物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

周　剛，蘇本躍

(1.安慶師范學(xué)院組織部，2.安慶師范學(xué)院計算機與信息學(xué)院，　安徽　安慶　246133)

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物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

周剛1，蘇本躍2

(1.安慶師范學(xué)院組織部，2.安慶師范學(xué)院計算機與信息學(xué)院，安徽安慶246133)

摘要：隨著高等教育信息化的發(fā)展，高校進(jìn)入利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、虛擬化等技術(shù)進(jìn)行管理的“智慧校園”時代。高校檔案管理應(yīng)結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，利用RFID、WSN、通信網(wǎng)等物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、人性化，改進(jìn)檔案管理技術(shù)方法，擴充檔案服務(wù)內(nèi)涵，對提高高校教學(xué)、科研、管理水平都有著重要的現(xiàn)實價值和研究意義。

關(guān)鍵詞：智慧校園；物聯(lián)網(wǎng)；高校；檔案管理

一、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

“智慧校園”是與全球高速發(fā)展的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)密不可分。物聯(lián)網(wǎng)本質(zhì)上是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的延伸，是互聯(lián)網(wǎng)的更深層次應(yīng)用。“智慧校園”主要技術(shù)手段是通過RFID、WSN、通信網(wǎng)等物聯(lián)網(wǎng)關(guān)鍵技術(shù)，結(jié)合二維碼、視頻監(jiān)控等感知技術(shù)和設(shè)備，連接形成的廣泛感知的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化的校園。通用的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)架構(gòu)的智慧校園分為感知層、網(wǎng)絡(luò)成、處理層、應(yīng)用層。通常在智慧校園體系中，感知層首先通過分布在校園內(nèi)各個位置的感知節(jié)點如RFID電子標(biāo)簽、視頻監(jiān)控、各類信號采集器，構(gòu)成識別物體、采集信息并傳遞數(shù)據(jù)的傳感網(wǎng)；網(wǎng)絡(luò)層然后利用互聯(lián)網(wǎng)、城域網(wǎng)、校園網(wǎng)、移動通信網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸；處理層再通過云計算數(shù)據(jù)中心整合數(shù)據(jù)資源，統(tǒng)一教育共享資源服務(wù)平臺；最后應(yīng)用層通過物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用設(shè)備實現(xiàn)各類智慧校園應(yīng)用，能實現(xiàn)信息管理系統(tǒng)、電子閱覽室、教學(xué)視頻點播、試題庫系統(tǒng)、多媒體教室、校園一卡通、數(shù)字圖書館、數(shù)字檔案等智慧服務(wù)功能。

目前，我國的檔案管理已經(jīng)從最初的手工階段進(jìn)入了信息化、智能化管理時代，但總的信息化建設(shè)水平還處于起步階段，智能化程度不高，相對于高校智慧校園整體建設(shè)水平還有很大差距，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

(1)檔案信息化建設(shè)軟硬件配套不足。目前，大多數(shù)高校受財力限制，片面注重追求經(jīng)濟(jì)效益，檔案不能給高校帶來直接經(jīng)濟(jì)收益，所以高校領(lǐng)導(dǎo)層普遍對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠高，大多數(shù)高校都沒有為檔案信息化建設(shè)設(shè)置單獨的專項資金，在檔案智能庫房建設(shè)、計算機硬件設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施購置、檔案管理軟件的研發(fā)等方面是盡可能地壓縮資金投入。配備的專職管理人員基本上都不是計算機專業(yè)人才，兼職工作人員又一般在部門系統(tǒng)兼職，缺乏檔案相關(guān)意識和技術(shù)，檔案管理隊伍普遍缺乏信息化管理能力。

(2)檔案信息化管理層次不高、技術(shù)落后。大多數(shù)高校使用的檔案管理軟件大多數(shù)為單機版，只能滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的某一方面需求，有的檔案目錄管理系統(tǒng)只管理檔案目錄數(shù)據(jù)，聲像檔案管理系統(tǒng)只管理音像圖片，功能大多單一且相互之間沒有融合，甚至有的早期的軟件還缺少與OA系統(tǒng)互通的數(shù)據(jù)接口，不具有網(wǎng)絡(luò)擴展功能，檔案的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理并沒有真正實現(xiàn)，更沒有實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化，無法滿足檔案管理智能化發(fā)展的全面需要。

(3)檔案信息安全保障體系建設(shè)滯后。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為電子文檔管理提供了方便快捷，但同時也面臨著保密技術(shù)困難，失密環(huán)節(jié)多變、竊密技術(shù)不斷提升和泄密危害程度不可控等問題，保密安全隱患難以杜絕。

鑒于目前高校檔案管理存在的各種問題，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，利用RFID、WSN、通信網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、人性化，對改進(jìn)檔案管理技術(shù)，擴充檔案服務(wù)內(nèi)涵，提高高校教學(xué)、科研、管理質(zhì)量都著重要的現(xiàn)實價值和研究意義。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用從微觀到宏觀可以體現(xiàn)在三個方面：

(1)在實體檔案方面：利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實時反饋實體檔案位置，簡化手工操作，實現(xiàn)實體檔案的高效管理。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以簡化手工操作，實時監(jiān)管實體檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方式為：按照儲物柜的紙制標(biāo)簽或者給每份檔案貼上條形碼，并且條形碼是一次性的，不可更改的。需要查找檔案時，必須在資料室根據(jù)位置編碼查找，對于貼有條形碼的檔案，還必須取出檔案袋掃描條形碼，這種傳統(tǒng)的手工方式嚴(yán)重浪費了人力和時間。如果利用RFID技術(shù)，在查找檔案信息時，只需利用手持儀器，通過與RFID芯片交換信息就可找到所需信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中，各項流程都要花費大量的人力和時間。比如每年在高校的開學(xué)初，有大量的新檔案信息入庫、登記、填單和貼標(biāo)簽都要花費時間并且容易出錯。利用RFID電子標(biāo)簽只需用讀寫器往檔案中輸入編號就行，這樣效率就大大提升了。在檔案管理中，可能有些重要檔案需要特別重視。可以將該檔案置于讀寫設(shè)備讀取區(qū)中，通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控任何時間點該資料是否在該地點。并且通過服務(wù)器記錄該檔案每次取出和放入的時間點。如果出現(xiàn)異常，能夠提供警報信息。再者因為種種原因，部分檔案資料在移交時并不是十分完備，檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也不完全一致和統(tǒng)一，某些檔案雖有編號卻無法快速進(jìn)行儲存、查詢、尋檢和摘錄，從而影響工作效率，更無法與新進(jìn)館的檔案實現(xiàn)同步管理。如果將檔案及檔案館舍植入相關(guān)的傳感芯片，同時將與檔案相關(guān)的信息存儲于相應(yīng)的芯片中，將使檔案信息“可感知”，存儲環(huán)境狀況包括溫濕度、光照、有毒氣體以及非法入侵等都也能實時并準(zhǔn)確感知，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行及時的自我控制、實時預(yù)警。則檔案管理的各環(huán)節(jié)將脫離或部分脫離人為因素，使得檔案及檔案館舍能夠進(jìn)行更加科學(xué)及智能的管理。

(2)在檔案庫房方面：利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實現(xiàn)檔案庫房24小時無縫監(jiān)測，及時按需自動調(diào)節(jié)庫房環(huán)境，實現(xiàn)檔案庫房的智能監(jiān)管。

由于檔案信息的特殊性質(zhì)，對存放檔案的庫房環(huán)境有一定的要求。在傳統(tǒng)的檔案館舍及房管理中往往要采用人工監(jiān)測，需要有早晚測量以記錄相應(yīng)的溫濕度信息，同時采用必要的空調(diào)、抽濕等應(yīng)急措施。但是由于一些客觀因素的存在，檔案管理人員無法保證上述的監(jiān)測正常化及記錄的準(zhǔn)確無誤，這就給庫房的環(huán)境監(jiān)測帶來了很多不確定性的因素。因此，為了檔案管理的安全，對庫房環(huán)境適時監(jiān)測非常必要。庫房環(huán)境監(jiān)測子系統(tǒng)主要包括室內(nèi)溫濕度、煙霧以及視頻監(jiān)控等。系統(tǒng)運行前對各監(jiān)測指標(biāo)進(jìn)行閾值設(shè)置，當(dāng)采集到的數(shù)據(jù)經(jīng)過分析后發(fā)現(xiàn)超過閾值時，系統(tǒng)會發(fā)生警報并提醒管理員采取相應(yīng)措施。為了方便監(jiān)控，管理員可以遠(yuǎn)程登錄調(diào)取實時視頻監(jiān)控觀察庫房運行情況。

(3)在檔案館舍方面：高校檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以建設(shè)互動式檔案館廳,兼有校史館、博物館、展覽館的功能,實現(xiàn)一館多能、一館多用。

傳統(tǒng)的檔案館展廳都是簡單的展覽模式，參觀者只是被動的看看展品和簡要介紹。高校檔案館一般一館多用，兼有校史館、博物館、展覽館的功能，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以建設(shè)互動式檔案展廳，使傳統(tǒng)的檔案館變?yōu)榛邮降臋n案館，在互動式檔案館場景中，參觀者可以利用手勢與實物檔案進(jìn)行互動，甚至能讓檔案開口說話。通過親身參與體驗，從而更深刻地了解檔案所蘊含的豐富歷史及社會知識。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的意義

基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理優(yōu)勢主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)化、智能化和人性化三個方面，其中網(wǎng)絡(luò)化是物聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的特征，智能化是物聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理的手段，引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案工作效率，擴充服務(wù)形式和內(nèi)容，最終的目的是為了“以人為本”，達(dá)到檔案管理的人性化，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展，服務(wù)于和諧社會，實現(xiàn)檔案管理真正意義。

(1)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的核心，是將經(jīng)過信息化的檔案數(shù)字信息，利用網(wǎng)絡(luò)存儲在數(shù)據(jù)庫中，再利用網(wǎng)絡(luò)提供給校內(nèi)校外的師生用戶。每一本檔案卷宗貼上RFID標(biāo)簽，與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息相互對應(yīng)。無所不在的智慧校園網(wǎng)絡(luò)為檔案的管理與利用提供了技術(shù)基礎(chǔ)。只需要在辦公室里點擊鼠標(biāo)，學(xué)校各部門的兼職檔案管理人員即可完成檔案的清點移交，檔案館工作人員就可以在線整理檔案、反饋相關(guān)意見等。在校園里，任何用戶都可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時查閱到高校檔案館開放的檔案信息。

(2)實現(xiàn)檔案的智能化管理。構(gòu)建于物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理平臺，檔案的查詢與歸還也均由系統(tǒng)自動完成，除了能夠跟檔案管理人員交流，還能夠跟存儲在庫房的檔案進(jìn)行對話，可以判斷出某些工作環(huán)節(jié)是否符合規(guī)范，如檔案查閱者進(jìn)入檔案館室，管理系統(tǒng)能自動識別身份、判斷相關(guān)權(quán)限，如果有人非法進(jìn)入檔案庫房，系統(tǒng)會立即示警并通知安保人員。通過在檔案館舍中安裝大量傳感器實施在館舍內(nèi)部環(huán)境參數(shù)的實時采集，并對檔案環(huán)境進(jìn)行實時監(jiān)控。例如通過溫度傳感器的測量與控制，系統(tǒng)可以根據(jù)適當(dāng)?shù)臏囟葘照{(diào)進(jìn)行智能調(diào)節(jié)，達(dá)到節(jié)能降耗的作用。智能照明系統(tǒng)可以對文件庫房的光亮度進(jìn)行智能控制，通過安裝在檔案館舍中的多個光控傳感器，可以收集檔案館各位置點的實時光照信息，然后通過智能控制系統(tǒng)進(jìn)行燈亮度的智能調(diào)節(jié)和窗簾的自動開關(guān)。全天候的實時視頻監(jiān)控以及內(nèi)部安裝的檔案煙霧傳感器，可以執(zhí)行火災(zāi)的實時監(jiān)控，如果火災(zāi)事件發(fā)生時，可以立即通知火災(zāi)報警中心的管理人員，進(jìn)行及時處理。同時，在管理人員和消防隊員趕到現(xiàn)場前，該系統(tǒng)可通過實時視頻監(jiān)控，確認(rèn)火災(zāi)位置，并通過滅火器控制單元打開消防滅火器，在最短的時間內(nèi)進(jìn)行滅火，以消除災(zāi)患，減少損失。

(3)實現(xiàn)檔案的人性化管理。智慧校園、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的在檔案管理中應(yīng)用，進(jìn)一步拓展了檔案管理的人性化服務(wù)水平。隨著信息時代的發(fā)展，檔案查詢者對檔案信息的需求更加全面，希望一次查詢能夠查找到同一主題的目錄、摘要、全文、圖片、影音等全面信息。在物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，系統(tǒng)能夠自動對查詢者的身份進(jìn)行識別、聯(lián)想，猜測他可能的需求，以針對不同的用戶查詢出不同的信息，優(yōu)化查找內(nèi)容，節(jié)約查詢時問。傳統(tǒng)檔案被動、單一的檔案服務(wù)已不能滿足新的需求，各類檔案信息爆炸式的泛濫,需要在海量的各種數(shù)據(jù)中查詢到所需要的檔案信息，并對檔案信息進(jìn)行挖掘分析，從而獲得有價值的參考信息。

三、結(jié)語

“智慧校園”背景下的高校檔案如何實現(xiàn)管理智能化，使之完美融于智慧校園中，重點和難點不僅是現(xiàn)有檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，也是如何綜合計算機、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、無線通信、數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)處理等新技術(shù)，建立一個強大可靠的軟硬件智能化信息管理與服務(wù)平臺(例如檔案智能管理系統(tǒng))，來全面實現(xiàn)檔案資源管理的信息化、實物檔案管理的智能化、檔案館舍庫房管理的智慧化等，對檔案管理進(jìn)行高度信息化、系統(tǒng)化以及智能化改造就顯得極為迫切。隨著社會科技的大發(fā)展，智慧都市、智慧交通、智慧圖書館等新事物相繼出現(xiàn)，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為社會自動化的發(fā)展趨勢。檔案館也應(yīng)跟上物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的新趨勢，積極研究智慧檔案館發(fā)展的理論、工作方法和實現(xiàn)路徑，建設(shè)智慧檔案館，為檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

智慧檔案館綜合運用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、 云計算技術(shù)和自動控制技術(shù)， 構(gòu)建一個感知并根據(jù)預(yù)設(shè)方案和案例經(jīng)驗等自動處置檔案內(nèi)容信息、 載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系， 以提高檔案管理與檔案館運行的效率和服務(wù)水平。智能檔案館是繼高校“數(shù)字圖書館”之后，又一種扮演重要角色的知識網(wǎng)絡(luò)載體，屬于國家和高校系統(tǒng)數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。建設(shè)智能檔案館是知識經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展的需要，是加快高校信息化建設(shè)步伐的需要，也是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，檔案信息化已經(jīng)提高到國家戰(zhàn)略層面。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能檔案館建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的新趨勢。但智能檔案館的建設(shè)也是一項涉及多門類現(xiàn)代科學(xué)與技術(shù)(包括計算機、精密機械、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、無線通信、數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)處理等)的復(fù)雜系統(tǒng)工作和過程，這項工作面臨著信息安全等諸多技術(shù)與非技術(shù)以及信息資源的整合等多方面問題。目前，由高校檔案部門主導(dǎo)建設(shè)智能檔案館，雖然有“智慧校園”物質(zhì)和技術(shù)基礎(chǔ)，但缺少配套的政策支持、法律的規(guī)范和理論的研究，缺少相應(yīng)硬件設(shè)備、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在技術(shù)、人才、資金等方面也有很大不足，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計和支持亟待加強，要避免走先建設(shè)后規(guī)范、先應(yīng)用后完善的老路。

責(zé)任編校：徐希軍.

中圖分類號：G270.7;G647.24

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1003-4730(2016)01-0135-03

DOI：10.13757/j.cnki.cn34-1045/c.2016.01.031

作者簡介：周剛，男，安徽樅陽人，安慶師范學(xué)院組織部檔案館員；蘇本躍，男，安徽蕪湖人，安慶師范學(xué)院計算機與信息學(xué)院教授。

收稿日期：2015-03-12.

網(wǎng)絡(luò)出版時間：2016-03-09 13:49網(wǎng)絡(luò)出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/34.1045.C.20160309.1349.031.html