信息系統工程監理中的檔案管理研究

王國強

摘 要：對于信息系統工程而言，關于檔案管理的監理工作是非常重要的，并且能夠讓工程的質量與順利完成更有保證。只是在信息系統工程監理中的檔案管理還存在一些問題，比如信息技術標準相對落后、形式化嚴重以及工作人員責任心不足等。為此，則需要采取一些相關的措施來進行監理中檔案管理的加強。

關鍵詞：檔案管理；信息系統工程；監理

1 前言

經濟的發展迅速，讓國家在信息技術的發展當中投入了更多的資金與人力、物力，只是，在有些方面仍各項缺失都比較明顯。信息系統工程監理里面的檔案管理，對于許多工程其質量、資金以及進度等都是保證符合要求的存在。加強信息系統工程監理中的檔案管理研究，能夠給工程建設帶來更大保證。

2 信息系統工程中監理檔案管理的重要性

在當下，國家早已認知到信息系統工程其監理與檔案管理監理的重要性。首先，在信息系統工程當中的檔案管理相關監理工作是很重要的，不僅僅在于其為監理一方對于工程項目在進行建設的過程當中借助于文字完成記錄，從而在對其監理工作到位與否以此來作為重要依據與基礎。是以，無論信息系統工程建設相關的工作有多么繁重陳雜，關于建設過程當中的文字記錄都是不可少的。利用文字進行記錄，把相關數據進行記載，都是為了能夠將信息系統工程的建立里面檔案管理的重要內容。

對于項目工程的建設方而言，檔案管理的監理一樣十分重要。對需要監理的檔案做好有效管理工作，這是信息系統工程相關單位的基本要求。對于建設方來說，他們把信息系統工程交由建立負責之后，依然要定期做好工程其進度的跟蹤以及監督工作。在進行跟蹤監督的時候，其重要的基礎和依據就來自于建立的檔案所包含的工程相關的以及工程建設相關的各種數據與詳細情況記錄的資料。借助于這些資料，也更有利于建設方將存在的問題檢查出來并進行解決與完善。

除了項目工程的建設方之外，資料檔案的監理工作對于承建方來說一樣不可忽視。在一個項目工程的建設期間，假如工程有問題出現，那么在對工程出現的問題進行排查的時候，無疑是從建設方以及承建方、監理方相關人員來進行的。在這個時候，關于信息系統工程監理當中其檔案資料，無疑就是在排查時候的重要依據了，不但可以對監理與建設單位的合法權益做好維護，更可以在最大限度之內確保其承建方的經濟不會遭受到損失。是以，對于項目工程的承建方，一樣需要配合檔案管理的監理，如果出現了問題，完善的檔案管理就是確保經濟損失降到最低的最大保證。

3 信息系統工程監理中檔案管理的研究

1.監理中檔案管理存在的問題

盡管信息系統工程關于檔案管理的監理工作越來越得到發展，但在當下，這項工作當中還存在一些問題會對其進一步發展造成限制與阻礙。首先是，當下的檔案管理進行建立時的信息技術標準，相比于當下的信息技術其發展來說是落后的。通常情況下，在檔案管理進行監理時，信息技術標準就是它的依據，而業主和承建單位將建設合同簽訂好了，法律法規以及合同、技術標準等就是負責監理工程的工作人員將不同問題公平協調解決的基礎與標準。只是，很多技術標準，尤其是信息技術標準如計算機網絡、軟件工程標準等的更新速度是非常快的，而信息系統工程監理采用的標準跟不上更新的速度，無疑就導致了它的落后也對它的發展造成了限制與阻礙。

在信息系統工程檔案管理的監理當中，還有很嚴重的形式化問題存在。這里指的形式化，即意味著監理工程將建設單位的業務承接之后，并沒有將對制定監理方法以及相關規章制度的工作認真完成，這可能是因為技術人員的技術不足夠，也可能是因為他們的管理經驗過于缺乏。在這之外，如果監理人員沒有根據要求去進行工程進度的記錄，也會導致一些問題的出現。因為檔案管理其監理工程過于形式化，以致于很多時候，建設單位并沒有辦法將檔案資料或者相關數據作為依據來知道工程的具體進度或者是對其潛在的風險進行排查等。如果在進行檔案管理的時候，工作人員不夠負責也會讓工程質量得不到保障。檔案管理在進行數據記錄的時候，實時性是很重要的，如果負責的工程人員沒有注意到這一點，數據記錄比較滯后，就會影響到工程真正數據的記錄。包括數據在進行記錄的時候，要做到完整全面而不是只記錄重要部分的內容而忽視其他。

2.信息系統工程監理中檔案管理

要做好信息系統工程監理當中的檔案管理，第一要以堅持領導足夠重視，全部的工作人員都參與進來，有專門的工作人員對其進行負責，以及全過程且全方位進行管理來作為原則與基礎。要讓監理工作水平得到提升，讓信息監理工程變得更加程序化、科學化以及規范化，那么監理單位就需要能夠把其中的檔案管理工作落實好，要足夠負責并且將專門的管理辦法制定好。

第二是，對于信息系統工程而言，其檔案的其中一個內容就是信息監理檔案，對于系統項目業主檔案以及承建單位檔案來說，它們是共同組成完成工程項目檔案整體的存在。是以，在進行檔案管理的時候，應該做到以項目的整體作為基礎，將文檔編制的策略進行統一制定與要求。除此之外，信息監理檔案還需要和其工程形象同步，在進行檔案整理的時候可以按類別來區分，并且要求數據內容具有足夠的真實性。

第三，當在對檔案進行管理的時候，如果發現了其中存在的問題，應該在第一時間就做到補充以及整改，避免出現重要的文檔其資料不夠全面的情況。監理檔案需要和信息系統工程是一致和同步的，最好不要有信息后補或者遺漏的情況存在。并且檔案管理要足夠真實且足夠有效。對于計算機管理系統以及軟件也可以靈活運用，從而讓負責監理工作的人員能夠有工作效率與管理水平的提升。檔案在進行歸檔與標注的時候，要注意使用耐久性字跡書寫工具。

4 結束語

信息系統工程監理中的檔案管理是非常重要的，而檔案中的資料與數據也是可以為各方的相關工作帶來便利。盡管在這之中還存在一些問題，但只要針對這些問題加以改善與解決，就能夠讓信息系統工程監理中的檔案管理做得更好，也讓工程更加有保證。

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