淺談文書檔案與科技檔案歸檔整理的方法

楊 旭，楊宇佳

(吉林省地質(zhì)勘探技術(shù)研究所，長春 130103)

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淺談文書檔案與科技檔案歸檔整理的方法

楊 旭，楊宇佳

(吉林省地質(zhì)勘探技術(shù)研究所，長春 130103)

科技檔案與文書檔案有著不同的特點(diǎn)和立卷方法。本文主要通過介紹文書檔案和科技檔案，研究其歸檔整理的方法，提出一系列檔案管理的辦法。

文書檔案；科技檔案；整理方法

檔案是用來保存重要的、以后會(huì)查詢及使用的材料和文件，包括科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。其中，科技檔案和文書檔案占得比重較多，雖然都是檔案，但二者又有很多的不同點(diǎn)。

1 文書檔案與科技檔案

檔案是一種活動(dòng)的記錄，產(chǎn)生在社會(huì)活動(dòng)中。它可以反映出人類活動(dòng)的豐富多彩，包括科學(xué)技術(shù)活動(dòng)、政治活動(dòng)、文化教育活動(dòng)以及軍事活動(dòng)等。而且，任何一種社會(huì)活動(dòng)，都可以是主客體間相互作用構(gòu)成的。

文書檔案，就是反映單位行政事務(wù)、黨政活動(dòng)和管理工作方面的具體內(nèi)容，在社會(huì)科學(xué)范圍之內(nèi)。文書檔案記錄了單位大大小小的活動(dòng)，詳細(xì)且具體，能夠?yàn)橐院笥龅降膯栴}提供依據(jù)，“有據(jù)可查”。而且，文書檔案是由文件材料轉(zhuǎn)變來的，具有很高的參考價(jià)值，關(guān)鍵在于這些材料的收集是否完全，是否明確立卷。

科技檔案，就是反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)等方面的內(nèi)容，在自然范疇之內(nèi)。它是由科技材料轉(zhuǎn)變來的，是對(duì)科學(xué)技術(shù)及研究活動(dòng)的原始記錄，為今后的各類科技工作提供依據(jù)，同時(shí)也是進(jìn)行科技工作的前提條件。科技檔案是積累經(jīng)驗(yàn)、儲(chǔ)備技術(shù)的重要工具，不僅可以用來傳播重要的科技信息，還能夠提高經(jīng)濟(jì)效益，具有很高的歷史查考價(jià)值。而且，它還是科技宏觀管理中的一部分，對(duì)于已經(jīng)完成的科技項(xiàng)目，按照一定的程序，全程記錄并立卷保存，能夠直接反映和記述科技活動(dòng)。

2 文書檔案歸檔整理的方法

2.1 收集文書檔案

每個(gè)單位中的文件材料，基本上都是需要各科室相互傳閱的。因此，在這個(gè)過程中，如果不對(duì)其進(jìn)行收集、保存，就很容易丟失文件或者發(fā)生不合理的流動(dòng)，使得文件的完整性遭到破壞，直接影響立檔單位的文檔管理。所以，立卷的前提是檔案完整，才可以系統(tǒng)、有序地分類保存，便于今后使用。尤其是單位的會(huì)議紀(jì)要、人員花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、學(xué)習(xí)文件、領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)文件以及課題研究材料等內(nèi)容，更是要好好歸檔整理。有一些文件比較重要，但目前還在使用的，可以復(fù)印一份，然后將原件歸檔，使用復(fù)印件辦公，避免文件的損壞或丟失。文書檔案的編制應(yīng)有序排列，以免出現(xiàn)重復(fù)。

2.2 文書檔案歸檔整理

在保證文書檔案完整的前提下，要進(jìn)行立卷歸檔，就要按照文件特征進(jìn)行分類。一般文書檔案有以下特征：第一，按照文書檔案的作者特征分類，指的是機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、事業(yè)單位等。第二，按照文書檔案的時(shí)間特征分類，指的是檔案內(nèi)容形成的時(shí)間。第三，按照文書檔案的地區(qū)特征分類，指的是將同一個(gè)地區(qū)的檔案歸檔整理在一起。第四，按照文書檔案的名稱特征分類，指的是將相同或相近的文檔組合歸檔。第五，按照文書檔案的問題特征分類，指的是把反映相同或相近問題的文檔歸納在一起。第六，按照文書檔案的發(fā)文機(jī)關(guān)分類，指的是將同一發(fā)文機(jī)關(guān)的文檔組合立卷。

總而言之，每種歸檔整理的方法都各有各的好處，也有不足之處，都可以反映出單位的社會(huì)活動(dòng)。在實(shí)際歸檔整理中，也并不是只按照一種特征進(jìn)行分類，必須是科學(xué)、合理的歸檔，體現(xiàn)出各類檔案間的區(qū)別。

3 科技檔案歸檔整理的方法

3.1 收集科技檔案

科技檔案的收集和歸檔整理工作是一項(xiàng)重要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)科技檔案的合理、科學(xué)管理。收集科技檔案是其中最為關(guān)鍵的步驟，一般是在項(xiàng)目完成后，及時(shí)將分散在各處的材料收集回來，然后將這些材料歸檔整理。但實(shí)際上，這些材料相當(dāng)分散，每個(gè)部門每個(gè)工作人員手上都可能會(huì)有，有的也很難找到，所以收集工作的開展十分艱難。科技檔案從零散到系統(tǒng)、從分散到集中的過程是科技檔案歸檔整理的重要環(huán)節(jié)。

3.2 科技檔案歸檔整理

科技檔案歸檔整理，就是將收集好的科技檔案按照內(nèi)容、類別、特點(diǎn)及其相互聯(lián)系等方面分類，便于今后的使用。因此，要制定科學(xué)的分類方案，以便于對(duì)科技檔案進(jìn)行整理，為以后遇到的問題提供依據(jù)。制定方案的過程中，還要遵守上級(jí)規(guī)定和結(jié)合單位實(shí)際情況，以便制定有效、合理的方案。科技檔案歸檔整理的范圍有：第一，科技項(xiàng)目的任務(wù)書、審批材料、委托書、調(diào)研報(bào)告、合同等。第二，階段工作總結(jié)及成果匯報(bào)、論文、科技報(bào)告、專著、鑒定材料等。第三，審批獎(jiǎng)勵(lì)材料、成果申報(bào)材料、經(jīng)濟(jì)效益等。第四，總結(jié)、工藝文件、推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓合同、反饋意見等。第五，中斷或失敗的科技項(xiàng)目形成的科技材料。

4 加強(qiáng)文書檔案與科技檔案的管理辦法

4.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

成立以局長任組長，分管副職任副組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，各股室、單位負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)局辦公室，配備專職檔案管理員。落實(shí)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。將檔案管理工作納入各股室、單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所年度目標(biāo)考核內(nèi)容。

組長負(fù)責(zé)高度重視檔案管理工作，要不定期進(jìn)行詢問、親自督促，將檔案工作納入全年重點(diǎn)工作之中。形成由分管局領(lǐng)導(dǎo)直接抓，辦公室具體抓，各部門配合抓的工作格局，確定專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，限定具體時(shí)間進(jìn)行所有文件資料的歸檔工作，為檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供了有力的組織保證。

4.2 積極培訓(xùn)學(xué)習(xí)

為盡快掌握檔案管理工作要點(diǎn)，提高檔案管理水平，應(yīng)積極組織檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案管理培訓(xùn)班，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)。適時(shí)組織辦公室文秘人員和檔案管理人員赴檔案管理先進(jìn)單位觀摩學(xué)習(xí)，盡快掌握檔案管理專業(yè)技能，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。建立和完善文件材料和電子數(shù)據(jù)歸檔制度以及檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、查閱利用、設(shè)備維護(hù)使用、重大活動(dòng)檔案登記等一系列制度，明確規(guī)定立卷歸檔、查閱利用、安全保密、庫房管理、崗位責(zé)任等。

4.3 完善規(guī)章制度

在深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《中華人民共和國檔案法》等文件精神的基礎(chǔ)上，借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作實(shí)際，改進(jìn)和完善一系列規(guī)章制度，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。業(yè)務(wù)建設(shè)工作要追求精細(xì)化，檔案室統(tǒng)一接受全局檔案，按照歸檔范圍和分類要求集中整理。文書檔案、電子檔案、會(huì)計(jì)檔案齊全完整。收集與本局業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料，如財(cái)政年鑒、統(tǒng)計(jì)年鑒、文件匯編等。保管期限按要求準(zhǔn)確劃分，檔案標(biāo)號(hào)科學(xué)、規(guī)范。檔案柜架擺放整齊，要有明顯的指引標(biāo)記，定期檢查。

4.4 扎實(shí)開展工作

注重整理前的準(zhǔn)備工作，制定檔案整理時(shí)間安排表，要求各部門在規(guī)定的時(shí)間里收集所有歸檔材料，保證全面、完整、及時(shí)。注重立卷規(guī)范，采用“一講、二看、三指導(dǎo)”的方法，“一講”就是在立卷前，向各部門兼職檔案人員集中講解檔案歸檔流程、注意事項(xiàng)。“二看”就是在各部門檔案立卷現(xiàn)場，指導(dǎo)文件材料的鑒別、整理、排序。“三指導(dǎo)”就是在所有檔案交辦公室后，聘請(qǐng)有檔案管理專業(yè)技術(shù)并長期從事檔案管理工作的人員前來指導(dǎo)，對(duì)各部門移交的文件認(rèn)真核對(duì)，逐份檢查，對(duì)不符合要求的及時(shí)糾正。

檔案管理事關(guān)稅收工作的方方面面，各部門在檔案資料收集整理方面肩負(fù)重任。辦公室牽頭及時(shí)召開由各部門負(fù)責(zé)人參加的專題會(huì)議，安排布置檔案整理工作。要求各部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔文件資料的整理分類，并組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)章制度及整理流程，明確各部門在檔案歸檔過程中需要完成的任務(wù)，形成人人重視檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)。

5 結(jié)語

不論是文書檔案，還是科技檔案，它們都具有較高的使用價(jià)值及參考價(jià)值。因此，檔案歸檔管理工作就顯得至關(guān)重要。我國應(yīng)對(duì)這方面工作加以重視，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于查找檔案，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，不斷加強(qiáng)檔案管理工作。

[1] 蘇冬梅.文書檔案與科技檔案歸檔整理方法[J].甘肅科技，2004，(05)：161-162.

[2] 李少容.淺談水利科技檔案歸檔整理方法[J].廣東水電科技，1996，(01)：55-57.

Discussion on sorting methods of documentary archives and sci-tech archives

YANG Xu, YANG Yu-jia

(Jilin Institute of Geological Exploration Technology, Changchun 130103, China)

Sci-tech archives and documentary archives have different characteristics and filing methods. This paper mainly introduced the method of filing and archiving, and put forward methods of file management.

Documentary archives; Sci-tech archives; Sorting method

2016-09-12

楊旭(1979-)，女，館員，學(xué)士。

G275.3

A

1674-8646(2016)20-0052-02