淺談高速公路建設檔案管理

佟 國

吉林省高速公路管理局白城管理分局

淺談高速公路建設檔案管理

佟 國

吉林省高速公路管理局白城管理分局

近年來，高速公路項目建設檔案管理實踐活動中，檔案資料在填寫環節缺乏真實性、項目建設檔案和工程建設之間缺乏協調性、高速公路項目建設檔案管理在執行力度方面缺乏有效性等問題越來越突出，已經對高速公路項目檔案建設檔案管理活動的有效開展造成直接影響。在此背景之下，分析高速公路項目建設檔案管理問題。

高速公路；建設；檔案管理

高速公路建設項目檔案管理是貫穿整個建設與使用全過程的主線，同時也是建設項目工程的重要組成部分，高速公路建設項目主要是指工程從最初的項目立項、審批、施工圖設計以及工程施工，中間變更設計，至最后工程交、竣工及運，整個高速公路建設項目的過程中形成了大量與其相關的檔案資料，能夠準確地、全面地反映出高速公路建設項目的實際情況，為項目的運營管理奠定基礎，高速公路建設項目檔案資料在收集、整理以及歸檔管理時必須按照相關規定，保證其全面性與規范性，其管理和控制方式的好壞直接決定著建設項目管理的質量，因此，高速公路建設項目檔案管理在高速公路建設整個過程和后期運營都具有十分重要的作用。

1、概述

高速公路建設項目檔案管理是指，根據相關的項目檔案組卷的規定，系統地整理并歸檔公路建設項目產生的相關文件材料［1］。高速公路建設項目檔案管理工作參與了從項目立項批復到竣工驗收的全部過程，體現的是項目進度、質量、安全和費用管理的基本情況。高速公路建設項目檔案管理的功能體現主要表現在兩個方面，一是可以提供有關工程建設質量、領導決策、工作考察的書面依據和證明，對學術研究也有一定的促進作用；另一方面是工程建設、維護、改造、管理的材料依據與歷史記錄。

2、高速公路建設檔案管理的工作流程

一是工作的總體要求。檔案文件形成于項目建設的全過程之中，對文件的產生、收集、整理分類和管理應該指任相應的管理人員負責，并將檔案管理納入項目建設的計劃中，進行系統詳細地安排部署；二是資料收集。檔案管理的工作應遵循時效性，并要保證其真實性，以便管理部門對工程建設進行第一時間的監督與指導，一般按照工程進度進行資料收集，由相關施工部門按照具體的管理條例進行收集；三是文件整理與組卷。文件的整理與歸檔應遵循以下幾點要求：第一，在工程進行前期應根據文件材料的分類規范，建立科學合理、便于查找的材料歸檔原則；第二，建設單位負責對各項文件進行匯總，并根據文件形成的時間或產生的建設階段等要素進行組卷；第三，工程項目的設計文件應該按照其原有形式進行單獨組卷；第四，項目工程在建設過程中產生的文件，應由施工單位依據產生時間進行組卷分類。而各種項目的質量檢測報告應按工程項目的分工進行排序整理歸檔；第五，工程結束時由建設單位對項目進行工程決算和財務決算的匯總，同時施工單位還應負責竣工圖紙的組卷，通常按單位分類進行組卷；第六，項目統籌規劃的管理性文件應按時間、建設程序、重要性的要素進行排列組卷，設備類的文件應按其購買簽收憑證、產品說明、設備安裝或調試以及后期的護理和維修進行分類歸檔；第七，卷內文件的格式要求一般是前為批復，后為請示；前為正文，后為附件；前為印件，后為定稿；前為原件，后為復制件；前為理論文件，后為依據文件。對配有圖片材料的文件，應是文字在前，圖片靠后。竣工圖則按圖號或樁號排列；四是工程檔案的驗收與移交。對于工程檔案的移交：工程檔案的移交工作應注意以下幾點要求：在工程項目檔案通過專項驗收后，應在項目竣工90天內將相關的資料文件移交給有關政府管理部門；在資料移交過程中應做好工作記錄，以免遺漏或文件丟失；凡是涉及國建法律、管理條例或是科研成果、技術獎項的工程項目，都應該根據檔案管理的相關規定，將檔案移交到交通部檔案館進行保存［2］。

3、高速公路工程檔案控制管理

3.1 高速公路項目獲得立項是高速公路建設項目檔案存在的首要條件。交通運輸局檔案工作人員必須隨時跟蹤工程請示的批復情況，對文件進行收集完善，如工程建設前期從方案研究至工程立項直至項目的環境評估報告、初步設計批復等。

3.2 工程竣工檔案是高速公路建設項目檔案中的重頭戲，要成立由專兼職檔案員組成的檔案工作網絡，組織施工監理技術負責人和檔案員進行業務培訓，學習高速公路建設項目檔案管理標準，根據工程進度及時對各階段的文件資料按照標準從工程原始資料開始進行收集歸檔整理；落實完善檔案工作責任制，將檔案工作與對施工監理單位的考核掛鉤，提高施工監理單位對檔案工作的重視和工作積極性，把檔案管理工作納入整個項目建設管理的全過程；在做好資料收集歸檔的同時，通過掃描儀、數碼相機等電子設備，完成綜合類和竣工圖表類原圖的數字化，并且運用檔案管理軟件，使工程建設中產生的大量資料通過檔案管理軟件可以迅速查找并且看到電子原圖，在收集整理紙質類資料的同時，重視聲像資料的收集，對重要會議、重要部位、關鍵工序的施工控制等方面進行攝影攝像，從而形成工程直觀的影像資料。

3.3 高速公路工程質量，對于高速公路來說是最為重要的部分，質監檔案是交通建設工程質量監督工作的真實記錄，是質量監督工作的重要依據，質監站制定檔案管理制度，嚴格按照省、市交通建設工程質量監督檔案管理辦法對質檢檔案進行整理歸檔，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程質量監督工作目標管理。同時重視聲像資料的收集，對工程重要部位、關鍵工序等方面進行攝像，形成重要的照片檔案。

綜上所述，高速公路項目建設檔案管理實踐活動無疑是確保工程項目得以順利施工的重要手段，而為了提升高速公路項目建設檔案管理整體水平，需要相關部門與機構創建檔案管理專項責任機制、合理調整項目建設檔案和工程建設之間的協調性，并且給予檔案編制定期檢查，實現對高速公路項目建設檔案管理實踐活動存在價值的有效提升，從而為施工企業以及國家經濟發展做出應有的貢獻。

［1］楊凌波，計媛媛.工程總承包項目的檔案管理［J］.工程與建設，2008，22（4）：579-580.

［2］郭海霞.檔案信息是高速公路運營管理的依據［J］.山西檔案，2013，S1：86-87.

［3］趙艷莓.對高速公路工程檔案管理的思考［J］.檔案天地，2012，06：58.