區域檔案信息資源共建共享實現機制研究*
——以浙江省檔案信息資源共建共享工作為例

吳加琪（南京信息工程大學檔案館，江蘇南京，210044）

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區域檔案信息資源共建共享實現機制研究*
——以浙江省檔案信息資源共建共享工作為例

吳加琪
（南京信息工程大學檔案館，江蘇南京，210044）

［摘要］檔案信息資源共建共享是檔案工作提升服務能力的重要途徑，浙江省各級檔案部門通過體制創新、集成創新、技術創新和政策創新，穩步推進區域檔案信息資源共建共享工作。今后應強化檔案信息資源共建共享理念，建設區域民生數字資源共享工程，構建全省檔案信息資源共建共享大平臺，發揮非政府社會組織和市場機制作用，建立全面覆蓋的檔案信息資源共建共享協調機制。

［關鍵詞］共建共享檔案信息資源區域機制

1　前言

檔案信息資源共建共享（下文簡稱檔案共建共享）是社會信息化環境下檔案工作的重要內容，在智慧城市背景下，推進區域內跨行業系統檔案共建共享有助于建立起覆蓋整個區域的檔案資源體系和方便社會的檔案利用體系，這已成為檔案部門亟待解決的問題。浙江省各級檔案部門高度重視檔案共建共享工作，采取有效措施推進檔案共建共享工作穩步開展。2008年8月6日，時任浙江省檔案局（館）長王立忠在全省檔案館建設會上作了《努力打造檔案共建共享平臺，為推動我省文化大發展大繁榮服務》的專題報告，強調檔案共建共享工作的意義，并對檔案共建共享工作進行了具體布置。2014年7月23日，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，明確提出要“積極推進館室一體化、館際一體化建設，提升檔案信息資源共建共享水平”［1］。本文以浙江省各地檔案部門在推進區域檔案共建共享過程中的實踐工作為基礎，介紹浙江省檔案共建共享工程的成功經驗，并探討今后檔案共建共享工作的開展思路。

2　浙江省檔案共建共享工作開展情況

2.1體制創新——實現區域內跨行業系統檔案資源整合

在我國“統一領導、分級管理”的檔案管理體制下，區域內檔案信息資源由各級各類檔案館及行業系統單位各自管理，區域內檔案信息資源并沒有得到有效整合，“信息孤島”現象制約了檔案信息資源價值的發揮。針對上述情況，浙江省各地區檔案部門結合自身實際，扎實有效地推進檔案共建共享工作。從實際工作過程看，浙江省各地檔案共建共享主要有三種代表性建設方向：湖州市在建設“湖州市數字檔案資源共建共享工程”中，將下轄三縣兩區及市本級6家國家綜合檔案館檔案資源整合，實現“資源自建、信息共享、異地查檔、跨館出證”的目標，由于區域內各綜合檔案館之間同屬檔案行業系統，具有行政管理或業務工作上的上下級管轄關系，因此檔案共建共享工作開展有內在的優勢；紹興市則按“統一平臺、屬地管理”理念整合了區域內6家綜合檔案館檔案數據，開展館際檔案共建共享工作，在此基礎上，檔案部門加強與檔案行業系統外相關單位的協調溝通，將戶籍遷移、農房審批、山林權證等各類民生檔案數據納入共建共享機制，建設過程中，紹興在加強檔案行業系統內部合作的同時，更加強了與檔案系統外單位的資源整合，建立了更為合理有效的跨行業系統部門協作機制；麗水市按“1+9+N”的思路，將轄區內市級、9個縣（市、區）的N個黨政機關和鄉鎮數字檔案室整合到同一個網絡信息平臺，實現市縣鄉三級機關電子檔案共建共享。麗水建設方案涉及面更為廣泛，在實踐工作中需要檔案部門付出更多的努力。

2.2集成創新——建立檔案共建共享平臺

構建區域檔案共建共享平臺是實現檔案信息資源整合共享的關鍵，為此，浙江省各地集中力量大力推進檔案共建共享平臺建設，平臺集成了數量眾多的檔案系統和數據，實現不同檔案部門統一平臺操作、檔案各項具體業務基于平臺開展，有效提高了檔案共建共享水平。

（1）平臺、數據及應用一體化

平臺以檔案的收集、整理、保管和服務利用的檔案業務管理流程為依據，以方便社會各界有效利用為目標，設計一站式檔案共建共享平臺的整體架構。如麗水市檔案共建共享平臺包括四層結構：以云計算為核心的基礎平臺層，館藏檔案和室藏檔案兩個大數據倉庫，智慧管理、智慧發布、智慧監管三個智慧操作系統，面向百姓的云檔案共享中心、基于RFID技術的物聯檔案超市、面向機關部門的智囊檔案、匯集涉民檔案系統信息的民生檔案四個智慧應用體系架構。寧波市為實現檔案工作“異地查檔、跨館服務”目標，建設的檔案共建共享平臺由目錄采集、數據接收、數據管理、目錄檢索、利用登記和權限管理六個模塊組成，功能設計基本實現了檔案的收集、整理、進館和共享利用等全過程管理。

（2）管理和運行一體化

在平臺運行過程中，各單位的職能分工明確，共同維護平臺的運行。如海寧市檔案共建共享平臺是“一級部署、三級運用”的聯動方式，市檔案局全面負責平臺的統籌規劃、組織協調工作，如平臺的軟硬件構建、操作培訓、運用推廣、業務指導和運營維護等工作。各單位負責配備硬件設備，做好政務網接通，并落實專人負責該項工作，利用平臺智能化管理檔案。此外，各基層檔案室加強與市檔案局（館）的溝通合作，共同建立聯合運作機制。

（3）業務功能一體化

檔案共建共享平臺在實現檔案的收、管、用等基礎業務的基礎上，各單位還可通過平臺實現檔案辦公自動化，開展實時業務交流等。海寧市檔案局通過平臺開展檔案管理文件發布、網上年檢、網上移交等工作，可實時對基層單位進行在線監督指導和業務監管，及時解答基層提出的各類問題。各單位借助平臺按照權限設置，或經過申請、審批程序查閱其他單位的館藏檔案。

2.3技術創新——提供檔案共建共享的科技支撐

檔案共建共享工作涉及多種信息資源類型和系統平臺，技術創新極大地推動了檔案信息資源的共建共享進程。浙江省在檔案共建共享過程中積極引入行業先進技術，不斷提升檔案共建共享水平。

（1）檔案信息資源整合技術

隨著信息化的深入發展，基于移動互聯網、物聯網、云計算、大數據等新一代信息技術對檔案信息資源管理產生了深刻的影響，浙江省各地檔案部門充分利用物聯網、云計算、互聯網等新興信息技術，對區域內檔案信息資源進行整合加工。同時，基于各單位電信網、廣播電視網和互聯網三網融合基礎設施建設，通過虛擬模型技術、數據整合技術、智能分析技術等，實現海量檔案數據檢索利用的高效化、智能化、人性化，提供各類智慧檔案服務。上述新興技術的應用為區域內檔案共建共享提供了堅實的技術支持。

（2）統一數字檔案技術標準

區域內檔案資源分散保管于跨行業系統的不同部門，導致檔案資源的技術標準差異較大，制約檔案共建共享工作的開展。在具體工作過程中，麗水市檔案部門根據《電子檔案移交與接收辦法》，建設各部門OA的標準接口，運用電子文件封裝技術，實現各單位OA系統電子文件和元數據及檔案協同管理系統的對接，確保檔案信息資源的無障礙流動。海寧市依據“數據物理集中、權限邏輯分離”的基本思想，建立起全市統一、標準、規范的檔案資源管理機制，實現全市各級檔案數字資源在線共建共享實時化。通過實施科學規范的檔案信息資源技術標準，確保了區域共建共享平臺對各部門檔案信息資源的有效利用。

（3）檔案信息資源的安全保障技術

檔案數據安全是共建共享過程中的重要問題。為確保檔案信息安全，溫州市鹿城區運用統一門戶管理技術，統一用戶管理、身份認證、單點登錄、授權管理、安全審計等，提升檔案數據安全可靠性［2］；海寧市遵循等級保護安全防護模型，從應用層、系統層、網絡層、物理層和管理層五個層面加強安全管理，實現檔案資源的全面安全保障；麗水市檔案系統將系統容災備份和單點備份相結合，可以對出問題的部門進行數據修復還原，確保檔案與電子文件的安全。

2.4政策創新——推動檔案共建共享的關鍵環節

（1）領導重視、規范發展

浙江省各地檔案部門高度重視區域檔案共建共享工作，通過座談會、論證會等各種形式穩步開展此項任務，部分地區明確檔案共建共享工作為“一把手”工程，針對建設中發現的問題，充分開展檔案部門內部、跨行業系統各單位及跨省同行的調研，確保檔案共建共享工作的科學開展。為規范開展共建共享工作，海寧市兩辦下發了《關于開展檔案共建共享利用工作的通知》，市檔案局向各單位發出《關于整理數字檔案管理系統數據庫的函》對共建共享的具體問題進行指導，使得檔案共建共享工作有規可依。

（2）試點先行、穩步推進

為有效推進檔案共建共享，浙江省各地在部分單位先行試點，海寧市根據“邊試點邊調整”的原則，選定了20家單位開展檔案共建共享試點工作，推動傳統檔案管理服務模式創新，為更大范圍推廣提供可借鑒的經驗，并以試點增強輻射和帶動作用，帶動各地檔案共建共享整體工作穩步推進。

（3）科研強檔、檔案強區

檔案科技在檔案事業發展中具有重要作用，浙江省各地檔案部門走科研強檔之路，以科研促進檔案共建共享工作。麗水市檔案局以“1+9+N模式檔案與電子文件登記備份策略研究”科研項目為切入點，構建了覆蓋全市各級黨政機關的檔案協同管理系統，檔案共建共享取得了重大進展。該項目獲得了2012年浙江省優秀科技成果獎，并于2013年獲得了國家檔案局優秀科技成果三等獎。湖州市發改委立項“湖州市數字檔案資源共建共享工程”，借助市委、市政府網絡平臺，推進數字檔案資源庫建設不斷完善。

（4）專題培訓、人才支撐

區域檔案共建共享工作涉及單位較多、檔案類型多樣化、標準不一，各地檔案部門對相關單位的工作人員進行了專題培訓，對共建共享工作的重要性、平臺建設和使用情況、具體業務操作進行培訓講解。培訓工作提升了相關人員對檔案共建共享工作重要性的認識，增強了凝聚力，提升了檔案工作的能力水準，為區域檔案共建共享工作提供了人才支撐。

2.5效益顯著——檔案服務能力和效果明顯提升

在浙江省、市檔案部門高度重視下，各地檔案部門以共建共享工作為契機加快館藏檔案的數字化進程，同時結合社會民生的需求，建設了與民眾生活密切相關的各類民生檔案資源數據庫，檔案部門服務社會的能力明顯增強。同時檔案部門積極整合檔案資源，建設檔案共建共享平臺，共建共享工作取得了階段性成果。嘉興市檔案局建設開通了民生檔案遠程查檔平臺，實現了不出村即可查檔，被稱為“老百姓家門口的檔案館”［3］。海寧市檔案共建共享利用平臺整合了全市檔案資源，以開放館藏檔案資源、返還歷史進館數據、共享現有室藏檔案的方式實現檔案資源的服務利用，只要是政務網用戶就能直接在平臺上查找15個類型的民生檔案、館藏開放檔案、館藏資料、特色檔案、編研成果、其他單位共享的室藏檔案。“不用到檔案館，就能查到我辦理征遷需要的檔案，太方便了！”鹽官景區的施某從鹽官景區管委會檔案員處快速查到了所需檔案后由衷感嘆著，這是海寧市檔案共建共享利用平臺正式運行后給老百姓帶來的便利［4］。“十二五”期間，浙江省依托檔案共建共享平臺，在全國率先推出省、市、縣三級國家檔案館聯動的“異地查檔、跨館服務”，跨館查詢檔案達1.4萬人次，查閱檔案1.3萬卷（件），為1.1萬人提供檔案證明［5］，檔案共建共享工作取得了良好的經濟效益和社會效益。

3　浙江省檔案共建共享未來開展思路

3.1強化服務民生的檔案共建共享工作理念

根據相關學者的問卷調查，各部門的觀念問題是制約區域檔案共建共享開展的重要因素［6］，這不利于檔案共建共享工作形成長效機制。馮惠玲認為，“共建共享是信息資源開發利用的前提和基礎”［7］，檔案共建共享可以提高公共管理效率、降低管理成本、促進信息公平和社會公正。隨著經濟社會的發展，民眾的權利意識不斷提升，檔案因其自身的憑證依據作用成為社會各方面關注的焦點。區域內各檔案保管部門應正視公眾日益增長的檔案利用需求和區域內檔案分散保管、封閉落后、服務嚴重滯后的現狀，大力倡導檔案共建共享理念，實現由為政府和本部門服務向為全社會服務的轉變，打破系統行業壁壘，消除“檔案信息孤島”，自覺、主動地推進檔案共建共享工作，不斷提升檔案現代化管理水平，更好地服務于社會公眾，確保公眾可以公平、均等、高效地獲取檔案信息資源。

3.2建設區域民生數字資源共享工程

民生數字資源是個人在社會活動中形成的數字檔案與電子信息［8］，區域民生數字資源共建共享工程可實現政府部門數字資源的共享、提高行政效率、改善民生。近年來，部分城市開展了區域民生數字資源共享工程的探索，如杭州市民政局、住房公積金管理中心、信息化辦公室分別開展了低收入家庭信息核查平臺、市民卡工程、社區健康檔案與個人信用等項目。在浙江省各地檔案部門的大力推動下，區域檔案共建共享平臺整合了包括婚姻、房產、土地承包、戶籍、林權、企業登記、公積金、學籍、公證、獨生子女、知青等等覆蓋面廣泛的民生檔案資源，確立了民生信息領域的優勢地位，成為各地民生數字資源整合工作的領跑者。浙江省各地檔案部門可在現有檔案共建共享平臺的基礎上，結合經濟社會發展中的新情況，優先考慮民眾需求，加大整合民生數字資源力度，建設區域民生數字資源共建共享工程，在為地方經濟社會發展提供優質信息服務的同時促進檔案事業的不斷發展。

3.3構建全省檔案共建共享大平臺

人事流動是現代社會中普遍的社會現象，跨區域利用檔案的數量逐年增加，這成為檔案部門需要解決的問題。2015年3月10日，南京市檔案館與上海市浦東新區檔案館開展合作，婚姻、獨生子女、知青三類民生檔案可跨館查詢與利用，為兩地民眾提供了極大的便利。浙江省是經濟發展較快的地區，跨區域人事流動較為頻繁，建設全省檔案共建共享大平臺，實現省內檔案跨地域利用已成為社會的迫切需求。同時，浙江省各地檔案共建共享平臺建設成效顯著，部分地區平臺建設基本完成，其他地區平臺建設也在積極開展中，這也需要從更高層面上對檔案共建共享平臺進行總結、規范和引導，構建全省檔案共建共享大平臺條件已基本成熟。省檔案行政管理部門可加強檔案共建共享體制、機制、法制建設，積極推動省平臺的建設，促使全省檔案共建共享工作進入新的發展階段。

3.4充分發揮非政府社會組織和市場機制作用

在我國現有的檔案工作運行機制下，區域內檔案共建共享主要以檔案行政管理部門為主導開展實施，由于資金、人才、技術等各種因素制約，檔案部門需要引入社會各方力量共同開展檔案共建共享工作，在實踐中可嘗試發揮非政府社會組織和市場機制作用。

非政府社會組織泛指那些獨立于政府體系之外具有一定公共職能的社會組織，非政府組織從事的是社會公益事業，提供公共產品服務。近年來，已有非政府社會組織關注并推動公共信息資源建設的先例。2013年3月，中國衛生信息學會健康檔案與區域衛生信息化專業委員會成立，并協助國家衛計委在浙江舟山、上海閘北、四川德陽、重慶等地區建設衛生檔案信息平臺，加強電子健康檔案、電子病歷索引庫及人口信息數據庫的綜合管理和數據利用，實現了衛生管理信息共享和業務協同［9］。檔案部門可加強與各類非政府社會組織的溝通，在雙方共同關注的信息建設領域開展合作，發揮各自的優勢，建設和共享區域內檔案資源。

檔案共建共享工作中引入市場機制，可實現資源和成本管理的合理化，真正體現社會共建、均等共享的內涵。可在以下領域充分發揮市場的作用：如檔案共建共享平臺的開發、運行管理、后期維護及用戶的培訓；系統運行中的大數據、物聯網、云計算等技術的研發；專題檔案數據庫建設及智慧型應用項目開發；檔案保管單位內檔案數字化項目外包；以商業購買的方式直接在市場上獲取特殊領域內檔案信息數據等等。

3.5建立全面覆蓋的檔案共建共享協調機制

區域檔案共建共享工作需要跨行業部門不同單位參與，涉及政策、制度、人才、資金等各項復雜因素，需要建立有效的檔案共建共享協調機制，通過協調機制的運行以實現以下目標：

（1）加強統籌規劃，將檔案信息資源建設和共享列入地方國民經濟和社會發展規劃、各項行業系統規劃及專項發展規劃中，保證檔案共建共享有據可依，為各項具體工作創造良好的政策環境。

（2）加強檔案共建共享相關法規制度的研究，對工作中檔案部門和社會單位的權利和義務等做出具體規定，用法規制度的形式進行規約，使檔案共建共享工作在法制軌道上規范有序地開展。

（3）加大財政資金對檔案共建共享工作的支持保障力度，建立檔案共建共享財政預算機制，爭取在地方建設中設立檔案共建共享項目專項資金。

（4）加強對共建共享工作中包括高級決策型、信息技術型、具體操作型等各類人才的培養、選拔和引進，打造各類不同層次、不同能力及不同崗位要求的專業型人才隊伍。

（5）加強檔案信息安全監管，通過科學管理措施和技術手段，確保共建共享中檔案信息的安全。

參考文獻

［1］搶抓新機遇開創新局面——中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》［J］.浙江檔案.2014（7）.

［2］檔案信息資源共建共享平臺建設的實踐與思考［J］.浙江檔案.2014（3）.

［3］［5］浙江網上開放共享檔案1300多萬頁2016年繼續推進五檔共建.［EB/ OL］.［2015-12-02］.http://zjnews.zjol.com.cn/system/2016/01/18/020992881.shtml.

［4］海寧市檔案局運用檔案共建共享利用平臺面向全市提供檔案利用服務.［EB/OL］.［2016 - 01 - 16］.http://www.haining.gov.cn/news/bmdt/201505/ t20150504_430305.htm.

［6］［8］打破部門信息壁壘，構建民生數字資源共享工程的調研與思考.［EB/ OL］.［2016- 1- 22］.http://www.zjda.cn/ xslw/whjs/201309/t20130918_314839.ht -ml.

［7］紹興市舉辦“公共信息資源社會貢獻率與共建共享”報告會［J］.浙江檔案.2008（11）.

［9］甘華平.智慧醫療智慧共享.中國信息界［J］.2014（3）.

Research on Realization Mechanism of Regional Archival Information Resources Co-construction and Sharing

Wu Jiaqi （Archives of Nanjing University of Information Science & Technology，Nanjing，Jiangsu，210044）

Abstract：Archives information resources construction and sharing is an important way to improve the service ability of archives work，through institutional innovation，integrated innovation，technological innovation and policy innovation，Zhejiang province promote the work of regional archival information resources construction and sharing steadily.In the future，Zhejiang province should strengthen the archives information resources construction and sharing idea，Construct of regional people's livelihood Digital Resources Sharing Project，Build archives to build a large platform to build the province，Bring into the role of non-governmental organizations and the market mechanism，establish comprehensive information resource sharing and coordination mechanism.

Keywords：Construction and Sharing；Archives；Information Resources；Region；Mechanism

［分類號］G270.7

*本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享理論及其實現機制研究”（2014-X-48）研究成果。

［作者簡介］

吳加琪，南京信息工程大學檔案館副研究館員，主要研究方向為檔案信息資源共享利用。