高校檔案工作環境及工作再設計對工作者激勵的研究

高柏

（長春理工大學檔案館，吉林長春，130022）

高校檔案工作環境及工作再設計對工作者激勵的研究

高柏

（長春理工大學檔案館，吉林長春，130022）

分析改善工作環境用以提升激勵應用的背景，略述檔案工作環境優劣直接影響檔案管理工作者的工作熱情及檔案管理工作者的身體健康，針對檔案管理工作者對工作產生的厭倦情緒，適當采用工作再設計方法，用以重新調動和提高檔案管理工作者對檔案管理工作的熱情和責任感，通過采用工作再設計方法有助于激勵高校檔案管理工作者對檔案工作保持新鮮感和對工作再設計后對檔案業務的求知欲望，從而在高校檔案管理手段上起到較好的效果。

檔案工作；工作再設計；工作輪換；工作豐富化

隨著高校綜合改革的不斷深入，眾多研究問題都集中聚焦在如何把激勵理論及工作再設計同工作架構的轉變結合起來。在此研究領域中，涉及工作再設計的研究表明，存在于工作中各個因素的組織方式能夠大大提高或者降低組織內工作人員的努力程度，本文針對在檔案工作中如何運用改變工作環境及工作再設計對檔案管理工作者提升激勵進行研究。

一、工作環境對高校檔案工作的影響

所謂工作環境，是指人在生產活動中所處的自然環境和社會環境。自然環境大致有光、色彩、氣候、噪音、振動等物理因素。社會環境大致有人際關系、安全文化、風俗傳統、群體協作等文化因素。這兩種環境在一定程度上，都能夠對人的身心和安全產生一定的影響。［1］

良好的檔案工作環境，能夠促進檔案利用者增強檔案意識，通過對工作環境的改進，從而使檔案工作物質條件得到一定的改善，當檔案物質條件發生變化時，就會使檔案工作起到較好的效果。不良的檔案工作環境，會在一定程度上造成檔案工作人員出現以下現象：有些檔案工作人員在身體上出現一些不適的癥狀，有些檔案工作人員在人文關懷上總感到得不到組織及社會群體對檔案工作者的溫暖，造成檔案工作人員在精神狀態上處于不佳狀態等等。

二、改善工作環境用以提升激勵應用的背景

高校檔案工作就其工作特點來說，是一項具有長期性、重要性及保密性的工作。高校的檔案工作者安全保密覺悟程度都很強，工作人員都深知自己身負歷史的重任，都能本著對檔案歷史負責任的態度，工作人員每時每刻都要注意自己的行為，保守檔案機密，保護個人檔案信息，嚴格按規章制度辦理查閱檔案事項。針對保密制度和保密要求事項，定期開展專項學習和考試，常年落實“八防”制度，做好每周、每月系列檢查工作并自查登記備案。如此常年在心理上、精神上的緊張性，就造成了檔案工作者在心理上的壓力不斷增大，從而導致并產生對檔案工作的倦怠感。正因如此，使之成為改變工作環境用以提升檔案工作人員的激勵提供了潛在的可能性。

目前，高校檔案工作者壓力較大，主要反映在以下幾個方面：

（一）社交活動少，封閉傾向突出

檔案工作者時刻堅守在工作崗位上，常年為廣大師生辦理和提供檔案查詢服務，檔案工作者參加業務學習和培訓的機會少，參加社交活動機會也不多，致使部分檔案工作者出現了一定程度的抑郁和封閉傾向，即不愿同他人進行溝通交流，在家休息期間只是通過看電視、玩電腦方式等打發時間。不少檔案工作者表示，休息的時候常感到提不起興趣做事，也不愿同朋友交往或參加體育文娛活動。

（二）職業發展渠道較少，工作熱情有待激發

部分檔案工作者在工作中得不到自己所期望的培訓，無人與其談及職業發展，檔案工作者認為單位沒有為其提供職業發展機會，在工作中找不到滿足感。由于長期得不到自己所期望的培訓和職業發展機會，致使部分檔案工作者工作滿足感缺失，降低檔案工作的興趣和動力，容易產生職業倦怠感，對檔案工作產生不良影響。

（三）工作質量要求高，保密責任重

檔案工作要求因其性質而言，針對學生檔案，要求高校檔案工作者在規定的時間段內，按時保質地完成學生檔案的“入口關”和“出口關”的接收和轉遞工作，對不同層次學生的檔案按其歸檔范圍要求，做好各類學生（本科生、研究生及博士生）檔案收集與管理工作，不能有任何馬虎。針對畢業的各類學生（本科生、研究生及博士生）的檔案，要求做好其檔案的轉遞工作，將畢業生檔案及時寄送到畢業生就業通知書上所規定的就業部門或單位。轉出的學生檔案必須完整、齊全。針對綜合檔案而言，要求高校檔案工作者必須做到認真清點核對、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等工作流程，其間要做到耐心、細致。

檔案工作者不僅要完成正常檔案的管理工作，還要時時刻刻提高檔案安全防范意識，提高檔案保密意識，定期做好檔案保密自查工作，顯而易見，檔案工作者的保密責任之重大，使部分檔案工作者產生不適應感，如此長期積累，不能及時化解，一旦超過了檔案工作者的應對水平，就會導致檔案工作者個體情緒低沉、疲憊不堪，常常表現為身體疲乏、精力不足，對疾病的抵抗力下降，并且常常伴有失眠、胃腸不適、頭痛等癥狀，影響高校檔案工作的正常開展。

（四）檔案工作者不能保證節假日休息時間，臨時突發性查檔率高

以綜合檔案工作者為例，高校科研工作人員除在正常上班時間查詢所需檔案外，有部分科研教師利用寒、暑假時間加班搞科研，有時為了科研課題的申報或是專利申請等科研工作的需求，難免占用和犧牲綜合檔案工作者的節假日工作時間。科研教師利用寒暑假期不定時的查閱科研檔案，調取查詢科研方面的有關檔案材料和數據，或是借閱科研檔案材料，查找有關課題相關財務憑證等等，為此造成綜合檔案部工作者的假期不能安穩度過，經常被此類事件打亂檔案工作者的正常節假日安排。這樣一來，問題就出現了：雖然檔案工作者在節假日有足夠的休息時間，但由于臨時性、突發性查檔率增高，從而打亂了檔案工作者的正常的生活安排，致使檔案工作者陷入困境。一方面，如果為其查檔，就必然占用和打亂了檔案工作者合法時間和權益。另一方面，如果不為其查檔，又阻礙了這部分教學科研工作者的工作積極性。由此可以看出，不論是學生檔案工作者，還是綜合檔案工作者，從他們身上和其所處的工作環境上，都存在著巨大的工作壓力，長此以往，使檔案工作者感到身體疲憊、心情不舒服等心理壓力。

三、如何對檔案工作進行再設計

檔案工作者的工作狀態也有一定的規律變化，從接觸檔案工作開始，其工作狀態會由最初期到興奮期，再從發揮期到厭倦期，直到最終對工作產生厭倦情緒。面對檔案工作者這樣的工作周期變動，需要通過工作再設計的方法，提高檔案工作者的工作積極性，使檔案工作者的工作狀態盡可能地在興奮期、發揮期和挑戰期之間循環。檔案工作再設計是指在現有條件下重新設計檔案工作者的工作職責、內容、方式或改變各項相關性的工作等，以便提高檔案工作者的工作質量，提高其工作績效，使檔案工作變得更有趣、更多樣化、更富有挑戰性。工作再設計在很多情況下是改善檔案工作生活質量的重要工具之一。

為了提高工作質量對工作再設計，對檔案工作中存在的具體工作內容和具體工作安排作一些變動和改變。根據工作內容及性質的不同，做出相應的工作方案，將工作任務重新進行再設計，一方面使其改變成為更具有充實性、更具有廣泛性、更具有可交替性的一種新的工作方式，另一方面又可以將工作安排實現靈活多變性。當然要從整體上對工作再設計進行系統性的研究和考慮，在開始進行工作再設計初始階段前，首先必須要從檔案工作設計本身的因素和組織的環境因素進行細致的研究的考慮，包括檔案工作的內容、檔案信息流程、檔案工作難度性、職權關系、工作自主性、協作要求、檔案管理的責任、集體合作的要求及與外界人士在工作中建立交友的機會等等。工作再設計最主要的設計目標就在于其績效成果因素（包括其查檔率的高低、查檔準確性、查檔真實有效性、檔案的利用效果、利用者的滿意度回復、現場對查檔工作人員的工作態度打分情況、工作人員的出勤率）和檔案工作者的個人需求、個人價值觀傾向、個人的個性及學習性以及個人特征等等。

通過對工作的再設計，在達到讓工作更加有效的同時，還能夠提升檔案工作者個體工作滿意感和個體自我激勵感。在實際的檔案管理工作中，檔案管理工作的再設計主要采取的方法如下：工作擴大化——加強橫向擴大工作范圍，工作豐富化——增加檔案工作者的工作責任感與自主性，工作輪換——加強任務轉化。

（一）工作擴大化加強橫向擴大工作范圍

工作擴大化也叫橫向工作擴展，是指檔案工作者的工作在水平層面上的擴大化，通過工作范圍的擴大或工作多樣化，從而給檔案工作者增加工作種類和工作強度。工作擴大化常常稱為“水平的工作負荷”，即僅僅對某一工作增加了更多的任務元素。［2］工作擴大化使檔案工作者有更多的工作可做，改變了檔案工作者的工作內容和職責。譬如，綜合檔案部為方便在外省（市）利用人查檔，綜合檔案部檔案工作者將利用人所查詢的檔案資料采用郵寄或特快方式為其代為投遞；為保證在外省（市）利用人查檔身份的真實性，讓其將本人身份證的原件進行彩色掃描，注明查檔事由，將身份證掃描件發至指定電子郵箱，待檔案工作者確認無誤后，方可為其辦理查詢；從中可以發現，采用橫向工作擴展，既解決了異地查詢檔案相關信息困難，又節省了異地檔案利用者的長途跋涉各種交通費用上的經濟開銷。檔案工作人員采用現代掃描設備和傳輸方法，為檔案利用者掃描其查檔材料，利用網絡及時上傳，用最短的時間為檔案利用者完成異地查檔需求，以達到方便快捷的效果。

（二）工作豐富化增加檔案工作者的工作責任感與自主性

工作豐富化，是指計劃、組織、控制與評估自身工作的自主性與責任感。工作豐富化在某種程度上就是要讓每一位檔案管理工作者都能夠親身參與到檔案管理所涉及的工作計劃、組織和監控自身的工作中，讓工作豐富化起到改變檔案管理工作者完成任務的一種工作方式，從而增加檔案管理工作者對工作計劃、評估和執行的控制程度。工作豐富化的核心主要是體現激勵因素對每位檔案管理工作者在完成自身工作的一系列工作流程中所起到的激勵作用。豐富化后的工作給檔案管理工作者提供了工作各環節中個人所應該負責的各環節上的完整性的活動空間機會，從而加深檔案管理工作者自身對檔案工作的責任感、自由度和獨立性，并能及時對自身在工作中的執行情況做出高反饋或低反饋。通過改變檔案管理工作者完成工作任務的方式，讓檔案管理工作者都能擁有其確定性的工作方法、擁有其工作進度等自主權，從本質上把部分或全部傳統的管理權授予檔案管理工作者，以達到檔案管理工作方式及檔案管理工作者在責任感和自主性方面的雙重效果。

工作豐富化可以追溯到赫茲伯格的雙因素理論：增加工作的內在激勵，譬如責任感、成就感和成長，它們是可以提高檔案工作者的工作滿意度和激勵水平。一方面從本質上看，工作擴展是一種分權。在檔案工作中做到工作豐富化，一定要增加工作自主性。為了使檔案工作者能夠在責任感的心理要求方面得到一定的滿足，工作再設計時就應該考慮周全，應將充分考慮到檔案工作者的工作自主性，讓相對自由性和獨立性在整個檔案管理工作過程中盡量讓檔案工作者能夠充分感受到。檔案工作者在檔案管理工作中可以掌握自己工作的進展程度、快慢程度和工作節奏感，自己可以決定采取何種具體措施來保質保量的地完成檔案管理工作。檔案工作者一旦擁有了自主權，對檔案管理工作者來說就必須對其所承擔的工作任務及工作最終的結果承擔相應的責任，檔案工作者在工作上所遇到的成敗，在部分程度上取決于自身對工作的決策和對工作的努力態度，從而將刺激和促使檔案工作者對自身的責任感油然而生。另一方面，通過自主性工作設計增強了檔案管理工作者責任意識和責任感，使檔案管理工作者感受到自身在對待和處理系列完整性的檔案管理工作應負有一定的責任感，而隨著責任感意識的不斷增加和加深，從而在某種程度上也就意味著降低了檔案管理工作的控制程度，逐漸形成并實行自我約束、自我管理及自我控制代替外界控制的良好內在激勵模式。

（三）工作輪換加強任務轉化

工作輪換就是要求高校檔案工作人員從定期性單一性的工作任務內容中轉向完成另外一項工作任務內容，以便消除在工作中所形成的單調寂寞的感覺，從而提升檔案工作人員的綜合工作素質和工作技能。采取這種工作輪換的方法來充分調動檔案工作人員的工作熱情，同時讓檔案工作人員能積累更多的檔案工作方面的各種知識和經驗。就其檔案管理工作所包括的激勵方面的因素有很多，比如工作的趣味性、檔案工作中的知識性、檔案工作中的管理手段的先進性、收集中的鑒定性以及檔案工作活動中的挑戰性等。

在高校檔案工作中，除檔案館領導崗位外，工作部門大致可分為綜合檔案部、人事檔案部、信息技術部和檔案館辦公室等四個部門，按高校檔案管理分類辦法，結合各部門的崗位工作性質和要求，將工作人員按其崗位定制其所從事的檔案管理任務。綜合檔案部工作人員所從事檔案管理業務大致可以分為如下大類，即黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類和聲像類；［3］人事檔案部工作人員管理業務可分為如下類檔案，即干部人事檔案、本科生檔案及研究生博士生檔案；信息技術部工作人員的業務是針對檔案信息的數字化加工，以及處理、安裝、調試檔案館日常辦公、數字化加工等計算機設備的軟件、硬件的維護工作，確保檔案館日常辦公網絡正常運行等工作；辦公室工作人員負責管理檔案館日常行政工作，做好對外檔案認證工作，協助館長做好各項日常管理工作。根據檔案館各部門檔案業務分工情況，可以制定不同的工作方案，所有工作任務完全可以被重新設計、重新劃分、重新分配，以便形成更廣泛、更充實、可交替的工作方式，并可以提供靈活的工作安排機制。

針對工作崗位的工作要求，在適當情況下做以適當的工作輪換，以便使工作效果達到最佳。部分檔案工作者在從事本崗位工作時間較長，對本崗工作管理的工作內容及管理手段比較熟悉，但由于長時間從事某種單一性的檔案管理內容，在日常檔案管理工作中，不思進取，沒有將最新的管理理念很好同現代檔案管理手段相結合，沒有用現代先進檔案管理的新模式、新手段來開展本崗工作，長此以往，就會造成檔案工作者對本崗所從事的工作感到厭倦并產生倦怠感。針對這種工作狀態，就有必要適當在部門中做好適當的工作輪換，以新的工作崗位和新的工作內容來激勵和督促這些患有倦怠感的檔案工作者，讓他們重新面對新的工作，從新的工作崗位中找回對往日工作的熱情和投入精神。通過采取適當的輪換崗位的管理辦法，在一定程度上能夠讓那些具有倦怠感的檔案工作者重新獲得一種新鮮感，并讓他們對新的工作崗位內容及工作性質產生濃厚興趣，同時增強他們對新崗位的工作內容的求知欲望。使他們重新找回自我，重新塑造現代檔案管理工作者的管理形象。

通過工作輪換方法可以培養檔案工作者不斷適應新形勢、新環境下檔案管理工作的能力；通過此種方法也可以讓新擔任的檔案管理工作者從所承擔的新的工作中發現前任檔案管理工作者在其管理期間，在其檔案管理工作中所存在的需要改正的一些問題；對一般檔案管理工作者來說，還可以增加其對多種技能的掌握；而對于檔案館各部門主要負責同志而言，不僅能加強其對檔案管理工作的全面了解，而且還能起到提高分析檔案管理全局性問題的能力；在不同崗位上的輪換，還可以增加檔案管理工作者的相關業務方面的交流機會；當檔案管理工作者能勝任新的工作崗位時，他們便可從新的工作崗位中得到工作的自豪感和工作能力的滿足感。

工作輪換是一項成本較低的組織內部調整和變動，既能給員工帶來工作的新鮮感和挑戰性，又不會帶來太大的組織破壞，使組織重組后更具效率，［4］但工作輪換也有其缺點。當檔案管理工作者面對新的工作崗位時，必須接受新業務培訓，并要重新要求自己在思想上、業務上、精神上及理念上等等方面重新定位，重新調整自己的心態，重新擺正自己的工作位置，重新認識自己的工作能力，以便更好的適應新的工作需要和新的工作要求。但這些重新定義的內容都需要一定的時間來改變，由于年齡、所學專業不同、對知識對新業務掌握快慢程度不同等等諸多原因，對于新事物適應反映快的檔案管理工作者，進入新的工作角色快，熟悉新的工作內容清楚。反之，就可能造成在時間上耗費長，不能快速理解和掌握新的工作技術要求，造成工作混亂滯后等現象。當檔案管理工作者面對新的工作崗位時，之前的崗位由于直接影響到檔案工作的有關檔案歸檔、檔案鑒定、檔案查檔效率、檔案質量等方面情況時，工作輪換就會導致檔案管理工作者培訓成本增加以及整體檔案管理工作質量下降，盡管可能是暫時現象，但也有可能因工作輪換致使檔案館領導不斷重新適應新任的檔案管理工作者，在一定程度上加大了工作壓力。

為了克服負面效果，強化工作輪換效果，檔案工作部門應對崗位輪換做一個通盤考慮和周密的計劃。以往崗位輪換失敗的原因是沒有研究制定可行性強的詳盡計劃，沒有一個好的計劃作指導，那結果只能以失敗告終。另外，在制定整個崗位輪換的計劃中忽略了對檔案管理工作者的發展，也可能導致崗位輪換失敗。種種經驗教訓要求檔案部門要制定一項行之有效的崗位輪換制度，要制定可具體的、可量化的考評標準，并將工作崗位輪換作為晉升和激勵的一種工作手段，把崗位輪換和獎勵機制有機的結合起來，一方面要考慮到檔案管理工作的實際需要，另一方面也要發揮檔案管理工作者的才能，從而推動高校檔案管理工作不斷提升。

［1］ 賈繼祖.工作環境對身心的影響及優化設計［J］.現代職業安全，2014（6）：112.

［2］ K.H.Chung，M.F.Ross，朱曉平.工作擴大化和工作豐富化的動機特征差異［J］.心理學動態，1985（1）：43.

［3］ 董國英，王云，呂薇.歸檔文件整理規則在高校的具體應用［J］.檔案，2002（5）：44.

［4］ 樓旭明，段興民.工作輪換的價值［J］.企業管理，2004 （9）：91.

G271

A

高柏（1969-），男，碩士，館員，研究方向為檔案管理。