辦公室管理的若干事項(xiàng)及如何提高管理水平

鄭麗珍 李靜楠

河南省有色金屬地質(zhì)礦產(chǎn)局第一地質(zhì)大隊(duì)

辦公室管理的若干事項(xiàng)及如何提高管理水平

鄭麗珍 李靜楠

河南省有色金屬地質(zhì)礦產(chǎn)局第一地質(zhì)大隊(duì)

當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，各個(gè)企業(yè)也在不斷需找進(jìn)步，辦公室的管理模式也在不斷產(chǎn)生變化。綜合辦公室作為一個(gè)部門的綜合性職能部門，具有特殊的地位和工作特點(diǎn)，是溝通上下、聯(lián)系左右保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的樞紐，是一個(gè)部門的后勤基地。因此，提高綜合辦公室的管理水平是對(duì)企業(yè)的一個(gè)極其重要的一項(xiàng)工作。本文主要論述了本單位地質(zhì)勘察綜合辦公室的一些事項(xiàng)及如何提高管理水平來展開探討。

1：辦公室；2：派車制度；3：思想；4：綜合管理。

一 辦公室的定義

辦公室是處理一種特定事物的地方和提供服務(wù)的地方，是根據(jù)工作類型，提供不同的辦公場(chǎng)所，辦公室主要由辦公人員和辦公設(shè)備組成。是事務(wù)性部門，是部門承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐。辦公室的日常工作主要包括文書處理、檔案管理、文件批轉(zhuǎn)、會(huì)議安排、車輛管理、物品采購、部門考核。

二 完善派車制度，并嚴(yán)格執(zhí)行

地質(zhì)勘察院日常公務(wù)用車由綜合辦負(fù)責(zé)調(diào)派，其他人員一律得私自調(diào)派司機(jī)和車輛。公務(wù)用車前必須如實(shí)填寫單位統(tǒng)一的派車單，說明用車原因、出車地點(diǎn)、同行人、用車時(shí)限等，由用車申請(qǐng)人，司機(jī)、綜合辦主任簽字后報(bào)院長(zhǎng)審批同意后方可出車，完成工作后司機(jī)需及時(shí)將派車單回執(zhí)交給綜合辦，派車單回執(zhí)需由司機(jī)、用車申請(qǐng)人簽字，注明交還時(shí)間和車輛情況，經(jīng)綜合辦主任、院長(zhǎng)簽字同意后，核銷本次用車任務(wù)。

三 從思想上提高綜合辦公室管理水平

（一）自身素質(zhì)

社會(huì)環(huán)境不斷變化，單位的內(nèi)外部也跟著變化，為適應(yīng)這種快速的節(jié)奏，必須要求辦公室人員從各方面提升自己，熟知能幫助工作的法律法規(guī)。要提高自身素質(zhì)，就要從各方面著手，把自己培養(yǎng)成綜合技能的人才。

（二）提高服務(wù)意識(shí)

在辦公室里服務(wù)工作是無形的，特別是對(duì)于同事和領(lǐng)導(dǎo)之間，在每天獨(dú)立完成工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)樹立起服務(wù)他人的意識(shí)，比如：協(xié)助同事一起完成工作，相互交流，互相幫助，提高工作效率，在工作之余和同事多加強(qiáng)溝通，觀念達(dá)成一致；為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，要不負(fù)所托，努力完成任務(wù)，成為得力小幫手。最重要的是注重團(tuán)隊(duì)精神，既要分工，又要合作，虛心聽取他人意見，努力完善自己。

（三）注重細(xì)節(jié)

不管是工作中，還是人員管理中，都應(yīng)注重細(xì)節(jié)。工作中要做到忙而不亂，有條有理，管理上要注重細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)，真正貫穿到每個(gè)環(huán)節(jié)，為了避免細(xì)節(jié)繁多，就要做好預(yù)備工作，并將可能出現(xiàn)的問題重點(diǎn)標(biāo)記，并做出解決方案。只要在工作上事事留心，就能減少工作漏洞，提高工作效率。

四 如何加強(qiáng)辦公室綜合管理

（一）嚴(yán)格績(jī)效考核

要按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則，積極探索推進(jìn)辦公室績(jī)效考核，為提高管理水平提供可靠保障。首先要合理確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；其次要采取科學(xué)的考核方法，堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率；最后要強(qiáng)化考核結(jié)果的運(yùn)用，把考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)選結(jié)合起來，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。

（二）定崗定責(zé)

所謂“定崗”，就是根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。所謂“定責(zé)”，就是要明確崗位職責(zé)，確定工作鏈接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其責(zé)、協(xié)調(diào)配合。同時(shí)，定崗定責(zé)能使辦公室人員各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完整各自承擔(dān)的任務(wù)，從而有效的防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉的現(xiàn)象。

（三）工作人員的業(yè)務(wù)能力和道德水平

要提高辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力和道德水平，要加強(qiáng)辦公室人員的教育和培訓(xùn)，用科學(xué)理論和現(xiàn)代管理方法指導(dǎo)實(shí)踐工作。如借鑒零差錯(cuò)管理的辦法，全面提高工作質(zhì)量和效率。提高辦公室人員的文字寫作能力等業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于思考，勤于實(shí)踐，提高其綜合素質(zhì)。同時(shí)要辦公室人員樹立起良好的工作作風(fēng)，辦公室工作需要默默奉獻(xiàn)，辦公室人員要甘當(dāng)“人梯”和“幕后英雄”，老老實(shí)實(shí)做人，扎扎實(shí)實(shí)做事，甘當(dāng)無名英雄。

（四）各種服務(wù)意識(shí)

超前服務(wù)意識(shí)；在辦公室工作中，我們注重調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤和口勤。協(xié)調(diào)服務(wù)意識(shí)；強(qiáng)調(diào)辦公室工作人員要有顧全大局和協(xié)調(diào)意識(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)分配的工作主動(dòng)協(xié)調(diào)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題著力協(xié)調(diào)，并時(shí)刻注意協(xié)調(diào)方式。日常服務(wù)意識(shí)；接聽電話、收發(fā)郵件、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，誤了可是大事。為群眾服務(wù)意識(shí)；規(guī)定工作人員對(duì)每一位來電、來訪的群眾都要熱枕服務(wù)、負(fù)責(zé)到底、能作答復(fù)的，及時(shí)答復(fù)，不能答復(fù)的要做好解釋工作，不是職責(zé)范圍內(nèi)的，要指引、帶領(lǐng)群眾到相關(guān)課室，絕不能出現(xiàn)話難聽、推諉、不管的現(xiàn)象。

五 結(jié)論

辦公室是企業(yè)的綜合性管理部門，既要參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，又要進(jìn)行日常事務(wù)管理。雖然在辦公室的工作中，幾乎每天都在坐著同樣的工作，但在具體的實(shí)踐中仍存在著問題，需要深入研究和解決。需要建立起和諧的辦公室人員關(guān)系，制定良好的監(jiān)督和獎(jiǎng)罰制度，做到管理上的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，將管理深入人心。同時(shí)在以后的實(shí)踐中，要圍繞辦公室的強(qiáng)化管理，優(yōu)化服務(wù)，不斷吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)加強(qiáng)自身建設(shè)，全面提高工作水平，是辦公室綜合管理水平再上一個(gè)新臺(tái)階。

［1］ 莊垂銜.探索當(dāng)前辦公室管理工作『J』.辦公室業(yè)務(wù)，2013，（15）.

［2］ 石紅文.關(guān)于提升綜合辦公室管理水平的研究『J』.管理觀察，2013，（15）.