關于新形勢下文書與檔案管理工作一體化的思考

韓汐嶼 魏巍

摘 要：隨著社會的不斷發展，關于文秘和檔案管理工作也要面臨著全面的改革，原本文秘和檔案的分塊管理在很大程度上不利于檔案工作的整體進行，而科技的不斷發展，辦公設備的不斷更新，也為文秘和檔案管理的一體化提供了嶄新的物質條件和創新基礎，本文就當前檔案工作中存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決措施，旨在能夠在檔案工作中得到更好的發展。

關鍵詞：文書；檔案工作；檔案管理

近年來，尤其是黨的十八大以來，我國經濟社會發展進入了新的階段，改革發展的任務更加繁重，尤其是信息技術的飛速發展以及互聯網的普及對生產生活方式產生了巨大變革，這些新的形勢和任務給文書工作和檔案管理工作都提出了新的要求和挑戰。要適應新形勢的需要，我們的工作模式、思維理念、方式方法都要有相應的新轉變，對文書檔案工作領域進一步進行改進和改良，不僅局限于技術手段的革新，管理方式也應該進一步完善。

目前，文書工作在每個單位和部門的日常工作運轉中都發揮著重要作用，各種決策、情況、事項的上傳下達，乃至正常業務工作的推進都離不開文書工作。同時，公文也是檔案工作的重要內容，自身質量本身就是整體檔案質量的一個部分。所以說，公文質量的提升也意味著文書檔案質量的提升。面對當前的新形勢，有效借助信息化的手段，推進文書與檔案工作的進一步銜接，從而實現一體化管理，可以使文書檔案管理工作的整體質量和水平大幅度的提升，是現階段值得我們進一步探索和實際的重要內容。

1 當前文書檔案管理工作的主要問題

要適應新形勢、擴展新思路、采取新方法，首先我們必須強化問題導向，了解推進文書與檔案的一體化管理過程中存在的障礙和不足，從問題癥結入手，有針對性地對癥下藥，不斷提升工作的質量和水平。結合自身檔案管理工作實際，認為主要存在以下兩方面問題。

一方面，思想觀念上的障礙。目前，文書檔案管理一體化服務并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計算機管理系統，必然會對現行的體制產生影響，尤其是現行的手工文件處理方式已經運行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，機關工作人員也習慣了這種公文處理模式，要改變原有的工作方式和習慣，應用計算機進行公文處理，對某些領導干部和工作人員之間產生疑問和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統的應用，因此做好宣傳工作，轉變觀念統一認識，是推行辦公自動化的必要條件，而有的單位雖然投入計算機不少，但對于辦公自動化概念的宣傳和理解產生了誤區，過于片面強調辦公過程的自動化。

另一方面，管理體制的障礙。目前，許多單位的文秘工作與檔案工作還實行的是分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作人員的檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，檔案工作人員墨守成規也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過程中出現許多脫節之處，出現諸多不規范的現象，這直接影響了單位文書檔案的建檔質量。

2 關于推進文書與檔案管理工作一體化銜接的建議

目前，文秘和檔案管理工作一體化還處于探索嘗試階段，有許多關鍵步驟和環節需要進一步完善。結合自己在工作中的實踐和研究，提出以下五方面建議供參考。

（一）端正態度，牢固樹立文書和檔案工作銜接理想

在工作中，一定要潛移默化的讓文秘工作人員和文檔工作人員樹立起一體化的工作意識，杜絕“事不關己，高高掛起”的工作態度發生，在工作上互相考慮，互相幫助，把兩個程序真正的做到有機的融合。只有真正的做到“文檔一體化”，才能更好的實現檔案工作的規范化和標準化，最大限度的提升檔案質量，減少不必要的勞動量和工作失誤的發生。同時，堅持高度負責，一絲不茍的工作原則，明確檔案管理工作的重要意義，記錄最真實的歷史，保存最原始的底稿，讓每一個文件都成為記錄歷史的羊皮卷，讓文書檔案更好地發揮應有價值。

（二）合并組織機構，明確部門職責

“文書檔案管理一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，使文檔工作流程科學化、合理化。文秘人員要按照《國家行政機關公文處理辦法》的要求，對辦理完畢的文件材料交由文秘人員集中統一保管，根據立卷的原則和方法及時編寫“案卷類目”，“及時整理（立卷）、歸檔”，使文件的立卷工作日常化。聯合辦理的公文，原件由主辦單位進行分門別類的管理，要及時收集歸檔，協辦單位只保存復印件或副本，既方便平時查閱，又利于年終立卷。

（三）強化制度建設，保障一體化管理工作開展

要按照文書檔案一體化管理的要求，建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文，樹立質量管理意識，這是“全過程管理”的前提。要堅定不移的按照相關的法律規定，一絲不茍的進行工作細節上的處理，無論是紙張的選用、公文的裝訂還是附件的格式，都要嚴格按照規定進行書寫，確保公文的嚴肅性。要將更加優良的設備引進到檔案管理的工作中來，配置“文檔一體化”計算機管理系統，在設施配置、技術保障等方面提供堅強支撐。

（四）強化隊伍建設，提高文書檔案工作質量

要建立一支有較強的政治覺悟和專業技術水平的優秀文檔工作者隊伍，保證工作人員本身的專業性，相關單位要積極選用認真負責的專業型人才，杜絕濫竽充數的人員出現，拉低整個檔案隊伍的工作實力。要明確好各個工作環節中相應工作人員的工作任務，確保每一名工作人員都能夠有著正確的工作目標。要防止越級現象發生，嚴格按照規定的順序進行公文的上報工作，確保不出現任何紕漏。

（五）運用信息化手段，提高管理效率

用信息化實現文書檔案一體化，必須合理的利用科技社會帶給我們的優勢，充分發揮OA與檔案數據庫管理系統作用，提高工作效率。要將辦公系統中的文件內容用OA系統直接導入檔案數據庫管理系統，直接變成檔案，對不能導的個別文件采取掃描的辦法。用系統設置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實現，通過信息這條“高速公路”實現文秘工作與文書檔案管理工作一體化目標，充分發揮文書檔案信息資源的作用。

隨著時代的不斷發展，關于文秘與檔案工作的要求也會不斷的變化，一體化管理也是一種必然趨勢。我們檔案管理戰線的每一名工作人員，一定要不斷的總結經驗，緊跟時代發展形勢，強化責任意識和服務意識，堅持理論和業務學習，更新知識體系，不斷提高自身素質能力，將文秘和檔案工作做得更精、更細、更好，為全面建成小康社會提供更加堅強有力的支撐和保障。

參考文獻

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