.4 做好工程檔案管理組織結(jié)構(gòu)建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案人員隊(duì)伍

一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、思想覺悟高的工程檔案管理隊(duì)伍是保證工程檔案工作質(zhì)量和效率的唯一途徑。我們必須正確認(rèn)識檔案管理工作重要性，努力提升檔案管理人員素質(zhì)和能力，使其具有豐富的專業(yè)知識，能夠嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，做好檔案管理工作。

2.5 利用科技手段加快信息化檔案管理建設(shè)

信息化是現(xiàn)代行業(yè)企業(yè)發(fā)展的主流趨勢，只有做好檔案管理人員信息化相關(guān)培訓(xùn)，加快信息化檔案建設(shè)，為公路檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件，建立科學(xué)、系統(tǒng)的信息化管理體系，使檔案信息的使用更加方便、快捷，提高檔案管理水平，發(fā)揮信息資源優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)：

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Discussion on completing a good job of road archives management in new situation

TAOXiu- fang
(Rural Highway Station of Gannan County, Gannan 162100, China)

Abstract:With the gradual acceleration of economic globalization, information resources has become a magic key for the development of society and economy, technological archives information as an important information resource has become more important in road management. Highway project archives management issues were taken as the content, this paper launched a series of analysis and research on it, hoping toimprove the level of highway archives management.

Key words:Archives management; Economic construction; Market economy

中圖分類號：F542

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674- 8646（2016）09- 0134- 02

收稿日期：2016- 03- 10