淺析辦公室檔案管理的工作改進(jìn)與人員素養(yǎng)提高

賈佳

1 引言

檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作是檔案實(shí)體管理，信息的開(kāi)發(fā)和反饋是在檔案實(shí)體管理的提前下進(jìn)行的，檔案實(shí)體管理就使對(duì)檔案進(jìn)行集中，安全，統(tǒng)一，高質(zhì)量的管理，檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定和保管四個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）收集

檔案的收集是豐富館藏的重要工作環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的前提?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的載體記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)，現(xiàn)在很多的社會(huì)活動(dòng)的記錄都不在采用紙質(zhì)的記錄方式，而是伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，以聲像，圖片等多媒體方式進(jìn)行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過(guò)各種方法存入計(jì)算機(jī)，作為機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。

（二）整理

檔案整理是一種系統(tǒng)的整理過(guò)程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規(guī)律進(jìn)行整體歸納，從而化零散為系統(tǒng)。檔案整體的對(duì)象為收集的有價(jià)值資料，一般手動(dòng)操作，現(xiàn)在主要為計(jì)算機(jī)操作。當(dāng)分類(lèi)、組卷時(shí)計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以迅速的對(duì)電子檔案中的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)組合，可以盡可能的表現(xiàn)文件之間的在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系。

（三）鑒定

檔案的鑒定是鑒別檔案的價(jià)值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷(xiāo)毀的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質(zhì)化。

（四）保管

檔案的保管工作是保護(hù)檔案安全，延長(zhǎng)檔案壽命的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。保護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案存儲(chǔ)井然有序，提高檔案?jìng)鬟f效率，及時(shí)提供利用。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理工作提供了新的手段。

2 對(duì)辦公室檔案管理工作的改進(jìn)建議

上述工作內(nèi)容既是事業(yè)單位中辦公室檔案管理中基礎(chǔ)的工作，也是非常重要的工作。辦公室工作的主要職能是參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)。而檔案管理工作是辦公室“三務(wù)”工作的一個(gè)重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和前提。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在實(shí)際工作中的作用，是辦公室工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。因此，在長(zhǎng)期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位中辦公室檔案管理工作提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：

（一）將辦公室檔案管理工作制度化

建立健全檔案管理工作規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好檔案工作的關(guān)鍵，是開(kāi)展檔案工作的行為準(zhǔn)則。辦公室要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，根據(jù)《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時(shí)結(jié)合本單位的實(shí)際，細(xì)化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責(zé)和要求，使檔案管理工作進(jìn)一步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。

（二）辦公室檔案管理工作要完善硬件資源

做好檔案工作必須有一定的設(shè)施保證，辦公室要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫(kù)房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分開(kāi)，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計(jì)，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲(chóng)設(shè)施等“五有”要求，做好庫(kù)房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創(chuàng)造良好的工作條件，又確保檔案運(yùn)行的完整與安全，也為檔案工作的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

（三）推進(jìn)辦公室檔案管理方式的電子化

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為檔案管理方式方法的創(chuàng)新提供了條件。電子政務(wù)的推行使檔案的歸檔整理產(chǎn)生了根本性的變革，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面受到?jīng)_擊。為了適應(yīng)變革，國(guó)家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列法律法規(guī)。檔案部門(mén)必須從當(dāng)前電子文檔形成的特點(diǎn)出發(fā)，采取相應(yīng)的對(duì)策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢(shì)下，無(wú)論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實(shí)踐，無(wú)不滲透著人類(lèi)科技進(jìn)步的成果。

3 辦公室檔案管理工作人員素養(yǎng)的提高

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，是信息時(shí)代。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然會(huì)豐富檔案內(nèi)容，不斷出現(xiàn)的新載體和現(xiàn)代化管理手段如計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等的應(yīng)用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機(jī)會(huì)，也面臨著諸多困難。辦公檔案管理工作的順利開(kāi)展，離不開(kāi)檔案管理人員的高素養(yǎng)。作為一名路政大隊(duì)的辦公室檔案工作人員，筆者認(rèn)為可以通過(guò)以下幾點(diǎn)來(lái)提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)：

（一）從選人源頭把好關(guān)

在選配檔案工作人員時(shí)，要認(rèn)真堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，特別是在道德品質(zhì)方面，要挑選那些愛(ài)崗敬業(yè)、公道正派樂(lè)于奉獻(xiàn)、遵紀(jì)守法、保密觀(guān)念強(qiáng)的同志從事人事檔案工作。要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)定期舉辦相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)班，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)上級(jí)文件，了解業(yè)務(wù)知識(shí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得，以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求。要鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，解決“半路出家”、專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題。

（二）培養(yǎng)強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)

1、有平常心

檔案管理人員任務(wù)重、要求嚴(yán)、責(zé)任大，工作沒(méi)有前臺(tái)的輝煌，只有后臺(tái)的艱辛；沒(méi)有顯赫的名位，只有無(wú)私的奉獻(xiàn)。這些要求工作人員發(fā)揚(yáng)“老黃牛”的精神，勤勤懇懇，任勞任怨，置個(gè)人得失于度外，力求達(dá)到“淡薄以明志，寧?kù)o以致遠(yuǎn)”的崇高境界。

2、有上進(jìn)心

檔案工作者只有保持旺盛的學(xué)習(xí)上進(jìn)心，不斷從學(xué)習(xí)中汲取營(yíng)養(yǎng)，才能更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。在“學(xué)習(xí)—實(shí)踐—提高”的循環(huán)往復(fù)中使檔案管理工作始終保持蓬勃的生機(jī)和活力，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面。

（三）人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)

第一，要有扎實(shí)的信息理論知識(shí)和相關(guān)知識(shí)。檔案工作者必須掌握信息管理和文件、圖書(shū)、情報(bào)等領(lǐng)域的基本理論和專(zhuān)業(yè)管理技能，才能應(yīng)對(duì)面臨的挑戰(zhàn)。

第二，要熟悉當(dāng)代政策法律知識(shí)，并掌握管理科學(xué)的基本知識(shí)。

第三，要不斷提高自己的計(jì)算機(jī)水平。事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化和電子化建設(shè)，這就需要檔案管理人員要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，不斷提高自己檔案管理的水平。