跨京冀兩地高校后勤采購的特點剖析和規范管理

崔 婕 龐 毅

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跨京冀兩地高校后勤采購的特點剖析和規范管理

崔 婕 龐 毅

[作者：崔婕、龐毅，北京經濟管理職業學院后勤服務中心采購部主任、副主任]

隨著國家對高校投入的大幅提高，學校規模不斷擴大，大多數高校的原校址已經不能滿足教學需求。多校區教學的現狀形成后，高校后勤保障的項目、數量和品種也隨之增加。高校后勤在管理方面尚能保持多校區統一規范管理和標準化建設，而在后勤采購過程中，由于兩地市場存在著巨大差別，導致統一采購難度較高。本文對“多校區”后勤采購的特點進行梳理，剖析區域采購的不同特點，總結一些應對策略。

采購；高校后勤；京冀

一、京冀兩地后勤采購的現狀

京冀兩地后勤采購的現狀主要有以下不同：

（一）商品質量與消費觀念的差異

在各種大型綜合性商場林立的北京，市場規模大，所銷售的物料大多數是國內知名品牌，商品質量有保障。而在北京周邊河北省的中小城市，由于鄉鎮居民對商品的要求低，消費觀念落后使得經營商戶的品牌意識差，大量商品不符合國家標準，知名品牌和品質標準高的物料在校區周圍的市場中難以尋覓。

（二）支付與結算方式的不同

在事業單位嚴格的內控機制下，現金的結算方式基本上被廢除，結賬方式只能采用支票和刷卡。北京市場上幾乎所用的供應商都能夠按照財務要求，開具相應的發票和明細單。

但是在一些二三線城市的市場中，結算形式單一，轉賬、支票、公務卡等新型的結算模式還沒有被市場所接受。大多數商戶的結算模式依然處在現金交易階段，一手交錢一手交貨的傳統交易模式在市場中普遍存在。商戶的觀念落后，制約著市場的發展，也致使高校后勤的物品采購渠道不順暢。

（三）供貨渠道與采購需求的差距

鄉鎮居民的購買力差，導致新型市場流通模式在中小城市發展緩慢，市場仍處于現貨交易的原始集散階段，主要以小型商店、農貿市場為主。供貨商主要以個體經營為主，規范性差，商品大同小異，與后勤采購需求相適應的物品和新型材料較少。市場實行連鎖經營的商戶少，即使在縣城等地出現一些新的流通形式，還存在著“平價不平，超市不超”的問題。

（四）新型商品與陳舊基礎設施的矛盾

隨著國家對環境保護的重視，大量設備的配件逐漸更新換代，但是基礎設施的更新改造速度較慢，存在一定的矛盾。例如，以照明光源配件市場為例：目前熒光燈（即節能燈）已經逐漸被LED燈取代，由于LED燈節能、環保、壽命長，成為大多數燈具廠商的主營產品，而LED光源無法安裝在原有設施上，如果更換原有基礎設施則需要大量資金投入，對于大多數高校是難以實施的。因此后勤采購還需要購買老式的白熾燈、熒光燈等淘汰產品，目前在北京市場采購這類商品變得困難，反而在鄉鎮市場上更容易實現。

二、優化采購管理需要把握的主要原則

在京冀兩地采購差異很大的前提下，后勤采購部門的規范管理是一個難點。但是無論面對的是何種市場形態，采購部門的管理制度和崗位職責是統一的，統一的管理制度能夠保障采購作業順利高效，也能規范采購人員的行為，提升采購管理水平。具體來說有以下幾點：

（一）制定詳細規范的采購管理制度

按照不同的采購模式制定相應的管理制度，包括目的、范圍、采購作業過程和原則要求等內容。分別包括:

1．物料采購制度：主要針對食堂餐飲原材料、保潔用品和五金水暖材料的采購。

2．維修工程采購制度：主要針對設備維修中需要的中型設備或材料的采購。

3．項目采購制度：規范外包維修或服務項目的立項、審批、合同制定和保修的全過程。

4．招標采購制度：超過國家或高校規定金額，必須采取公開招標的方式進行的采購項目。

（二） 崗位設置與職責

建立三權分離制度，將采購過程的決策權、執行權、監督權分別歸屬到不同的部門，確保不相容職位相分離，以達到制衡的效果。

1．決策權：采購或立項申請往往由需求部門提出，采購執行與否一般由后勤部門的領導決定，超過一定的金額，需要由學院領導決策。

2. 執行權：物料采購由采購部門執行，維修和外包采購由采購部門會同申請部門協同執行，招標采購則要成立招標工作小組，按照國家的相關法規執行。

3． 監督權：采購結束后，使用部門對物料或工程的質量進行監督；而財務部門對報價、發票、支付手續進行監督。

(三) 采購資料的保存

制度建設是采購的前提，而監督則是根本。采購部門的廉政風險點較多，隨著事業單位內部控制的規范建設，紀檢監察部門經常對采購的過程進行抽查，因此采購資料的保存要特別注意。

從采購申請、詢價、確定供應商、簽訂合同到支付的全過程資料都要復印后保存備查。對于有質保期的合同更要方便查閱，一旦有需要能夠及時聯系供應商上門進行維保服務。

(四) 充分運用信息化技術

采購流程從論證、審批到立項都可以利用計算機建立數據庫，此外還可以建立招標管理數據庫；供貨廠商信息數據庫等等。通過計算機對物資采購進行全程管理，提高采購工作效率和專業化水平。

庫房管理信息化可以方便采購的預算，設置低庫存量預警減少人為因素導致的維修零配件缺失，利用計算機進行核算也可以更好地控制庫存成本。

三、對采購過程進行流程管理的思考

流程設計可以理順采購工作的過程，找出各個環節相互間的關系，確定參與工作各部門的職能和權限。采購流程管理中重要的關鍵節點主要有以下幾方面:

（一）采購計劃和預算管理

計劃和預算是采購工作的基礎，合理的預算可以節約經費、優化資源配置。

后勤的采購預算主要由各具體業務部門根據需求和經驗提出。采購部將既往采購物料建立數據庫，可以核算出月或季度平均需求數量，針對各部門的預算與數據庫核算進行對比調整，綜合市場上的價格因素控制好預算金額，保證物料供需平衡。對于維護修理的費用，要在固定預算的基礎上增加彈性預算，設備修理的輔料費用應隨著設備使用年限的增加而增加。

對于固定資產購置的預算應當有前瞻性，大型基礎設備的淘汰或更新需要提前一年進行考慮。超過報廢年限的固定資產要進行評估后再預算，減少不必要的浪費，固定資產的預算費用應遵守財政的相關規定。

（二）供應商管理

選擇合適的供應商并與之建立長期信任關系是大多數采購部門的共識，供應商的選擇直接關系到采購商品的質量、價格、和交期。

利用互聯網尋找供應商得到的信息太多，那么如何在搜索引擎顯示的數百萬條記錄中尋找適合采購需求的企業呢？首先，可以先搜索行業協會或委員會的網站，在其中尋找會員企業；其次，可以按照商品品牌尋找相應的官網，按照官網提供的聯系方式尋找廠商或代理商；第三，在北京市政府采購中心網站上尋找供應商，在該官網的“北京市政府采購協議供貨和定點服務綜合查詢平臺”上可以查詢到辦公設備、辦公家具、車輛維修、物業服務、法律服務等具有資質的供貨企業。

供應商的管理要按照采購產品的類別、風險和交易時間進行分類管理。對于采購風險低的單次交易型供應商建立供應商名錄。對于長期伙伴關系的供應商要做到信息共享、溝通及時，促進雙方長期穩定合作并達到“共贏”的效果。每年根據物資質量、價格和服務等相關指標對供應商進行考評，并淘汰無法滿足后勤采購要求的企業。

（三）合同管理

合同管理主要是針對合同的磋商、訂立、履行、變更等各個環節加以控制。高校對于合同的審核把關和授權審批都有相關規定，后勤部門主要監督合同的履行并解決合同履行中出現的各項糾紛，確保單位利益不受損失。

合同履行過程中，甲方應提供水、電、場地等必要條件，同時保留文字或圖片資料，敦促乙方按照雙方商定的數量、質量、期限、地點、方式履行合同義務。

（四）驗收管理

物料驗收由使用部門的技術人員進行把關，防止不合格產品進入庫房。

竣工驗收主要依據合同或國家制定的技術標準進行，驗收小組成員主要包括后勤采購部門和工程相關領域的專業技術人員，包括資料驗收和實體驗收，驗收結束后必須經過甲乙雙方同時簽字并加蓋公章。

招標項目的驗收管理要在竣工驗收的基礎上，按照招標文件的要求逐項進行，

四、跨地區集中采購的應對措施

在健全的管理制度和完善的流程管理保證下，對京冀兩地校區后勤統一采購的幾點建議:

(一) 加入高校聯采

高校聯采是解決食堂餐飲原材料統一采購的重要方式。北京高校伙食聯合采購始于2001年，辦事機構設在北京大學，同時建立了專門的網站“易聯采”，聯采范圍涉及八大類數百個品種。目前有九十多所高校形成了校際聯盟，通過聯合采購招標實現了規模訂貨、降低成本、農校對接、保證質量、促進廉潔的目標。

在國家提出京津冀聯合發展政策之后，北京高校聯采的范圍開始覆蓋北京周邊的河北省地區。通過易聯采網站登錄下單，實現了不同區域統一采購，不但降低了成本而且保證了食品的安全。

（二）統一采購分別送貨

北京市的大型倉儲物流中心大多數位于大興或東南六環附近，對于連鎖企業，所有訂單都要從倉儲中心發貨，有時候送貨到河北甚至比送到北京市區還要近。鑒于此，在采購預算階段可以將幾個校區類似的物料歸類統計，作為價格談判的籌碼，在與供應商協商后統一采購下單后可以分別送貨。這種采購模式除了降低采購成本還方便管理，尤其適合運輸要求高的物料。

(三) 采用電子商務采購模式

近幾年，互聯網上的電商迅速發展，地區差異問題正在逐步解決。大型電商可以替代大型超市成為后勤采購的主要供應商，而且很多電商企業在中小型城市設立了物流中心。在電商界面上采購支付方便、商品質量有保證、退換貨自由、采購過程也很透明，能夠適合兩地的不同要求。網上采購克服了時間和空間的問題，是采購活動更加方便快捷，大大提高了采購效率。

國家 “十三五” 規劃提出并審議通過了《京津冀協同發展規劃綱要》，按照規劃要求北京市推行服務業擴大開放綜合試點、京津冀協同發展的產業對接配套等一系列相關政策。相信不久的將來，城鄉差距將逐漸縮小。

通過對采購的精細化管理，在建立健全物資采購管理制度的同時完善物資采購的運行機制，規范工作程序，加強有效監督，進一步提升高校后勤采購工作效率，提高資金使用效益。也為社會化后勤、精準化后勤提供了有力的保障。

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(責任編輯：趙永奎)