企業信息化管理與自動化辦公的分析研究

葉生茂

摘 要：企業自身的管理與內部控制對企業經營成效和生存實力有很大的影響，如何對企業內部事務及員工做出合理、科學的管理和控制，使整個企業能夠達到最大的辦公效率，是近年來多家企業共同研究的重點問題之一。隨著二十一世紀的到來，各式各樣的信息化設備和管理理念為企業提供了前所未有的新出路，為企業的創收打下了堅實的基礎，因此，企業信息化管理與自動化辦公成為了現階段企業必須加以重視的環節。

關鍵詞：企業；信息化管理；自動化辦公；控制

進入新的競爭時期，信息和技術成為了企業之間互相比試、切磋技藝的重要項目，如何利用信息技術和設備條件來管理企業，使企業辦公發揮出最大的效率，在競爭激烈的市場中爭創經營佳績，是現階段令國內各大企業頭疼的主要問題。具體來說，企業的信息化管理與自動化辦公指的是采用先進的信息科學技術，針對企業的信息資源，用系統集成的方法來整合企業的管理結構和機制，規范企業的內部管理，最大化提升企業辦公效率，從而提升企業在市場上的綜合競爭力，促進企業用卓越的經營績效和管理實力爭得更加穩固的一席之地。

1 企業信息化管理系統的創建

1.1 企業信息化管理系統的建設目標。企業開展信息化建設的前提需要對信息資源進行整合、提升企業的管理質量以及開拓更加廣闊的市場。一旦加快了企業的信息化建設節奏，企業的整體信息化運作水平就會得到提升，建設更加規范的企業信息化辦公管理系統也就成為了可能，更加全面化的構建辦公環境，為企業戰略目標的實現錦上添花。具體來說，首先要實現在線協同辦公、公文的收發管理、文件報送等多項現代化辦公功能。其次，建立起一個在線交流與協作共享平臺，實現信息資源的實時共享。再次，要全面規范行政辦公與審批的流程，使每個部門的工作更加合理化、規范化。最后，要遵循先進性、實用性、安全開放性等原則，保證企業信息化管理和自動化辦公系統的科學性。

1.2 企業信息化管理系統的建設原則。在建設企業信息化管理和自動化辦公系統的過程中，必須要遵循相應的幾項原則，來保證建設工作能夠及時有效的開展，保證系統建成之后能夠達到預期效果。在建設企業信息化管理和自動化辦公系統的過程中，要堅持工作的規范性、系統的可靠性、系統的易操作性與易維護性、擴展性等原則，除以上這些原則以外，信息化管理系統在操作的過程中還應該充分具備人性化的特征，提供簡便的網站欄目內容維護功能和用戶權限管理等功能，為企業員工的管理和操作帶來方便。

1.3 企業信息化管理系統的建設目的。進入全新的科學技術信息時代，企業選擇建設信息化管理系統和自動化辦公系統的目的是采用方便的信息化設備和通信手段實現現代化的無紙辦公，建立起一個能夠實現企業關鍵辦公的應用軟件系統，使企業內部的各方面信息資源得到有效的整合，實現辦公的協同化、分享化、同步化和信息化，從而進一步全方面的提升企業內部管理與辦公效率。

2 企業信息化管理系統的結構設計

2.1 企業信息化系統設計總體與通用技術要求。信息化管理系統和自動化辦公系統的設計主要包括模塊化設計、開放與安全性設計等設計要求，以及包括軟件與硬件在內的通用技術要求。其中，軟件部分應采用帶有多層結構的Browser/Sever模式，在系統組成結構中，應當采用技術相對較為成熟的、符合技術標準的服務器、中間件以及其他數據庫產品。建立起的信息化辦公系統應當保證Windows用戶的正常使用，并且提供基于XML的數據交換接口，支持與第三方軟件的應用集成。系統要在充分考慮數據信息安全保密性的基礎上提供較為完整的數據加密接口，保證信息的安全。最后，在語言操作方面，系統應提供的操作界面應該最大化地符合中文使用習慣，保證所有的用戶信息都能夠通過中文顯示出來，且具備多語言版本擴展能力。

2.2 系統平臺和體系構架要求。整個信息化管理系統應當采用B/S結構，在開發設計的過程中要采取依靠平臺化的分布式處理技術，支持多層構架，各個層相互區別，采用關系型數據庫，使消息服務成為可能，其次，還要求系統在構建和設計的過程中要采用模塊化開發的技術，提供開放的標準接口，以保證系統后續功能的可開發性。

3 企業信息化管理系統功能要求

3.1 協同工作。協同工作指的是企業內部員工之間通過適當的交流和信息的互換而開展的工作，在企業的自動化辦公系統中，只需要簡單的文字編輯、信息傳輸以及意見回復和附件加載等流程，就能夠實現異地工作協同，用不同的形式來完成企業辦公過程中信息的傳輸、審批、請示、匯報等復雜多項的工作。

3.2 發文管理。企業對內、外部發文都可以通過信息化管理系統中的發文管理功能實現，發文管理主要涉及到擬稿、審核、核稿、簽發、印發等流程。

3.3 收文管理。收文管理主要在內部發文的過程中有所應用，主要是對電子文件和紙質文件的處理，對接收到的文件、傳真以及其他資料，完成記錄后可供多人傳閱。

3.4 項目管理。OA的組成部分中，項目管理是重要的環節之一，領導與員工和其他各部門之間的及時溝通，對企業項目管理的質量會有直接的影響，因此，要管理好一個企業的項目，就必須對相關人員、時間、硬件配置等信息作好記錄和了解，重點把握其中的要害關系。

3.5 合同管理。合同的簽訂、審批和管理對企業的經營管理來說意義重大，每一次簽訂合同都要經過相關部門的嚴格審批核查，通過互聯網平臺大大地提升了合同審核管理的效率，縮短了審批周期，成本得到了相應的節約。

3.6 會務管理。會議是企業自身管理和經營過程中的重要組成部分，會議的信息資源需要得到完整的記錄和保存，會務管理能夠實現會議申報、審批、安排、通知、記錄、查詢等功能，有需要者還可以通過系統對會議室使用情況進行實時查詢，方便會議的安排。

4 結語

綜上所述，進入全新的科技時代，信息化管理系統和自動化辦公體系的建立是企業自身發展和在市場中競爭的重要手段，采用先進的現代化設備和管理手段，能夠在相同的時間內節省大把的時間，提升企業內部的辦公效率，提高企業管理質量，進而幫助企業在激烈的市場競爭中立于長久不敗之地。

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