曲卉

（1.西北大學經濟管理學院，陜西西安710127；2.武警后勤學院軍事經濟系，天津300309）

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我國企業采購控制分析與管理策略研究

曲卉

（1.西北大學經濟管理學院，陜西西安710127；2.武警后勤學院軍事經濟系，天津300309）

摘 要：通過深入分析我國企業采購控制現狀，發現其采購控制現狀中存在的問題主要有采購人員收受回扣，原材料以次充好；采購商品質量不達標，容易引發經濟糾紛；采購過程缺乏計劃性，出現資金滯留問題；采購計劃不夠周密，影響企業正常運作；采購成本相對較高，導致產品價格上漲等。針對這些瓶頸，從確定采購內容、創建采購制度，規范采購流程，控制采購關鍵點等方面提出改進我國企業采購控制效率的優化策略。

關鍵詞：企業管理；采購控制；管理策略

自從《薩班斯—奧克斯利法案》與《企業風險管理—整合框架》出臺以來，歐美等發達國家開始重視企業的內部控制管理。企業內部控制管理成為關系到企業生存與發展的重要管理內容之一，我國也于2008年出臺了《企業內部控制基本規范》，要求上市公司認真執行，并鼓勵其他企業為了自身的持續發展，進行有益的嘗試與探索。眾所周知，在國民經濟整體發展態勢良好的大環境下，近些年，我國各類企業如雨后春筍般涌現，并煥發出勃勃生機。企業生存與發展的過程中，企業采購控制發揮著舉足輕重的作用［1］。企業要想在激烈的市場競爭中得到生存、發展、壯大，必須明確企業的采購控制內容，創建嚴格的采購管理制度，規范采購控制流程，還要把握好幾個重要的采購關鍵點。

一、我國企業采購控制現狀分析

采購控制作為企業全部經營活動的起點，對企業經濟運行效率的提高有著至關重要的意義［2～3］。因此，采購控制自然成為所有企業經營管理中亟須重點關注的內容。

（一）企業內部環境現狀分析

企業內部環境是企業進行自我控制的基礎，企業的內部環境由公司治理結構、企業文化、管理者管理理念、人力資源政策等。我國企業的類型包括國有企業、集體所有制企業、外商投資企業以及私營企業。不同的企業類型，公司的治理結構不同。然而，大多數企業都沒有完善的授權與監督體系。企業文化作為無形的力量，會對員工的思想與行為產生深遠影響，從而影響企業的經營活動。我國大多數企業雖然有企業文化，但并沒有讓企業文化的觀念深入人心，而是流于形式。管理者對采購控制的態度將會影響到企業采購控制力度與效果。當前我國大多數企業所采用的不夠科學優化的績效工資制度、獎懲制度以及激勵機制等，不利于內部控制管理目標的實現。

（二）企業控制活動現狀分析

對企業控制活動的分析主要是從職責分離、授權審批、合約控制、財產保護控制、預算控制幾個方面入手［4］。我國大多數企業都存在職能機構簡易，管理人員的管理工作交織錯亂，存在職責不清的情況。幾乎所有企業的決策權都掌握在企業所有者手中，授權權限過于集中，授權隨意、不規范，不利于采購控制。受人才市場需求的影響，員工流動頻繁，不利于員工重視采購工作中所涉及到的與供應商關系的維護，與客戶的簽約洽談等。大多數企業都沒有專人負責企業的財產保管工作，即使有專人負責，也沒有嚴格的管理制度，不重視這項工作，容易導致企業重要的采購數據外泄。很多企業不進行預算控制，或者將預算工作流于形式，根本就沒有發揮它的作用。

（三）企業的信息管理現狀分析

很多中小企業規模小，管理層次少，管理結構簡單，因此，信息溝通比較頻繁也還順暢。但是，對于大型企業來講，信息溝通渠道就是由于管理層較多而不很順暢。然而，信息溝通的流暢性只是評價信息管理水平的一個方面，更重要的是對信息的綜合分析與利用。大多數企業都沒有建立電子信息系統，信息的匯總、處理、共享、分析與利用的能力就相對較弱，同處于一個企業內的員工，都無法獲取有效的企業相關信息。企業在獲取外部信息的過程中，更是存在信息延遲，信息失真等問題。內部信息無法發揮作用，外部信息渠道不暢，不利于企業的采購控制與管理。

（四）企業內部監督現狀分析

采購控制作為內部控制的重要內容，既需要嚴格的執行制度，也需要嚴密的內部監督以輔助［5］。內部監督主要是監督企業的采購活動是否合規，采購流程是否優化等。有些企業出于節省成本的角度考慮，一般不會設立專門的內部監督部門，內部監督甚至只是由企業的管理者通過審核財務賬目來進行管理，內部監督處于空白狀態。有些企業雖然設立了內部監督部門，但是由于監督人員專業能力差，職業道德觀念差，也是形同虛設，未能發揮作用。

二、我國企業采購控制管理存在的問題分析

企業的內部控制現狀不盡如人意，大多數企業的內部控制呈現上述狀況，與企業的管理水平差、管理制度不健全等多方面因素有關。隱藏于上述采購控制現狀中的問題，隨著采購管理日益受到企業管理者的重視而逐漸暴露出來。通過分析研究，可以發現，當前我國企業采購控制管理中存在諸多問題，應進行深入分析。

（一）采購人員收受回扣，原材料以次充好

大多數企業的采購人員的薪資待遇與其他管理人員相比基本一致，然而，采購崗位卻比其他的崗位受人追捧，其主要原因是市場采購中存在著世人皆知的“潛規則”，即采購人員從哪個供應商采購原材料或產品，都會根據采購的數量或采購的規格、質量等收取回扣。采購人員吃“回扣”的行為，是與供應商聯手對企業利益的侵害，這樣不僅會導致企業經營成本上升，采購產品質量不達標，經濟效益下降，甚至嚴重的會導致企業破產。采購人員收取回扣這一現象的普遍存在是由于采購工作環節過于集中化，同時由于缺少采購會計核算制度，及內部監督懲罰機制，導致采購人員有恃無恐，借職務之便，大肆收取回扣。

（二）采購商品質量不高，容易引發經濟糾紛

如上所述，很多企業在經營過程中，為了降低經營成本，在采購原材料或其他產品的時候，會過于在意采購價格，甚至有些企業為了降低生產成本，追求更多的經濟利益，以價格作為選擇采購商的“唯一”標準。缺乏對供應商規格的考核和認定程序，這就導致很多企業在采購工作中做出錯誤的決策，輕微的出現采購商品交貨不及時的情況，嚴重的出現原材料產品質量不達標、假冒偽劣產品泛濫，直接導致企業生產的產品質量不合格、不達標。這種情況下，容易與合作商、消費者產生經濟糾紛，企業的信譽自然會受到影響，對企業的長遠經營與發展是十分不利的。

（三）采購目標不明確，出現資金滯留問題

很多企業在采購方面容易犯的錯誤就是盲目采購，尤其是其長期使用的生產原材料，受市場經濟影響，價格突然下降，企業就會蜂擁而上，通過在原材料或產品較低的時段大量購入，以節省日后的經營成本。短時間內大量的購入存貨，如果產品的價格低廉，或者是企業在未來一段時間內，對此產品的需求量較大，這種采購方式可以給企業生產經營帶來更大的效益。但是，如果市場需求出現波動，對原材料或產品的需求量急劇下降，企業的生產銷售也受到影響，就極易由于過多產品庫存無法處理，而影響企業的資金周轉。不僅造成緊張的庫存壓力，還會使企業由于資金緊張而失去競爭機會。

（四）采購成本相對較高，導致產品價格上漲

采購成本是企業重要的經營成本之一，企業的采購價格則是影響采購成本的直接因素。企業如果采購成本比同行業內其他企業的要高，其競爭力就會被削弱。很多企業無采購預算，受資金影響，無法形成規模化采購，不容易獲得比較優惠的價格。再加上，采購的批次較多，物流運輸成本也會相應增加。如果，某種產品處于銷售旺季，對原材料的需求猛增，就極有可能會遇到采購不及時的情況，這就會導致企業的正常生產受到了影響。尤其是遇到訂貨周期短、交貨日期較為緊張時，采購部門與供應商的談判處于被動尷尬局面，致使產品在市場上喪失先機優勢。

三、提高我國企業采購控制管理的對策

針對企業在采購控制工作中存在的問題，應該積極地尋找解決問題的方法與策略，促進企業采購控制水平的提升。筆者認為，提升我國企業采購控制管理策略，應該從確定采購內容、創建采購制度、規范采購流程和控制采購關鍵點幾個方面入手。

（一）確定采購內容

采購控制作為企業內部控制的重要組成部分，對企業的生存與發展產生重要影響。采購從廣義上講是指企業從資源市場獲得所有資源的過程，其中不僅包括物質資源，還包括非物質資源，如技術資源、專利資源、商標資源等，還包括人力資源。對于企業來講，采購控制主要是針對物質資源來講，隨著企業經營規模的擴大，也會逐步涉及到其他資源的采購。對于任何企業來講，進行采購控制，首先要確定采購的工作內容。為了確保及時為企業采購到優質價廉的生產材料，企業應該進行采購預算。采購預算應該根據銷售計劃以及企業的生產進度，由生產部門來提交材料采購申請單，再通過管理部門批準，將其納入到企業預算中去。采購控制還包括請購。請購是指當生產部門提交生產所需原材料的申請單以后，需要物料的保管人員與庫存進行核對，如果生產所需要的數量，當前庫存無法滿足，就在采購申請單上簽字，確定采購意向。采購作業由決定供應商、確定采購價格、簽訂采購合同等多個環節組成。完成采購作業后，就需要對采購到的材料或產品進行驗收，確定采購產品的數量、質量、規格等符合訂購協議，并且在采購貨物驗證單上簽字。最后，需要完成的工作是將采購付款工作交由財務部門來處理。在確認采購部分完成以后，付款操作則需要交付給財務進行處理，財務將尾款付給供應商。

（二）創建采購制度

全面、完善的采購制度的建立可以為采購工作的順利進行提供有力的保障。采購制度由崗位分離制度、預算控制制度、授權批準控制制度、請購控制制度、詢價控制制度、合同管理制度、驗收控制制度、退貨與折讓管理制度等幾部分組成。其中，崗位分離制度是指采購業務的多個環節分配給不同的崗位上的工作人員，避免采購環節的過于集中。例如，請購與審批崗位分離，詢價與確定供應商崗位分離等，這樣可以避免權力過于集中導致采購失控。預算控制制度是指對企業一段時間內需要進行采購的物資進行預算，禁止預算外采購。授權批準制度則需要明確采購業務的授權批準方式、權限、程序、責任以及控制措施。請購控制制度則需要對庫存管理、存量基準以及用料計劃等進行詳細的規定。對于需要緊急采購的物資，則需要全面考慮科學的、嚴格的管理程序。詢價控制制度則是指對于大宗、貴重的產品進行采購時，應該分為詢價、比價、議價多個環節，并且采用公開招標的形式進行材料的購進。合同管理制度是要求企業在采購過程中，規范的使用合同，訂購合同要連續編號，企業內部除采購部門外，財務部門也應該保留合同，以便于財務部門付采購款。驗收控制制度需要企業對商品的規格、質量、數量等進行驗收，開具驗收證明。對于質量要求較高的產品，則需要質檢人員出具檢驗報告，交給相關部門進行簽字、備案。退貨、折讓制度主要規定了退貨條件、手續、流程等，保證退貨工作順利進行。付款控制制度是保證匯款工作順利進行而設立的公司管理制度，主要包括公司結算憑證管理制度、結算流程等。

（三）規范采購流程

建立健全規范的采購流程與管理制度，可以避免企業在采購過程中出現漏洞，是保證采購工作嚴密性的必經之路。企業的采購流程由多個流程組成，其中包括請購內部控制流程、采購作業內部控制流程、驗收內部控制流程、付款與賬務處理控制流程等［6］。其中，采購內部控制流程如下：采購需求部門提交采購申請單；填寫請購單，主管人員簽字；物料保管部門進行核查，簽字確定，將付采購部門。采購作業內部控制流程如下：一是采購申請單交主管審核；二是詢價，查找采購記錄；三是確定采購產品供應商；四是編制詢價報告，交付財務主管審批；五是審批后，采購人員編制采購訂單。驗收內部控制流程是針對驗收部門制度的，具體流程安排如下：一是采購產品到企業后，要撰寫驗收報告；二是根據驗收報告對產品進行驗收；三是核實驗收結果；四是驗收合格通知倉庫入庫。付款與賬務處理控制流程如下：一是財務人員與采購人員共同對采購發票進行核對；二是編制記賬憑證，交付主管人員審核；三是登記應付明細賬；四是定期對應付賬款明細賬與總賬進行核對。

（四）控制采購關鍵點

企業采購控制管理中，有多個控制關鍵點，這些關鍵點既是控制的難點，也是決定內部控制工作能否取得成功的要點［7］。其中，請購流程中兩個控制點分別是采購產品需求部門的審核與采購部門主管的審核環節。其中，需求部門主管需要在請購業務授權之下，明確自身的采購職責與范圍，要重點審核請購單上的采購產品數量是否與預算相符，請購單上的信息是否正確無誤；采購部門主管則需要審核請購單的合理性，并且要認真核對采購產品的數量、規格、質量標準、交貨期間等重要信息。采購作業流程的關鍵點則在于財務經理審批請購單環節、采購部門經理審批詢價報告環節以及采購主管部門訂單編制工作。其中，財務經理需要對采購產品的資金申請進行重點審核，根據詢價報告結合預算，來安排采購資金，如果有超出預算的部門，還需要提交總經理進行審批；采購部門主管則要注重將采購單及時整理與歸檔，尤其是要注意一些修改過的訂單，或者取消的訂單。驗收流程的控制要點則是驗收人員對采購品的驗收，保證采購品的質量。驗收人員需要一一核對采購品的規格、數量以及質量等，然后在事先編制好的驗收單上簽字。如果在驗收的過程中，發現采購品存在問題，要將采購差異報告及時提交給采購部門，讓采購部門進行分析，并且供應商聯系，處理好采購中出現的問題。付款與賬務處理流程中，關鍵點較多，包括會計需要對原始憑證進行核對；財務主管對憑證的編寫真實性進行核對；出納要保證支票的準確性；財務主管要確保貨款支付合理；出納還要保證銀行日記的真實完整。

參考文獻：

［1］廉琪，蘇屹.基于網絡維力的企業電子采購成本優勢分析［J］.科技管理研究，2011（3）.

［2］鄭海航，牛曉娟.從通用電氣看我國企業采購制度的完善［J］.會計之友，2011（13）.

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［5］張宏.集團式企業采購模式比較與選擇研究——以H集團為例［J］.浙江理工大學學報，2015（2）.

［6］董晶.電子招投標條件下企業采購戰略的轉變路徑與策略選擇［J］.商業經濟研究，2015（34）.

［7］劉海軍，劉曉冰.基于“雙內控”型企業文化的采購管理研究［J］.企業管理，2016（1）.

責任編輯胡號寰 E-mail：huhaohuan2@126.com

Research on the Purchase Control Analysis and Management Strategy of Chinese Enterprises

Qu Hui
（1.School of Economics and Management，Northwest University，Xi’an 710027；2.Department of Military Economics，Logistics University of People’s Armed Police Force，Tianjin 300309）

Abstract：In this paper，through in-depth analysis of China’s enterprise procurement control present situation，discovered the procurement control of main procurement personnel generally accepting kickbacks，shoddy of raw materials；the procurement of goods quality is not up to the standard，easily lead to economic disputes；lack of planning in the procurement process，capital retention problems；procurement plans are not careful，affecting the normal operation of enterprises；procurement cost is relatively high，resulting in product prices.In view of these bottlenecks，the author puts forward the optimization strategy of improving the efficiency of procurement control in our country from four aspects：Determine procurement content，create procurement system，standardize the procurement process and control the key points of purchase.

Key words：enterprise management；purchasing control；management strategy

文獻標識碼：分類號：F270.7A

文章編號：1673—1395（2016）03—0045—04

收稿日期：2016-01-25

基金項目：國家自然基金青年科學基金項目（71402139）

作者簡介：曲卉（1982—），女，山西五臺人，博士研究生，主要從事國民經濟學和企業控制管理研究。