企業文檔管理現代化探究

關慧瓊

（酒泉鋼鐵集團公司，甘肅　嘉峪關　735100）

企業文檔管理現代化探究

關慧瓊

（酒泉鋼鐵集團公司，甘肅嘉峪關735100）

隨著經濟高速發展，現代企業管理模式趨向于辦公自動化、信息化、網絡化，傳統檔案管理模式已無法適應企業發展需求，人員構成、信息分類、檔案保存等方面都發生著深刻變革。從企業文檔管理現代化模式入手進行探究，對傳統文檔管理與現代化文檔管理方式方法進行比對，結合企業實際，提出一些建設性思考，以期提高文書檔案管理水平。

企業；現代化；信息化；文檔管理

文檔作為一種信息資源，是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作。同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理各方面具有十分重要的作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作。近年來，傳統企業在經濟大潮的推動下，加快了辦公現代化建設。酒鋼集團公司（下簡稱酒鋼）同樣引進了大量先進的辦公理念和辦公手段，譬如OA系統（Office Automation辦公自動化）的廣泛應用，信息中心覆蓋工作區域的網絡化格局等，尤其隨著計算機技術的高速發展，越來越多的職工享受到了信息“高速公路”的快捷便利。在信息化、網絡化、自動化的理念日新月異的大變革下，亟需加快推進文檔管理現代化步伐，迎接大數據時代到來。

1　企業文檔管理現狀

1.1文檔管理專業意識薄弱

相對發達國家而言，中國文本檔案專業及技術研究起步較晚，發展時間較短，文檔管理的專業化和系統化建設進展緩慢。企業文檔管理的現代化意識不強，專業性程度不夠等問題也比較突出。以酒鋼技術檔案管理為例，集團公司級以上項目由技術中心統一進行建檔管理，而各分子公司的項目方案、過程控制、項目成果等大多由非專業的辦公人員保管，而且檔案管理部門對技術項目信息更新不及時，保存方式不合理，暴露出信息缺失、檔案不全等問題。問題根源在于：一是文檔管理工作單一枯燥，辦公人員缺乏熱情，逐漸產生懈怠意識；二是從管理層面，由于文檔管理工作與生產工作相關度不高，干部職工往往忽視其重要性。這些都影響著文檔管理工作的專業化進程。

1.2文檔管理人才缺失

培養一支專業化的檔案管理人才是實現檔案管理現代化革新的關鍵。對于企業文檔管理方面來說，人才稀少，除高校外，企業內部專業人才儲備不足，隨著企業信息化、自動化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯。目前，企業內文檔管理人員大多年齡較大，日常工作中，仍然沿襲陳舊的操作方式實施文檔管理，對文本紙質檔案僅停留在收發整理的階段，對新知識和新方法的應用存在許多困難。其次，隨著各類檔案的種類及內容復雜化、多樣化，加之缺乏資金及技術上的支持，使企業往往選擇繼續使用原有的文本檔案管理辦法，鮮有革新，不利于適應社會的發展需求。

1.3文檔管理設備和技術落后

由于企業內部對于文檔管理工作，缺少資金支持，導致整體水平落后，對于現代化的管理設備以及文檔管理技術理念、方法等都有諸多缺憾。設備技術的落后主要由以下原因導致：其一，企業管理人員對文檔管理事業的重視程度不夠，沒有設立相應的管理部門及項目小組，基層更是缺乏足夠的支持；其二，企業重視生產經營，高額的文檔管理現代化設備的引進和更新成為企業成本的較大負擔，導致軟硬件設施脫離于企業發展實際需要。由于技術和設備的落后，而文檔管理本身工作量大，程序復雜，使得工作分工更為繁雜，降低工作效率，不利于企業的管理革新和系統升級。

2　企業文檔管理現代化建設策略和方法

2.1企業文檔管理現代化特點

2.1.1文件與檔案的一體化管理

首先要明確文件與檔案的關系，簡單來說，檔案就是進行整理歸納處理后的文件，即系統化的文件。所以二者關系密不可分。分類集合整理形成檔案是文件必經的過程，文件的最重要的特性就是時間順序，而檔案的重點在規律性的整理。

但在現代化的辦公條件下，由于電子技術的普及，文件與檔案的界限變得模糊，所有的文件都經過了計算機初步有序的整理，而且保存也變得簡易，分類瀏覽與分類檢索都變得十分簡易。除此以外，文件歸檔更加快捷，隨時隨地即可儲存，文件與檔案變得更加密不可分，形成一個有機的整體。同時，將文檔信息歸納入大數據系統里，通過電腦便可以實現信息的快速分類和檢索，達到資源共享的目的。

2.1.2企業內多部門的系統性配合

企業現代化的標志就是辦公自動化，與傳統方式相比較，檔案的基本單位不再是卷宗，而是獨立的單個文件。當編輯一份文件時，自動化的辦公系統賦予文件獨立的編號、單位、日期等信息，這樣直接歸入檔案管理，減輕了管理人員對信息的整理、收集、排序工作，體現了現代化企業管理帶來的優越性。例如員工查詢工資已成為手指一動就一蹴而就的簡單行為，對于人力資源部門而言，一個人從入廠到退休，不用再手寫大量檔案，也不用建立時間為標簽的卷宗，只需要用電腦簡單匯總，便可以達到以前不可想象的快速便捷。電子文件較傳統文件最大的特點就是，文檔管理不再只是檔案管理人員的事情，而是需要多方面協調配合才能完成，如檔案錄入部門、系統設計部門、后臺維護部門等多個部門，這些部門只有密切合作才能共同完成檔案建立，保證數據的準確性、簡易性。

2.1.3文檔管理趨向規范化、標準化

辦公自動化的另一特征是網絡化。文檔的網絡歸檔和紙質文件的歸檔共同組成了辦公自動化環境下的文檔歸檔管理工作，文檔管理更加趨向標準化的制度，歸檔形式更加規范化，加上網絡化的特殊性，貫穿于文件從產生到運轉處理再到歸檔的各個流程。以酒鋼培訓中心所用的網絡大學技能鑒定證書管理為例，系統設計之初，就要考慮到各個單位對不同崗位技能考試的安排、技能證書要求、人員信息準確與否等各個內容的兼容，同時還要達到總機與各分子公司數據穩定共享，以免出現人為錯誤。同時系統使用要符合各個層面管理人員的操作，保證基層職工查詢，方便機關人員進行整理。所以網絡化背景下，文檔管理系統整體在設計之初就要全面考慮，不僅要明確各部分的職責所在，做出統一部署，還要明確歸檔流程和歸檔細節，在系統設計中都要一一表現出來。

2.2企業現代化文檔管理建設策略和方法

2.2.1樹立現代化的文檔管理理念

企業內，上層思維策略決定下層執行方式，自上而下，提高全體干部職工對文檔管理的重視程度，對文檔管理人員進行行為規范，可以有效提高文檔管理工作的效率。文件與檔案作為企業信息的重要載體，從誕生到歸檔，內容涵蓋了方方面面的發展歷程，甚至包括行業機密，是一個企業重要的資產。只有改革傳統文檔管理觀念，實現思想上的轉變，才能更好地緩和當前文檔管理機制和經濟發展要求的差距，為生產轉型提供更強大的力量。

2.2.2統一文檔管理標準，建立現代化文檔管理制度

在現代化企業中，統一的作業標準可以減少更多的無用工作量，建立先進的、科學的、規范的適應企業實際的文檔管理制度，才能為文檔管理的現代化進程起到實質性的規范和幫助。

首先要對文檔管理工作體制進行改革，保證專人專管，統一領導的格局，避免業務上的交叉導致文檔管理出現偏差，同時人員的專業化、專職化，也保證了文檔從編輯到歸檔整個流程清晰可控。在酒鋼內部，要大力提倡OA系統的廣泛使用，加大基層人員對OA系統的使用培訓力度，利用OA系統的各項功能，使得文檔的收發變得規范、可控。其次要制定標準化的作業流程。從文件流程中入手，保證過程的合理化，有專職部門進行監督，保證最后文檔的合法性、真實性、有效性。最后要對文檔進行統一的格式規范，對辦公軟件進行統一的兼容性測試。這樣最大限度避免了中間出錯，同時確保了安全性。

2.2.3搭建文檔管理信息平臺，科學提高企業辦公自動化水平

搭建文檔管理信息平臺是保證其信息化水平逐步提升的科學保障。隨著大數據時代來臨，利用網絡化信息數據庫軟硬件的自動編輯功能，逐步將取代傳統的紙質文檔和人力手工管理模式，提高文檔管理效率和管理水平。為保證完整的信息化管理平臺落地，需要以下系統模塊構建：

1）設計自動化流程。文檔處理系統是信息化平臺的基礎，就是對文檔的處理，包括資料收集、整理、錄入、歸檔等功能，這一部分能夠減少人工投入和時間成本，從而提高文檔管理工作的自動化流程。

2）建立共享數據庫。文檔存儲系統是信息化平臺的核心，文檔的儲存需要電子技術作強大支撐，利用信息處理進行編目、分類，必須要建立一個足夠可靠的數據庫，便于以后的查找、驗證和共享。

3）設置加密系統。文檔的保密和查詢系統是信息化平臺的重點。建立企業內部的加密系統，是企業辦公自動化必備的一項重點，結合文檔管理人員的和需求人員的實際情況，進行權限分級，保證企業文檔的安全性。

2.2.4引進文檔管理設備設施，提高文檔管理人員技術水平

引進先進的文檔管理設備，是為了彌補企業硬件短板，利用先進的設備，能夠最大限度保證文檔管理的專業性。只有提高了文檔管理相關硬軟件設備，才能有實力提高文檔管理的現代化水平。同時要想提高辦公自動化環境下文檔管理的工作效率，更重要的是提高文檔管理隊伍的素質。企業內的文檔管理隊伍需要定期充實自己，在專業知識的武裝下，提高自己的思維能力和隊伍的技術水平。而且其余配合部門的人員也要對文檔管理有一定的了解，這樣才能形成完整的多部門聯動格局，才能為企業的長久發展提供動力。

3　結語

文檔管理作為企業內部構建的重要部分，更作為一個橋梁，溝通了各個方面的工作，同時也是企業文化的承載者，這項工作與每位職工都息息相關。近年來，企業的高速發展，工作內容急劇增多，文字數據以噴涌似的方式展現在我們面前，如何更好的保存文檔，如何更便捷的查閱，都逐漸讓文檔管理這項工作的重要性凸顯出來。為了更好地利用文件檔案使用價值，要建立健全企業內部對于文檔管理的相關制度，加強文檔管理隊伍人才的培養，從而提高企業現代化文檔管理工作的質量，保證企業長久的平穩發展。

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