淺談大數據時代下的檔案管理信息化*

馮興蘭

(菏澤市衛生計生委，山東菏澤 274010)

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淺談大數據時代下的檔案管理信息化*

馮興蘭

(菏澤市衛生計生委，山東菏澤 274010)

檔案管理信息化是經濟與社會發展的必然趨勢，大數據的時代背景也為其提供了一個重要的歷史發展機遇。雖然與傳統的管理模式相比，信息化具有無可比擬的優勢，但面對高端精尖的信息技術和錯綜復雜的網絡環境，檔案管理信息化顯露出規劃滯后，資源信息建設和共享不足，信息的真實性和安全性堪憂等問題。因此，堅持統一規劃，完善信息真實性，確保信息絕對安全，并提高資源利用效率，成為大數據時代下的檔案管理信息化的發展方向。

信息化；檔案管理；大數據

檔案作為一種記錄和傳播社會發展的媒介，記載著人類在政治、經濟、科技、文化等社會各領域的歷史活動進程，通常以紙介質作為載體，是一種稀缺、不可再生的資源，同時也是一種可傳承的社會財富。改革開放以來，檔案紙質群體數目迅速龐大，維護成本越來越高，功能越來越不能適應時代的發展和社會的需求。現代社會是信息化社會，大數據滲透各行各業，檔案作為一種信息資源，對經濟社會建設參考和借鑒作用重大，勢必要與整個社會的大信息網絡接軌，才能最大程度發揮作用。下面，就檔案管理信息化簡要談幾點筆者的的看法和思考。

一、檔案管理信息化的時代背景和環境

黨的十七大報告指出要“大力推進信息化與工業化融合，促進工業由大變強”，十八大報告也明確指出全面建成小康社會要實現“信息化水平大幅提升”，這充分體現了黨和政府對信息化建設的高度重視，信息化已成為我國社會發展的必然趨勢。檔案作為一種信息資源，數字化、信息化也必然成為其發展的歷史選擇。國家先后出臺《全國檔案信息化建設實施綱要》以及《2006-2020年國家信息化發展戰略》，對深入推進檔案信息化發展進行了全面部署。各種網絡技術、存儲技術等迅猛發展，逐漸成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件，為檔案管理信息化提供了一個成熟的外部環境。

與傳統的管理方式相比，信息化的檔案管理存在以下三項優勢：一是管理高效。信息化檔案管理以計算機等現代化工具作為實現載體，無論是在檔案立卷、歸檔整理方面，還是在信息檢索、查缺補漏方面，與手工作業相比都有著無可比擬的優勢。二是檢索精確。借助大數據功能，信息化檔案管理不僅能夠實現各種復雜條件下的精確查詢，也能滿足很多模糊查詢，檢索結果更加精確。三是便于保存和傳播。信息化的數字檔案具有信息和載體的可分離性，而且載體形式豐富多樣。可借助復制副本有效延長紙介質等原件壽命，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損。而且檔案管理系統可以和很多網絡應用對接，便于信息的共享和傳播。

二、檔案管理信息化的問題和難題

信息化為檔案管理提供了機遇，但面對高端精尖的信息技術和錯綜復雜的網絡環境，檔案管理同樣面臨極大挑戰。

(一) 檔案管理信息化規劃滯后

距離2002年國家出臺《全國檔案信息化建設實施綱要》已十多年，與信息化大發展相比，檔案管理信息化推進相對滯后，受權限、規模、資金和地方特點等因素制約，很多地方都沒有制定切實可行的建設規劃。即使做出規劃，有的地方或照搬照抄，或生搬硬套，制定的規劃不切實際，而且在推進過程中相關部門也是推一推動一動，不推不動，部門之間缺乏溝通協調，造成各部門自行其是，在檔案信息化建設過程中花樣百出，標準不一，進度有別。

(二) 資源建設和共享不足

在信息化建設的過程中，很多地方和部門集中力量和資金，建設了很多基礎設施，比如新建了高標準的檔案館、搭設暢通的局域網和政務網絡，購置全新的計算機、高清晰掃描儀等信息采集設備，但是檔案信息資源建設相比就跟不上了。檔案目錄不完整、數據不準確，檔案全文數據庫和多媒體數據庫稀少。信息資源建設和共享應用更是嚴重脫節，各地方、各部門只掌握自己的數據，地方、部門之間存在較大的數據共享隔閡，缺乏相對統一的檔案管理系統以及與之掛鉤的辦公自動化系統，信息共享難以實現。而且互聯網終端應用缺乏，上傳的檔案目錄和檔案全文信息稀缺，群眾很難通過網絡查詢到需要的資源信息，檔案信息資源服務社會的作用得不到有效發揮。

(三) 真實性和安全性堪憂

一是信息化的檔案真實性難以保證。有些部門和單位重視程度不夠，工作人員操作不規范，電子檔案的采集與歸檔方法不科學。在采集、整理，或者存儲、傳輸的過程中，有的數據可能會摻雜個人主觀意識而被過濾，有些信息還可能會在這些過程中被變更、篡改，從而被錯誤地傳播、留存。二是信息化存在長期保存的安全問題。信息化的檔案主要存儲于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等介質上，而這些載體同樣具有一定的壽命，容易受到自然環境與運行環境等影響。三是互聯網數據安全問題普遍。信息化時代，數據安全問題挑戰著各相關行業的健康發展。計算機病毒肆虐以及互聯網安全漏洞，使得檔案信息在傳播的過程中容易被非法竊取、篡改與偽造，對于一些個人隱私和密級檔案將構成較大的威脅。

三、檔案管理信息化的發展方向

大數據時代下的檔案管理信息化，必須堅持統一規劃，必須確保信息真實完整和絕對安全，必須提高資源利用效率。

(一) 統一規劃

檔案管理信息化建設，必須由檔案部門統一規劃，并按照國家要求制定和實施檔案工作標準和規范，從而提高工作質量和效率。比如對館室藏檔案電子化，在電子數據格式、大小、存儲方式編碼方式等方面，都已經出臺一系列的指導標準。只有統一化、標準化操作，這樣才能使檔案信息化建設有序、規范實現，避免出現地區間、部門間重復建設，實現各應用終端完美兼容。

(二) 確保信息真實完整和安全

可采用現代加密技術，通過將明文信息、文件和數據進行加密處理，按照一定的算法重新編碼，使其須輸入相應的密鑰才能顯示本來內容；也可采用電子印章、水印等信息技術進行簽字處理，提高檔案信息文件的合法性和唯一性，保護信息不被非法竊取和更改。同時，對檔案信息數據庫的訪問用戶進行身份檢驗，防止無關人員進入系統對文件信息進行訪問；對數據文件設置“只讀”狀態，并追加讀取記錄印記，使合法訪問不修改原來的信息并有據可查，有效保護檔案的原始性和真實性。在網絡安全方面，堅持網絡的訪問控制這一核心安全策略，并采取多種安全策略，相互配合方能真正起到對信息的保護作用。同時，建立完善的網絡安全管理機制，隨時更新網絡安全技術，不斷應對計算機病毒、網絡病毒等威脅，在應急管理、技術處理、后備保障等方面進行全方位防范。

(三) 提高資源利用率

信息化的檔案管理，在很大程度上提高了檔案信息的查詢、分析和使用速度。但檔案信息化建設是一項巨大的系統工程，必須要遵守效益原則，充分結合自身的實際以及充分考慮目標用戶需求。信息內容和主題的建設需要與社會熱點相結合，把一些重要的、利用率較高，利用后能產生較大經濟和社會效益的檔案數字化，提高資源利用效益。同時，要充分利用互聯網這個傳播平臺，規劃建設一批有效的應用終端，實現與辦公自動化應用和移動終端無縫對接。通過提高現代化管理水平和技術能力，加強多種形式的共享平臺建設，促進檔案信息資源的共享和利用。

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案 ,2013(06):48-50.

[2]尤麗.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].山西檔案 ,2014(06):63-65.

[3]蔡靜.大數據時代下檔案管理的價值提升研究[J].廣東科技,2014(06):17-18.

(責任編輯：袁宗建)

On the Archives Management Informatization in the Era of Big Data

FENG Xing-lan

(Health and Family Planning Commission of Heze City, Heze Shandong 274010, China)

Archives management information is the inevitable trend of economic and social development, the era of big data also provides an important historical opportunity for its development. It has unparalleled advantages compared with the traditional mode of management, but still has problems such as planning lag, lack of resource information construction and sharing and uncertain authenticity and security of information under the high-end information technology and complex network environment. Therefore, the development direction of archives management information in the era of big data should unify planning, improve and ensure the authenticity and absolute security of information and improve the efficiency of resource use.

informatization; archives management; big data

1673-2103(2016)03-0138-02

2016-01-12

馮興蘭(1963-)，女，山東巨野人，研究方向：人事管理與檔案管理。

G270.7

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