信息社會(huì)視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

陳玉宇（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局414隊(duì)，湖南益陽(yáng)413000）

信息社會(huì)視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

陳玉宇（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局414隊(duì)，湖南益陽(yáng)413000）

在辦公室管理工作中，文書檔案管理具有十分重要的作用。此背景下，本文首先分析了辦公室文書管理工作信息化的重要性，其次對(duì)信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革措施進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，以供參考。

信息時(shí)代；辦公文書；檔案管理；改革

1　引言

近年來，隨著信息化社會(huì)的迅速發(fā)展，辦公室文書管理工作的難度不斷增加，為了確保辦公室文書檔案管理能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，必須對(duì)其進(jìn)行一定的改革，以有效提高辦公室管理效率。

2　辦公室文書管理工作信息化的重要性

2.1文書檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的文書檔案是其建立、變更、注銷與活動(dòng)開展的記錄載體，是管理工作順利進(jìn)行的原始資料，且當(dāng)有關(guān)部門需要查看時(shí)，還能夠?yàn)槠涮峁┲匾囊罁?jù)與憑證。當(dāng)黨與國(guó)家開展政治經(jīng)濟(jì)文化等工作時(shí)，此類檔案與資料還能夠?yàn)槠涮峁┲匾臄?shù)據(jù)依據(jù)，是一種珍貴的歷史資料。此外，由機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供的資料能夠?qū)ζ溟_展的業(yè)務(wù)的具體范圍、資金的用度與資源的配置等有關(guān)資料進(jìn)行真實(shí)的記錄、反映，從而為社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步提供相應(yīng)的、有利用價(jià)值的信息服務(wù)。

2.2辦公室文書管理信息化的必要性

近年來，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)的工作效率與制度的革新進(jìn)程不斷加快，信息化在諸多領(lǐng)域中均得以實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作時(shí)，通過信息技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠加快檔案管理人員收集、整理、歸納與分析有關(guān)檔案資料的進(jìn)度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。此外，通過數(shù)字化系統(tǒng)在線瀏覽，還能夠?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的使用提供相應(yīng)的便利，加強(qiáng)單位各個(gè)分支機(jī)構(gòu)信息之間的交流。此外，通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)，還可提高文書檔案保存的完整性與安全性，為外派的機(jī)關(guān)人員信息下載、分享與功能的傳遞奠定了良好的基礎(chǔ)，大幅提升了檔案的使用效率。

3　信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革措施

3.1構(gòu)建科學(xué)信息管理平臺(tái)，提高檔案安全性

通過構(gòu)建科學(xué)的信息管理平臺(tái)，能夠提高檔案信息管理工作的嚴(yán)密性與科學(xué)性，進(jìn)而為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供一定的保障，且還能夠提升檔案信息的安全性，具體措施如下：①構(gòu)建檔案信息的加工系統(tǒng)。一般情況下，檔案資料的數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的分類與整理，進(jìn)而構(gòu)建檔案文件的收發(fā)軌道。②構(gòu)建文件檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)。向檔案資料庫(kù)中完整的存入檔案信息，可確保檔案資料的完整性與安全性。③建立檔案信息查詢、保密系統(tǒng)，從而提高檔案信息查詢的便捷性與保密性。

3.2建立辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)

通過構(gòu)建辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)，能夠更好的滿足辦公室文書檔案管理、使用的實(shí)際要求，進(jìn)一步保證文書檔案保存與管理的完整性、安全性，并且還能夠?yàn)闄n案的查找與歸檔工作提供便利。通常情況下，文檔檢索系統(tǒng)主要包括普通文檔與重要文檔兩種類型，其中，對(duì)于普通文檔的檢索系統(tǒng)，僅需要建立時(shí)間、文檔名稱、存放地點(diǎn)等條目，如果需要查找、借閱，僅需要按照檢索系統(tǒng)中顯示出來的文件柜編號(hào)、柜門號(hào)碼，便能夠有針對(duì)性的、直接的查找、借閱。對(duì)于重要文檔檢索系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅需要具備紙質(zhì)的原始文件，還需要構(gòu)建電子備份文件，例如文檔的掃描件。所謂重要文檔，即為保密層級(jí)較高、單位價(jià)值較大、保存時(shí)限相對(duì)較長(zhǎng)且涉及版權(quán)意義的文檔。通常情況下，重要文檔的掃描件僅用于內(nèi)部管理人員的日常查閱與使用，原則應(yīng)當(dāng)專門存儲(chǔ)在保險(xiǎn)柜中，如果沒有特殊情況，并且也沒有領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)，不可隨意外借。

3.3定期清理過期文檔

在辦公室文檔中，一般包含許多已經(jīng)過期失效的普通文檔，此類文檔在剛產(chǎn)生時(shí)，往往具備短期的效用，一旦過期，就會(huì)成為一張廢紙。對(duì)于已經(jīng)超過了保存期限的普通文檔，不僅會(huì)占用空間，浪費(fèi)有限的辦公用品資源，還非常容易與其他還處于保存期限內(nèi)的文檔混淆，大大增加了查找、借閱的難度，這就需要對(duì)已過期失效的普通文檔進(jìn)行及時(shí)的、定期的清理，以促進(jìn)辦公室文檔管理工作效率的提升。

對(duì)于被清理的過期文檔，若其屬于紙質(zhì)文檔，應(yīng)將其作為環(huán)保紙張循環(huán)利用；若為普通的電子文檔，應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況直接刪除或者是強(qiáng)力壓縮至磁盤類電子存儲(chǔ)設(shè)備中，然后再將原有的存儲(chǔ)空間清空，以此來為新的有效文檔提供良好的服務(wù)。重要文檔的價(jià)值較高、期限長(zhǎng)、涉密等特性，但依舊存在過期失效的問題。

對(duì)已失效的重要文檔進(jìn)行無限期的保存，往往存在一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，這就要求必須定期清理過期失效的重要文檔，以保證文檔的安全性與保密性。在過期失效的重要文檔清理工作中，需要先報(bào)請(qǐng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，然后由領(lǐng)導(dǎo)指示某一層級(jí)的分管領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)，之后，文檔的保管人員在分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督環(huán)境下銷毀重要文檔的紙質(zhì)原件，并且徹底的刪除重要文檔的電子備份。

3.4建立監(jiān)督和抽查制度

從表面上來看，辦公文檔的保管、使用屬于普通行政管理工作，但其作為企事業(yè)單位工作資料的本質(zhì)直接決定了此類文檔的潛在重要價(jià)值與意義。對(duì)此，管理層應(yīng)高度重視辦公文檔的保管，并且還應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督與抽查制度。對(duì)于普通文檔保管情況的監(jiān)督與抽查，可采取不定期或是與其他有關(guān)工作共同進(jìn)行，例如領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)某一份文檔進(jìn)行查閱時(shí)，管理者可在借閱文檔的同時(shí)，對(duì)其保管工作實(shí)際情況進(jìn)行檢查。若為重要的文檔，還應(yīng)構(gòu)建定期檢查制度，行政主管或有關(guān)業(yè)務(wù)主管應(yīng)按照月或是季度為周期，對(duì)重要文檔的保管、借閱實(shí)況進(jìn)行抽查，然后再依據(jù)實(shí)際抽查結(jié)果，對(duì)文檔的保管人員進(jìn)行績(jī)效考核。

4　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過程中，辦公室文書檔案的管理工作具有十分重要的意義，這就要求企業(yè)及相關(guān)管理人員必須予以高度重視，還需要積極運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，以促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化、便利化與快捷化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。辦公室文檔檔案管理工作的信息化改革，在一定程度上確保了檔案與企業(yè)信息的安全與科學(xué)，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

[1]單陽(yáng)松，張萬(wàn)剛.文書檔案管理工作改革與問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）：80.

[2]王存娥.淺析辦公室文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究[J].工業(yè)c，2016（01）：00002.

[3]張 杰.淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）：90～92.

G275.2

A

2095-2066（2016）31-0275-02

2016-10-20

陳玉宇（1985-），男，助理政工師，本科，主要從事黨群、辦公室工作。