事業單位財務檔案管理工作的幾點思考

崔鴻燕

(吉林市豐滿區國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

?

事業單位財務檔案管理工作的幾點思考

崔鴻燕

(吉林市豐滿區國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

財務檔案是對單位在各項經濟活動中，所產生財務信息的反映和記錄，隨著我國檔案技術和理論的進步和發展，提高財務檔案管理的規范化及信息化水平，對促進事業單位的健康發展具有積極意義。針對事業單位財務檔案管理工作中出現的問題進行分析和闡述，并提出相關建議，希望給予相關單位以參考和借鑒。

事業單位；財務檔案管理；問題；對策

財務檔案是對事業單位、企業以及國家機關各項經濟活動的反映和記錄，也是體現機關企業和事業單位進行經濟交易的主要資料，在檔案管理工作中具有關鍵地位。因此，我國事業單位一定要充分重視財務檔案管理工作，并對其進行合理規劃，促使財務檔案發揮自身價值，為事業單位的進步和發展奠定良好的基礎。

1 當前財務檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 缺乏管理意識

檔案管理的目標是為單位發展提供決策參考，服務現在、保存歷史，但是由于當前在檔案管理中出現的各種問題，例如經費緊張、工作繁雜、人員較少等問題，嚴重制約了財務檔案管理水平的提高。究其根本原因是由于事業單位領導和工作人員缺乏管理意識，檔案管理趨于形式，很多財務信息失真或流失，一些檔案資料被個別領導據為己有，在崗位調整、工作調動時一并帶走。

1.2 管理不夠規范嚴謹

當前，我國事業單位財務檔案管理不夠規范和嚴謹，主要由以下幾點因素導致：第一，工作人員素質及配備因素。一些事業單位往往以兼職的形式配備財務檔案管理人員，導致人員工作任務繁重，對管理工作無法做到全面投入。一些事業單位將財務管理外包，導致財務信息出現混亂的情況，甚至出現資料機密外泄的情況，對單位的財務狀況造成直接影響。第二，經濟活動與財務管理的矛盾因素。事業單位在執行經濟項目的過程中，其內部資金管理辦法與職能部門產生沖突，導致項目無法順利開展，給會計核算及財務管理等工作帶來困難，影響了財務檔案的可靠性、真實性。

1.3 信息化不全面

隨著我國信息技術的快速發展，電子檔案已經基本取代了以往的紙質檔案，但是在對電子檔案進行管理的過程中，尚存在一些問題沒有得到解決。例如，紙質檔案在裝訂及整理的過程中分類不清，嚴重影響了檔案的權威性。因此，在檔案實現信息化后，很多檔案被遺棄，沒有得到利用，數據重復、冗繁的現象層出不窮。同時，由于信息化不全面，很多財務信息也出現不準確及遺漏的情況，一些事業單位為了追求經濟效益，擅自更改財務數據，在處理外債的過程中漏稅偷稅，對財務檔案管理工作帶來嚴重影響。

2 提高財務檔案管理工作水平的相關建議

2.1 強化管理意識

想要提高財務檔案管理工作的水平和質量，事業單位的領導和相關工作人員一定要強化管理意識，充分認識到檔案管理的意義和重要性，認清財務檔案對事業單位的發展所起到的巨大作用，尤其是單位領導要不斷加強學習，深刻認識到財務檔案對事業單位健康運行和經濟活動所發揮的積極意義，提高單位所有人員的財務檔案意識，進而為檔案管理工作的有效開展創設良好的環境。同時，財務人員也要加強自身的管理意識，在對財務檔案進行有效管理的同時，還要主動成為其監督者，樹立主人翁意識，全心全意投入到檔案管理中，細致、嚴格地鑒定并審核檔案，充分發揮自身的協調能力和監督能力。

2.2 完善管理制度

事業單位要在遵守《檔案法》、《會計法》 的前提下，不斷完善單位內部的相關管理工作，制定各項管理制度，嚴格執行各項規范和法律，建立財務檔案管理細則，科學劃分各項管理工作，根據事業單位的實際情況，制定工作目標，完善檔案查閱、員工守則、檔案保管、檔案歸檔、檔案移交等制度，促使檔案管理工作做到有據可依，進而推動財務檔案管理工作的健康開展。

2.3 提高人員要求

事業單位的相關領導要充分認識到人才的對檔案管理的重要性，重視人才建設，提高財務管理工作的效率和質量。要以單位的經營現狀和實際情況為出發點，在人員管理、人員安排、崗位設置方面制定科學規劃。在人員管理方面，在保證檔案工作有效開展的同時，還要合理配置人力資源，提高管理質量和效率。工作人員還要具備檔案人員及財務人員的雙重從業資格，并具備一定的管理能力，單位要為工作人員創設良好的學習環境，定期舉辦相關培訓，提高工作人員的能力和水平，進而適應當前檔案管理工作的變化和發展。

2.4 借助信息技術

想要實現財務檔案管理水平的提高，還要借助信息技術的建設和更新，實現檔案管理的網絡化、信息化、數字化，提高工作效率和質量，利用先進的信息技術讓管理工作變得更加方便和快捷。同時，事業單位還要引進和借鑒發達國家的一些管理方法，提高自身的管理水平。

首先，事業單位要加強檔案管理的設施建設。硬件及軟件設施是檔案管理的關鍵組成部分，只有依靠現代化的管理技術、管理手段，以網絡為依托構建完善的管理模式，才能全面提高檔案管理工作的水平。財務人員要從檔案管理和財務管理的雙重角度進行充分考慮，防止在硬件建設中出現資源重疊的情況，在軟件建設中，要通過相關措施提高檔案安全性、真實性，實行簽單制度，充分落實安全日志制度、簽出制度、簽入制度、責任制度，避免財務檔案丟失及損壞。同時，還要做好軟件的更新，提高檔案儲存的可續性、一致性、標準性。

其次，加強信息化實踐戰術。當前，信息化是財務檔案管理發展的關鍵措施，因此，在具體工作中，事業單位一定要將經濟活動與檔案管理充分結合，在促使各項經濟活動有序開展的同時，推動檔案管理的健康發展：第一，要及時整理和采集財務數據，建立并完善數據庫，提高檔案管理的信息化水平。以往的紙質文件不僅容易出錯，還不利于保存和管理，因此，檔案管理一定要向信息化轉變，及時捕捉財務信息，并深度挖掘其隱藏的各種信息，根據事業單位的需要創立各個子數據庫，例如，債務管理、核算預算、資產管理等子數據庫，不斷更新和升級數據庫。第二，構建財務檔案管理網絡化，提高檔案使用的時效性。利用網絡的高效率使用和傳輸優勢，發揮檔案的使用價值。財務檔案管理網絡化可以將文檔轉換或直接存入數據庫，減少工作人員的工作程序，提高檔案管理的效率。同時，由于事業單位所產生的財務信息很多，如果財務人員憑借自身的工作經驗進行數據處理，難免會出現各種問題。因此，借助網絡技術還可以提高檔案管理的準確性。

3 結語

財務檔案對事業單位的健康發展具有積極作用。隨著我國科學技術和社會經濟的持續發展和進步，事業單位一定要正視財務檔案管理中存在的問題，采取針對性措施做好檔案管理工作，為單位領導做出正確決策提供有效、真實的服務。促進事業單位發揮其社會效益和經濟效益，進而促進我國社會發展。

[1] 陸麗麗. 關于如何做好事業單位財務分析工作的幾點思考[J]. 財會學習，2016，(09)：21-22.

[2] 顧瑋璞. 淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 人力資源管理，2016，(06)：223-224.

[3] 李雪海. 做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江科學，2016，(13)：140-141.

[4] 趙國柱. 關于加強行政事業單位財務管理的幾點思考與建議[J]. 東方企業文化，2010，(02)：121-122.

[5] 江紅霞. 預算管理模式下關于加強公路事業單位財務管理的幾點思考[J]. 財經界(學術版)，2011，(03)：98，100.

[6] 韓冬萍，姜芳臣. 關于事業單位財務管理中存在問題及改進措施的幾點思考[J]. 財經界(學術版)，2011，(10)：142-143.

[7] 曹晶.規范財務檔案管理 提高財務管理水平[J].吉林省經濟管理干部學院學報，2010，(05)：107-108.

[8] 滿迎利.淺議如何加強財務檔案管理[J].商場現代化，2010，(32)：144-145.

[9] 鄭姣.淺議財務檔案信息化管理[J].四川水利，2011，(04)：115-116.

[10] 李伯明.做好財務檔案的收集、整理工作[J].中國檔案，1963，(05)：67-68.

Reflections on financial archives management in public institutions

CUI Hong-yan

(Jilin National Treasury Concentration Payment Center, Jilin 132013, China)

The financial archives reflect and record financial information produced by the units in various economic activities. With the development of archival technology and theory, the improvement and informationization of financial archives management level has positive significance for the healthy development of public institutions. This paper analyzed and expounded the problems in financial records management in public institutions and put forward relevant suggestions, hoping to give reference for relevant institutions.

Public institution; Financial archives management; Problem; Countermeasure

2016-09-16

崔鴻燕(1977-)，女，助理館員。

G275.9

A

1674-8646(2016)20-0102-02