加強企業檔案管理提高檔案管理水平

劉麗

（黑龍江省甘南縣音河水庫管理處，黑龍江甘南162100）

?

加強企業檔案管理提高檔案管理水平

劉麗

（黑龍江省甘南縣音河水庫管理處，黑龍江甘南162100）

摘要：在現如今的社會發展階段，更系統、更先進的檔案管理工作會推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。另外，針對企業本身的性質不同，如何確定企業檔案管理在企業中的地位，是檔案管理工作實施的關鍵。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；企業競爭；管理水平

企業檔案管理是企業管理的前提，也是企業管理的重中之重，所以，對于企業來說，要先對企業的檔案進行了解和掌握，再進行分析，找到適合自己企業發展的檔案管理方法更是能夠有效率的提高企業的管理水平。本文對如何提高企業檔案管理水平進行了相關探討。

1對于現代的企業檔案管理來說，傳統企業管理的弊端及劣勢

第一，傳統的檔案管理工作需要不斷地根據企業進行改革，所以，為了適應企業改革需求，需要檔案管理這方面也要跟上步伐，恰恰這方面企業沒有給予太多的重視，所以改革方面做得不是特別好。于是，就會出現傳統企業檔案管理不能普及的問題。第二，傳統的檔案管理沒有和現如今的信息化時代相融合。信息化時代的今天，人們已經習慣了網絡的存在，但是，企業檔案管理沒有利用信息化的快速性、簡便性，甚至是方便、安全性?？梢钥焖俚赜涗浛蛻粜畔?，并且進行加密，而且，一旦想要快速查找人名或者是數據，更是能通過計算機進行快速檢索，方便了許多，這也是傳統的企業檔案管理所不具備的優點。第三，傳統的企業檔案管理沒有一個系統的管理計劃和步驟。眾所周知，企業要想更集中地進行核心化發展，必須要實現各部門的專項統一，但是，有些企業的部門還沒有實現專業的檔案管理，其實有部分的遺留問題，一旦這些問題沒有及時解決，甚至會造成無法挽回的局面。企業內部小到發生信任危機，只是部門之間，大到會出現企業的經濟危機，問題會越來越多。第四，企業本身對檔案管理的不重視。實際上，對一個企業來說，企業的檔案本身就是企業成熟發展的前提，要善于記錄并且經常查補漏洞。一般來說，檔案可以是數據，可以是文字，要學會結合企業現狀，這樣才可以從這些數字或是文字上與同行之間進行對比。有對比，才能夠最快速度地發現問題、解決問題，或者是發現優點并且將其保留。

2　針對傳統企業檔案管理的問題進行改進，出現的新型企業檔案管理模式

2.1系統集中管理模式

系統所說的是從小方面要細致調查分析記錄，從大方面來說就是要集中各個部門的問題，再進行集中處理，在整理的過程中要把數據文字之類的檔案性資料妥善處理，并且建立逐年的系統分析與對比。公司各個部門的檔案文件都由檔案室統一保存，這種統一的管理模式使企業的檔案形成了一個有機的整體，有利于檔案的安全性和完整性，在查閱的過程中都是方便且具有實際意義，更是具有參考意義。

2.2各個部門要進行分級統計分析檔案數據再匯總

可以說這種模式就是針對企業的各個部門來說的，每個部門都要掌握整理出符合要求的部門檔案資料，再進行上交匯總，在歸納總結自己部門檔案時也不是沒有竅門存在。要把各部門分為幾個方向，每個方向用專業性知識總結當前方向的檔案數據，例如，對于一個不同的單位來說，辦公室部門就可以分為文書檔案、會計檔案，甚至是人事檔案等；如果是面向市場的部門，還要有經營部門等?？傊?，各個部門都要分工合作，這是增強企業檔案管理效率的一種方式，已經被當代企業所應用。

2.3按照不同的性質進行企業的檔案管理模式

企業的檔案管理即使有共同之處，但是對于不同類型的企業來說，針對性的企業檔案管理方法卻是不同的。簡單來說，營利性企業，比如說上市公司，需要不斷地進行產品的創新，然后是產品的推出，之后就是產品營銷，這就與市場有了千絲萬縷的聯系。上市公司的企業檔案管理需要建立一個核心體系，把產品的推出過程都要系統的呈現，比如手機公司，手機的推出創新地方有哪些，都要系統總結，展現在檔案上。另外，這種企業的檔案更是要定期的進行檢查錯誤，因為關于營利性的問題，牽扯公司的盈利還有員工，甚至消費者的問題，所以要定期更新和檢查。再有就是非營利企業，學校是一個很典型的例子，檔案管理要從每個學年到每個班級到每個學生，教職工的身份都要系統的記錄，寫在檔案中，學校的大小事宜也要有總結性記錄。一旦出現了問題，可以在學校檔案中進行清晰的呈現。當然，這類企業的檔案可以說基本上是一成不變的，所以不用經常檢查，但是要定期更新。

3　提高企業檔案管理水平的重要性和方法

3.1提高企業檔案管理的重要性

企業的檔案管理對于企業的整體來說十分重要。企業檔案管理不僅是企業管理水平上升的前提，更重要的是，企業的檔案管理能夠反映出企業的發展趨勢和發展方向。起到了指明燈的作用。對于營利企業來說，能夠以營利為出發點進行準確洞察市場動向，提高了盈利效率，加快了企業的發展速度。而非營利性質的企業，如學校，可以進行系統的分析記錄檔案數據，對于數據漏洞來說，能夠最快速度的補查。

3.2提高企業檔案管理的方法

如何提高企業檔案管理水平，近年來受到越來越多的關注。根據經驗分析，首先要清楚企業性質，對于各個部門來說要逐一查找問題，之后將問題列出，然后進行解決，能解決的要及時解決，不要在檔案上出現不可避免的問題。當然，如果在檔案的檢查過程中出現了問題，要總結問題所在，如果在營利性質的企業中，要從該出現的一個或是幾個部門進行問題的查缺補漏；如果是非營利性質的企業，就要對比前幾年的檔案數據或是文字數據進行分析，找到問題所在，在教職工或是企業模式上找問題，然后有針對性地進行解決。另外，關鍵性方法就是要將整體的檔案匯總在一起，保證企業的核心規劃，方便企業在競爭中保持統一的態度和處理方法，促進企業的發展，提高企業的管理水平。在集中檔案的同時，各部門之間的檔案上交也不能忽視細致性總結，要做到檔案集中化并不失細致的管理水平，這是企業管理過程中必須經過的步驟。所以，對于企業的檔案管理來說，企業應當給予一定的重視，給予適當的指導。

4　結語

在現代化社會的今天，將企業檔案管理水平提高就是對企業自身發展的一種方式，所以企業都對檔案管理有一定的重視。另外，根據前文的方法和改進背景，要對企業性質背景進行深究，分散化獲取檔案數據，集中化處理檔案數據，從根本上提高企業檔案管理水平，進而提高企業的管理水平。

參考文獻：

［1］丁曉紅.關于新時期企業檔案管理的幾點探討［J］.檔案學研究，2013，（07）：28- 29.

［2］陳曉莉.如何做好企業檔案管理工作［J］.辦公室業務，2013，（01）：193.

［3］杜巖.基于提高檔案管理科學化水平的措施研究［J］.湖北函授大學學報，2015，（24）：289.

［4］閆鑫.加強企業檔案管理提高檔案管理水平［J］.東方企業文化，2015，（01）：168.

Strengthen Enterprise Archives Management to Improve Archives Management Level

LIU Li
(Yinhe Reservoir Management Office of Gannan County, Gannan 162100, China)

Abstract:More systematic and advanced archives management will promote enterprise development in the fierce market competition. In addition, how to determine the position of enterprise archives management in enterprises is the key to the implementation of archives management.

Key words:Enterprises archives; Archives management; Enterprise competition; Management level

作者簡介：劉麗（1982-），女，黑龍江甘南人，學士，館員，從事檔案管理研究。

收稿日期：2015- 12- 21

中圖分類號：F426

文獻標志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）03-0126-02