淺談大型企業(yè)檔案管理模式

齊 明

河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館

淺談大型企業(yè)檔案管理模式

齊 明

河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館

二級(jí)管理模式的利與弊，保管重復(fù)、人員、管理成本、管理質(zhì)量等方面詳細(xì)剖析了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案二級(jí)管理的弊端，并提出了自己的見解。

檔案；管理模式；弊端；重復(fù)；資源

檔案管理和檔案管理模式隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展而發(fā)展。從管理手段看，檔案管理經(jīng)歷了從純手工操作到計(jì)算機(jī)輔助管理，到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，再到信息化的過程。檔案管理是一項(xiàng)歷史悠久的活動(dòng)純手工操作階段的檔案管理是以檔案實(shí)體管理為工作重點(diǎn)，以手工管理為主要手段，本階段為方便查閱需要建立各種檢索目錄，檔案管理是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的工作，對(duì)于擁有幾萬職工年產(chǎn)量幾百萬噸鋼的大型鋼鐵企業(yè)邯鋼來說，它需要眾多人齊心協(xié)力才能完成。因此，大多數(shù)鋼鐵企業(yè)的檔案管理模式都采用二級(jí)管理模式，即公司設(shè)檔案館（處），下面二級(jí)單位設(shè)檔案室，公司檔案館在檔案業(yè)務(wù)上對(duì)二級(jí)單位檔案室負(fù)有監(jiān)督指導(dǎo)職能。這種管理模式下，大部分檔案的提供利用工作在二級(jí)單位檔案室就已完成，檔案館也更有精力搞好本企業(yè)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，修訂完善各項(xiàng)法律法規(guī)和搞好檔案編研工作，這在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的開展。

但是自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用在人類社會(huì)普及以來，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用也越來越廣泛，檔案工作進(jìn)入計(jì)算機(jī)輔助管理階段。但由于計(jì)算機(jī)能夠輔助手工管理，企業(yè)檔案館（室）已擁有了一定數(shù)量的電子文件，并建立起檔案的電子目錄，不僅檔案檢索途徑大為增加，同時(shí)也減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用大大改變了人們的生活和工作方式，也給檔案管理帶來巨大變革。這一階段，大多數(shù)鋼鐵企業(yè)都正在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，他們希望將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，用自行研發(fā)或購買的成熟檔案管理軟件將一個(gè)個(gè)“數(shù)據(jù)孤島”連接成為網(wǎng)絡(luò)上的“信息大陸”，以此來解放了人的勞動(dòng)力。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用及自動(dòng)化程度的提高給檔案工作帶來便利的同時(shí)，企業(yè)檔案二級(jí)管理模式帶來的弊端也逐漸暴露出來。

筆者通過對(duì)多個(gè)大型鋼鐵企業(yè)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)：

一、除極個(gè)別企業(yè)外，大多數(shù)鋼鐵企業(yè)的檔案管理模式仍為二級(jí)管理。

二、在二級(jí)管理模式下，公司檔案館保管著全公司的黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案（以上簡稱文書檔案）、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、榮譽(yù)品及聲像檔案等。這樣初步估算在檔案總量上至少有30%為重復(fù)或可以不必保管的紙質(zhì)檔案，檔案資源分散造成管理成本高，利用困難。

三、在二級(jí)管理模式下，由于基建檔案和設(shè)備檔案的利用主要在二級(jí)單位，而經(jīng)過多年的改造及技術(shù)革新，檔案館的大部分基建和設(shè)備檔案已經(jīng)與現(xiàn)場實(shí)際不符，只能作為該企業(yè)的歷史記錄或?yàn)樵O(shè)計(jì)人員提供設(shè)計(jì)參考，保管利用價(jià)值不大。

四、在二級(jí)管理模式下，以某個(gè)未完成檔案信息化的大型鋼鐵企業(yè)為例，由于二級(jí)單位眾多，目前公司檔案館及各二級(jí)單位檔案室的專兼職檔案員多達(dá)60余人，而且絕大多數(shù)為女性，年齡多在38 至45之間，這個(gè)年齡結(jié)構(gòu)的女性往往忙碌于家庭和事業(yè)之間，很少有精力學(xué)習(xí)新知識(shí)、接受新事物，難于接受網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)于管理人員的要求。另外在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，紙質(zhì)檔案的利用量已大大降低，檔案人員的手腳漸漸被解放出來，因此檔案員雖人數(shù)眾多，但素質(zhì)良莠不齊，兼職使他們的很多精力都放在其他工作上，致使檔案在安全保管、保密方面都得不到保證。

五、在二級(jí)管理模式下，公司檔案館（處）和各二級(jí)單位檔案室都需要有自己獨(dú)立的庫房及辦公室、閱覽室。但由于近幾年鋼鐵企業(yè)規(guī)模迅速擴(kuò)張，企業(yè)用地成本急劇增加，而其紙質(zhì)檔案數(shù)量則以驚人的速度增長，很多單位的檔案室?guī)旆棵娣e告急，同時(shí)檔案裝具也需大批量增加，檔案安全保管難度加大，管理費(fèi)用快速增長，這給企業(yè)資金帶來極大的壓力，嚴(yán)重制約著企業(yè)的發(fā)展。

六、在二級(jí)管理模式下，公司檔案館對(duì)二級(jí)單位檔案員雖在檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面負(fù)有指導(dǎo)的職能，但對(duì)其沒有直接的行政處罰權(quán)，因此二級(jí)單位檔案員的檔案管理制度的執(zhí)行力度上得不到完全保證，基本依靠檔案員對(duì)工作的責(zé)任心和事業(yè)心。

對(duì)于檔案庫藏幾十萬卷的大型鋼鐵企業(yè)來說，顯然二級(jí)管理模式已明顯制約了企業(yè)檔案工作的有效開展。鑒于以上情況，筆者認(rèn)為，改變鋼鐵企業(yè)檔案的管理模式，實(shí)行一級(jí)管理已成為鋼鐵企業(yè)的必然選擇。

但改變檔案管理模式不能急于求成，也來不得半點(diǎn)馬虎，否則，很可能會(huì)給企業(yè)帶來無形的災(zāi)難。筆者認(rèn)為改變企業(yè)檔案管理模式，可分兩步走：

第一步：檔案資源整合。因一般情況下，存放在二級(jí)單位的科技檔案與現(xiàn)場實(shí)際比較吻合，可請(qǐng)技術(shù)人員先鑒定二級(jí)單位的科技檔案，當(dāng)與現(xiàn)場實(shí)際相符后，將檔案館存放的相同檔案銷毀，二級(jí)單位的科技檔案移交進(jìn)館；對(duì)于二級(jí)單位的文書檔案，只要剔除檔案館已保存的公司發(fā)文及上級(jí)行政單位的發(fā)文便可直接進(jìn)館；會(huì)計(jì)檔案不存在重復(fù)保管問題，可直接進(jìn)館；二級(jí)單位的其他門類檔案由于數(shù)量較少，可經(jīng)過鑒定直接進(jìn)館，二級(jí)單位不再設(shè)檔案室。

第二步：人員整合。檔案資源的鑒定整合是一個(gè)漫長的過程，可能需要很長一段時(shí)間，在此期間，會(huì)有一部分檔案員退休實(shí)現(xiàn)自然減員；公司檔案館也可根據(jù)自愿和需要原則，有選擇的將那些對(duì)檔案管理工作有熱情、業(yè)務(wù)嫻熟并且勇于創(chuàng)新的二級(jí)單位檔案員納入進(jìn)來。

對(duì)于年產(chǎn)量近千萬噸的鋼鐵企業(yè)來說，二級(jí)管理模式下每年檔案的曬圖費(fèi)用和裝具費(fèi)用將近200萬元，而檔案實(shí)行一級(jí)管理后，可剔除大量重復(fù)保管的檔案，不光能夠保證企業(yè)檔案的完整性和唯一性，而且二級(jí)單位檔案進(jìn)館后騰空的兩節(jié)柜、五節(jié)柜等檔案裝具可補(bǔ)充到那些辦公設(shè)備不夠齊全的基層單位中，解決其后顧之憂；二級(jí)單位檔案進(jìn)館還可空余出相當(dāng)可觀面積的庫房，這將極大地緩解辦公用房緊張的狀況，減輕檔案庫房擴(kuò)張的壓力。同時(shí)，重復(fù)的科技檔案可部分保留到本單位技術(shù)人員手中，極大地減少每年的曬圖費(fèi)用；同時(shí)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)一級(jí)管理后，檔案不再重復(fù)保管，也會(huì)節(jié)省大量檔案裝具費(fèi)用。

因此現(xiàn)階段，鋼鐵企業(yè)檔案管理模式由二級(jí)管理改為一級(jí)管理已是大勢(shì)所趨，會(huì)使檔案管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階，使檔案工作能更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、改革發(fā)展服務(wù)。

總之，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)一級(jí)管理后，檔案機(jī)構(gòu)集中，實(shí)體集中，檔案人員集中，工作關(guān)系更加順暢，可以更少的人全方位的提供利用服務(wù)，另外還可節(jié)省大量檔案庫房和曬圖及裝具費(fèi)用，并且同時(shí)有利于對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于檔案安全與利用，有利于檔案信息資源的共享。

齊明：女，73年5月出生，本科，河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館，副研究館員。