檔案規范管理“六步法”

楊 玥（國網湖南電力公司衡陽供電分公司，湖南衡陽421000）

檔案規范管理“六步法”

楊 玥（國網湖南電力公司衡陽供電分公司，湖南衡陽421000）

檔案工作規范化管理，是衡量公司管理能力及成果的重要標準。公司檔案工作規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應公司標準化、規范化、科學化運行的需要。近年來，我公司領導一直非常重視檔案工作，認真貫徹落實科學發展觀，大力弘揚“努力超越，追求卓越”的企業精神，積極探索新形勢下檔案工作的新思路、新途徑、新辦法，認真實踐，力求實效。使得公司的檔案管理工作保持了良好的運維狀態并呈常態發展。

1 加強檔案管理的必要性

檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是檔案工作的主要表現所在，它已成當今社會主要的缺一不可的社會資源，加強檔案工作規范化管理，提升管理理念，用于研究及體驗新型檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發展情況如實具體的反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。

2 加強檔案管理的思路

①明確責任制，成立工作領導小組，將責任分解落實到人。②切實提升人員素質。提高檔案工作者的政治素養和業務素質，提升軟實力。③優化基礎設施。配合和健全檔案管理所需要的設施、設備，為檔案管理做好硬件配套設施。④在此基礎上，不斷優化管理手段，提升管理水平。⑤順應時代發展，積極開拓檔案電子化管理。

3 “五步法”的具體做法

3.1 成立組織機構，優化管理體系

微做好檔案規范化管理，公司實行黨政一把手負責制，將工作納入年度責任目標，列入黨政主要議事日程，對創建活動進行總體規劃、部署。微統一思想，達成共識，確定了“高起點、高標準、嚴要求”的工作方針，成立了以公司黨政領導牽頭，各部室負責人及兼職檔案員為成員的檔案工作領導小組。領導小組負責對檔案工作的指導、協調、督促和檢查，保證檔案工作網絡的完整性和有效性。并制定了詳細的工作方案，明確了責任人和工作目標，并將工作任務按時間段進行分解。為抓好工作質量，將檔案工作納入了績效量化考核，每月進行通報和總結，確保了工作的閉環和質量。

3.2 強化人員素質，提高管理水平

為切實加強檔案管理，提高檔案工作管理水平。①安排精干力量來管理檔案。②辦公室多次組織檔案員培訓，針對性地學習檔案專業知識和相關法律法規。當遇有疑難問題時酒邀請市、縣檔案專家進行現場授課和指導。③為進一步提高檔案人員的法制觀念和實踐操作能力。曾多次派人參加市、縣檔案業務培訓。通過加強人員管理和培訓，公司的檔案管理水平和人員的素質得到了很大提高。

3.3 加大資金投入，優化基礎設施

檔案的基礎設施建設的好壞直接關系到檔案的保存和利用，為此公司不斷改善檔案的保存環境，加大基礎設施建設的投入。2013年6月，按照湖南省檔案工作規范化管理的要求，投入了大量資金，公司庫房在原有密集架的基礎上，增設了榮譽檔案室、陳列室、配備增配了檔案柜，防磁柜、消毒柜，為檔案庫房配置空調、除濕機、溫濕度自控儀、滅火器。并在辦公場所內開設了檔案查閱室。配備計算機、復印機、掃描儀、照相機、光盤刻錄儀等現代化設備。

3.4 建立健全制度，規范檔案管理

在檔案管理工作制度化建設方面，根據檔案部門要求和公司實際，進一步建立和健全了檔案歸檔、保管、保密、查（借）閱利用、安全保衛、鑒定銷毀等系列制度，明確了分管領導和專（兼）職檔案員崗位責任制，做到各司其職、各負其責，還把檔案工作納入了年度績效考核與目標管理考核中，每月考核，年終考評，有力地促進了檔案工作的開展。在檔案業務規范方面，嚴格按照能源部《電力工業企業檔案分類規則》、國家電網公司《供電企業檔案分類表》和國家檔案局10號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行。2013年，公司將歷年來獲得的將被、獎牌、獎狀、錦旗等實物檔案集中統一管理，建立榮譽檔案室，進一步豐富了室藏檔案內容。通過對歷年來檔案的進一步規范，公司室藏檔案已有文書、會計、科技、聲像、實物等文類，做到了門類齊全、整理規范、結構合理、管理科學。

3.5 適應時勢發展，檔案管理信息化

電子計算機和網絡信息技術的發展，為檔案管理提供了更加優越的條件，2006年以來，在辦公自動化建設的過程中，利用公文處理系統中的檔案管理軟件，實現了公文的電子歸檔和電子檢索，并做到與紙質文書歸檔工作同步進行，同時，按照檔案管理信息化的要求，建立各門類及載體的目錄數據庫。同時，在原有目錄數據庫和全文數據庫的基礎上，完善了目錄錄入和全文掃描。建成了非常齊全的目錄數據庫和全文數據庫，極大地提高了檔案的現代化管理水平。

3.6 科學合理利用，注意檔案管理保密

保密是檔案管理的重要屬性之一，尤其是在無紙化、電子化空前發展的今天，檔案的保密工作也需要被提到一個新的高度。做好檔案的保密管理：①需要嚴格按保密規定做好分類管理。遵守涉密不上網，上網不涉密的原則，凡是涉及到國家秘密的檔案文件、載體，一律不在網上掛接。應分類按年度進行歸類登記、擺放。存放在密碼柜中，與非涉密的文書檔案、科技檔案等分開放置。②檔案的使用應嚴格履行相關手續。涉密的傳閱范圍受到控制，未得到許可不能查閱、借出。如因工作需要，領導授權可以查閱的，應辦理相關的借閱手續，并且在規定的閱覽區查看，不得擅自摘抄、復印、拍照等。③涉密檔案檔案的清退和銷毀要嚴格做到及時歸還、統一銷毀。一些涉密文件在傳閱辦結后，來文機關要求定期清退的，檔案管理人員應當做好登記，及時的清退，并將清退清單作為歸檔資料之一與文件的傳閱記錄一并歸檔，以便于今后查詢。部分涉密件的發文機關并未對文件做定時清退要求，則應該根據文件的秘密等級進行辨別，一般來說絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年，到期后無其他情況，文件自動解密。解密后的文件如需銷毀也應由具有資質的銷毀中心統一銷毀，不能隨便變賣或丟棄。

此外，在檔案管理的過程中還要注意保密工作的同步開展，做到既有利用工作開展，又確保不發生失泄密事件。為此，公司在保密工作上大力宣傳，多處提醒，嚴格執行各項保密工作的規章制度，做到保密工作與檔案業務工作同計劃、同部署、同實現。

G275.9

A

2095-2066（2016）36-0169-02

2016-11-16

楊 玥（1981-），女，政工師，本科，主要從事機要秘書工作。