促進(jìn)高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究

熊 英

促進(jìn)高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究

熊 英

高職院校想要獲得長效發(fā)展，就必須借助檔案管理這類核心推動力量，而隨著計算機(jī)信息化技術(shù)的普及，使得檔案管理工作規(guī)范訴求變得愈加迫切。在此類背景下，筆者針對高職院校檔案管理工作的現(xiàn)實意義、在信息時代下面臨的全新形勢、日后管理方式創(chuàng)新改進(jìn)的具體建議等內(nèi)容，加以系統(tǒng)化論證解析，以期為高職院校教育、管理實力大幅度提升，提供較為完善的指導(dǎo)性線索。

高職院校；檔案管理；信息時代；創(chuàng)新改進(jìn)

隨著社會的發(fā)展，其對于人才的需求愈加強(qiáng)烈，檔案工作亦由此迅猛改進(jìn)，在贏得愈來愈多家長、學(xué)生、社會、企業(yè)的認(rèn)同前提下，更經(jīng)歷著豐富的社會考驗，朝著更為壯大的前景過渡扭轉(zhuǎn)。同時檔案管理又是高職院校發(fā)展的核心力量，不斷加強(qiáng)高職院校檔案改革和規(guī)范化管理實效，能夠同步提升高等教育水準(zhǔn)，推動高職院校管理制度建設(shè)進(jìn)程。

一、高職院校實施檔案管理工作的必要性

1.滿足高職院校豐富的信息資源積累需求

高職院校檔案可以說是將院校實際發(fā)展歷程予以清晰化映射，為今后院校可持續(xù)改革發(fā)展，維持院校整體精神面貌和歷史條件等，提供極為可靠的輔助條件，即印證出高職院校辦學(xué)歷史和充滿特色的歷史沉淀。而檔案保存的完整，更是鑒定其實際管理水準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的核心標(biāo)志。

2.為今后高職院校改革發(fā)展奠定基礎(chǔ)

處于全新時代條件下的高職院校改革工作，亦面對著全新的狀況，要想令高職院校管理和發(fā)展工作真正做到科學(xué)有序，就必須保證教育發(fā)展觀念和時代發(fā)展趨勢的貼合性，由此看來，檔案管理事務(wù)的確是高職院校發(fā)展的基礎(chǔ)。在檔案工作的積極配合作用下，高職院校事業(yè)發(fā)展的一切問題都將得到充分解決，進(jìn)一步大幅度提升高職院校整體管理能力，努力開創(chuàng)出適應(yīng)高校服務(wù)與建設(shè)的全新局面。

3.是落實科學(xué)發(fā)展觀和群眾路線的內(nèi)在要求

高職院校檔案管理工作一直發(fā)揮著資教育人的功用，時刻承擔(dān)著推動高職院校發(fā)展和為社會提供多元化服務(wù)的歷史重任，即所謂的教學(xué)、科研和社會三大服務(wù)，由此看來，其對我國社會發(fā)展的意義重大。

二、信息時代下我國高職院校檔案管理的全新改革趨勢

1.計算機(jī)技術(shù)的推廣沿用

隨著時代的進(jìn)步，計算機(jī)信息技術(shù)在社會不同領(lǐng)域之中日趨融入，尤其是在高職院校檔案管理工作中，該類技術(shù)克服了傳統(tǒng)手工操作環(huán)境下的信息重復(fù)問題，不但規(guī)范了既有檔案管理方式，同時還大幅度提升了檔案管理實效。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的貫穿

網(wǎng)絡(luò)體系的拓展，使得高職院校檔案管理、保存和應(yīng)用過程，變得愈加人性化，工作人員可以借助電腦進(jìn)行無紙化操作，使以往諸多困境得到了妥善解決。最為重要的是，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)令檔案管理工作完全擺脫空間束縛。過往檔案都是大量庫存，需要的時候要去一一翻閱，顯得極為繁雜，可自從貫穿網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備之后，檔案便不再靜止，只要任何機(jī)構(gòu)、區(qū)域想要應(yīng)用，通過電腦聯(lián)網(wǎng)檢索關(guān)鍵詞，便可以下載觀看對應(yīng)的資料。

3.創(chuàng)新信息載體的銜接

在以往較長一段時間內(nèi)，紙張可以說是唯一的信息保存載體，但是經(jīng)過社會和科技持續(xù)革新發(fā)展之后，各類創(chuàng)新樣式的信息載體接連涌現(xiàn)，包括計算機(jī)磁盤和光盤等存儲媒介等被廣泛使用。這樣不但能夠節(jié)約紙張，同時還能夠確保檔案信息保存的安全和有效。

三、高職院校進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)的具體措施

1.強(qiáng)化宣傳力度，提升高職院校檔案管理意識

一直以來，我國高職院校一直未能對檔案管理事務(wù)進(jìn)行正確認(rèn)知，許多領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)定檔案管理職務(wù)可有可無，因此在對應(yīng)資金、辦公區(qū)域、人力資源配備等方面，沒有提供充足的支持資金，使得檔案工作發(fā)展前景一片模糊。某些科研機(jī)構(gòu)人員則更加不愿配合檔案管理機(jī)構(gòu)，無法在第一時間內(nèi)將最新科研成果予以歸檔處理，而一些職能機(jī)構(gòu)同樣如此，使得許多關(guān)鍵性檔案材料過分積壓甚至直接丟失，導(dǎo)致高校檔案管理活動進(jìn)展極為緩慢。相比之下，有關(guān)高職院校師生也無法認(rèn)清檔案的重要意義，甚至不知道院校內(nèi)部的檔案室究竟在哪里。面對此類狀況，作為高職院校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理機(jī)構(gòu)，務(wù)必要盡心竭力地進(jìn)行檔案的重要性宣傳，使得領(lǐng)導(dǎo)、師生的檔案應(yīng)用意識得以改善。如借助學(xué)校網(wǎng)站、校園廣播和校報等平臺進(jìn)行宣傳，使得廣大師生順利地了解檔案知識。此外，要求檔案室定期組織不同形式的講座和培訓(xùn)活動，鼓勵所有師生參與進(jìn)來，學(xué)會怎樣查詢和應(yīng)用所需檔案，從而使得高職院校檔案的價值發(fā)揮到極限狀態(tài)。

2.推動高職院校檔案管理的現(xiàn)代化改革進(jìn)程

處于信息化環(huán)境之下，我國高職院校檔案管理工作想要愈加順利的開展，就必須沿用現(xiàn)代化管理設(shè)備和器具。在某些高職院校之中，因為許多領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理事務(wù)，使得檔案管理機(jī)構(gòu)既有設(shè)備過分陳舊落后，也不能提供所需的計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等高端設(shè)備，一時間令高職院校檔案工作處理效率全面降低。面對此類弊端，高職院校必須要加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中地融入應(yīng)用進(jìn)程，加快檔案信息資源的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)速度，從檔案資源衍生到歸檔流程都保證實施計算機(jī)操作，在貫徹落實檔案管理信息一體化指標(biāo)的前提下，完成一次輸入、反復(fù)應(yīng)用等任務(wù)。如此，還可以令檔案管理人員擺脫以往繁瑣沉重的手工操作壓力，開展更深層次地檔案產(chǎn)品研發(fā)活動，借此迎合知識經(jīng)濟(jì)的需求。

需要加以強(qiáng)調(diào)的是，為方便傳輸和聯(lián)網(wǎng)控制，有關(guān)技術(shù)人員可以考慮將館藏中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件格式，憑借計算機(jī)進(jìn)行目錄讀取，方便后期檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。如此一來，計算機(jī)密集存儲和快速檢索等功能就一一俱全，這可以說是檔案管理現(xiàn)代化改革的前提，使得一些又價值的檔案信息在第一時間內(nèi)公布于網(wǎng)絡(luò)，在提升檔案管理的廣泛性之余，更可以使檔案收集和整理工作順利進(jìn)行。

3.批量培養(yǎng)合格化的高職檔案管理人才

高職院校檔案管理想要高效改革發(fā)展，就必須預(yù)先依靠合理數(shù)量的高素質(zhì)人才隊伍，因此，為了滿足知識經(jīng)濟(jì)時代背景下檔案管理工作的需求，高職院校有必要預(yù)先針對內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行較大力度的培訓(xùn)和開發(fā)。

第一，通過繼續(xù)教育將以往檔案管理里人員知識老化的問題予以克制。隨著計算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展，高職院校檔案管理人員開始出現(xiàn)嚴(yán)重的專業(yè)性不強(qiáng)和知識面過于狹窄等問題，經(jīng)過培訓(xùn)指導(dǎo)，優(yōu)化這部分成員的檔案管理知識結(jié)構(gòu)，明確當(dāng)前最新的檔案管理理念并掌握高端的操作技能，只有如此才可以勝任檔案工作。

第二，開展多元化的培訓(xùn)實踐項目。定期邀請一些專業(yè)學(xué)者對高職院校進(jìn)行指導(dǎo)，提升檔案人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)；組織檔案工作人員參加相關(guān)學(xué)術(shù)交流活動，改善個體業(yè)務(wù)能力；選擇優(yōu)質(zhì)化的檔案工作人員到高職院校進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，使老化知識革新，發(fā)揮幫傳帶等效用，令愈來愈多的檔案工作人員可以從中受益。為了更為合理地激活高職院校檔案管理人員參與培訓(xùn)的積極主動性，高職院校可以考慮將繼續(xù)教育和職稱掛鉤處理，鼓勵檔案工作人員借助不同形式進(jìn)行個人服務(wù)意識和技能的提升。

4.加快檔案信息資源的共享應(yīng)用進(jìn)程

高職院校檔案信息本身具有豐富的應(yīng)用價值，只要能夠確保開發(fā)和應(yīng)用模式的妥當(dāng)性，便可以令檔案管理效率最大程度地凸顯。許多高職院校師生可以說是高職檔案管理工作的核心服務(wù)對象，為了彰顯出現(xiàn)代高職院校檔案資源開發(fā)的針對性，作為專業(yè)化檔案管理人員要針對各類用戶需求進(jìn)行科學(xué)的調(diào)研認(rèn)證，強(qiáng)化科研、教務(wù)以及和其余機(jī)構(gòu)之間的交流，進(jìn)一步確認(rèn)出相關(guān)檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用主題內(nèi)容。

需要注意的是，在檔案資源開發(fā)前期，作為檔案管理機(jī)構(gòu)，有必要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持效用完全發(fā)揮，即針對各類信息進(jìn)行妥善地收集整合，使得既有檔案資源數(shù)據(jù)庫得以健全修繕，為后期檔案資源系統(tǒng)化開發(fā)奠定基礎(chǔ)。處于信息化社會之中，高職院校教師的檔案信息資源需求空間勢必持續(xù)擴(kuò)張，單個檔案信息資源庫將難以滿足用戶的實際需求，所以高職院校應(yīng)該預(yù)先強(qiáng)化對不同高職和科研院系之間的聯(lián)系，聯(lián)合其余高職院校進(jìn)行全新檔案資源產(chǎn)品設(shè)計，如此不但能夠彌補(bǔ)以往檔案管理機(jī)構(gòu)人手不足問題，同時還可以加快實現(xiàn)檔案信息資源共享目標(biāo)的進(jìn)程，最為重要的是調(diào)試了檔案編研質(zhì)素。另外，高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)還可以沿用和校內(nèi)外科研、經(jīng)濟(jì)機(jī)構(gòu)等開展跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合模式，保證彼此合作進(jìn)行全新樣式的檔案信息編研開發(fā)，使得最終開發(fā)推廣的產(chǎn)品彰顯出應(yīng)有的時效和針對特性。

5.提供更高端的服務(wù)模式，提升檔案服務(wù)主動性

高職院校檔案管理工作的重要使命，就是全面發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，大幅度提升檔案服務(wù)的質(zhì)量。所以，作為高職院校檔案館，有必要及時改變服務(wù)理念，盡快將工作重點(diǎn)從以往單純整理模式過渡到檔案信息創(chuàng)新重組形式上來，使得檔案中許多固化和凝結(jié)的信息，能夠依照不同用戶和市場需求，配合對應(yīng)主題得到精準(zhǔn)且創(chuàng)新化的重組，進(jìn)一步為廣大用戶提供綜述、報告、發(fā)展等服務(wù)，使得以往過于被動、低層次的知識備查服務(wù)，能夠轉(zhuǎn)化成為積極主動、高層次且超前的知識配送服務(wù)，從而使檔案館藏潛能得到充分的發(fā)揮。在為社會服務(wù)的過程中，要注意思維模式的前瞻性，更為科學(xué)合理地預(yù)測市場需求，為社會開發(fā)出所需的檔案信息，使得最終開發(fā)出來的服務(wù)型產(chǎn)品擁有超前性和針對性，滿足所有用戶的應(yīng)用需求。

綜上所述，經(jīng)過我國高職院校教育體制持續(xù)深入的改革，以及內(nèi)部信息技術(shù)的長期更新發(fā)展，高職院校既有檔案管理模式開始由傳統(tǒng)手工操作過渡到計算機(jī)遠(yuǎn)程控制形式，服務(wù)變得更加多元、開放，逐漸被認(rèn)定為現(xiàn)代高職院校科研、教學(xué)職能落實的保障因素。不過當(dāng)前高職院校檔案管理工作仍然面臨著較大的挑戰(zhàn)，因此需要有關(guān)檔案管理人員和高職院校領(lǐng)導(dǎo)盡快提升認(rèn)知，創(chuàng)新既有檔案管理工作模式，力求高職院校檔案價值得到前所未有的發(fā)揮。

[1]陳琳.高職高專檔案管理教材的建設(shè)現(xiàn)狀與出版趨勢[J].浙江檔案，2013，11（09）：144-167.

[2]胡金蓉.高職院校檔案管理的現(xiàn)狀調(diào)查和目標(biāo)管理的效果[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016，20（13）：79-86.

[3]王麗.高職院校教師檔案管理系統(tǒng)需求分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016，17（15）：133-152.

（作者單位：湖南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.24.060